Составьте номенклатуру дел по следующим данным. Порядок составления и оформления номенклатуры дел структурного подразделения
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию или секретаря.
Номенклатура дел бывает трех видов:
примерная
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. №477. Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации:
Визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
Подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
Обязательно утверждается руководителем организации,
Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
основной части
Номенклатура дел может быть построена по:
структурной,
производственно-отраслевой и
функциональной схемам.
В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.
Каждому делу должен быть присвоен заголовок.
Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации. Затем – переписка.
При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.
Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».
Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».
Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».
Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г. ».
Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».
Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов».
В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).
Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».
Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».
Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок, а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Используют следующие принципы систематизации дел:
вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).
При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:
распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов.
Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.
Общая терминология
Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.
Теория и повседневность
Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.
Зачем это нужно?
Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.
На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.
Особенности вопроса
В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.
Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.
Система как основа порядка
Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.
Основные цели введения номенклатуры
Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.
Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.
Индекс, система и базовая информация
Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.
Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.
Учет и дальнейшая разработка
Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.
Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.
Как это выглядит?
Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.
При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.
Это важно!
Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.
Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.
Формы номенклатуры
В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.
Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.
Реальность и план
В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.
Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.
Специфика некоторых типов организаций
Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.
Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.
Федеральное архивное агентство
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
управления комплектования,
организации услуг и архивных технологий,
начальник отдела комплектования Росархива
Т.А.Мещерина
4 августа 2005 года
Общие положения
Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее - методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.
Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.
Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее - организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.
1.1. Основные понятия
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.
Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Примерная номенклатура дел - номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.
Типовая номенклатура дел - номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел является нормативным документом.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.
1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел
Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.
Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.
Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.
Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.
Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.
Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел. В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.
В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.
При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.
В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе "Примечания".
В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.
1.3. Нормативно-методическая база разработки примерных номенклатур дел
При составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" , уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, табелями форм документов, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.
Круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.
При составлении примерных номенклатур дел можно использовать конкретные номенклатуры дел организаций, соответствующие предъявляемым архивными учреждениями требованиям.
Архивные учреждения по просьбе организаций могут на договорных началах оказывать помощь в изучении состава и содержания документов организаций, уточнении заголовков конкретных номенклатур дел.
Организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно типовые управленческие системы документации. К типовым управленческим системам документации относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД , ОК 011-93 в действующей редакции):
- организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
- первичная учетная документация;
- банковская документация;
- финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистическая документация;
- учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
- документация по труду;
- документация пенсионного фонда РФ;
- внешнеторговая документация.
Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД .
Типовые управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией.
В организациях кроме типовых документальных систем имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д.
Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.
Организация работы по составлению примерных номенклатур дел
Организация работы по составлению примерной номенклатуры дел включает:
1. Принятие решения о разработке примерной номенклатуры дел оформляется приказом о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел.
Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.
2. Разработку, согласование, подписание, утверждение и регистрацию примерной номенклатуры дел.
3. Введение в действие и внедрение примерной номенклатуры дел.
2.1. Порядок разработки, согласования, подписания, утверждения и регистрации примерных номенклатур дел
Составление примерных номенклатур дел осуществляется службой ДОУ совместно с архивом организации. Эта работа может проводиться по поручению органа управления, администрации отраслевым институтом информации или другим аналогичным учреждением на основе приказа или на договорных началах. Примерные номенклатуры дел могут разрабатываться на договорных началах учреждениями Федерального архивного агентства, другими организациями соответствующего профиля.
Примерные номенклатуры дел в системе организаций, связанных соподчинением, составляются службой ДОУ центрального аппарата головной организации.
Непосредственные исполнители работы по составлению примерных номенклатур дел в организации определяются руководством службы ДОУ в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями. Как правило, эта работа поручается методисту службы ДОУ или подразделению службы, в обязанности которого входит составление номенклатур дел.
Если примерные номенклатуры дел составляются по договору или заказу органа управления другой организацией, то организация-заказчик контролирует эту работу на промежуточных этапах (предварительное рецензирование), согласовывает ее с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченными в области архивного дела.
Архив организации разработчика рецензирует и визирует примерные номенклатуры дел (совместно со службой ДОУ), консультирует составителей по вопросам их разработки.
Примерная номенклатура дел подписывается составителем и визируется заведующим архивом организации, которой (или по заказу которой) она была разработана.
После подписания примерная номенклатура дел вносится на рассмотрение центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) органа управления, которым (или по заказу которого) она была разработана.
На рассмотрение ЦЭПК учреждений федерального архивного агентства вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
На рассмотрение ЭПК архивных учреждений вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования определенного государственного или муниципального архива.
Примерные номенклатуры дел федеральных органов государственной власти согласовываются с Федеральным архивным агентством (в соответствии с п.5.4.4 Положения о Федеральном архивном агентстве).
Примерные номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не создающих документы Архивного фонда Российской Федерации, согласовываются с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации и могут согласовываться с ЭПК архивных учреждений на договорной основе.
Утверждаются примерные номенклатуры дел грифом утверждения (приложение 1) или приказом (приложение 2).
Приказ об утверждении (приложение 3) следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.).
Примерная номенклатура дел регистрируется в массиве регистрации внутренних нормативных актов.
Примерные номенклатуры дел подлежат пересоставлению и переутверждению в случае изменения функций организаций, на которые они распространяются, а также в случае изменения правового статуса организации.
Переработку примерных номенклатур дел и их переутверждение следует проводить по мере возникшей необходимости.
2.2. Введение в действие и внедрение примерных номенклатур дел
Срок внедрения примерной номенклатуры дел - время от даты ее утверждения до установленной даты введения в действие, необходимое для выполнения всех необходимых мероприятий. Рекомендуется организовать внедрение в течение трех месяцев. В любом случае желательно назначить дату введения в действие примерной номенклатуры дел до IV квартала текущего года, чтобы было возможно составление на ее основе номенклатур дел организаций уже на следующий год.
Внедрение примерной номенклатуры дел подразумевает разработку на ее основе конкретных номенклатур дел на местах организациями, для которых данная примерная номенклатура дел была разработана, так как даже самая подробная примерная номенклатура дел не может учесть всех особенностей структуры конкретной организации и специфики процесса документирования ее деятельности.
Органы управления осуществляют контроль за внедрением примерных номенклатур дел в своих системах. При этом особое внимание уделяется разработке и применению организациями конкретных номенклатур дел на основе примерных, правильности формирования дел, их учета в делопроизводстве, а также соблюдению указанных примерными номенклатурами сроков хранения документов.
2.3. Ответственность за нарушения положений примерной номенклатуры дел
Руководители и сотрудники служб ДОУ организаций, на которые распространяются положения примерной номенклатуры, несут должностную ответственность перед руководителями организаций за нарушение ее принципиальных положений при разработке номенклатур дел организаций и установлении сроков хранения. Например, в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (2001 год) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена материальная ответственность соответствующих должностных лиц.
Ответственность возникает по результатам проверки на основании неудовлетворительной оценки качества конкретной номенклатуры и формирования дел.
Методика составления примерных номенклатур дел
3.1. Проведение подготовительной работы к составлению примерной номенклатуры дел
Основными принципами, которых нужно придерживаться при составлении примерных номенклатур дел, являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации дел, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатур изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета дел.
На начальном подготовительном этапе определяются базовые организации, документы которых должны послужить основой для составления примерных номенклатур дел. В зависимости от общего количества организаций, которые предполагается охватить примерными номенклатурами дел и от возможностей составителя берется определенная, являющаяся репрезентативной, выборка от их количества.
Следующим этапом подготовки к составлению примерных номенклатур дел является определение структуры, функций и задач организаций и их подразделений на основе изучения их организационных документов: положений, уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании, реорганизации, изменениях структуры организаций, распорядительных документов вышестоящих организаций.
В базовых организациях проводится изучение состава и содержания документов, создающихся в процессе деятельности организаций, анализ соответствия фактически заводимых в делопроизводстве дел имеющимся номенклатурам дел. Изучение может проводиться в процессе проверок организации документов в делопроизводстве и состава документов, находящихся в архивах организаций, в ходе которых учитываются и обобщаются их результаты.
При составлении примерных номенклатур дел организаций, связанных системой соподчинения и являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует проводить выявление дублетных документов (например, присылаемых из вышестоящих организаций в нижестоящие) и определять, от какой категории организаций будут приниматься на государственное хранение эти документы. Соответствующая отметка делается в графе "Примечания" по согласованию с соответствующим государственным архивом.
3.2. Критерии выбора категории организаций, для которых целесообразно составлять примерные номенклатуры дел
Критерием выбора организаций является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом организации могут различаться по структуре - отсюда и рекомендательный характер примерной номенклатуры дел, и вариативность схем ее построения (см. п.3.3).
Примерные номенклатуры дел могут составляться как для одной группы, так (поэтапно) и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию.
Примерные номенклатуры дел могут составляться для органов власти, акционерных обществ, общественных организаций, прочих юридических лиц и их представительств и филиалов (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.). В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая номенклатура, упорядочивающая полностью документацию в рамках отрасли (Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения) или определенной территории (Примерная номенклатура дел Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Мурманской области и его структурных подразделений, действующих на территориях муниципальных образований).
В названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления, на которые распространяется данная примерная номенклатура.
3.3. Схема построения примерной номенклатуры дел
По завершении подготовительных этапов разработки примерных номенклатур дел составители приступают к выбору классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.
Примерные номенклатуры дел могут быть построены по, преимущественно, структурному принципу или по основным функциональным направлениям деятельности организации.
Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерных номенклатур дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.
Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной однотипной структуры при незначительных различиях, как правило, выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций подвержена частым изменениям или имеет значительные различия при условии выполнения ими одинаковых функций, или даже вообще отсутствует, выбирается функциональная схема.
В схеме, построенной по структурному принципу, разделами являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовой структуре или штатному расписанию организации.
В номенклатуре дел организации, построенной по функционально-производственному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство; планирование; кадровая работа и трудовые отношения; финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные направления деятельности (наука, производство, строительство и др.); административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое обеспечение и вопросы охраны труда и др.
В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций выбранной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций (например, профсоюзных органов), временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела собраний учредителей, ликвидационной комиссии, временных творческих коллективов) и т.д.
3.4. Формулирование заголовков дел
После решения вопроса о выборе схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел.
Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
________________
Могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации.
В случае необходимости в заголовок вносятся данные о копийности документов.
Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков.
Номинальный признак выражается в названии видов документов, которые подшиваются в дело.
Авторский признак выражается в наименовании автора или составителя документа в виде наименования учреждения, где подготовлен документ, названия должности лица, подписавшего документ, или фамилии лица, подписавшего документ - в обращениях граждан.
Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.
Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документов дела.
Хронологический признак выражается названием отрезка времени, документы за который сгруппированы в деле.
Географический признак выражается в названии территории, к которой относятся документы, формируемые в дело.
Например, заголовок дела "Приказы директора школы по учебной работе" состоит из следующих элементов:
- "приказы" - указывает на номинальный признак;
- "директора школы" - указывает на авторский признак;
- "по учебной работе" - указывает на предметно-вопросный признак.
Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения или должностного лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы); краткое содержание документов дела (предметно-вопросная часть); название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Например: "Приказы директора ВНИИДАД по основной деятельности".
В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г.Москвы по проведению приемных экзаменов" географический признак, выраженный в названии местности или территории ("г.Москвы"), идет впереди предметно-вопросного.
В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например. "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)". Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например, "Документы к протоколам заседаний ученого совета института".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом Московской международной книжной выставки об участии в выставке".
Если переписка ведется с группой однородных организаций можно привести их обобщенное наименование. Например: "Переписка с филиалами, территориальными органами о проведении семинаров и совещаний по вопросам инвестиций и кредитования".
По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел как один заголовок.
3.5. Определение сроков хранения дел
Сроки хранения дел, включенных в примерные номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов ЦЭК органа управления по согласованию с ЦЭПК Росархива или соответствующего органа управления архивным делом субъекта Федерации.
Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с ЦЭПК затруднено (территориальная удаленность от Центра и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.0000" и ЦЭПК ставится в известность об установлении или изменении срока хранения данной категории дел.
При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными номенклатурами дел.
Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок "до минования надобности" (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.
Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.
Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК (или ЭК - для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений), которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
В примерных номенклатурах дел отметка ЭПК (ЭК) делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.
Закрепленная отметка ЭПК (ЭК) переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру, при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.
Сроки хранения дел, устанавливаются в примерных номенклатурах дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы.
В случаях, когда определение сроков хранения документов по типовым, примерным перечням и иным нормативным документам, устанавливающим сроки хранения, не представляется возможным, сроки устанавливаются по решению ЭПК архивных учреждений.
3.6. Оформление примерных номенклатур дел
(приложения 1, 2) состоит из следующих граф: индексы дел (1); заголовки дел (2); сроки хранения и статьи по перечням (3); примечания (4).
В 1-й графе указаны индексы дел, включенных в разделы примерной номенклатуры дел. Разделами являются структурные подразделения.
Система индексации структурных подразделений вводится распорядительным документом.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05 "Приказы руководителя организации по личному составу", где 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.
Индексация может быть и более дробной, если структурное подразделение включает несколько отделов, секторов.
Во 2-й графе отражены заголовки дел. Составление заголовков проводится с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного и др.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
В 3-й графе указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней:
- Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Часть II. - М., 1989;
- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 год;
- Ведомственных перечней постоянного и долговременного сроков хранения (Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. - Москва, 2003; Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. - Москва, 2004) и иных нормативных документов, устанавливающих сроки хранения.
При указании сроков хранения отдельных документов, установленных решением ЦЭПК Росархива, указываются дата и номер протокола ЦЭПК.
В графе 4 приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, целесообразности ведения нескольких дел, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов и документов в электронном виде, наличия комплекта сопроводительной документации.
Подстрочные примечания применяют в тех случаях, когда возникает необходимость дать разъяснения или уточнения к названиям раздела.
Примерная номенклатура дел утверждается и вводится в действие приказом или другим распорядительным документом, в котором указываются сроки разработки на ее основе номенклатур дел, конкретные исполнители и т.д.
3.7. Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел
Для обеспечения практического пользования примерной номенклатурой дел к ней составляются методические указания.
В указаниях излагаются назначение примерной номенклатуры дел, особенности ее построения. Методические указания раскрывают специфику применения примерной номенклатуры в зависимости от выбранной схемы и порядок расположения документов.
В указаниях даются разъяснения о порядке включения отдельных категорий документов (в том числе документов, отражающих специфику деятельности данной организации) в конкретную номенклатуру дел.
В методических указаниях освещаются принципы формирования дел в делопроизводстве, особенности заведения отдельных дел, даются пояснения к срокам хранения дел и др.
Для удобства пользования примерной номенклатурой дел к ней составляется справочный аппарат. В его состав входят оглавление (названия разделов примерной номенклатуры с указанием страниц), список сокращенных слов и словосочетаний, наименование перечней документов, использованных при составлении примерной номенклатуры.
В методических указаниях к примерной номенклатуре дел целесообразно указать координаты органа, утвердившего примерную номенклатуру, по которым можно обратиться с вопросами, возникающими при составлении на ее основе номенклатуры дел организации.
Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел ведется одновременно с разработкой примерной номенклатуры дел.
Применение примерных номенклатур дел
В организациях, на которые распространяются положения примерной номенклатуры дел, на ее основе разрабатываются номенклатуры дел конкретных организаций.
Номенклатура дел предназначена:
- для размещения исполненных документов в дела с целью обеспечения их учета и сохранности;
- для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;
- для установления сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных и ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел краткосрочного хранения на уничтожение.
Номенклатура дел организует документальный фонд организации. Она является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве.
Номенклатура дел составляется службой ДОУ или уполномоченным лицом.
Работники центрального ведомственного архива или архива организации оказывают методическую помощь при составлении номенклатуры дел.
Номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям). Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в этой организации не образуются.
В номенклатуру дел из примерной номенклатуры переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, с учетом ее специфики, а также сроки хранения.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом (приложение 4).
В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
При составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее:
1. Большинство заголовков дел примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).
2. В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данной организации.
3. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками).
4. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.
5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного учреждения не образуется соответствующей документации.
Заголовки дел могут уточняться (но не сокращаться) в процессе формирования и оформления дел.
В номенклатуре дел конкретной организации, в отличие от примерной, имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по завершении его делопроизводством проставляется количество частей, томов.
Графа 3 "Количество дел" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
Если сроки хранения дел регламентируются только примерной номенклатурой дел, то в графе 4 номенклатуры дел организации дается ссылка на индексы соответствующих дел примерной номенклатуры.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в номенклатуру дел без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.
В графе 5 "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "в электронном виде".
Записи из графы "Примечания" примерной номенклатуры дел в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении.
Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Приложения
Приложение N 1. Форма примерной номенклатуры дел
Приложение N 1
к п.3.5
УТВЕРЖДАЮ |
||||
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | организации |
|||
N _________ | Расшифровка |
|||
место составления |
Индекс дела | Заголовок дела | Примечания |
|
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА |
|||
Должность составителя | Расшифровка подписи | ||
Виза зав. архивом организации | |||
СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма примерной номенклатуры дел
________________
Приложение N 2. Форма примерной номенклатуры дел
Приложение N 2
к п.3.5
Наименование органа управления | УТВЕРЖДЕНО |
||
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | Приказом руководителя |
||
на которые распространяется примерная номенклатура) | N _______ |
||
N _________ | |||
место составления |
Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения и N статьи по перечню | Примечания | |
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА | ||||
Должность составителя | Расшифровка подписи | ||
Виза зав. архивом организации | |||
СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма примерной номенклатуры дел
________________
Для примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов.
Приложение N 3. Приказ "Об утверждении Примерной номенклатуры дел"
Приложение N 3
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ
ПРИКАЗ
г. ___________
Об утверждении Примерной номенклатуры дел
(наименование организаций, на которые |
распространяется примерная номенклатура) |
В целях повышения качества номенклатур дел организаций, унификации комплексов заводимых дел
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 00.00.0000 прилагаемую Примерную номенклатуру дел.
2. Службам ДОУ организаций разработать номенклатуры дел на _______ год на основе Примерной номенклатуры.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителей организаций.
Приложение N 4. Образец оформления приказа об утверждении примерной номенклатуры дел
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продолжение приложения N 4
По срокам хранения | В том числе: | |||
переходящих | с отметкой "ЭПК" | |||
Постоянного | ||||
Временного (свыше 10 лет) | ||||
Временного (до 10 лет включительно) | ||||
Руководитель | Расшифровка подписи |
|
Итоговые сведения переданы в архив | ||
Наименование должности лица, передавшего сведения в архив | Расшифровка подписи |
|
4. Положение о Федеральном архивном агентстве: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 2004 года N 290//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 25. - Ст.2572 . |
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
Распределение исполненных документов в дела;
Систематизация дел;
Закрепление индексов дел;
Установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
Служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;
Является основой для составления актов на уничтожение дел;
Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.
Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения
Составляется работниками этого подразделения,
Согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,
Подписывается руководителем этого структурного подразделения,
Направляется в службу ДОУ.
Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.
Сводная номенклатура дел
Подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,
Визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,
Согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,
Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),
Утверждается руководителем организации.
Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.
Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
Руководителя организации
N ________ Подпись Расшифровка подписи
(место составления) Дата
На _____________ год
Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание
Название раздела
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения
От __________ N _______
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.
Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.
Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;
Затем – с планово-отчетной;
Затем – с распорядительной документацией;
Затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);
Следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.
Внутри каждого выделенного комплекса документов:
Вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;
Затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;
В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).
В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.
В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
Условного обозначения (индекса) структурного подразделения,
Порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Например: 04-07.
07 - порядковый номер дела в номенклатуре.
Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.
Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.
Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.
По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);
Корреспондент (название организации, от которой получены документы);
Вопрос или краткое содержание документов дела;
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов.
Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").
При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".
Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"
Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.
Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.
Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.
Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.
В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.
Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».
Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.
Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».
Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.
Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».
В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).
Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».
В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».
Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».
В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими, они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.
К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.
Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).
В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».
Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
О заведении дел,
О переходящих делах на следующий год,
О передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,
О выделении дел к уничтожению,
О лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.
При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.
В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.
Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!
АО «Эврика»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
А.А. Беляев
20.12.2003 № 01 25.12.2003
На 2004 год
Ин-декс дела Заголовок
(тома, части) Количество
Дел (томов,
Частей) Срок хранения
Дела, тома, части
И номера статей
По перечню Примечания
01- Служба документационного обеспечения управления
(Служба ДОУ)
01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,
Ст.13, 14 Типовой
Перечень
Дело заведено
01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,
Ст.16 дело заведено
01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,
Ст.5-а дело заведено
01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,
Ст.5-а дело заведено
01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,
Ст.5-ж дело заведено
01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,
Ст.5-д дело заведено
01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,
Ст. 6-в дело заведено
01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,
01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,
Ст. 67 дело заведено
01-10 Резервный номер
01-11 Резервный номер
02 – Финансовый отдел
02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,
Ст. 135-а дело заведено
02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,
Ст. 135-в дело заведено
02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,
Ст. 135-г дело заведено
02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,
Ст. 113 дело заведено
02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,
Ст. 112-а дело заведено
02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,
Ст. 112-б дело заведено
02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,
02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,
Ст. 114-б дело заведено
02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,
Ст. 114-в дело заведено
02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,
Ст. 118 дело заведено
02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,
Ст. 121 дело заведено
02-12 Резервный номер
02-13 Резервный номер
03 – Служба персонала
03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,
Ст. 1 «б»
Дело заведено
03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,
Ст. 35 «а» переходящее
03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,
Ст. 6 «б» дело заведено
03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,
Ст.358-а дело заведено
03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,
Ст. 32 "а" дело заведено
03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,
Ст. 281 дело заведено
03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,
Ст. 356 дело заведено
03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,
Ст. 6-в дело заведено
03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,
Ст. 358-г дело заведено
03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,
Ст. 343 дело заведено
03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,
Ст. 337 «6» переходящее дело
03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,
Ст. 358-д переходящее
03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,
Ст. 339 переходящее
03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,
Ст. 358-д переходящее
03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342
03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,
Ст. 358 «е» переходящее
03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,
Ст. 358 «д» дело заведено
03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,
Ст. 407 После замены новыми
Переходящее
03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,
Ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии
Дело заведено
03-20 Резервный номер
03-21 Резервный номер
Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова
Зав. архивом
И.И. Орлова
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
От 21.12.2003 № 15
В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.
Итоговая запись составляется по следующей форме:
По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих с отметкой "ЭПК"
Постоянно
Временно (свыше 10 лет)
Временно (до 10 лет включительно)
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
Передавшего сведения
Подпись
Расшифровка подписи
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, которые образуются во время деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Составление номенклатуры дел организации нужно для упорядочивания документов предприятия.
Процедура составления и утверждения должна проводиться в конце текущего года, а результатом ее проведения является общая (сводная) номенклатура дел организации. Документ пересматривается и уточняется каждый год, а не реже чем раз в 5 лет заново разрабатывается и согласовывается.
Утверждение общей (сводной) номенклатуры дел происходит объединением номенклатур дел структурных подразделений , если таковые созданы в организации.
Порядок составления номенклатуры дел
Процедура начинается с издания соответствующего приказа. Этот приказ включает указания руководителя о порядке, дате разработки и ответственных за подготовку лицах.
В соответствии с приказом ответственное лицо или подразделение формирует номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) либо сразу общую (сводную).
Согласно абз. 2 п. 3.4.7 «Основных Правил работы архивов организаций», при оформлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением о структурных подразделениях организации, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Особое внимание нужно уделить штатному расписанию, так как оно является основой для определения структуры номенклатуры дел (абз. 3 п. 3.4.8 «Основных Правил работы архивов организаций»).
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел предполагает, что готовый перечень должен быть заверен руководителем организации. Утвержденная номенклатура действительна в течение 5 лет, если функции и структура организации остаются неизменными.
Завершение оформления номенклатуры дел
В конце календарного года оформляется итоговая запись о количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также дел, переходящих на следующий год.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (гл. 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций»).
Ознакомившись с методикой составления номенклатуры дел, вы можете скачать необходимые для этой процедуры документы: приказы и протоколы.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Соcтавление и утверждение номенклатуры дел
Порядок действий
Срок: последний квартал текущего года
Изучить состав документов, образующихся в процессе деятельности организации
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Номенклатура дел организации должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений.Перечень всех дел, содержащихся в номенклатуре дел структурного подразделения, должен быть размещен по степени важности.
Согласовать проект номенклатуры дел организации с ответственными лицами и экспертной комиссией организации
Необходимо согласовать номенклатуру:
C ответственным за архив организации;
C руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;
C экспертной комиссией (ЭК) организации в случае ее создания.