Заявление о выдаче денег. Выдаем подотчетные деньги из кассы бюджетной организации
Какие правила выдачи денег в подотчет из кассы в 2017 году обязательны для применения работодателями? Правда ли, что с 19 августа применяются новые правила выдачи наличных без заявления? Можно ли перечислять деньги на банковскую карту? Ответим на основные вопросы и приведем 6 главных правил оформления подотчетных сумм.
Список лиц, имеющих право получать деньги
Организация-работодатель в силу норм законодательства о бухгалтерском учете обязана организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа:
В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.
Заявление на выдачу денег под отчет: новшества 2017 года
До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявление в произвольной форме, в котором требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена. Заявление могло выглядеть так (бланк):
Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании. Приведем образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2017 году:
Вы можете скачать образец приказа о выдаче денег в подотчет в 2017 году по .
Какую сумму можно выдавать под отчет в 2017 году
Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет? Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.
Напомним, что предельный размер расчета наличными – 100 000 рублей по одной сделке не применяется при выдаче денег под отчет (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Ведь эта предельная сумма применяется исключительно при расчетах с другими организациями или индивидуальными предпринимателями (п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). Следовательно, работнику организации можно выдавать и большую сумму. Так, например, руководителю (директору) можно выдать, допустим, 350 000 рублей и это не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.
В 2017 году подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Отчет за полученную сумму: обязателен или нет?
Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.
До 19 августа 2017 года нельзя было выдавать деньги под отчет, если работник не представил отчет о ранее полученных суммах. Однако с указанной даты такие требования из пункта 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У исключены.
Когда нужно отчитаться по полученными суммам: сроки
Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Выданные под отчет денежных средства не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В связи с этим, некоторые недобросовестные лица пытаются уйти от налогов и взносов путем выдачи денежных средств под отчет на неопределенный срок. Экспертам нашего портала, к примеру, известна ситуация, когда директор ООО выдал сам себе под отчет довольно крупную сумму (550 000 рублей) и в приказе не указал срок возврата. Он думал, что эти деньги теперь можно не возвращать. Однако это совершенно не так! Налоговики считают, что если срок возврата не прописан, то отчитаться по полученным суммам нужно в день их получения. Если отчета нет, то налоговики могут расценить денежные средства как доход директора. И, как следствие, доначислить НДФЛ и страховые взносы. Аналогичная ситуация и с выдачей денег под отчет рядовым сотрудникам.
Обратите внимание: специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Измените положение о ведении кассовых операций с 19 августа
Итак, как мы уже сказали, порядок выдаче денег в подотчет с 19 августа 2017 года изменился. В связи с этим организациям целесообразно обновить положение о работе с подотчетными суммами. Мы подготовили для наших читателей образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), который вы можете скачать.
6 главных правил выдачи под отчет в 2017 года
Теперь перечислим 6 главных правил выдаче подотчетных сумм в 2017 году:
- Под отчет можно выдавать любую сумму, в том числе, более 100 000 рублей;
- Для получения денег под отчет с 19 августа 2017 года заявление от работника получать не обязательно. Достаточно приказа руководителя.
- С 19 августа 2017 года выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
- Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
- С 19 августа 2017 году нужно обновить Положение о расчете с подотчетными лицами.
Выдача денежных средств в подотчет сопровождается оформлением нескольких документов, требования к которым изменяются, приводятся в соответствие с практикой. О порядке оформления заявки на выдачу и последних изменениях в нормативном регулировании читайте в нашей статье.
Заявка на выдачу денежных средств в подотчет и ее образец
В экономическом обороте расчеты регламентированы специальными нормативными актами. Подробнее об этом читайте в нашей статье по ссылке: Законодательство о наличной и безналичной формах расчетов . Сделки в интересах организации могут совершать ее сотрудники за счет выданных им средств. Ниже в статье размещена ссылка на образец заявления о выдаче денежных средств в подотчет. Применительно к данной ситуации в соответствии с нормами литературного языка применяется выражение «выдать деньги под отчет», поскольку об их израсходовании нужно будет отчитаться (представить авансовый отчет), а если возник остаток, вернуть его. Полученные средства называются подотчетными, поэтому в обиходе финансисты употребляют также словосочетание «выдать деньги в подотчет».
Работа с наличными деньгами и кассовые операции строго регламентированы в целях контроля за оборотом. Чтобы выдать сотруднику наличные денежные средства для совершения сделок в пользу организации с третьими лицами и совершения расчетов по ним, необходимо оформить (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У):
- кассовый документ (расходный кассовый ордер);
- заявление и (или) распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет.
Примерную форму такого документа можно найти по ссылке: Образец заявления о выдаче денег под отчет .
В каких случаях оформляется заявление
Заявка о выдаче подотчетных средств оформляется сотрудником:
- Для получения наличных денег (ситуация полностью урегулирована указанием № 3210-У).
- Получения денег путем их перевода на карту подотчетного лица. Эта возможность возникла относительно недавно, с ростом популярности использования банковских карт как для расчетов, так и для выплаты зарплаты. П. 2.3 положения ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт…» от 24.12.2004 № 266-П содержит открытый перечень операций, которые могут совершаться по дебетовым и кредитным картам, эмитируемым банками. Это может быть как личная карта сотрудника, так и корпоративная карта (п. 1.5 положения № 266-П).
Удобство в данном случае состоит в том, что организации не нужно уплачивать банку комиссию за снятие наличных денег с расчетного счета. Минфин РФ в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 настоятельно рекомендовал всем экономическим субъектам переходить на этот вид расчетов с подотчетными лицами, т. к. он наиболее прозрачен.
В данной ситуации регламентация в нормативных актах отсутствует. Вместе с тем каждый факт экономической деятельности должен иметь документальное отражение (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Порядок оформления подтверждающих операцию документов закрепляется в учетной политике организации как для целей бухучета, так и для налогового учета. Кроме того, возможность перевода денег на карту должна быть предусмотрена локальным нормативным актом (ЛНА).
Когда заявление не нужно
В некоторых случаях такое заявление не требуется:
- При выдаче денег из кассы индивидуального предпринимателя (ИП) ему лично. Это связано с тем, что ИП освобождаются от оформления кассовых документов при ведении ими учета доходов и расходов (п. 4.1 указания № 3210-У).
- При наличии распоряжения руководителя о выдаче денег под отчет, содержащего необходимые параметры: размер суммы, срок, Ф. И. О. сотрудника (п. 6.3 указания № 3210-У). Это новелла правового регулирования (подробнее о новшествах — ниже). Ранее возникали затруднения с формулированием заявления в ситуации, когда подотчетные суммы выдавались непосредственно руководителю: получалось, что он должен был писать заявление сам себе. Сейчас это несоответствие устранено.
В любом случае необходимо указывать назначение выплаты в расходном кассовом ордере. Ранее существовала позиция, согласно которой заявка не оформляется при перечислении денег на карту, основанная на письме Минфина РФ и ФК РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554. Однако уже в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 содержится указание на необходимость оформления заявления и в этой ситуации.
Реквизиты заявления
Заявка на выдачу денег составляется в свободной форме. Адресуется она не кассиру, выдающему деньги, а непосредственно руководителю организации, т. к. он должен разрешить выдачу денег. На документе обязательно проставляется его подпись. Реквизиты заявления выработаны практикой и основаны на требованиях п. 6.3 указания № 3210-У:
- Адресат — руководитель юрлица или ИП, из кассы которого будут выданы деньги.
- Заявитель — сотрудник или лицо, работающее на основании гражданско-правового договора (Ф. И. О., должность).
- Цель получения денег (хознужды, командировочные расходы и др.), если это требуется согласно ЛНА.
- Размер выдаваемой суммы. Нужно учитывать, что лимит наличных расчетов на выдачу подотчетных сумм не распространяется, т. е. выдать можно более 100 000 руб. Однако сотрудник должен быть проинструктирован о том, что в отношении совершаемых им в интересах работодателя сделок действует ограничение наличных расчетов. Подробнее о лимите читайте в статье на сайте по ссылке: Установление ограничения наличных расчетов .
- Срок, на который должны быть выданы средства. Он может быть определен как период (например, 20 дней) или конкретная дата (до «__» ____ г.). От момента истечения срока отсчитывается 3-дневный период для сдачи авансового отчета.
- Дата, подпись заявителя.
- Дата, подпись руководителя. При отсутствии руководителя подписать может лицо, имеющее соответствующие полномочия на основании ЛНА организации и (или) доверенности.
В случае если сотрудник просит выдать деньги путем перевода на карту, необходимо указать ее полные реквизиты:
- номер счета карты;
- сведения о банке (БИК, корсчет);
- Ф. И. О. владельца.
Кто проверяет заявление
Исходя из сложившейся практики и нормативных требований, заявка на выдачу денег проходит многоступенчатую проверку:
- ЛНА может быть предусмотрено предварительное визирование этого документа непосредственным руководителем сотрудника (начальником отдела, бригадиром и т. д.).
- Заявление изучает и подписывает при согласии с ним руководитель организации.
- Главный бухгалтер проверяет заявление, подписывает и выдает расходный кассовый ордер. Проверять остаток задолженности за сотрудником по подотчетным суммам не нужно.
- Кассир проверяет все представленные документы и затем выдает наличные деньги.
Если наличные не выдаются, а запрашиваемая сумма подлежит перечислению на счет карты, после передачи заявления главному бухгалтеру оно отписывается бухгалтеру-расчетчику, который готовит платежный документ на безналичный перевод денег.
Ответственность за выдачу подотчетных денег без заявления и (или) распоряжения руководителя
Отсутствие оформленного по установленным требованиям заявления или распорядительного документа при проверке налоговым органом кассовой дисциплины рассматривается налоговыми органами как нарушение порядка работы со свободной наличностью, образующее состав правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (см. постановления 13-го ААС от 29.10.2015 № 13АП-20326/15 по делу № А56-31498/2015, 12-го ААС от 23.12.2015 № 12АП-11295/15 по делу № А12-35947/2015).
В некоторых случаях суд считал отсутствие заявления недостаточным основанием для привлечения к ответственности. Например, в мотивировочной части постановления 9-го ААС от 19.01.2016 № 09АП-54852/15 по делу № А40-157238/15 это обстоятельство, указанное налоговым органом в числе нарушений, не приводится.
Однако в судебной практике можно встретить другой подход, основанный на постановлении ВС РФ от 30.09.2015 № 307-АД15-11670, несмотря на то, что в нем и судебных актах нижестоящих инстанций по этому делу отсутствует прямое указание на обстоятельства, связанные с наличием или отсутствием заявления.
Так, в постановлении 9-го ААС от 28.08.2017 по делу № А40-222672/2016 со ссылкой на приведенное постановление ВС РФ указано, что статус «свободных» денег выданные средства не имеют, иное налоговым органом не доказано. Для правильного оформления выдачи достаточно соответствия установленным требованиям расходного кассового ордера.
Тем не менее при ненадлежащем оформлении заявления или его отсутствии (с одновременным отсутствием письменного распоряжения) сохраняется возможность привлечения к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Новеллы нормативного регулирования
Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У предусмотрен ряд изменений в указании № 3210-У, которые вступили в силу по истечении 10 дней после выхода официальной публикации (08.08.2017), т. е. с 19.08.2017. Наиболее существенные из них:
- Дополнение п. 4.1, одновременно исключен п. 5.2. Кассовые документы теперь могут быть оформлены на основании фискальных документов (кассовых чеков, чеков БСО нового типа). Коррективы базируются на законе «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, который существенно обновлен. Подробности можно узнать из статьи на сайте по ссылке: Что гласит закон о замене ККМ в 2017 году? .
- Изменение п. 4.6: записи в кассовой книге может выполнять не только кассир.
- Дополнение п. 6.3: деньги могут быть выданы под отчет не только на основании заявления, но и по распоряжению руководителя.
- Изменение п. 6.3: упраздняется требование о погашении задолженности по ранее полученным под отчет суммам до выдачи денег под отчет.
Некоторые нормы подкорректированы с учетом возможности оформления кассовых документов в электронной форме.
Итак, для выдачи денег из кассы под отчет оформляется заявление от имени подотчетного лица с указанием суммы, срока и резолюцией руководителя, которая включает дату и подпись. На основании этого документа и (или) распоряжения уполномоченного лица по расходному кассовому ордеру выдаются наличные деньги либо производится безналичный перевод по реквизитам банковской карты, если это допускается ЛНА. При отсутствии заявки существует возможность привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Заявление на подотчет - образец 201 7-2018 годов можно скачать в этой статье. В процедуру составления такого заявления внесен ряд изменений, ознакомиться с которыми вы можете в материале ниже.
Изменения в заявлении на подотчет в 2017 году
Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.
Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.
Выбранный порядок должен найти отражение в .
Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет - по какому документу?» .
Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег
Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):
1 Сумму необходимых для покупки средств.
2 Срок, на который выдаются ДС.
3 Разрешающую визу руководителя и дату.
ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Подробности - в статье .
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).
Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.
Образец заявления на получение денег в подотчет
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления - тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после - подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:
Итоги
Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.
Каждая организация может выдавать своим сотрудникам денежные средства под отчет для произведения расходов в интересах компании. Лица, которым выдаются деньги в подотчет, именуются подотчетными. Их перечень строго ограничивается приказом руководителя ().
Чтобы подотчетному лицу получить денежные средства от компании, нужно написать заявление, в котором будет изложена просьба, цель расходования средств и необходимая денежная сумма.
Заявление должно получить одобрение бухгалтерии, которая подтвердит, что за подотчетным лицом нет задолженностей по суммам, выданным в подотчет ранее, а также руководителем. Выдача денег под отчет заявителю выдается только в том случае, если он является подотчетным лицом, и за ним нет долгов. Также должно присутствовать одобряющая виза на бланке заявления, поставленная руководителем компании.
Если на заявлении нет отметки бухгалтера о долгах или их отсутствии, нет подписи руководителя, подтверждающей выдачу указанной суммы в подотчет, то кассир не имеет права выдавать подотчетную сумму предъявителю заявления.
Деньги, полученные в подотчет, нельзя тратить на свои личные цели. Цели расходования четко ограничены — тратить деньги можно только в интересах предприятия, например, на командировку, на покупку товарно-материальных ценностей, произведение их ремонта, представительские расходы и пр.
Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет можно внизу статьи.
Как написать заявление на получение подотчетной суммы правильно (образец)
Чтобы к оформителю заявления не было претензий относительно корректности оформления заявления, чтобы его не пришлось переписывать заново, предлагаем воспользоваться рекомендациями, приведенными ниже.
В правом верхнем углу пишется данные генерального директора (директора) компании или лица его замещающего. Ниже пишутся ФИО и должность работника организации, которому необходимость получить денежные средства в подотчет.
После указания заголовка документа пишется текст, включающий:
- денежную сумму, которая подлежит выдаче в подотчет;
- цель расходования указанной суммы;
- обоснование данной суммы — привести необходимые доводы, расчеты, которые смогут подтвердить, что указанная сумма действительно обоснована и необходима для произведения указанных расходов, при необходимости к заявлению прикладывается документация, например, расчеты;
- дата выдачи денег;
- подпись и дата написания.
Подпись должна стоять личная (подотчетного лица).
После написания заявления оно передается в бухгалтерию для одобрения бухгалтером. Если долгов за подотчетным лицом нет, то бухгалтер поставит соответствующую отметку на бланке заявления.
Зачастую хозяйствующие субъекты осуществляют свои текущие расходы через подотчетных лиц. Ими, как правило, являются работники организаций (ИП), которые пишут , получают N-ую сумму, тратят ее на конкретные цели:
- на покупку товарно-материальных ценностей (например, канцтоваров);
- на оплату услуг, работ;
- на командировочные расходы;
- на отправку корреспонденции и пр.,
а затем отчитываются об израсходованных средствах.
Порядок выдачи подотчетных сумм в наличной форме регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (далее - Указания № 3210-У). Разберем, какие именно правила подотчета устанавливает данный документ.
Кому можно выдать деньги под отчет
Выше было упомянуто, что «подотчетниками» могут быть работники юрлица или ИП. Это следует из Указаний № 3210-У. Но это не только те физлица, с которыми компания состоит в трудовых отношениях. Согласно Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 года к работникам относятся еще и исполнители по гражданско-правовым договорам. Например, организация вправе выдать денежные средства под отчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по договору ГПХ (письмо ЦБ РФ от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).
Как можно выдать деньги под отчет
Денежные средства под отчет можно выдать не только наличными из кассы предприятия, но и перечислить на банковскую карту (зарплатную или корпоративную). Это подтверждают письма: , ).
При этом порядок безналичных расчетов по подотчетным суммам должен быть прописан в локальном нормативном акте компании (например, в учетной политике или положении о расчетах с подотчетными лицами).
На какой срок можно выдать деньги под отчет
Закон не устанавливает каких-либо ограничений по сроку, на который выдаются деньги подотчетному лицу. Поэтому его продолжительность может быть любая, хоть год. По желанию руководитель может самостоятельно ввести соответствующие ограничения, закрепив это приказом.
Проверьте задолженность по подотчетным суммам
- компанию - на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
- должностное лицо или ИП - на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.
Хотя такая мера наказания может быть оспорена в суде, поскольку предусматривает ответственность за нарушение кассовой дисциплины, а не за порядок выдачи денежных средств под отчет (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 г. № А03-14372/2013, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2013 г. № 09АП-34612/2012). Но не факт, что решение будет в Вашу пользу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 г. № 09АП-2451/2013).
Если компания не готова к судебным тяжбам, то лучше соблюдать последовательность: сначала работник гасит долг по старому подотчету (или компания возмещает ему перерасход), а уже потом он получает новую сумму.
Основание для выдачи денег под отчет
Без письменного заявления от работника выдать деньги под отчет нельзя. На это указывает абз.1 Указаний № 3210-У. Документ составляется в произвольной форме. При это в нем обязательно указываются:
- необходимая сумма;
- срок, на который выдаются средства;
- подпись руководителя;
- дата написания заявления.
Обратите внимание! В соответствии с новым кассовым порядком ( Указаний № 3210-У) «подотчетник» (или бухгалтер) может сам указать в заявлении сумму подотчета и срок, на который он выдается. До 1 июня 2014 года заполнять эти реквизиты собственноручно приходилось руководителю (п.4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Теперь же достаточно только его визы.
При составлении заявления на выдачу денег под отчет работники нередко допускают ошибки. Например, не указывают срок, на который выдаются денежные средства. «Подотчетник» должен знать, что если данный реквизит в документе пропущен, то отчитаться о совершенных тратах ему надлежит в течение 3-х рабочих дней с момента получения денег (абз.2 Указаний № 3210-У).
Для того, чтобы документ был оформлен правильно и работнику не приходилось каждый раз сочинять его текст, рекомендуется заранее подготовить шаблоны заявления.
В типовой форме, помимо обязательных реквизитов, следует предусмотреть поля для указания:
- информации о задолженного подотчетного лица (чтобы кассир по незнанию не выдал деньги тому работнику, который их получать не вправе), которую завизирует бухгалтер;
- цели выдачи подотчета.
Кстати, безопаснее написать заявление на выдачу денег под отчет и в том случае, если денежные средства перечисляются на зарплатную карту с расчетного счета. При его отсутствии налоговики могут посчитать, что работнику были переведены не подотчетные суммы, а иные доходы и удержат с них НДФЛ.
Еще раз обратим внимание , что писать такое заявление должны все получатели подотчетных средств, включая руководителя. Ведь в компании он трудится, как и все, по трудовому договору (ч.6 , письмо Роструда от 11.03.2009 г. № 1143-ТЗ).
При этом, бланк документа для директора необходимо составить с другими формулировками.
Дальнейший порядок действий
Одобренное заявление на выдачу денег под отчет передается в бухгалтерию. На его основании производится выдача средств «подотчетнику»:
- в наличной форме - с оформлением расходного кассового ордера (форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88);
- в безналичной форме - с заполнением платежного поручения для перевода денег на банковскую карту.
К сведению ИП, ведущих налоговый учет доходов или доходов и расходов, а также физических показателей. В соответствии с абз.2 Указаний № 3210-У они могут не оформлять кассовые документы.
Предупредите получателя, что ему не следует передавать подотчетные деньги другому лицу. Хотя законодательством не установлен запрет на подобные действие, но, в то же время, не регламентирован и порядок передачи. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, не разрешайте сотрудникам передавать подотчетные суммы своим коллегам
В течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги под отчет (указывается в заявлении), работник должен отчитаться о своих тратах (абз.2 Указаний № 3210-У). Для этих целей он использует авансовый отчет. В соответствии с ч.4 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ компания вправе самостоятельно разработать форму данного документа или использовать унифицированную (форма № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 5).
К авансовому отчету работник прилагает все подтверждающие документы. Если окажется, что он потратил больше, чем получил, то организация (ИП) обязана ему возместить сумму перерасхода. Если у «подотчетника» остались неизрасходованные деньги, то их он должен вернуть предприятию. При возврате остатка наличными средствами оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88).