Функции документов. Состав управленческих документов
1.1 Функции документа
Все управленческие решения основываются на информации и вынуждают человека создавать документы.
Документ (в пер. с лат. - доказательство или свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях дополняется юридичиским понятием (при наличае подписи и печати).
Понятие «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если заглянуть в толковый словарь В. Даля, то мы увидим: «Документ - всякая важная деловая бумага». Современном толковый словарь С.И. Ожегова описывает: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь дает следующее определение: «Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение». Соотвественно проанализировав все определения термина “документ” мы можем выделить три основные формулировки: документ – это материальный обьект, документированная информация и носитель информации.
Документ был создан человеком и он закрепляет определенные социальные связи и процессы происходящие в обществе. Создаваемые человеком документы несут в себе определенную функциональную нагрузку. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами.
Функции документа можно зазделить на общие и специальные, функции первичного порядка и вторичного, на явные и скрытые. При этом, преследуя какую то определенную потребность при создании документа, мы потой даже не подозреваем о наличае в нем и других функций.
Давайте рассмотрим функции документов:
1. Культурная функция – является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий марально-нравственный, языковой, научно-технически уровень состояния общества. Документ осуществляет не только закрепление но и передачу от поколения к поколению определенных знаний, культурных ценностей и традиций, нравственных норм принятых в обществе.
2. Социальная функция. К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения и т.д.
3. Информационная функция. Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передовать информацию. В наш современный век информаци стала товаром и в роли носителя выступет именно документ. Организация работы с информационными документами и с информацией прописана в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
В законе дается определение терминов “информация” и “документированная информация”.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от форм их предоставления.
Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Тем самым, документ на котором фиксируется информация, обеспецивает ее сохранность и накопление, а так же предоставляет возможность многократного использования и передачи другому лицу.
4. Коммуникативная функция . Данная функция предназначена не только для решения передачи информации внутри социального пространства, но также способствует организации упорядочения и поддержания информационных связей в обществе Именно эта функци заставляет людей искать способы наиболее быстрой передачи информации: телеграмма, телефонограмма, радиограмма, факс, электронная почта, курьерская служба доставки, экспресс почта и т.д.. Передача информации охватывает все уровни социальной системы и может передаваться в диалоговом режиме, а так же может очуществляться ее передача снизу – вверх или сверху – вних. В связи с этим возникаюют различные категории документов:
· Двухсторонние документв – деловая и личная переиска, договорные документы и т.д.
· Многосторонние документы – это документы расчинанные на информирование всего общества, ну например: конституция, декларация по правам человека и т.д.
· Документы ориентированные снизу – вверх – это докаменты которые передаются от исполнителя или подчиненного руководителю, такие как жалобы, служебные и докладные записки, рапорты и т.д.
· Документвы ориентированные сверху-вниз – это те документы которые передаются от законодателя или руководителя к исполнителю или подчиненному (законы, приказы, распоряжения, постановления, инструкции и т.д.)
В последние десетялетия с возникновение и развитием компьтерных, телекоммуникационных и космических сетей связи резко увеличелись скорость и объемы передачи информации, и как следствие увеличились и коммуникативные возможности документа.
5. Функция сохранения информации . Данная функция так же носит важный харрактер, ведь не случайно, сохранением разного рода информации занимает колосальное колличество организаций и учереждений – музеи, архивы, информационные центры…
6. Функции исторического источника . В данном случае хранение информации не является самоцелью. Данные функции может выполнять любой документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого. Все дело в том, что необходимыми условиями существования человеческого общества являются знания своего прошлого и как следствие накопление информации о жизни предшедствующих покалений. Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
7. Управленческая функция . Основная часть документов создается в сфере управления и функцианируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах и имеет различные стации, циклы и уровни, то и дукументы, выполняющие управленцискую функцию разнообразны: отчетные, организационно-распорядительные, плановые и т.д. Информация и документация так или иначе связанные с управленцеской деятельностью используются для реализации определенных функций, возложенных на всевозможные аппараты и органы управления.
8. Правовая функция . Данная функция очень тесно связана с управленческой. Она несет в себе закрепление правовых норм и правоотношений в обществе и предоставляюет управленческим документам юриридическую силу. К документам, выполняющим правовую функцию можно отнести: правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т. п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.
9. Учетная функция . Так исторически сложилось, что одной из функций, которые изначально были востребованя, была учетная функция. Развитие экономических отношений и социальных связий еще на стадии аграрного одщества требовали ведения учета и регистрации населения, земли, скота, урожая, долгов и т.д. Документы, выполняющие функцию учёта необходимы не только для решения хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит свое применение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. К ним можно отнести документы бухгалтерской отчетности, различного рода регистрационные журналы. На сегодняшний день существуют унифицированные формы документов, которые разработаны и утверждения финансовыми органами и органами статистики. Осносная часть этих документов предназначена для компьютерной обработки.
10. Политическая функция. Данная функция тесно связана с функцией управления. К сфере политик относится деятельность органов государственной власти и государственного управления. Данная функция, прежде всего, отображается в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. К документам выполняющим политическую функцию можно отнести следующие: документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей, разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения к гражданам и т. п..
11. Идеологическая функция. Еще в древности у человека возникала потребность в сохранении и фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, филосойских и иных идей и взглядов. В них отражалось отношение людей к окружающей их действительности, интересы различных социальных слоес и групп населения. До наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков. Документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (16 век) или во время раскола Русской православной церкви в России (17 век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине 20 столетия.
Значение документов в управлении предприятием АПК.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т. е. в создании документов.
Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Комплекс документов определяется:
Кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе своей деятельности;
Порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия):
Объемом и характером внешних связей.
Документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.
В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. В случае, когда объем необходимых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями - оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или классификация.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.
Дело - это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объектов и приказы о повышении квалификации сотрудников. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-и кинодокументы, акустические.
Письменные (или рукописно печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.
К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
По наименованию различают следующие разновидности документов: приказы, уставы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
Понятие и функции документов.
Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит - это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать.
Формуляр документа - это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром.
Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски. Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила – это свойство официального документа,передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления. Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов. Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.
Функции документа.
Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален. Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения. Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные).
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль. Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу – вверх. Соответственно возникают и различные категории документов: двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.); многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например Всеобщая декларация прав человека); документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.); документы, ориентированные снизу вверх - от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.)31.
Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации (системы “Интерспутник”, “Интернет”, электронная почта и др.) резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.
Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.
Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.
С управленческойтесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.
Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.
Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.
Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).
В последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации. Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.
Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функции документа можно разделить на:
Функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
Функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается вретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.
Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.
Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
1)Поскольку понятие ”документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная . Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
2) Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
Документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
Документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
3) В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:
Стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
Обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
Правовая функция – функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.) акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.
В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).
В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
5) Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.
Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.
6) Одна из важнейших функций документа – культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.
Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.
Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.
7) Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил на постоянное хранение.
Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, социальную, коммуникативную, исторического источника).
Знание той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. д.
Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.
В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле, как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами , позволяющими ее идентифицировать».
Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
- это может быть отдельный документ;
- система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
- вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Юридическое понятие документа - составленный в порядке, предусмотренном законом, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т.п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т.п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.
В уголовно-процессуальном законодательстве документ указывается в качестве одного из видов доказательств (ст. 74 УПК РФ). Кроме того, ст. 84 УПК предусматривает, что документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи, иные носители информации. Поэтому в криминалистике термин «документ» употребляется в более широком смысле как текстовый или графический материал, выполненный любым способом: написанный от руки, напечатанный типографским или машинописным способом, нарисованный, начерченный или выгравированный, а также магнитные ленты и диски, кинофотонегативы и позитивы, другие носители доказательственной информации.
Криминалистическое понятие документа – объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т.п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» определяет понятие документа как: Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
История развития документов
Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.
Разновидностью предметного документа является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.
Египетская пиктографическая надпись (около 3200 до н. э.)
Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени.
Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись).
Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.
Образец хеттского иероглифического письма
В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.
Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.
Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.
Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).
Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.
Развитие письма: 1 - древнеегипетские иероглифы, 2 - синайское иероглифическое письмо, 3 - финикийские буквы, 4 - греческий алфавит
Таким образом, все системы письменности делятся на три типа:
1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.
2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).
3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).
С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими.
Слово «документ» в русский язык пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.
Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы». Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.
Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:
- документ – материальный объект;
- документ – носитель информации;
- документ – документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Функции документов
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные. Общие функции – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Общие функции документов
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:
- ретроспективную (относящуюся к прошлому);
- оперативную (текущую);
- перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
- документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Специальные функции документов
Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, «аттестат зрелости» выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию исторического источника.
Любой документ нолифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные социальные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций. В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности.
Главная, единая для всех документов функция - хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве.
Функции документа подразделяются на общие - свойственные любому документу, и специфические - присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:
- информационная , т.е. любой документ является носителем информации, его цель - удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве;
- социальная , т.е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;
- функция фиксации , т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления ;
- коммуникативная , т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;
- кумулятивная , т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений;
- культурная , т.е. документ - это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.
Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций , которыми наделяются лишь некоторые группы документов.
Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, - функция организации системы и процессов управления , находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положения, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.
Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.
Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условие принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.
Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).
Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.
Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14%.
Знание функций документа позволяет:
- определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
- произвести научную классификацию и типологизацию документа;
- оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.п.;
- сформировать понятийный аппарат делопроизводства.
- Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М., 2010.