Командировка на личном автомобиле. Учет топлива при служебных командировках В командировку на личном автомобиле
Отправка сотрудников в командировку – естественное мероприятие, которое практикуется большим количеством работодателей.
Командировкам по долгу службы посвящается статья Трудового кодекса РФ (№24). В ней есть детальное определение данного понятия, а также прописываются следующие моменты:
- гарантии сотруднику в случае его направления в командировку;
- порядки возмещения расходов в рамках различных условий выездов по службе.
Общие нормы имеют конкретные пояснения в Положении, связанном с особенностями направления сотрудников в служебные командировки. Утверждение имеется в правительственном Постановлении РФ от 29.07.2008 г. №749. Это и есть основная бумага, посредством которой производится установление порядка командирования работников в иную местность в целях выполнения заданий служебного характера.
В документе в последнее время произошло большое количество изменений , которые подтверждаются рядом вспомогательных бумаг:
- Приказ Министерства финансов РФ от 10.03.2015 г. №33;
- Письмо от Департамента налоговой политики и таможенного тарифного направления, созданное 20.04.2015 г. №03-03-06/2238;
- Письменная форма, составленная федеральной службой по труду и занятости, №1168-6-1.
Все эти бумаги способствуют дополнительному пояснению порядков, в рамках которых осуществляется оформление командировок с применением личного транспортного средства.
К расходным направлениям, компенсируемым со стороны работодателя, можно отнести следующие группы издержек:
- оплата найма жилища или гостиницы;
- предоставление суточных в установленном лимитном показателе;
- прочие расходы, совершенные с позволения работодателя;
- компенсация расходных направлений по проезду до места исполнения трудовых обязательств.
Определение норм выплат по возмещению сотрудникам расходов производится согласно нормам законодательства на 2018 г., при этом составляется коллективный договор, или подписывается локальный нормативный акт, содержащий данные о порядке выплат.
Трудовым кодексом на руководящий аппарат предприятий не налагается каких-либо ограничений по предоставлению суточных выплат, поэтому данный вопрос находится строго на усмотрении начальства.
Если же речь ведется о муниципальном учреждении, то следует принимать во внимание порядок, описанный в Постановлении №729. В процессе отправки сотрудника в командировку бухгалтерия предоставляет ему необходимый набор ресурсов и средств. А когда он возвращается обратно, осуществляются окончательные расчетные действия, согласно набору предоставленных отчетных документов.
Документы для оформления выезда
Возмещение расходных направлений, которые были понесены подчиненным сотрудником во время поездки в командировку, осуществляется в соответствии с порядком, установленным в организации. Обычно эти нюансы освещаются в рамках нормативного акта, который был заблаговременно составлен руководством организации.
В нем описываются нормы и правила возвращения трат, перечни бумаг, обязательных к предоставлению. После решения всех вопросов происходит оформление единого пакета документов.
Приказ
Допустимо применять унифицированную разновидность этого документа, оформление которого осуществляется по принципу Т-9 . Директор организации наделяется правом самостоятельной разработки и утверждения варианта документа о командировании специалиста. В документе необходимо обеспечить указание сведений о наименовании компании, бланка, а также о числе (дате) его составления.
Немаловажную роль играет отметка о ФИО служащего, его должности и названии отдела, в котором он исполняет свои трудовые обязанности. Заверение приказа осуществляется силами представителя руководства.
Командировочное удостоверение
Нововведения в законодательной базе свидетельствуют, что на 2018 год в этом документе необходимость отсутствует.
Путевой лист
Налоговая служба в процессе проверки расходных направлений организации наличия этой бумаги не требует. Ее составление осуществляется посредством применения унифицированной разновидности или образца, утвержденного руководящим составом предприятия.
Традиционно составление документа осуществляется на основании формы, подтвержденной посредством Постановления Государственного комитета статистики РФ от 28.11.1997 года №78 или организацией, разработавшей бланк самостоятельно. Есть набор реквизитов , которые необходимо срочно предоставить в рамках этого документа:
- наименование и номерное значение;
- сведения о периоде функционирования документа;
- материалы о владельце авто;
- сведения о характеристиках транспортного средства;
- данные о водителе, отправляющемся в командировку.
Таким образом, процедура оформления является простой и понятной и не требует дополнительных временных затрат.
Служебная записка
Когда служащий специалист отправляется по делам компании на собственном автомобиле, этот документ будет выступать свидетельством о времени, которое было фактически затрачено на поездку. При возвращении в офис сотрудник должен будет отдать ее наряду с чеками и прочими типами документации, чтобы начальник мог грамотно рассчитать компенсацию.
Составление осуществляется в произвольной форме. Но если сотрудниками их личные автомобили в целях таких поездок используются часто, руководящим составом должен быть составлен специальный шаблон.
Когда работник отправляется в командировку на служебном автомобиле, расчеты его жалования, а также расходов на обслуживание, будут идентичными, но порядок их осуществления различный. Отличия состоят и в различии в наборах предоставляемых документов.
Особенности и нюансы оформления
Если сотрудника предприятие отправляет в командировку на собственном автомобиле, есть настоятельная рекомендация в отношении оформления путевого листа. Невзирая на то, что налоговые органы в процессе осуществления проверочных процедур его не требуют, с этой бумагой подтверждение факта использования авто в служебных целях не составит труда, как и обеспечение доказательств расхода топливного ресурса.
После того как сотрудник возвращается, он приносит бухгалтеру авансовый отчет о расходах, которые были совершены в ходе командировки.
Оправдательная документация
К отчетности о совершенных расходах прилагаются оправдательные бумаги, доказывающие и подтверждающие факт использования определенного количества ресурсов. К этим документам относятся:
- чеки фиксации расходов на номер в отеле/гостинице;
- чеки на приобретение горюче-смазочных материалов;
- служебные записки;
- путевые листки;
- квитанции, свидетельствующие об оплате ГСМ посредством баллов со специальной бонусной карты.
Таким образом, процедура оформления поездки на личном автомобиле сотрудника является простой и понятной в оформлении.
Какие расходы нужно возместить работнику при командировке? Ответ — на видео.
Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.
Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом.
Оформление командировки на личном автомобиле
Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине. Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде. К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:
- расходы на бензин;
- иные, связанные с обеспечением функций машины, расходы, например, на покупку незамерзающей жидкости.
Согласно статье 167 ТК организация должна произвести сотруднику компенсацию всех финансовых затрат, связанных с командировкой по работе. к основным расходам относит:
- проживание;
- проезд;
- суточные.
Ремонт личного автомобиля, оплата денежной суммы за парковку, возмещение ущерба в случае возможного ДТП, иные затраты ТК относит к дополнительным, а дополнительные расходы подлежат оплате и последующему налогообложению только с ведома начальства. Поэтому, при проезде на личном автомобиле в интересах службы, в соглашении с работодателем нужно по максимуму прописать все непредвиденные затраты для дальнейшей оплаты фирмой.
Кстати, что касается ДТП, то организация производит оплату убытков только в случае вины другой стороны, в противном случае платить придется сотруднику.
Ст. 188 ТК обязывает работодателя возместить оплату расходов сотруднику при эксплуатации принадлежащего ему имущества в рабочих целях.
Какие документы нужны при командировке на личном автомобиле?
Самым главным и необходимым документом для отправления сотрудника в командировку является приказ. Приказ является главным основанием, если условия командировки изменяются, например, время проезда, то кадровый работник также должен издать приказ об этом.
Основанием для составления приказа является распорядительный документ руководства, т. е. разрешение на командировку сотруднику. Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно. Такое требование устанавливает трудовое законодательство, например, у работницы, воспитывающей ребенка до трех лет.
После подписи руководителя на приказе, работнику выдается под роспись командировочное удостоверение. Кадровику желательно вести журнал выездов.
По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:
- дни в дороге;
- вид транспорта;
- место проживания;
- перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.
Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле. Путевой лист является наряду с квитанциями доказательством затрат на топливо. Он должен содержать:
- количество дней в дороге;
- маршрут движения;
- сведения о машине: государственный номер, марку;
- реквизиты водительских прав;
- данные о владельце автомобиля;
- показания одометра до проезда и после.
Путевой лист заполняется водителем и направляется сначала на утверждение начальнику организации, затем в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа вместе с авансовым отчетом.
Оплата проезда производится ровно за столько дней, сколько указано в приказе и путевом листе. Все данные должны совпадать.
Образец приказа на командировку на личном автомобиле
Такой приказ можно оформить на бланке Т-9.
Обязательно нужно прописать:
- данные об отправляемом сотруднике: Ф.И.О., занимаемая должность;
- точное местонахождение точки пребывания;
- количество дней включительно с учетом движения туда и обратно;
- вид транспорта;
- сведения о машине.
Особенности оплаты проезда в командировку на личном автомобиле
Постановление Правительства № 92 от 2002 г. прописывает лимиты оплаты. Суммы законодатель привязывает к объему двигателя машины. Так, если он меньше 2 тыс. куб. см., то оплачивается 1200 р., если больше, то 1500 р.
Данные суммы устанавливаются за месяц. Если время проезда меньше месяца, то оплата производится пропорционально командированным дням.
Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?
ГСМ при проезде на своей машине учитываются точно также как и на транспорте компании.
- во-первых, представляются чеки и квитанции с АЗС;
- во-вторых, расчеты указаны в путевых листах.
Произведение простой арифметики позволит сопоставить указанные в бумагах данные и произвести расчет.
Оформление командировки во время отпуска
Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…
Служебные командировки госслужащих в 2018
Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…
Оформление командировки за свой счет
Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует…
Оформление декретного отпуска 2018
Для каждой женщины самым долгожданным событием является появление ребенка. Поэтому российское законодательство предусматривает возможность предоставления…
Как оплачивается командировка в выходной день 2018 год?
Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед…
Возмещение командировочных расходов в бюджетном учреждении в 2018 году
Командировка - служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно…
Несмотря на то, что порядок оформления и возмещения расходов, связанных со командировкой и по производственной необходимости, в целом понятен и установлен, иногда возникают все-таки вопросы, обусловленные определенными обстоятельствами поездки.
Из этой статьи вы узнаете о таких аспектах оформления и учета командировок:
- в служебную командировку на служебном автомобиле: расходы;
- оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле;
- в служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета.
Правила оформления, учета, компенсации и возмещения расходов во время служебной командировки регламентируются:
- Статьями 166, 167, 168 ТК РФ;
- Постановлением Правительства РФ № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», вступившим в силу 25 октября 2008 года;
- Постановлением Правительства РФ № 771 о внесении изменений в Положение № 749 от 29. 07. 2015 года.
В служебную командировку на служебном автомобиле: расходы
Оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле
Любая служебная командировка начинается с письменного распоряжения руководителя предприятия или начальника структурного подразделения компании (абзац 2 п. 3 Положения № 749). Отдельно составлять служебное задание нет необходимости, так как эти данные указываются в приказе о направлении сотрудник в командировку.
Приказ создается по форме № Т-9 или на бланке, принятом в организации, где за основу взят данный шаблон документа. При оформлении документов сотрудника в служебную командировку на служебном автомобиле приказ необходимо немного изменить, добавив в него как минимум одну дополнительную строку. Основанием для такого формирования приказа является абзац 2 п. 7 Положения № 749, где указано, что поездка в командировку может осуществляться на автомобиле, находящемся в собственности предприятия, личной или третьих лиц (по доверенности).
Теперь можно не создавать отдельный документ об использовании служебного автомобиля, а указать данный факт в приказе. Если же поездка к месту командировки и обратно осуществляется поездом, самолетом или рейсовым автобусом, подобное уточнение в приказе делать не нужно.
В приказе указывается цель поездки, название и местоположение организации, куда направляется сотрудник, срок командировки. При поездке транспортными компаниями фактический срок командировки учитывается легко по дате и времени, указанным в билетах туда и обратно. При поездке на служебном автомобиле сотруднику выписываются специальные документы:
- Служебная записка – документ, который удостоверяет факт командировки и помогает определить ее сроки (п. 2 Положения № 771). Унифицированной формы данного документа не разработано, поэтому в организации должна быть установлена собственная форма ее составления. Служебная записка составляется сотрудником на имя руководителя по возвращению из командировки, в ней указываются даты отъезда и приезда, марка, модель и регистрационный номер автомобиля. Записка подается в совокупности с документами, подтверждающими расходы и иные издержки.
- Путевой лист – документ, формируемый кадровым отделом предприятия с учетом требований п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса РФ №152 от 10. 09. 2008). В путевом листе указываются такие данные:
- Название с указанием типа транспортного средства и номер регистрации;
- Срок действия;
- Сведения о владельце автомобиля;
- Марка, модель и номер автомобиля;
- Сведения об автомобиле с указанием пробега на момент выезда, дату и время выезда с постоянного места стоянки;
- Количество выданного топлива при выезде;
- Расход топлива по норме и по факту;
- Данные водителя и его водительского удостоверения.
По окончании командировки в путевой лист вносятся данные о заезде автомобиля в гараж, данные об остатке топлива.
В служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета
По возвращению из командировки сотрудник обязан предоставить такие документы:
- Авансовый отчет по форме АО-1 (если выдавался аванс из кассы предприятия или на карту работника);
- Путевой лист с документами, подтверждающими все виды командировочных расходов (счета с заправок, платных стоянок);
- Документы об аренде жилого помещения;
- Документы на иные расходы.
В бухгалтерском учете производится списание ГСМ на основании данных о фактическом расходе топлива, который выводится из пробега автомобиля (по показаниям при выезде из гаража и при возвращении). На обратной стороне путевого листа необходимо отразить информацию о маршруте следования автомобиля с указанием пункта отправления и путевых остановок.
Утверждение отчета производится после проверки и подтверждения всех расходов. Расходы, связанные с решением вопросов производства, реализацией продукции/услуг/работ относятся к расходам по производственной деятельности и отражаются по дебету счетов учета затрат (п. 5 Положения по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99 приказ Минфина РФ от 6. 05. 99 № 33н).
Вложенные файлы
- Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля (бланк).xls
- Положение о командировках (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Положение о командировках (образец).doc
- Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc
А.В. Соломаха, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
В командировку на личном авто? Легко!
Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюсВ один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.
Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.
Комплект документов: все как обычно
Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете - не выше экономкласса, при проезде на поезде - не выше купе и т. д.).
Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка хст. 168 ТК РФ . При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.
Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.
Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк и должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит ьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 :
- командировочное удостоверение с отметками;
- служебное задание с отчетом о проделанной работе;
- чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.
И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.
В связи с этим возможны два варианта.
«Налоговые» палки в колесах
ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:
- <или> сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
- <или> расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.
Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн оподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 . Такова позиция ФНСПисьмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199 .
Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:
- до 2000 куб. см - 1200 руб. в месяц;
- свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.
В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк еПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .
Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл ьПисьмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 .
Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо вПисьма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406 ; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@ .
А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен оПостановления ФАС ПО от 30.05.2012 № А12-15477/2011 ; ФАС МО от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694 . Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.
Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ № 1
за период с 16 декабря 2013 г. по 25 декабря 2013 г.
Удостоверение № |
77 ОС № 123456 |
Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321
ВАРИАНТ 2 (более выгодный, но и более опасный). Никакое соглашение с работником не заключается, а ему возмещаются все потраченные на бензин суммы согласно отчету. Тут также имеет смысл оформить путевой лист. Все расходы на ГСМ, поскольку это обычные расходы на проезд в командировке, учитываем для целей налогообложения прибыли.
А вот какой позиции придерживается специалист Минфина.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Подробнее о нормировании расходов на ГСМ написано:“ Организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение топлива в полном объеме, если расход топлива не превышал нормы, установленные методическими рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте »утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р . Если фактический расход топлива на поездку превышает установленные методическими рекомендациями нормы, то в составе расходов учитывается сумма, рассчитанная по норм е” .
Таким образом, следуя этим разъяснениям, вы можете учесть в расходах не все затраты на бензин, а лишь в пределах норм по конкретному автомобилю. Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2008 г., нормы расхода ГСМ не установлены. В этом случае мы рекомендуем утвердить их самостоятельно, опираясь на техническую документацию к автомобилю.
; .Если сотрудник регулярно ездит в командировки на личном автомобиле, можно заключить с ним или договор аренды, или договор безвозмездного пользования. О том, какой вид договора выгоднее для организации, читайте в , .
У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте - так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.
Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.
Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов - всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.
На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.
По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже - ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ) . Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) .
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы
Обратите внимание на два момента: первое - в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе - говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)
При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ) . Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель
Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.
Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.
Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.
Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.
Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.
ПРИМЕР
Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.
На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…
В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?
Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.
В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...
В вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.
Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.
Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.
В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63) . При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 - 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 - 1 500 руб. в месяц.
Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).
Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» - это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.