Регистрация документов: наши советы. Виды и формы регистрации отдельных групп документов Виды входящих документов и правила их регистрации
Регистрация документов является одной из важнейших функций делопроизводства.
Ее главное назначение - придание документу юридической силы, то есть подтверждение факта его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не имеет своего номера, учреждение не берет на себя ответственности за него, поскольку не подтверждено факта его создания или поступления. Основная цель регистрации - учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Требования к регистрации документов
Во время регистрации документов необходимо придерживаться таких основных правил:
o регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях;
o документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания;
o документы (как входящие, так и исходящие) регистрируют в учреждении только один раз (в службе делопроизводства или структурным подразделениям);
o регистрация документов осуществляется по регистрационным документопотоками (входящие документы - один поток, выходные - второй, внутренние - третий; в каждом из документопотоков могут выделяться определенные трупы документов); для входящих, исходящих и внутренних документов создаются отдельные регистрационные формы с предоставленными им регистрационными номерами;
o регистрация документов осуществляется: входящие - в день поступления, внутренних - в день подписания или утверждения, выходных - в день отправки;
o в пределах групп документов регистрация осуществляется по названиям видов документов, в зависимости от авторов и содержания.
Как правило, отдельно регистрируются:
o законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины;
o приказы (распоряжения) по основной деятельности;
o приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам;
o приказы (распоряжения) по личному составу (согласно их видов и сроков хранения);
o решения коллегиальных органов;
o акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
o бухгалтерские документы;
o заявки на материально-техническое снабжение;
o служебная переписка;
o обращения граждан и т.д.
Не подлежат регистрации в делопроизводственной службой следующие виды документов:
1. Письма, поступившие в копии к сведению;
2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуска;
3. Сообщение о заседания, совещания, собрания и повестку дня;
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки;
5. Сводки и информация, присланные к сведению;
6. Учебные планы, программы (копии);
8. Прейскуранты (копии);
9. Нормы расходов материалов;
10. Поздравительные письма и приглашения;
11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
12. Научные отчеты по темам;
13. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты;
14. Формы статистической отчетности.
Документы, указанные в пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждений (бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации) .
Системы регистрации документов
Регистрация документов может осуществляться централизованно и децентрализовано. Наиболее рациональной является централизованная система регистрации документов, когда документы регистрируются в одном месте - службе делопроизводства.
Применение децентрализованной системы регистрации документов в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов в год, с территориально разобщенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения.
На практике наиболее распространенной является смешанная (комбинированная) система регистрации документов: документы, полученные от органов высшего уровня, и документы на имя руководства, распорядительные документы и переписка за подписью руководства регистрируются в службе делопроизводства, другие документы по направлениям деятельности структурных подразделений - в этих структурных подразделениях. Например, приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе, бухгалтерскую документацию - в бухгалтерию, документацию по обучению в учебной части; переписка в адрес структурных подразделений может регистрироваться в соответствующих структурных подразделениях.
Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на общедоступных регистрационных данных, обычно с соблюдением всех положений о конфиденциальности информации.
Регистрационный номер является обязательным реквизитом любого организационно-распорядительного документа. Регистрация документов осуществляется путем проставления на документе даты и регистрационного номера (индекса) с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Цель регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта получения или отправки документа, обеспечение его учета, контроля и поиска.
Поступившие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания в пределах групп документов. Отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящей организации, приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Документы, полученные из вышестоящих организаций, поступающие на рассмотрение руководителя организации и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.
Наиболее распространенным способом регистрации документов являются регистрационно-контрольные карточки (традиционные и электронные), используемые для всех видов документов. Такие карточки имеют ряд очевидных преимуществ: они легко подвергаются механизированной обработке, их можно группировать в картотеки, что ускоряет поиск необходимой информации, особенно при больших объемах документооборота.
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В зависимости от характера документа и задач использования информации состав основных реквизитов регистрации может дополняться следующими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом) и др.
При регистрации обращений граждан вводятся их фамилии, имена, отчества, адреса, в том числе электронные (e-mail), телефоны, актуальные при электронных обращениях граждан. В соответствии со ст. 4 Закона о порядке обращений граждан обращения могут регистрироваться как в письменной форме, так и в форме электронного документа.
При регистрации отправляемых документов записывается название организации и структурного подразделения должностного лица – автора документа.
При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации.
В графе "Дата документа" в регистрационно-контрольную карточку переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
В графе "Регистрационный номер документа" в регистрационно-контрольную карточку переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. На входящих документах эти же данные заносятся в регистрационный штамп.
В графе "Заголовок к тексту" указывается заголовок к тексту документа, а при его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова.
Графа "Резолюция" заполняется после просмотра документа руководителем. В ней указываются содержание поручения, фамилии исполнителя, автора поручения и дата резолюции.
В графе "Срок исполнения" проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, а при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
Графа "Отметка об исполнении" содержит краткую запись о решении вопроса по существу, в нее переносятся регистрационный номер и дата исполнения созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный номер входящего и отправляемого документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Например, 95/06-12, где 95 – порядковый регистрационный номер, а 06-12 – номер дела, в которое будет подшит документ (или его копия) после исполнения.
Внутренние документы регистрируются отдельно по видам документов: например, приказы по основной деятельности, протоколы заседаний коллегии и т.д. В пределах регистрируемой группы соблюдается свой порядок номеров, например приказ № 14, протокол № 10.
В практике организаций используются не только контрольно-регистрационные карточки, но и журнальная, электронная формы регистрации. Журнальную форму регистрации используют в организациях, документооборот которых составляет менее 600 документов в год. Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.
Листы журнала, начиная со второго, нумеруются в правом верхнем углу. Все листы прошиваются прочными нитками, их концы выводятся на последний пронумерованный лист с обратной стороны и склеиваются бумажным квадратом, в середине которого ставится печать организации. Правильность оформления заверяется надписью: "В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью ... листов ", которая размещается на оборотной стороне последнего пронумерованного листа. Надпись подписывает делопроизводитель или секретарь.
После последней регистрационной записи в журнале делается, например, следующая надпись: "В данном журнале зарегистрировано 120 документов с вх. № 1 по 120. Случайно пропущены номера 5 и 80", указываются название должности, подпись и расшифровка подписи делопроизводителя (секретаря).
Все регистрационные журналы имеют номер по номенклатуре дел. Оформление обложки журнала включает название журнала, наименование организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, который размещается в верхнем нравом углу обложки. В правом нижнем углу указываются даты начала и окончания журнала в соответствии с числами первого и последнего зарегистрированных в журнале документов в пределах календарного года.
Подлежащие регистрации документы должны быть перечислены в инструкции по делопроизводству организации с указанием места их регистрации.
Обязательность ведения журнальной формы регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним нормативно закреплена Постановлением о трудовых книжках. Форма журнала "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним" утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
Для регистрации кадровых документов организациям также рекомендуется вести:
- книгу учета договоров, изменений и дополнений к ним;
- книгу приказов по личному составу;
- книгу регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами;
- книгу регистрации распорядительных и нормативных документов организации;
- журнал учета отпусков;
- другие журналы, определяемые потребностями организации.
Общие требования к оформлению журналов регистрации документов.
- 1. Твердая обложка (для соблюдения сроков хранения).
- 2. Клеевой переплет (во избежание добавления или удаления листов в журнале).
- 3. Сквозная нумерация листов журнала.
- 4. Прошивка журнала.
- 5. Наличие заверительной записи (с указанием названия журнала, количества прошитых, пронумерованных листов (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала).
Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.
Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).
В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы.
Цель, задачи регистрации
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Цели регистрации:
1) Обеспечение сохранности документов
2) Учет документов
3) Контроль за исполнением документов
4) Информационно-справочная работа по документам
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.
Процедура регистрации
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Документ регистрируется один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания, телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Регистрация документов – необходимый компонент повседневной деловой практики любой современной организации. Главная задача и основной смысл работы по регистрации документов – придание им юридической силы. Еще одна задача регистрационной деятельности – обеспечение возможности учета, контроля и поиска бумаг, которые используются в процессе ДОУ. Благодаря грамотно организованной работе по регистрации документов значительно облегчается процедура выдачи справки о их местонахождении на всех этапах работы.
Из статьи вы узнаете:
Регистрация документов организации
Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован: ему должен быть присвоен регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт его создания, отправления или получения, что и придает ему юридическую силу.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Все бумаги, которые требуют учета, исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации . К ним относятся распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др. деловые бумаги. Это может быть документация, которая создается и используется внутри организации, так и направляемая в другие компании.
К последней относятся все поступления из вышестоящих и подведомственных органов, а также от частных лиц (т.е. обращения граждан). Регистрации подлежат вся деловая документация, не зависимо от того, каким способом и с помощью каких средств она произведена – рукописная, машинописная, электронная.
В отдельную категорию выделяют документы, которые принято называть «нерегистрируемые». Отдел ДОУ каждой организации самостоятельно составляет перечень бумаг относящихся к этой категории. Он должен быть приложен к инструкции по делопроизводству.
При составлении перечня бумаг, не подлежащих регистрации, следует иметь в виду, что некоторые из них не регистрируются в принципе. Это рекламная продукция, поздравительные письма, различные приглашения.
Есть и другие деловые бумаги, которые не регистрируются непосредственно службой ДОУ. Эту процедуру проводят в тех отделах, куда бумаги передают для исполнения. Например, в бухгалтерии – бухгалтерскую и расчетно-денежную, в плановом отделе – плановую и т.д.
Другими словами, перечень нерегистрируемых документов состоит из наименований, которые не подлежат регистрации службой ДОУ или секретарем, а не тех, которые не регистрируются в принципе.
В некоторых организациях принято учитывать все бумаги, в т.ч. и бухгалтерские, и плановые, и снабженческие. Такое положение дел возможно, но оно обязательно должно быть прописано в инструкции по делопроизводству. Такая практики позволяет контролировать службой ДОУ весь делопроизводственный процесс и даже создать единый банк данных, но нагрузка на сотрудников отдела неизбежно возрастет.
Регистрация документа в делопроизводстве
Главное правило процедуры регистрации – однократность. Что это значит? Это значит, что любая деловая бумага регистрируется только один раз. Входящая – в тот день, когда она поступила в организацию, внутренняя или исходящая – в тот день, когда она была подписана или утверждена. В случае передачи одной бумаги из одного отдела в другой, повторной регистрации она не подлежит.
Децентрализация – основной метод фиксирования документов в крупных компаниях, проще говоря, где они созданы или исполняются, там и регистрируются.
Приведем пример такой децентрализации. Документация, регулирующая деятельность предприятия в сфере материально-технического снабжения фиксируется в отделе снабжения. Распорядительная документация по основной деятельности предприятия, а также протоколы, постановления и письма на имя руководителя – в отделе ДОУ. Разумеется, что все места, в которых осуществляется регистрация бумаг , должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству.
В относительно небольших компаниях всю документацию регистрирует канцелярия или просто секретарь, если канцелярия в организации отсутствует.
Согласно правилам, учет деловых бумаг осуществляется по группам, которые формируются на основе вида документа, его автора или содержания. Например, отдельно регистрируются приказы, которые поступают из вышестоящих инстанций. В свою очередь, приказы, которые издаются внутри самой организации также фиксируются отдельно. Свой порядок учета имеют акты ревизии и бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и приказы по личному составу.
Порядковые номера присваиваются бумагам каждой группы на протяжении календарного года.
Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.
Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.
Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.
Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.
Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.
Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.
Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.
После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.
Виды грифов ограничения доступа:
«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»
.
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.
Совершенно секретно
Экз.№ 1
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
«Для служебного пользования»
.
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.
Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.
Для служебного пользования
Экз.№ 1
«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.
Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».
Конфиденциально
Экз.№ 2
Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».