Разница между докладной и служебной запиской. Докладная записка образец бланк
Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.
Общая характеристика и назначение документа
Для начала следует отметить, что докладная записка - это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер. Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым по двум причинам:
- По инициативе самого работника.
- По заданию руководства.
В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это - мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела. Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.
Не стоит путать
Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать. К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку. Эти документы различаются:
1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.
2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:
- периодическая отчетность;
- разовое предоставление информации по интересующему вопросу.
3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором - для вышестоящей инстанции.
Когда составляется документ
Докладная записка - это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим. В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли. Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение. Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации. В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме. Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.
Причины составления документа
Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:
- опоздание на работу;
- прогул;
- невыполнение обязательств;
- конфликт между сотрудниками;
- изложение результатов проведенной проверки;
- доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
- угроза срыва выполнения планового задания;
- информация о недопустимом поведении работника.
Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства. Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение. Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.
Если кто-то что-то нарушил
Нарушения в условиях производства - не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно. Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание. Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.
- Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
- Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
- Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
- Номер документа.
- Место составления.
- Заголовок.
- Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
- Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.
Если провинился коллега
Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение. В этом случае записка направлена на то, чтобы случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение. В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет.
Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой. Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам. К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления - тот же, только текст носит положительный характер.
Трудно ли написать докладную?
Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего. Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания». Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина.
Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5). Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия. Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый - составитель, второй - директор. Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями. Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.
Чтобы сделать все правильно
Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.
- Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
- Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
- Обобщающий вывод и конкретные шаги.
Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов. В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам. Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.
Последовательность действий
На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия. Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки. Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.
Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции. Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством. Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.
Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
- Внутренними - направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
- Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.
Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.
Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.
В общем случае докладная записка состоит и следующих элементов:
Докладная записка содержит следующие реквизиты:
- Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;
- Дата составления и номер регистрации документа;
- Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);
- Собственно наименование документа - Докладная записка;
- Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
- Непосредственно текст докладной записки;
- Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
- Подпись автора - составителя.
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10
Сидорова 07.04.2014
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_____________ № _________
Заголовок
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
1. Симакину И.П.
2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14
Ильина 16.04.2014
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Директору ООО «СВ»
А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
Дата документа |
Регистрационный номер |
Вид документа, краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Куда передан |
Расписка в получении (подпись, дата) |
Отметка о направлении документа в дело |
07.04.2014 |
03-10/14 |
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. |
Начальник отдела кадров |
Инспектор отдела кадров |
Отдел кадров |
Смирнова В.А.
|
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Обратите внимание
Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:
1) перечень нерегистрируемых документов.
2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:
Место регистрации;
Время и порядок регистрации;
Правило образования регистрационного номера;
Форма, в которой производится регистрация;
Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;
Правила учета движения документов после регистрации;
Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);
3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).
Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.
Наш совет
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.
– это документы, которые составляют в адрес руководителя, чтобы он решил какой-либо вопрос. Отправитель должен изложить свои выводы, а потом внести свои предложения в связи с рассматриваемой проблемой. Такие документы не обязательно связаны именно с проступками. Иногда они носят информационно-справочный характер, и могут затрагивать любые вопросы, связанные с производством.
Докладные записки относятся к разновидностям деловой документации. Они носят одновременно информационный характер и рекомендательный, и адресованы руководителям всего предприятия либо конкретного структурного подразделения. Документ имеет право составить любой сотрудник, если есть хотя бы одна из двух причин:
- Личная инициатива.
- Задание .
Главное – предоставить как можно более подробную информацию по интересующему вопросу. Можно сказать, что это просто мнение сотрудника, которое выражено в виде письменного сообщения. Часто бывает так, что самому руководителю необходимо ознакомиться с мнением подчиненных, чтобы принять правильное решение в сфере управления и производства. Тогда он и задает написать докладные. Работники приводят аргументированные ответы, и добавляют конкретные предложения, рекомендации.
Правильное оформление
Любая подобная записка имеет три основные части:
- Описание причин, событий и фактов, которые привели к необходимости оформить документ
- сложившейся ситуации, и варианты, с помощью которых проблема решается
- Выводы вместе с наиболее подходящими действиями для дальнейшего продвижения
Составление начинается с указания адресата, которому написано сообщение. Чуть ниже свои данные пишет тот, кто составил саму записку. Исходящий номер вместе с датой ставятся сверху слева. Это обязательный компонент для так называемых внешних записок. На внутренних данные указывают, если этого требуют особенности делопроизводства.
В некоторых видах документов отсутствует так называемая аналитическая часть. Совершение факта уже само по себе становится предметом разбирательства. Неважно, какие наступили последствия. Например, если описывается прогул – значит, записку в любом случае написали после нарушения. Нет необходимости собирать аргументы для подтверждения.
О докладных записках на сотрудников
В организациях чаще всего сталкиваются с записками по факту На основании данных документов к работникам можно применить какую-либо разновидность взысканий. Потому при составлении аналитической части рекомендуется строго придерживаться действующих законодательных норм, и ссылаться только на них.
К примеру, если человека не было несколько часов на месте, то автоматически прогул не ставится. Если проходит менее 4 часов, то факт называется отлучкой. Значит, и взыскание применяется более мягкое. Перед составлением записки лучше попросить работника объяснить ситуацию.
- Причину отлучки.
- Наказания, которые накладывались раньше.
- Общую характеристику и важность работника.
- Последствия, возникшие после отсутствия на месте.
Вся эта информация подробно излагается в сути записки. После этого делаются выводы о том, какие формы наказания подходят больше всего, и какие решения будут рациональными.
Докладчик не должен опираться на свои эмоции. Необходимо излагать только факты, и давать им объективную правовую оценку. Докладчик должен четко сказать о том, какой пункт или внутреннего распорядка был нарушен. Из объяснений виновного уже можно будет сделать вывод из причин.
Вероятно, что сам директор не усмотрит сильного проступка со стороны виновного, или подумает, что объяснения удовлетворительны. В законе отсутствуют такие понятия, как уважительные либо неуважительные причины. Потому остается при трактовке полагаться только на личное мнение руководителя, его понимание ситуации.
Другая ситуация складывается, когда отчитываться по своему нарушению отказываются. Тогда рекомендуется отдельно составить акт о том, что виновный отказался от дачи показаний. Этот документ можно использовать в качестве приложения к докладной записке. После чего оформляется приказ, в котором описывается взыскание в связи с дисциплинарным проступком. После прогула и алкогольного опьянения разрешается увольнять сотрудников без дополнительных объяснений. В других случаях сначала выносятся выговоры.
Я таких записок всегда должен быть у секретаря предприятия. Главное правило – ясное изложение сути происходящего. Руководитель должен сразу четко понимать, о чем говорит составитель. Лучше описывать факты, следуя хронологической последовательности. Тогда будет вырисовываться целая и ясная картина.
Если докладная нужна для использования внутри компании, то применяются обычные листы формата А4 и А5. Печать на фирменном бланке допускается при предоставлении информации в вышестоящие инстанции, другие предприятия. Подпись руководителя на документе становится обязательным требованием. Можно использовать дополнительные сведения, чтобы подтвердить свою информацию. Они представляются в то же время, что и основной документ.
Обычно докладные записки оформляются машинописным способом. От руки могут быть написаны документы, которые используются только для внутреннего оборота.
Если текст не помещается на одной странице, то последующие надо нумеровать. В верхней правой части страницы для этого ставятся арабские цифры. Если есть приложения, то их тоже нумеруют, в зависимости от общих правил делового оборота, принятых на том или ином предприятии.
Иногда составители допускают целый ряд ошибок, которые связаны с основным содержанием. Например, важно определить, какая именно структура отвечает за рассмотрение обращения. Но вне зависимости от содержания, наличие эмоций и домыслов недопустимо.
При внутренних расследованиях именно докладные записки часто служат отправными точками. Надо учитывать, что вину часто возлагают не только на самих сотрудников, но и на непосредственных начальников. Рекомендуется составлять документы сразу после обнаружения проступка. Иначе потом невозможно будет обнаружить ни одного следа. Сами по себе записки не могут служить доказательством наличия вины.
На каждом предприятии хранится стандартный образец, по которому заполняют записки. Это позволяет избегать при указании информации по составителю и адресату. Руководитель может составить ответ на записку, а может отклонить ее, если сочтет, что оснований для дальнейших действий не хватает. Любой подобный вопрос решается только внутренним руководством на предприятии. Получатель должен визировать документы, если планируется, что они выйдут за рамки той или иной организации. Подпись помогает подтвердить, что вторая сторона внимательно изучила записку вместе с ее содержанием.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Обсуждение: есть 1 комментарий
На мой взгляд, докладная записка — это немного устаревший инструмент организации работы с кадрами, иногда в ней существует необходимость, в частности при увольнении сотрудника. Но в целом, сейчас трудовые процессы более динамичны, ив преуспевающих фирмах у работников нет времени писать друг на друга должностные записки.
Ответить
Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.
Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.
В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.
Как написать докладную записку
По своей сути и форме докладная записка напоминает . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.
Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации);
- наименование документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- место (город) составления (для внешней докладной записки);
- адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
- заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
- текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
- подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.
Образцы и примеры докладной записки
Докладная записка о прогулеИнформирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление
Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.
1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец
Образец докладной записки о премировании
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.
О премировании
Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.
Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации.