Докладные записки относятся к документам. об отсутствии на рабочем месте
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды
Виды докладных записок
Докладные записки имеют несколько подразделений.
По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная - документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:
внутренняя записка - документ, адресованный директору организации;
внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.
Образец
Образец докладной записки о премировании
Отдел снабжения
Генеральному директору
ООО «Магнит»
Семеновой Ирине ГригорьевнеДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.
О премировании
Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.
Начальник отдела снабжения Егоров В. А. Егоров
При написании докладной записки о невыполнении либо ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей используйте следующие реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование документа – Докладная записка;
дата составления документа, исходящий номер;
адресат — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
заголовок документа — «О …», «Касательно …»;
текст записки — сначала описывается факт невыполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, затем излагается определенная просьба;
подпись — должность составителя, его подпись и расшифровка подписи: фамилия и инициалы.
Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Транспортный отдел
Генеральному директору
ООО «Свердловск»
С. С. МорозовуДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6О невыполнении должностных обязанностей
Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.
Начальник транспортного отдела Шубов О. Ф. Шубов
О нарушении трудовой дисциплины
О хамском поведении сотрудника
В правом части бланка пишется ФИО лица, которому направляется докладная записка, его точная должность. Ниже пишется ФИО того работника, которые составляется докладную записку. Здесь же, в верхней части пишется наименование структурного подразделения, где выявлено хамское поведение сотрудника, ставится дата оформления документа.
В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя.
Важно выявить причину такого поведения работника, важно получить от виновного объяснительную записку, которую следует приложить к бланку докладной записки.
Внутренняя
Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Пример оформления внутренней докладной записки.
Общий отдел
Докладная записка Генеральному директору объединения
10.05.99 №36 Иванову Н.К.
г. Калуга
О замене пишущих машинок.
Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.
В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.
Из статьи вы узнаете:
Для чего нужна докладная записка
Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.
Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.
Для чего нужен документ
Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.
Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.
Кто составляет
С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Что нужно писать
Как правильно оформить докладную записку
Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.
После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.
об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.
Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа
Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок
Чем отличается служебная записка от докладной
Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.
Для чего нужен документ
Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.
Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.
Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.
Что такое служебная записка и зачем она нужна?
По своему назначению, служебная записка - это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.
Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.
Виды и назначение докладных записок
Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации , выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.
Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.
Докладная записка — пример
Составляем правильно служебную записку
Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:
- «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
- Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
- Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).
Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.
Как составить докладную записку?
Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.
Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.
А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:
- Документ составляется на фирменном бланке организации.
- Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
- Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
- Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
- Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.
Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:
- Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
- Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.
Служебная записка или докладная: так в чем же разница?
Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:
- Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
- Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
- Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
- Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.
Докладная записка. Текст, составление. Пример, шаблон, образец. Написание. Как составить, написать?
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правильно составить докладную? (10+)
Докладная записка. Пример, шаблон, образец
Название "Докладная записка" происходит от слова "доложить", то есть сообщить информацию. Ее структура и содержание определяются этим соображением.
Цели составления такого документа:
- Исправить ситуацию . Вам известны некоторые факты, которые лично Вас не касаются, но по Вашему мнению мешают работе, снижают эффективность, служат источниками рисков. Вы сообщаете о них руководству, чтобы оно проанализировало информацию и приняло меры.
- Повысить эффективность своей работы . Плохое исполнение своих обязанностей смежными подразделениями или коллегами снижает эффективность Вашей работы. Вы предлагаете внести коррективы.
- Защититься . Вы подвергаетесь несправедливому отношению. Докладная записка является попыткой мирного урегулирования ситуации. Вы можете далее обратиться с жалобой в компетентные органы или суд, но предлагаете разобраться внутри компании, не вынося сор из избы.
- Снять с себя ответственность . Вы сообщили нужную информацию людям, имеющим необходимые полномочия. Дальше Вы уже не несете ответственности за исправление ситуации. К Вам не могут быть предъявлены претензии.
Текст докладной записки должен быть выдержан в деловом стиле .
Составление докладной записки имеет много общего с написанием жалобы .
Прочтите также:
- Технологии преуспевания
- Карьера
- Советы руководителю
- Личный успех и гармония
- Активный отдых
Докладная записка
Получатель
Лицо, которому направляется докладная записка, его должность и ФИО.
Пример . Генеральному директору ООО "Фома и Ерема", Фоме Евгеньевичу Сомову.
Направлять докладную записку нужно лицу, в чьи компетенции входит решение поднимаемого Вами вопроса, так что перед составлением документа стоит ознакомиться с организационной структурой компании и распределением полномочий.
Права, обязанности и сферы компетенции обычно формулируются в положении о подразделении .
Суть проблемы
Коротко изложите суть информации, которую Вы хотите сообщить. Из этого раздела получатель должен понять серьезность проблемы, получить стимул внимательно прочитать остальной текст.
Пример 1 . Кассир регулярно опаздывает на работу. До открытия кассы работа парализована. Мы теряем клиентов и доходы.
Пример 2 . В помещении архива, содержащего конфиденциальные документы, появляются посторонние люди.
Пример 3 . Я подвергаюсь дискриминации в связи со своими религиозными убеждениями. Я атеист, а мой непосредственный руководитель - фанатично верующий человек. Он оказывает на меня давление.
Подробное описание ситуации
Пример 1 . Процедура обслуживания клиентов в нашей компании включает непосредственную оплату в кассу. Мы начинаем работать с 8:00, так как большинство клиентов заинтересовано в том, чтобы получить наши услуги до начала своего рабочего дня, чтобы потом вовремя успеть на свою работу. Однако, касса бывает закрыта до 9:00 - 9:30. Клиенты вынуждены ждать. Они обратились к нам, рассчитывая успеть на работу, но из-за работы кассы они опаздывают. Такие посетители либо вообще отказываются от наших услуг и уходят сразу, аннулируя заказ, либо не обращаются к нам повторно.
Пример 2 . В связи со свободным рабочим графиком, я регулярно прихожу на работу до начала рабочего времени остальных сотрудников. Я обратил внимание на то, что в это время в помещении архива проводится уборка. Уборщик находится там один. Шкафы с документами запираются, но это - обыкновенные офисные шкафы, не обладающие какими-либо классами защиты. Их легко открыть.
Пример 3 . Мой непосредственный руководитель постоянно напоминает мне, что я не посещаю церковных мероприятий, не венчан со своей женой. Он обращает внимание коллег на то, что я не соблюдаю посты и не отмечаю церковных праздников, и заявляет, что к неверующим людям не может быть доверия, так как они лишены морального стержня. В части оценки моей работы и материального поощрения он также проявляет предвзятость.
Нанесенный ущерб / потенциальные проблемы
Пример 1 . Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.
Пример 2 . Разглашение информации из нашего архива может принести убытки, послужить причиной исков со стороны клиентов, подорвать авторитет нашей компании. Относительно свободный доступ к архиву может быть причиной проблемы для самого уборщика. Если кому-то станет известно, что уборщик имеет возможность ознакомиться с нашими конфиденциальными документами, это может послужить причиной криминального давления на него.
Пример 3 . Описанное отношение ко мне снижает мою работоспособность, служит причиной постоянного стресса, влечет ухудшение моего здоровья. Качество моей работы снижается, производительность падает, что приносит прямые потери компании. В коллективе создается нервозная ситуация, что также не способствует производительному труду.
Перечень нормативных документов - оснований
В некоторых случаях описываемая ситуация не нарушает каких-либо нормативных документов, но содержит в себе опасность или приносит ущерб. Тогда этот раздел опускаем.
Пример 1 . В компании утвержден трудовой распорядок, в соответствии с которым рабочий день начинается в 8:00.
Пример 2 . В компании утверждено положение о конфиденциальности , описывающее порядок хранения и работы с конфиденциальными документами. Сложившаяся практика противоречит этому положению.
Пример 3 . Наше государство является светским. Свобода вероисповедания гарантирована Конституцией. Мне представляется, что дискриминация по религиозным соображениям недопустима.
Предложения
Пример 1 . Прошу Вас обязать кассира вовремя открывать кассу.
Пример 2 . Прошу Вас дать распоряжение об установке системы видеонаблюдения в помещении архива.
Пример 3 . Прошу Вас провести разъяснительную работу с моим непосредственным руководителем, указать ему на то, что его действия противоречат законодательству и наносят вред трудовому климату в коллективе, эффективности работы, имиджу компании, временно (до стабилизации ситуации) взять под личный контроль оценку моей работы и материальное поощрение. Надеюсь на Ваше понимание.
Заключение
Перечень прилагаемых документов
Информация о датах направления документа, если он направляется повторно.
Должность, фамилия, имя, отчество составителя
Дата, подпись
Прочтите также:
- Технологии преуспевания - как быть успешным во всех своих начинаниях, в том числе:
- Карьера - как сделать карьеру, продвинуться по службе
- Советы руководителю - как быть успешным руководителем
- Личный успех и гармония - как преуспеть в общении и убеждении, избегать конфликтов, все успевать и не уставать
- Активный отдых - как и где провести свободное время с пользой и удовольствием
Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.
Виды докладных записок
Докладные записки подразделяются по целям их написания:
- информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
- отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
- инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.
Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.
Структура документа
Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.
В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».
- Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
- Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
- Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.
В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.
Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.
В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.
Докладные записки на сотрудников
Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.
«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.
Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, - более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.
- причину отлучки;
- наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
- общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
- тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.
Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.
Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.
Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.
Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.
Образец докладной записки на сотрудника
Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:
- «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
- Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
- Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
- Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
- Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
- Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».
Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.