Сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Какой срок хранения документов в архиве организации
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .
По одним документам - 5 лет .
А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .
Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.
Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.
к меню
Сроки хранения КАДРОВОЙ документации
Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Началом срока хранения документов
считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.
- Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).
Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.
Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
к меню
В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года
Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .
В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Как восстановить утерянный документ
Формально порядок действий такой:
- Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
- Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
- По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
- На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
- Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
- Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль
В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.
Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?
Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
к меню
СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)
Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.
к меню
Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
к меню
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.
к меню
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.
Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
- штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
- от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
к меню
Документ |
Срок хранения |
1. Оплата труда |
|
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении. |
Постоянно* |
Положение об оплате труда и премировании работников |
Постоянно |
Табель учета рабочего времени: Нормальные условия труда Тяжелые, вредные и опасные условия труда |
|
Расчетно-платежная ведомость |
|
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников |
|
2. Страховые взносы |
|
Карточка индивидуального учета |
|
Платежные поручения на перечисление страховых взносов |
|
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов |
|
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1) |
|
2.1 Документы для ФСС России |
|
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму |
|
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма |
|
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний |
|
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму |
|
2.1 Документы для ПФР |
|
Индивидуальные сведения |
|
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов |
|
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3) |
|
Налоговая карточка по учету НДФЛ |
|
Справка по форме 2-НДФЛ |
|
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный) |
|
Заявление об отказе от вычета |
|
Заявление о последовательности применения вычетов |
|
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ |
|
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС |
|
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ |
|
Листок нетрудоспособности |
|
Журналы регистрации листков нетрудоспособности |
|
Заявление о выплате пособия |
* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).
Ответы на популярные вопросы на тему:
Как долго хранить кадровые документы
Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.
В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:
- 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
- 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.
Постоянно в компании должны храниться:
- Приказы по основной деятельности;
- Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
- Протоколы проверки отдела кадров.
- Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
- Штатные расписания и т.д.
Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.
Меньшие сроки устанавливают для:
- 1 год – для графиков отпусков;
- 3 года – приказы по командировкам;
- 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
- 10 лет – коллективные договора.
Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.
Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке
Хранение документов в электронном виде
В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:
- Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
- Распечатывать файлы не нужно.
- Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
- Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
- В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
- Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
- Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.
Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов
Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.
Как считать сроки хранения документов
Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.
При этом имеют место несколько исключений:
- Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
- Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
- Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.
Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения
Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.
Как уничтожить старые бумаги
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:
- Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
- Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
- На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.
Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.
Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.
Нельзя уничтожать файлы следующим способом:
- Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
- Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.
Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.
Ответственность за нарушение сроков хранения
При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:
- За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
- За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
- Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.
Это устанавливает НК РФ, статья 120.
Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.
Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17). Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требование относится именно к бухгалтерским документам.
Хранение налоговых документов
Налоговый же кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».
Важно
Данный материал является выдержкой из бератора «Первичные документы» .
Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению "первички". Доступны как , так и электронный вариант бератора.
Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что подтверждают правильность исчисления и уплаты налогов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалтеры. По сути речь идет об одних и тех же документах. Казалось бы, противоречие налицо.
Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ведомства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие - для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.
Поэтому, если есть сомнения, во избежание недоразумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.
Требования архивного законодательства
Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.
Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хранения. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.
Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 33/пс.
Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:
- хранить документы на фирме;
- сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).
Ответственность за нарушения правил хранения документов
Если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать вашу фирму.
Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ):
- 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
- 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
- 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.
Имейте в виду, что истребовать документы фирмы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
Обратите внимание: этот штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.
Если налоговики обнаружат, что вы нарушили правила хранения учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, налагать на руководителя вашей фирмы штраф или нет.
Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
Во многих регионах России есть свое архивное законодательство, которым предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, например, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».
Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответственность только в рамках закона и только за нарушения местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 50 000 рублей (ст. 3.5 КоАП РФ).
Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, постановлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 50 000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.
Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице .
Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету
Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).
Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.
В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.
Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году
Вид документа | Срок хранения |
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д | 5 лет после окончания периода, за который они составлены |
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы | |
Акты сверок | |
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов) | В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности |
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) | В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет |
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО | Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании |
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН | |
Учетная политика | 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности |
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 лет |
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки | Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок |
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи) | В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи |
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения) | В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается |
Как долго хранить кадровые документы
В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.
Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними - 75 лет.
Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.
Вид документа | Сроки хранения |
Коллективные договоры | Не менее 10 лет (присланные для сведения - до минования надобности) |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) |
Документы о премировании | 5 лет |
Штатные расписания и изменения к ним | Постоянно |
Личные дела | 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года |
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | |
Личные карточки работников | |
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (невостребованные - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) |
Графики предоставления отпусков | 1 год после окончания его действия |
Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются
Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.
Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?
Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.
Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).
Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.
Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов
Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.
Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.
Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.
Как избавиться от старых документов
Если срок хранения документов истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Оформить акт можно по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Образец посмотрите ниже.
Если у компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта придется оформить приемно-сдаточную накладную.
Если такого договора нет, то в акте надо указать способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.
В каждой организации должно быть обеспечено хранение документов согласно их срокам. Известно, что разные виды документов имеют различные сроки хранения. Чтобы не запутаться и не наделать уничтожить в предстоящем 2017 году нужную документацию, рекомендуем узнать из данной статьи о сроках хранения основных видов документов организации.
Из данной статьи вы узнаете:
- сроки хранения документов в 2017 году;
- как организовать хранение документов в 2017 году;
- уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Сроки хранения документов в 2017 году следует проверить как можно раньше. Данная мера должна проводиться ежегодно в каждой организации с наступлением нового календарного года. Особенно это актуально в организациях с большим документооборотом. Лучше всего осуществлять проверку сроков хранения до того, как в архив будут сданы новые документы, чтобы не выполнять одну и ту же работу дважды. Документы, передаваемые на хранение в архив, следует проверять при непосредственном факте приема-передачи. Однако, чтобы иметь возможность правильно распознать срок хранения того или иного документа, необходимо знать о том, как они подразделяются.
Сроки хранения документов в 2017 году
В первую очередь хочется отметить, что сроки хранения документов в 2017 году не претерпят никаких изменений. Это означает, что все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок хранения которых не превышает десяти лет.
Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет. Соответственно деловые бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (зачастую даже после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).
Те же самые сроки хранения предусмотрены и для электронных документов. Важно запомнить, что на срок хранения не влияет носитель, на котором оформлен документ. Конечно, электронные носители во многом более надежны в плане сохранности, нежели бумага, однако хранить их необходимо на протяжении одного и того же периода времени, а проверку и перезапись электронных документов требуется проводить значительно чаще (хотя бы 2 раза в год).
Также отметим, что организация должна не только сохранить документ, но и обеспечить его читаемость. То есть мало того, чтобы бумаги пролежали в коробках положенный срок – они еще должны быть в хорошем состоянии и не потерять своего вида. В противном случае контролирующие органы могут обвинить вас в недобросовестном обеспечении сохранности документов.
Организация хранения документов в 2017 году
Организация хранения документов в 2017 году должна вестись с учетом современных способов хранения. Так, в последние годы многие организации стараются организовать архивное хранение документов полностью в электронном виде, избавившись тем самым от больших объемов бумаг. Однако при таком подходе необходимо учитывать, что недопустимо хранить только копии документа в электронном виде – нужно позаботиться о сохранности оригинала документа в первую очередь.
Несмотря на то, что на данный момент многие деловые бумаги уже изначально оформляются в электронном виде, такие виды документации, как кадровая или бухгалтерская все еще имеют преимущественно бумажные носители, а их срок хранения исчисляется десятилетиями. Поэтому все-таки следует позаботиться об обеспечении максимальной сохранности бумажной документации.
Если документооборот в организации настолько мал, что выделять отдельное помещение под архив нецелесообразно и слишком затратно, то рекомендуем сдать документацию на хранение в муниципальный или государственный архив. Однако в этом случае необходимо учитывать тот факт, что документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями данного архивного учреждения.
Уничтожение документов
Чтобы определить сроки удаления документов, следует обратиться к номенклатуре дел. Если вы не уверены, истек ли срок хранения документов, то вы всегда можете уточнить их по типовым и ведомственным перечням. Следует отметить, что организация не имеет права оставлять на хранение документацию с истекшим сроком хранения (допустимо в случае предстоящих или текущих судебных разбирательств). Также категорически запрещается уменьшать сроки хранения деловых бумаг.
Чтобы сделать хранение и уничтожение документов более легкой и понятной процедурой, рекомендуем всегда иметь под рукой перечень деловых бумаг с указанием сроков хранения. Несмотря на обширный список, большая часть документации может храниться в течение пяти лет. Именно такой срок указан в типовом перечне.
Разрешается включать в акт об уничтожении те документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, если организация проводит процедуру уничтожения документов в 2017 году в мае, то разрешается уничтожить документы, срок хранения которых истек до 1 января 2017 года. Если срок хранения деловой бумаги истек 2 января 2017 года, то данная документация ни в коем случае не может быть уничтожена, а должна оставаться в архиве организации до следующего года.