Составление графика отпусков. Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки
17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.
Организуем работу по составлению графика
В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.
Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:
- на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
- в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
- срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
- срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.
График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.
Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.
Что включить в график
В график отпусков нужно включить:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
- отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:
- работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
- инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
- педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
- государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- имеющим особый характер работы;
- с ненормированным рабочим днем;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).
Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:
- удлиненный отпуск (30 календарных дней);
- дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
- дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
- дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).
Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).
При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:
- несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
- работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
- женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.
График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.
Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:
- в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
- часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
- в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).
Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:
Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.
Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.
Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?
Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.
Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?
Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).
Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?
Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.
Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?
Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.
Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?
Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.
После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.
Оформляем документ
Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.
Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.
Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).
Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).
Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.
Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.
Право отдыхать имеют все. Для любого предприятия важно, чтобы во время отпускного периода оно не остановилось. Поэтому важно планомерно распределять время отдыха людей и отпускать их в отпуск последовательно в течение года. Это поможет не сорвать выполнение намеченных работ, грамотного перераспределить нагрузку на работающих, зарезервировать денежные средства на отпускные.
Все члены трудового коллектива заинтересованы в заблаговременном планировании предстоящего отпуска.
Упорядочение режима труда и отдыха важный аспект в работе любого предприятия. В данной статье мы рассмотрим как составить график отпусков в организации.
Планирование графика отпусков в организации
Трудовой кодекс прямо прописывает обязанность предприятия планировать отпуска на предстоящий год:
- его нужно согласовывать с профсоюзным органом, если такой есть;
- с знакомят всех работников компании. При чем все это нужно сделать за 2 недели до окончания текущего года;
- график отдыха сотрудников обязателен для всего коллектива , включая его руководителя. Поэтому индивидуально с ним знакомят всех работающих.
Для этого можно либо составить специальную ведомость, либо предусмотреть дополнительную графу в графике, где работник заверит своей подписью факт ознакомления с документом. Законодательство нарушать нельзя. Если при проверке выяснится, что графика отпусков нет, то на организацию будет наложен от 1 до 5 тысяч рублей административный штраф.
Помимо планирования отпусков, каждый сотрудник должен быть еще раз уведомлен о начале отдыха, но уже за 14 дней до момента наступления отпуска. Для этого нужно составить уведомление с указанием периода начала и окончания отпускного периода.
Любые изменения, которые необходимо внести в утвержденный документ, должны согласованы заинтересованными сторонами и внесены в него на основании подписанных директором приказов.
Специализированная форма отпускного графика
Для формирования графика планируемых уходов в отпуск имеется , утвержденная 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата России № 1.
В ней предусмотрено проставление номера составленного документа и его даты. Там же указывается год, на который он принимается. План для отпусков подписывается главой компании и заверяется кадровиками.
Сотрудник, ответственный за составление отпускного графика, должен проставить против фамилии работающих обязательные к заполнению на момент его утверждения даты ухода в отпуск и количество дней запланированного отдыха.
Пример #1 расчета отпуска сотрудников
В нашей стране положенный ежегодно отпуск измеряется в календарных днях. Его продолжительность должна составлять не менее 28 дней с учетом рабочих и выходных дней. Праздничные дни, которые признаны в соответствии с российским законодательством нерабочими, не должны включаться в отпуск.
Рассмотрим пример #1.
Работник уходит в отпуск с 1 по 15 марта. Продолжительность отпуска, которая будет указана в отпускном графике составит 14 календарных дней, так как 8 марта – праздничный день и он не будет включен в отпуск. А сотрудник будет иметь возможность отдохнуть без перерыва 15, а не 14 дней подряд.
При планировании отпусков кадровики должны будут проверить личные дела сотрудников на предмет их работы на вредном или опасном производстве, в режиме ненормированного рабочего времени. Если такие лица есть в штате, то первым отдых должен быть увеличен на 7 дней, а вторым – на 3 дня.
Если сотрудник не желает отгуливать к отпуску дни, положенные сверх 28 дней по закону или принятым в организации локальным нормативным документам, то он имеет право вместо отдыха воспользоваться компенсацией за неотгуленные дни.
Разрешено трудовым кодексом разделять отпуск на несколько частей. Главное, чтобы одна из его частей предусматривала продолжительность отдыха отпускника не менее 14 дней подряд. Оставшиеся дни могут разбиваться в любой пропорции.
Опытные кадровики строго следят за тем, чтобы сотрудник не пропускал сроки ухода в отпуск, и тем более не игнорировал положенный ему отдых свыше 2-х лет подряд.
Трудоголиков нужно отправлять отдыхать в приказном порядке, чтобы не нарваться на неприятности со стороны проверяющих трудовых инспекций.
Для лиц моложе 18 лет и лиц, работающих с вредными веществами или в опасных условиях, ежегодный отпуск обязателен и переносу на последующий рабочий период не допускается.
Как составить график отпусков на год для новичков
Новые сотрудники имеют право на ежегодный отпуск после того, как отработают без перерыва 6 месяцев со дня зачисления в штат. Досрочно воспользоваться своим правом на отдых они могут только с разрешения начальства.
Для соблюдения трудовых норм следует грамотно запланировать отпуск нового сотрудника. Для этого нужно поставить его в план по отпускам не ранее чем через шесть месяцев после приема его в коллектив, но не менее чем за 28 дней до окончания первого отработанного в данной компании года.
Рассмотрим пример #2
Сотрудник был оформлен в организацию «А» 10 октября. Так как до завершения календарного года остается более 6 месяцев, то включать его в план отпусков на текущий год не надо. В график ежегодных отпусков на следующий год ему можно запланировать отдых в любое время с 10 апреля по 12 сентября 2016 года.
И даже если у работодателя нет возможности отпустить новичка в этот период отдыхать, он все равно обязан будет это сделать.
Вывод: сотрудники, заключившие трудовые договора и приступившие к выполнению своих трудовых обязанностей в период с 3 июня текущего года должны быть включены в отпускной график только на следующий год. При этом работник может, заручившись согласием своего нанимателя уйти в отпуск до истечения 6-месячного срока, положенного для получения такого права.
Исключения из правил
Законодателями не предусмотрено право выбора времени для отпуска, но закреплено несколько ситуаций, предусматривающих возможность получения работающими оплаченного отпуска вне графика и без выработанного для этого стажа при имеющихся на то особых обстоятельств.
Таблица 1. Категории работников, которым положен внеочередной отдых
Перенос отпуска
Если работник не ушел вовремя в отпуск, то его отдых может быть перенесен. Законом предусмотрена такая возможность в случаях:
- если срок отпускного периода пропущен из-за болезни, что должно быть подтверждено листком нетрудоспособности;
- когда на работающего было возложены государственные обязанности, во время выполнения которых он был освобожден от основной работы;
- если работодатель не исполнил свои обязанности и не уведомил своего сотрудника вовсе или уведомил его с опозданием;
- если отпускные не были своевременно выплачены или их перечисление было задержано.
Но есть обстоятельства, которые вынуждают работодателя отсрочить уход работающего в отпуск, либо отозвать его с отдыха. Это происходит, когда без отозванного из отпуска работника предприятие может остановиться или понести большие убытки. На такие меры руководители идет крайне редко и только с согласия самого работника.
Отражение данных в графике
Работнику запланирован отпуск в количестве 31 календарный день, в том числе дополнительный отпуск в связи с ненормированным режимом работы 3 календарных дня. Отпуск планируется разбить на 3 части: 14 календарных дней, 10 и 7. Работник в период с 10 по 18 марта болел. В связи с этим начало отпуска было отодвинуто с 12 числа на 19 марта.
Значит в плане отпусков нужно заполнить дату фактического ухода в отпуск с 19 марта, а в примечании необходимо отметить причину, по которой сотрудник должен будет отгулять в общей сложности не 28, а на 3 дня больше – 31 календарный день.
Все отпуска кадровые работники фиксируют не только в составленном и утвержденном плане, но и в личных карточках работников.
Резюме:
1. Составление графика – обязанность работодателя.
2. Его соблюдение обязательно для всех.
3. Срок окончательного согласования – за 2 недели до нового года.
4. Все изменения в него утверждаются приказами руководителя.
Все работающие люди имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но чтобы все сотрудники одновременно не ушли в отпуск, а работа предприятия не остановилась, практикуется составление графика отпусков, который с одной стороны гарантирует права работников на отдых, а с другой – защищает работодателя.
Что представляет собой график отпусков?
По сути, график отпусков является расписанием ежегодных отпусков сотрудников, который составляется для того, чтобы установить очередность отдыха и обеспечить пребывание на работе нужного количества людей.
Существуют определенные правила составления графика отпусков. Так, график отпусков составляется и утверждается один раз в год, без права вносить в него изменения (можно записать туда только изменения в сроках отпусков, если они имеют место, а изменение сроков отпуска возможно только на основании такого документа, как приказ о переносе отпуска, подписанный руководителем организации). Он согласовывается с администрацией предприятия и профсоюзным органом (если таковой имеется).
График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и, конечно, с учетом особенностей рабочего процесса. Коллективным договором или другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность людей, которые, работая в определенном подразделении, могут одновременно находиться в отпуске. Это делается для того, чтобы не страдал и не останавливался рабочий процесс.
К составлению графика отпусков нужно приступать в ноябре, а утвержден руководителем он должен быть не позднее 16 декабря, то есть, за две недели до наступления нового календарного года, как того требует Трудовой кодекс.
Если на работу в течение года устраиваются новые сотрудники, их не вносят в график, а отпуска им предоставляются по согласования с администрацией.
Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?
График отпусков должен быть в любом учреждении, независимо от того, сколько сотрудников там работает. Согласно Трудовому кодексу этот документ является обязательным, как для работника, так и для работодателя. Он дает работнику необходимые гарантии, а работодателя заставляет соблюдать закон. Кроме того, именно графиком отпусков устанавливается очередность отдыха сотрудников. Ну а те, кто считает, что соблюдать требования Трудового кодекса не обязательно, должны быть готовы к штрафам, которые налагает трудовая инспекция на работодателей за отсутствие утвержденного графика отпусков.
Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков
Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников (список представлен в таблице ниже) имеют право получить очередной отпуск в определенное время. Например, женщины, у которых двое (и больше) детей, возраст которых до 12 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время. Такие же льготы предусмотрены для отцов-одиночек, Ветеранов войны и труда, сотрудников младше 18 лет, опекунов или попечителей, Ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя России, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы. Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.
№ | Категория работников | Нормативный правовой документ |
---|---|---|
1 | Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС | Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изм. на 25.07.2002) |
2 | Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы | Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изм. на 13.07.2001) |
3 | Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» | Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (с изм. на 16.04.2001) |
4 | Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда | Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с изм. на 25.07.2002) |
5 | Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы | Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» |
6 | Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) | Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» |
Как правильно составить график отпусков?
График отпусков организации является локальным актом, в котором содержится информации об очередности отпусков работников всех структурных подразделений. Для его составления существует определенная форма, а образец графика отпусков можно найти в интернете. Каждое структурное подразделение организации имеет свой график отпусков. Так делается на многих предприятиях, и эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют свои графики в зависимости от потребности отдела в количестве необходимого персонала, а потом уже отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.
После этого кадровики передают исправленные (если в этом есть необходимость) графики на обсуждение работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам передвинуты, и руководителям отделов для согласования. В этом тоже есть смысл, так как только руководитель отдела может сказать, какие сотрудники должны присутствовать на рабочих местах в конкретное время года. А что касается переноса отпуска работникам, которое может иметь место во время корректировки, то иногда при смещении отпуска одного сотрудника, смещается отпуска и еще нескольких, что тоже требует согласования с теми, чьи интересы это затронуло.
После согласования и урегулирования всех спорных вопросов исправленные графики снова передаются в отдел кадров, где уже составляется сводный график на все предприятие.
Составление графика отпусков в небольших учреждениях
Для небольших предприятий привычным является предварительный опрос работников о времени отпуска, который проводят сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений. Чтобы избежать лишних проблем и разночтений в пожеланиях работников, инспекторы по труду рекомендуют не просто проводить опрос работников, а оформлять его результат официально, с подписью самого работника, которая будет подтверждать, что он не возражает против конкретного времени отпуска, которое ему предложено. После сбора данных о пожеланиях сотрудников, нужно взять образец составления графика отпусков () и создать проект документа, который еще раз придется согласовать с руководителями структурных подразделений.
Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков
При составлении графика отпусков кроме пожеланий работников необходимо также учитывать и требования действующего законодательства. А именно:
- Стаж работы – право на оплачиваемый отпуск имеют работники, стаж работы которых на момент составления графика отпусков не меньше шести месяцев (при этом работника нужно предупредить, что его отпуск может быть отодвинут). Кроме того, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Такие ситуации предусматривают перенос отпуска по соглашению между работником и работодателем даже в том случае, если отпуск запланирован и включен в график, поскольку отсутствие необходимого стажа у работника – юридически значимое основание, позволяющее внести изменения в график.
- Отдельные категории сотрудников могут получить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа. К ним относятся: работники, которым еще не исполнилось 18 лет, женщины перед отпуском по беременности или же после него, усыновители детей, не достигших трехмесячного возраста. Конечно, составляя график, реально запланировать только отпуска несовершеннолетних работников или принятых на работу беременных женщин. Во всех остальных случаях отпуск может быть предоставлен до того, как истечет шестимесячный срок непрерывной работы сотрудника в организации, только по заявлению работника и согласования с администрацией. На сегодняшний день Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени, следовательно, при предоставлении отпуска авансом – до истечения полугода работы на предприятии – оплата отпускных должна быть произведена в полном объеме, а отпуск предоставлен полностью.
- Дополнительные ежегодные отпуска предусмотрены во многих организациях. Они могут быть связаны с вредными или же опасными условиями труда. Такие отпуска тоже вносятся в график, но стаж, который дает право использовать такой отпуск, включает только фактически отработанное время. И возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.
- Два отпуска могут получить в одном календарном году те, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например, в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие года работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления проекта графика и, конечно, должна быть внесена в бланк графика отпусков.
- Очередность отпусков устанавливается не только согласно пожеланиям работников, а еще и в зависимости от того, имеются ли на предприятии сотрудники, которые имеют первоочередное право использовать ежегодный отпуск в летнее время или в то, которое они выберут по своему желанию. Чтобы учесть интересы этой категории сотрудников, составляется список тех, у кого есть такое право.
- Сотрудники, работающие по совместительству, имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в то же самое время, что и на основной работе. Для этого они должны представить подтверждающий документ – справку с основного места работы о сроках отпуска.
- Работники, которые по каким-то причинам не использовавшие отпуск за прошлый год, также имеют право первоочередного ухода в отпуск или выбора удобного для них времени.
- Работники, собирающиеся поступать в ВУЗы, а также те, у кого есть дети – выпускники 11 или 9 классов тоже имеют право выбрать время отпуска самостоятельно. Особенно это касается работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, если обучение их детей планируется в другом регионе. В этом случае для сопровождения ребенка в учебное заведение сотрудник имеет право на полный отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) в то время, когда проходят вступительные экзамены.
- Продолжительность отпуска в нашей стране 28 календарных дней. Но при наличии на предприятии дополнительных отпусков очередной отпуск может быть увеличен. Это относится и к некоторым категориям работников, для которых предусмотрены более длительные отпуска:
№ | Категории работников, виды работ, производств | Продолжительность ежегодного отпуска | Нормативный правовой акт |
---|---|---|---|
1 | Работники в возрасте до 18 лет | 31 календарный день | Трудовой кодекс РФ - статья 267 |
2 | Педагогические работники образовательных учреждений | 42, 56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724) | Трудовой кодекс РФ - статья 334 |
3 | Инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности | не менее 30 календарных дней | Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изм. на 29.05.2002) - статья 23 |
4 | Граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора | 30 календарных дней | Федеральный закон от 02.08.1995 № 122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста» - статья 13 |
5 | Государственные служащие | Федеральный закон от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. на 07.11.2000) -статья 18 | |
6 | Муниципальные служащие | не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности) | Федеральный закон от 08.01.1998 № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статья 17 |
7 | Судьи | 30 рабочих дней; 45 рабочих дней (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате); 51 рабочий день (в районах Крайнего Севера) | Закон РФ от 26.06.1992 № 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» (с изм. на 15.12.2001) - статья 19 |
8 | Работники прокуратуры (прокуроры и следователи, научные и педагогические работники) | 30 календарных дней | Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) -статья 414 |
9 | Прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями | не менее 45 календарных дней | Примечание. Конкретная продолжительность установлена Правительством РФ (постановление 06.03.1996 № 242): 54 календарных дня - в районах Крайнего Севера; 46 календарных дней - в приравненных к районам Крайнего Севера местностях. |
10 | Сотрудники налоговой полиции | 30 календарных дней; 45 календарных дней (при прохождении службы в местностях с тяжелыми климатическими условиями) | Федеральный закон от 24.06.1993 № 5238-I «О федеральных органах налоговой полиции» (с изм. на 25.07.2002) - статья 13 Положение о прохождении службы в органах налоговой полиции Российской Федерации (постановление Верховного Совета РФ от 20.05.1993 № 4991-I (с изм. на 30.06.2002) |
11 | Сотрудники милиции | 30 суток плюс время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно | Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (с изм. на 25.04.2002) - статья 20 |
12 | Сотрудники таможенных органов | 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно | Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статья 36 |
13 | Члены Совета Федерации Депутаты Государственной Думы | 48 рабочих дней | Закон РФ от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статьи 28, 40 |
14 | Помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору | до 36 рабочих дней | |
15 | Граждане, занятые на работах с химическим оружием | 56 календарных дней (по первой группе работ); 49 календарных дней (по второй группе работ) | Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» (с изм. на 25.07.2002) - статья 5 |
16 | Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований | 30 суток - имеющие непрерывный стаж работы в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях на должностях спасателей до 10 лет; 35 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 10 лет; 40 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 15 лет | Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» (с изм. на 24.03.2001) - статья 28 |
Форма Т-7: зачем она и где её скачать?
На сегодняшний день действует форма Т7 графика отпусков, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 2001 году. Некоторые кадровики считают, что график отпусков можно оформить и в произвольной форме. Но, поскольку существуют унифицированные формы учетной документации, к которым и относится форма Т7, для составления графика отпусков стоит пользоваться именно ей. К тому же для финансовой структуры предприятия форма Т7 является документом, на основании которого будут производиться выплаты отпускных сотрудникам. Так что вопрос об использовании или не использовании формы Т7 является бессмысленным.
Конечно, иногда при разбивке отпуска на части или необходимости ознакомить сотрудника с тем, что он уходит в отпуск (это нужно делать за две недели до начала отпуска) возникают сложности, так как форма Т7 не предусматривает подобных действий. Но эту проблему все решают по-своему. Например, задействуют дополнительные строки или добавляют лишнюю графу для подписи работника (а некоторые прилагают к графику отпусков дополнительный ознакомительный лист).
Многих интересует вопрос, нужен ли приказ об утверждении графика отпусков? Нет, не нужен. Так как форма Т7 содержит в шапке раздел «Утверждаю», где руководитель ставит свою подпись, она сама является приказом, так что необходимости в еще одном дополнительном приказе нет.
Скачать бланк формы №Т-7 можно по .
График отпусков и профсоюз
Унифицированная форма графика отпусков создавалась с учетом требований КЗоТ и, соответственно, имеет шаблон грифа согласования с профсоюзом. Сейчас Трудовой кодекс не требует согласовывать график отпусков с профсоюзной организацией. Но если профсоюз на предприятии существует, то согласование графика с председателем профсоюзного органа производится. Если же профсоюза нет, то это указывается в шаблоне.
Само согласование с профсоюзом производится еще на стадии проекта графика отпусков. Когда он уже составлен, но еще не утвержден руководителем организации. Проект подписывает начальник кадрового отдела и руководители структурных подразделений. Потом с ним знакомится представитель профсоюза. Согласованный с профсоюзом график поступает на подпись руководителю, после чего он считается полностью законным и не может оспариваться работниками.
Как перенести отпуск сотруднику?
Если по какой-то причине сотрудник не может уйти в отпуск в определенное графиком время (это может быть как производственная необходимость, так и личные причины), то он должен подать заявление о переносе отпуска. При положительном решении вопроса издается приказ руководителя, а в графике отпусков делаются соответствующие записи в графах 7-9. Если отпуск отменяется по причине, которая связана с производственным процессом, или сотрудник отзывается из отпуска, то перенос отпуска на следующий год фиксируется в графе №10 – «Примечание».
Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:
- начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно
- в подразделении должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование
- одновременно не могут уйти в отпуск специалисты одного профиля
- накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей
- не нужно возлагать обязанности работника находящегося в отпуске на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди
- распределять отпуска нужно так, чтобы не страдал рабочий процесс и сотрудники
А чтобы не делать лишнюю работу, исправляя проект графика, лучше заранее согласовать с работниками и руководителями структурных подразделений сроки отпусков и разбивку отпуска на части (если они хотят разделить его).
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
ФАЙЛЫ
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
- Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
- Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
- внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
- женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
- граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
Можно ли разработать свою форму графика отпусков или нужно руководствоваться формой Т-7 из постановления Госкомстата РФ?
Законодательство не запрещает работодателю разрабатывать собственные формы первичных учетных документов.
Обоснование. На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Форма графика отпусков Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1 ). Однако с 01.01.2013 формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. По Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 обязательными продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы).
Роструд в Письме от 14.02.2013 № ПГ/1487‑6‑1 высказывал мнение о том, что коммерческие организации вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» . Однако требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 названного закона, не в полной мере применимы к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, ч. 5 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ допускается возможность составления первичного учетного документа в электронном виде, но не все документы по учету труда и заработной платы можно вести таким образом – с записями в некоторых из них необходимо ознакомить сотрудника под роспись.
Полагаем, что при желании организация может разработать и утвердить свою форму графика отпусков. Однако мы рекомендуем использовать уже имеющуюся (из Постановления № 1 ), так как считаем, что изобретать велосипед ни к чему.
Каким образом заполнять графы 6 и 7 графика отпусков – проставлять точные даты или достаточно указания месяца?
Вы можете проставлять запланированные даты отпусков сотрудников в графике отпусков, либо указывая точные даты, либо проставляя лишь месяц начала и окончания отпуска.
Обоснование. Трудовым законодательством не определено, как заполнять графы 6, 7 графика отпусков. Буквально толкуя их названия – «Дата запланированная» и «Дата фактическая», – можно сказать, что в них необходимо проставлять точные даты предполагаемого отпуска.
Вместе с тем согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержденным Постановлением № 1 ) график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам. Следовательно, указание в графике отпусков не конкретной даты, а месяца использования отпуска не противоречит действующему законодательству.
Отметим, что указание в графике отпусков лишь месяца может создать определенные трудности для работодателя. Например, придется согласовывать с работником дату отпуска заранее, так как работодатель обязан уведомить его под роспись о предстоящем отпуске не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
С какой даты нужно предоставить работнику отпуск, если по графику его начало 23.11.2015, а у сотрудника, выполняющего обязанности по сменному графику, смена заканчивается 23.11.2015 в 03.00?
Полагаем, что работнику нужно предоставить отдых с даты, определенной графиком отпусков. Если стороны трудовых отношений придут к согласию, дату отпуска можно перенести, например на следующий день.
Обоснование. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. То есть если данным документом определено, что отпуск сотрудника начинается 23.11.2015, это должен быть первый день его отпуска. И время окончания рабочей смены, приходящейся на первый день отпуска, значения не имеет – работник вправе остановить работу и уйти домой.
Чтобы избежать таких ситуаций и необходимости искать замену на эти три часа (с 24.00 до 03.00) 23.11.2015, рекомендуем договориться с работником о переносе даты начала отпуска, например на следующий день. Такую договоренность нужно оформить соглашением, зафиксировав в нем новую дату начала отпуска.
Если договоренности достичь не удастся, работодателю придется сократить смену сотрудника на три часа и оплатить ее пропорционально отработанному времени.
Дополнительно отметим, что у работников, трудящихся в сменном режиме, такие ситуации не редкость. Поэтому рекомендуем при составлении графика сменности сопоставить данные с графиком отпусков и исключить наложение начала отдыха на конец рабочей смены.
Нужно ли вносить в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя?
Полагаем, что внешние совместители должны быть включены в график отпусков.
Обоснование. Согласно ст. 114 ТК РФ лица, работающие по совместительству, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Однако ст. 286 ТК РФ для совместителей установлены определенные особенности. Так, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Получается, что предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе. И можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.
Есть несколько причин, почему мы считаем, что отпуска совместителей в графике должны быть.
Во-первых, совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков.
Во-вторых, график отпусков предназначен для организации эффективного производственного процесса, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Соответственно включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.
Отметим, что некоторые работодатели требуют от совместителей справку о периоде отпуска по основному месту работы, чтобы в своем графике запланировать отпуск совместителю на это же время. Но такое требование может выйти боком. Например, на основном месте работы график отпусков может утверждаться в последний день, чтобы не нарушить требования ТК РФ. И если ждать справки о периоде отпуска там, может получиться, что сроки утверждения графика отпусков будут нарушены. Да и сам совместитель может отказаться предоставлять такую справку с основного места работы.
Из вышесказанного делаем вывод, что в график отпусков на следующий календарный год работодатель вносит всех работников, включая внешних совместителей. При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Однако если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке, а впоследствии может быть предоставлен по заявлению работника. Если такую информацию работник не предоставляет или не успевает предоставить, рекомендуем запланировать совместителю отпуск исходя из производственной необходимости, но быть готовыми предоставить его не в соответствии с графиком отпусков, а по заявлению работника.
В каких случаях график отпусков подлежит корректировке? Как правильно это сделать?
В график отпусков вносятся изменения при переносе отпуска на другой срок, отзыве работника, приеме новых сотрудников. Внесение изменений может осуществляться несколькими способами.
Обоснование. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При этом в течение срока действия данного документа у работодателя могут возникнуть основания для его изменения, в частности:
– перенос или продление отпуска. Напомним, что случаи, когда отпуск подлежит переносу, определены ст. 124 ТК РФ . Среди них временная нетрудоспособность, исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, пропуск работодателем срока извещения работника о начале отпуска, несвоевременная выплата отпускных и пр.;
– отзыв из отпуска. Согласно ч. 2 ст. 125 ТК РФ он допускается только с согласия работника. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Внесение изменений по данным основаниям в график отпусков осуществляется от руки. Поскольку в графике нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части отпуска.
Отметим, что при приеме новых работников после утверждения графика их также нужно внести в график отпусков. Здесь есть два варианта. Первый – оформляется приложение по форме Т-7, в котором будут сведения о запланированных отпусках новичков. Второй – не делается ничего. Если новый сотрудник изъявит желание уйти в отпуск, он напишет заявление с просьбой об этом. Если руководитель согласится – издается приказ о предоставлении отпуска.
Нужно ли включать в график отпусков сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?
Если отпуск по уходу за ребенком не закончится в году, на который составляется график отпусков, включать работницу, находящуюся в таком отпуске, в график не нужно.
Обоснование. В силу ст. 123 ТК РФ и Указаний по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации , утвержденных Постановлением № 1 , график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Следовательно, график должен содержать информацию об отпусках работников, которые имеют право на такой отдых и которым он должен быть предоставлен. А вот обязанность включать в график сведения о работниках, которым отпуск не предоставляется, нормативными актами не установлена.
Однако включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет: в следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и отпуск ежегодный ей предоставляться не будет.
Если же такой отпуск заканчивается в следующем календарном году, то нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы с учетом стажа работы и права на отпуск, установленного ст. 260 ТК РФ : работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя.
Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в отпуске по беременности и родам. При этом в графе 5 графика проставляется прочерк, а в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.
Нужно ли включать в график отпусков дополнительный оплачиваемый отпуск? Если да, то как это сделать?
Да, информация о полагающихся сотруднику ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках должна быть включена в график.
Обоснование. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков (ст. 120 ТК РФ ). Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. Он также должен быть отражен в графике, а вопросы возникают, потому что он предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях и порой определить точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно.
Относительно того, как отразить дополнительные отпуска в графике, скажем следующее. В графе 6 формы Т-7 отражается только дата начала отпуска, а дата окончания отдыха конкретного сотрудника будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска.
При этом в графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска, которое определится путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 10 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «38».
Не стоит думать, что при заполнении графика таким способом сотрудник получит право на полный дополнительный отпуск независимо от времени фактической работы во вредных или опасных условиях. График определяет очередность отпусков и обязателен для работника и работодателя лишь в этой части.
Нужно ли указывать в графике отпусков неиспользованные отпуска?
Да, неиспользованные отпуска нужно отражать в графике.
Обоснование . На основании ст. 122 , 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.
Напомним, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Работодатели могут вносить изменения в график (например, при переносе или отзыве из отпуска). Тогда новые даты предполагаемого отпуска и основания переноса отдыха работника указываются в графах 8, 9.
В связи с этим полагаем, что неиспользованные (перенесенные) отпуска следует указывать в графике отпусков на тот год, на который они перенесены, в соответствии с названными выше нормами трудового законодательства.
Кто, кроме руководителя организации, может утвердить график отпусков?
График отпусков может утвердить любое лицо, уполномоченное на это руководителем.
Обоснование. График отпусков составляется кадровым работником по согласованию с руководителями структурных подразделений, а затем подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.
На основании Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации график отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков . Следовательно, в случае отсутствия руководителя и невозможности утвердить график в установленные законодательством сроки, необходимо уполномочить на такие действия другое лицо – заместителя руководителя, начальника кадровой службы или иное. При этом передача полномочий в части утверждения графика отпусков оформляется приказом и доверенностью.