Правильно исправлять ошибки в трудовой книжке. Как исправить запись в трудовой книжке об увольнении? В каких случаях ставится печать в трудовую книжку
Трудовая книжка - это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» - что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?
Чем руководствоваться?
Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:
- ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
- Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.
Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.
Изменение, исправление или дополнение?
Запись в трудовой книжке «запись недействительна» - что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?
Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.
Кто может делать исправления?
«Запись считать недействительной» - в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.
Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.
Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.
Если обнаружена ошибка
Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.
К типичным ошибкам можно отнести:
- Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
- Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.
Формулировка - «запись недействительна» - в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.
Общие правила исправления
Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.
Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.
Алгоритм корректировки
Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» - это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:
- В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
- В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
- В третьей - делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
- Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.
Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:
- Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
- Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
- На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
- Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.
Судебное предписание
Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой - ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.
Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.
Отдельные случаи
Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:
- В первой графе поставить порядковый номер.
- Во второй - дату внесения корректировки.
- В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
- В четвертой графе - реквизиты приказа о приеме.
А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.
Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» - текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.
Случаются разные ситуации, и даже опытные специалисты иногда по невнимательности делают ошибки в документации. Если в трудовой книжке ошибочная запись, ее следует исправить как можно быстрее. И лучше, если это сделает именно тот работодатель, который ее допустил.
Правовой регламент
Бланк трудовой книжки считается важным документом, ведь он не только учитывает рабочий стаж, но и помогает при начислении пенсии. Поэтому, если исправление записей в трудовой книжке, внесенных ошибочно, не производилось своевременно, потом у сотрудника могут возникнуть большие проблемы с пенсионными расчетами.
Следовательно, прежде чем заполнять трудовую, нужно проверить все данные. А также соблюдать правовые регламенты соответствующих документов. К ним относят:
- ТК РФ (а именно ст. 66).
- ФЗ № 225, который устанавливает правила ведения, хранения и заполнения бланков трудовых.
- Постановление Министерства труда № 69, утвердившее инструкцию по правильному заполнению документа.
Итак, как же быть, если запись внесена ошибочно в трудовую книжку? Образец исправления и внесения верных данных представлен на фото ниже.
Мы же поговорим о процедуре более подробно далее.
Кто делает исправления
Исправлять ошибки в трудовой может не каждый сотрудник. Без полномочий и определенного повода делать какие-то записи и исправления в документе запрещается. Если сотрудник обнаружил в своей трудовой ошибку, то исправить ее можно как на новой работе, так и на той, где ее совершили.
Корректировать ошибочные записи может либо руководитель организации, либо уполномоченное лицо (обычно это специалист отдела кадров, бухгалтер или секретарь). Для того чтобы этим занимался уполномоченный сотрудник, на него необходимо составить приказ, дающий ему право вносить записи в трудовую книжку и, соответственно, исправлять, если в трудовой книжке ошибочная запись.
Если работодатель является физлицом, то он не имеет права ни вести трудовые, ни тем более делать в них поправки.
Если найдена ошибка
Обычно ошибочные записи находят кадровые работники, когда принимают сотрудника на новую работу. Бывает, и увольняющиеся работники могут обнаружить ошибку.
К типичным ошибкам относят:
- неверные данные на титульном листе;
- неверные даты или порядковые номера у записей;
- ошибочные реквизиты документа-основания;
- неверные сведения о приеме на работу, об увольнении, о переводе или о награждениях.
Если запись в трудовой книжке ошибочно внесена, сотруднику нужно представить те документы, которые опровергнут написанное. К таким документам относятся: паспорт, сведения об образовании, документы о браке или его расторжении, приказы различного характера, а также некоторые документы с прошлых мест работ (где были допущены ошибки).
В случае когда организация, сделавшая ошибочную запись, была ликвидирована, нужно обратиться в архив города, где компания была зарегистрирована.
Общие правила
Ошибочные записи, если они обнаружены в разделе о работе или о награждениях, нельзя зачеркивать, зачищать или поправлять. Законодательство разрешает только указывать, что конкретная запись недействительная и следом должна быть указана корректная информация.
Зачеркивание или дополнение допустимо лишь на титульном листе. Неверная информация перечеркивается одной чертой и сверху над неправильной записью пишется актуальная. При этом на обложке бланка должны быть указаны документы, на основании которых делаются исправления. Слова сокращать запрещено.
Писать в трудовой книжке (в том числе и исправлять) можно синей или черной гелевой ручкой. Такие чернила устойчивы к свету и не расплываются со временем.
Ошибка на титульном листе
В частых случаях титульный лист содержит в себе дополнения, а не поправки. Но все же, как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, если она сделана на титульном листе?
Для начала стоит сказать, что при первичном оформлении документа никаких исправлений или корректив быть не должно. Если ошибка произошла, то на такой бланк трудовой составляется специальный акт о списании, и документ уничтожается, а сотруднику заводится новая книжка. К акту можно приложить номер испорченного бланка, который вырезается перед уничтожением документа. Деньги за испорченную трудовую книжку с работника не взимаются.
Как уже говорилось, на титульном листе старые (неправильные) данные зачеркиваются одной чертой, и сверху специалист указывает актуальную информацию. На обложке документа должны быть прописаны документы-основания. Важно, чтобы предыдущие данные были разборчиво написаны. К тому же, уполномоченному лицу категорически запрещается вносить изменения только лишь со слов владельца трудовой книжки.
К документам, являющихся основанием для внесения изменения, можно отнести:
- паспорт РФ,
- свидетельство о браке/разводе;
- номер диплома о полученном образовании и т. п.
Строка на титульном листе, где указывается информация об образовании, не подлежит исправлению. Она может только дополняться. Если специалист на протяжении трудового стажа получает дополнительное образование - данные просто вносятся как продолжение после указанной информации. Если у сотрудника нет никакого специального образования, строка остается пустой. Если образование не окончено на момент получения работы, уполномоченное лицо должно записать «неоконченное высшее», а после окончания вуза дополнить строку.
Если запись сделана ошибочно в трудовой книжке на главной странице, ее корректирует непосредственно тот работодатель, у которого сейчас работает данный сотрудник. После исправления и указания документа-основания работодатель должен поставить подпись и печать организации.
П. 30 в правилах ведения трудовых запрещает: замазывать, перечеркивать, подделывать некорректные записи не только на титульном листе, но и в других разделах.
Вот как исправить ошибочную запись в трудовой книжке. Образец внесения верной информации представлен на картинке ниже.
Неверная дата
Невнимательность при заполнении трудовой книжки в написании дат может стоить сотруднику больших проблем с пенсионным фондом, когда придет время заниматься начислением пенсии. Поэтому не только кадровый работник, но и сам сотрудник должен внимательно проверять все указанные сведения.
Если в трудовой книжке ошибочная запись была найдена при указании дат, необходимо:
- Работнику написать заявление на имя руководителя с просьбой исправить неверную информацию.
- Директор должен издать приказ (документу присваиваться номер) о необходимости исправить ошибочную запись.
- Сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо делает исправление с подтверждением недействительности конкретной записи.
- Ставится верная дата, указывается номер приказа, на основании которого внесены коррективы.
- Должны быть указаны реквизиты сотрудника, вносящего изменения, его подпись и печать организации.
Если ошибка возникла в дате рождения, то неверная информация зачеркивается одной чертой, а сверху пишется правильная дата. На обложке нужно указать серию, номер паспорта сотрудника.
Неверные реквизиты документа
Одной из важных граф считается та, где указываются реквизиты документов, являющихся основанием для приема на работу, увольнения и иных действий, связанных с трудовой деятельностью.
В основных случаях все сведения вносятся на основании того или иного приказа. Порядок внесения сведений о документе один и он остается неизменным: название документа, дата, номер документа. Большой ошибкой является изменение установленного порядка.
Если нужно изменить запись в сведениях о работе из-за допущенной ошибки в информации о приказе, то вся запись дублируется, а последняя графа прописывается уже без ошибки.
В случае когда ошибка допускается в самом приказе, то в последней графе следует записать реквизиты документа, который отменяет предыдущий приказ.
Ниже представлен образец ошибочной записи в трудовой книжке в графе документа-основания.
Сведения о приеме, переводах, увольнении, наградах
30 пункт правил о ведении и хранении трудовых книжек строго запрещает замазывать, зачеркивать или подделывать ошибочные, а также некорректные записи в любом из разделов документа. Любую из неверных записей признают недействительной и указывают актуальную информацию. Если в трудовой книжке ошибочная запись, нужно сделать следующее:
- В первой графе следует указать номер по порядку, который идет за последней записью.
- Во второй графе проставляется текущая дата.
- В третьей графе нужно указать, какая запись является недействительной (с указанием порядкового номера записи) и написать верную информацию.
- В четвертой графе указывают номер документа, являющегося основанием для исправления ошибочной записи (обычно это приказ).
Если приказ сначала был издан, а потом отменен, нужно указать номер того документа который его отменяет.
Данный алгоритм внесения изменений касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении или сведений о награждениях.
Исправлять нужно и те записи, которые признаны судом недействительными. В данном случае в четверной графе необходимо указывать тот документ, на основании которого предыдущая формулировка считается недействительной. При этом сотрудник должен быть восстановлен на рабочем месте не только в документах организации, но и в трудовой книжке (по этому поводу должна быть соответствующая запись). Ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении предполагает ссылку на приказ или распоряжение работодателя.
В последнем случае работник может запросить у работодателя изготовить ему дубликат трудовой книжки без указания ошибочной записи об увольнении. Это регламентировано пунктом 33 Правил.
Что собой представляет исправление ошибочных записей в трудовой книжке, когда работник должен быть восстановлен на работе, наглядно демонстрирует представленное ниже фото.
Изменилось название организации
Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).
Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:
- в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
- в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
- в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).
Каждый руководитель предприятия должен помнить, что реорганизация или смена названия компании считаются исполненными, если сведения об этом зафиксированы в госреестре юрлиц. Это установлено законом начиная с 8.08.01. Следовательно, третья и четвертая графы должны фиксировать те даты, когда сведения о предприятии были занесены в госреестр.
Исправления во вкладыше
Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, мы выяснили. Теперь рассмотрим, как быть со вкладышем в бланк трудовой.
У некоторых граждан довольно часто меняются места работы, соответственно, возникает необходимость в бланке вкладыша. Данный документ является продолжением трудовой книжки и, естественно, без него не действует.
На вкладыш распространяются те же правила, что и на трудовую книжку. Поэтому:
- в случае когда запись сделана неверно в самом начале оформления нового вкладыша, нужно составить специальный акт о данном факте и уничтожить испорченный бланк;
- если на главной странице трудовой книжки сотрудник уже проставил серию и номер испорченного бланка вкладыша, то реквизиты нового бланка тоже необходимо прописать;
- в случае обнаружения ошибочных записей в основных разделах, порядок их исправления аналогичен тому порядку, который установлен для трудовых книжек: проставляется порядковый номер записи, текущая дата, делается запись о недействительности ошибочной записи и прописывается верная информация, указывается наименование документа, который является основанием для внесения изменений в документ.
Важно помнить, что отсутствие печати и подписи уполномоченного лица сделают указанную информацию недействительной. Данные требования актуальны и для тех ситуаций, когда сотруднику приходится обращаться к бывшему работодателю за подтверждающими документами или для оформления ошибочной записи.
Некорректная запись, оставленная без внимания, повлечет за собой штрафные санкции для работодателя.
Если работодатель отказывается исправлять данные об увольнении, работник может обратиться в суд для решения данной проблемы. И уже на основании судебного решения некорректные данные будут исправлены. А руководитель организации обязан будет уплатить штраф, компенсации и восстановить сотрудника на рабочем месте.
Учитывая все выше изложенное, можно отметить, что записи в трудовых книжках нужно делать с соблюдением всех законодательных норм и правил.
Трудовая книжка – основной документ, отражающий трудовую деятельность человека на протяжение его жизни.
Именно учитывая данных, внесенных в трудовую книжку, подсчитывается стаж, позволяющий использовать возможность выхода на пенсию при работе во вредных или опасных условиях труда, назначается и начисляется пенсия, как по возрасту, так и по льготному стажу.
При оформлении пенсии, в случае обнаружения любых неверных сведений в трудовой книжке:
- указание личных данных человека;
- дат приема и увольнения;
- причин увольнения;
- указание номеров и дат издания приказов, на основание которых сделаны записи,
возникают сложности с назначением пенсионных выплат и вообще правом на получение определенного вида пенсии.
Кроме того, от записи об увольнении с предыдущего места работы порой зависит возможность трудоустроиться на новом месте.
Всем людям свойственно иногда ошибаться.
Работники отдела кадров, обычно отвечающие за ведение и учет трудовых книжек сотрудников предприятия тоже не роботы, могут сделать даже чисто машинальную описку, заполняя сведения.
Смертельного в таких ситуациях ничего нет.
Само собой, нужно быть очень внимательным, внося в трудовую книжку новую или очередную запись.
Также необходимо проверить написанное еще раз, чтобы в случае допущенной ошибки можно было исправить сразу на месте, и человеку через несколько лет, когда уже были внесены новые записи после ошибочной, или предприятие было реорганизовано, ликвидировано, бегать по судам, архивам, восстанавливать события прошедших лет, чтобы внести исправления.
Со всеми изменениями, внесенными в трудовую книжку, работника информируют, дают ознакомиться под личную роспись в личной карточке определенной форме Т-2, которая также ведется параллельно с трудовой книжкой ответственным сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом организации, назначенным по приказу.
Поэтому, сам работник должен не машинально подписывать запись, что ознакомлен с внесенными изменениями в трудовую книжку, а внимательно их прочесть.
Так, если в трудовой книжке неправильно указана дата увольнения, это может стать препятствием при поступлении на работу в другую организацию, поскольку займет определенное время для внесения исправлений.
Не всегда вакантная должность может оставаться свободной до тех пор, пока человек будет заниматься тем, что добиваться от бывшего работодателя внесения корректной записи даты увольнения.
В конечном итоге, возможно, потерять шанс устроиться на новую должность.
Например, фактически работник увольняется с предприятия 01. 10.2016 года, а запись в трудовой книжке об увольнении стоит 01.11.2016 года.
Казалось бы, чисто автоматическая описка, однако, если 28.10.2016 года человек захочет трудоустроиться, будет более чем нелепо выглядеть запись в трудовой книжке после уволенного в ноябре с прежней компании, быть принятым на работу в новую фирму в октябре того же 2016 года.
Необходимо вносить изменения в трудовую книжку с признанием предыдущей записи недействительной и указанием правильной даты увольнения.
- как вести записи в трудовой книжке;
- когда и как вносить изменения, исправления,
оговорены в:
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, разработанной и утвержденной в 2003 году Постановлением № 69 от 10 октября Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003г. № 69 (Инструкция);
- и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Правила), которые были также утверждены в 2003 году правительственным Постановлением от 16 апреля за. № 225.
Можно ли исправить запись в трудовой?
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.
Ошибочные записи могут существенно помешать в дальнейшем, особенно если в течение трудовой деятельности часто меняет места работы.
При назначении пенсии, если ошибки будут обнаружены в нескольких записях, ему придется немало побегать, чтобы восстановить истинные даты приема, увольнения на работу, или подтверждать вообще, что трудовая книжка принадлежит именно ему, если допущены ошибки в написание имени, отчестве, фамилии.
Все исправления в трудовой книжке допустимы, согласно ст. 66 ТК РФ, действующим Правилам и Инструкции.
В случае обнаружения любых ошибок, работником или специалистом, отвечающим на предприятии за ведение трудовых книжек, их следует исправить в соответствии с п. 24 и п. 28 Правил.
Ни в коем случае не допускается зачеркивание неправильных записей, использование штриха, корректировке подтиранием ластиком и наведение ручкой других чисел и прочих изменений неверной записи.
Согласно п.30 правил запись изменяют только признанием ее недействительной и внесением правильной новой записи.
Рассмотрим ситуации, когда нужно сделать изменения в записи трудовой книжки.
1. Если работник обнаружил неточность или ошибку в записи, он должен написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой внести изменения в трудовую книжку, ссылаясь на документы, на основании которых сделана эта запись.
К таким документам относят: паспорт, диплом, свидетельство о браке или расторжении брачных отношений, приказы или выписки из них о приеме, переводе, увольнении.
2. На основании поданного заявления, руководителем предприятия (организации) издается приказ о внесении соответственных изменений в трудовую книжку работника.
В законодательстве нигде не упоминаются конкретные должностные лица, которые должны заниматься ведением трудовых книжек на предприятии. Обычно в организациях заполнением всех изменений в процессе трудовой деятельности и внесением уточнений при выявленных ошибках в записях занимаются специалисты отдела кадров.
Если компания довольно мала и кадровой службы не существует, за ведение трудовых книжек несет ответственность уполномоченное приказом руководителя должностное лицо (может быть бухгалтер, секретарь и прочие).
3. Исправление должно быть внесено на предприятие, где допущена ошибка.
В тех случаях, когда человек уже уволился оттуда и работает в новой организации, при предоставлении документов, подтверждающих допущенные ошибки записи в трудовой книжке, изменения могут быть внесены кадровой службой организации, в которой он работает.
4. В том случае, когда трудовая книжка только заводится, то есть раньше человек нигде не был официально трудоустроен, при любой описке или допущенной ошибке:
- в заполнении данных о сотруднике;
- в записи о приеме на работу,
лучше всего такую книжку аннулировать сразу и выписать новую без помарок и внесенных изменений.
5. При внесении изменений после ошибочно внесенных данных, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
В выданную повторно трудовую книжку, в которой указывается, что это дубликат, будут перенесены все записи, кроме той, какая была признана недействительной.
Особенно это актуально тех случаев, когда человека незаконно увольняют, и он восстановлен по решению суда.
6. В том случае, если на момент выявления ошибок, предприятие, где они были допущены, не существует как юридическое лицо (реорганизовано или ликвидировано), за документами, подтверждающими работу в ликвидированной организации, необходимо обратиться в архив.
На основании предоставленной документации изменения будут внесены на месте последней работы.
7. Когда в трудовой книжке неправильно указаны личные данные человека (фамилия, имя, отчество), помочь восстановить принадлежность трудовой книжки данному конкретному человеку можно через суд, предъявив документы, удостоверяющие личность и при необходимости, на основании которых была изменена, например фамилия (свидетельство о заключении или расторжении брака).
Как исправить дату увольнения в трудовой книжке?
Признание записи недействительной происходит следующим образом:
1. Порядковый номер указывается следующий за последней записью
2. Указывается дата, когда вносятся изменения.
3. В графе 3, где обычно заносятся сведения о приеме на работу, переводе или увольнении, делают запись: «Запись за номером (указывается порядковый номер записи, в котором обнаружена ошибка или неточность) недействительна.
4. В последней графе указывают приказ, на основании которого были внесены изменения (п. 1, 2 Инструкции).
Одной из распространенных ошибок, допускаемых в трудовых книжках, является указание даты.
Покажем наглядно, как нужно правильно сделать исправление даты увольнения в трудовой книжке.
При увольнении работника важно соблюдать все нормы законодательства. В противном случае он может обратиться в суд и быть восстановлен в прежней должности на работе.
Как аннулировать запись в трудовой книжке об увольнении, если есть решение суда о признании незаконного прекращения трудового договора, довольно часто возникающий вопрос.
1. Прежде всего, издается приказ по предприятию о признании ранее изданного приказа об увольнении не действительным, как основание приводится решение суда и его отмене.
2. На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись за следующим порядковым номером о том, что запись за предыдущим номером недействительна.
3. По желанию работника выдается дубликат трудовой книжки.
Если ошибочно внесена запись об увольнении в трудовую книжку, например, в случае, когда подав заявление расторгнуть трудовые отношения по собственному желанию, в течение двух недель отработки, сотрудник решил остаться работать, запись аннулируется аналогично.
Отмена записи в трудовой книжке об увольнении, образец.
Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?
В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:
- исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
- оформление его дубликата.
В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.
Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).
Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.
Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.
Изменение анкетных данных работника
Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.
На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.
Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.
Кроме ссылок на документы — основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.
При получении образования
Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.
Инструкция и образец
При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.
Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.
Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.
Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:
- указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
- вписывается дата внесения новой записи;
- делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
- вносится правильная запись;
- повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.
При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.
По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).
Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.
Особенности внесения
Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.
При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.
В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).
При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее «Инструкция»).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»).
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными
и внесения правильных записей (п. 30 Правил).
Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (п. 1.2. Инструкции).
Исправление неверной записи
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 Правил).
К официальным документам, на основании которых, можно исправить неверную запись можно отнести копии приказов о приеме, переводе, увольнении работника; справки и выписки из документов, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка работника, журнал / книга регистрации приказов и т.п.)
Исправление неверной записи, сделанной в другой организации, при обнаружении ошибки на новом месте работы
Исправление записи о работе, ошибочно внесенной в раздел «Сведения о награждениях»
Частой ошибкой при заполнении трудовой книжки является внесение записи о работе (или ее части) в раздел «Сведения о награждениях».
Для исправления ошибочной записи сначала необходимо признать ее недействительной. Если неверная запись внесена частично, ее следует пронумеровать и следующим порядковым номером признать ее недействительной.
Так как в качестве примера приведена запись об увольнении, она должна быть заверена подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, и работника, а также печатью организации.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2. Инструкции).
Исправления в трудовой книжке
Нормативная база
Существуют два нормативных документа, регулирующих порядок внесения изменений в трудовые книжки. Это Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
В Правилах порядок внесения исправлений в трудовую книжку выделен отдельным третьим разделом. В инструкции этому посвящен первый раздел.
Неправильное первичное заполнение
Случается, что при первичном оформлении трудовой или вкладыша в нее допускается ошибка в фамилии, имени, отчестве или в иных персональных данных владельца трудовой.
Если такое происходит, придется брать новый бланк книжки и вносить в него правильные данные. При этом, согласно пункту 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее, а так же при порче не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, сам вкладыш подлежит замене, а сведения в трудовой книжке надо исправить: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером не действительна. Ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Далее вносим сведения с корректными реквизитами вкладыша.
Внесение изменений в персональные данные владельца книжки
Если требуется внести исправления о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они исправлены (пункт 29 Правил).
Эти изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (пункт 2.3. Инструкции)
Внесение изменений на титульном листе трудовой о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4. Инструкции)
Образец исправления титульного листа
Исправления в разделах о работе и награждениях
В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2. Инструкции).
Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых и правильных сведений (пункт 30 Правил).
Например, если меняются данные о приеме на работу, в соответствующем разделе после последней записи указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого делается верная запись.
В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого некорректно внесли в книжку (пункт 1.2. Инструкции).
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
При изменении формулировки причины увольнения вписывается, что «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».
В любом случае, где бы вы ни допустили ошибку, в том числе в датах, порядковых номерах и т.д. никаких зачеркиваний не допускается, все изменения вносятся новыми записями.
Образец исправления сведений о работе
Несмотря на то, что пенсия у большинства ныне работающих россиян будет зависеть от фактических накоплений, а не стажа работы, записи в трудовой книжке не потеряли свою актуальность. Они влияют на размер выплат по больничному, вероятность получения кредита, да и кто в нашем государстве может быть уверен, что порядок расчета пенсий не поменяется еще несколько раз? Поэтому кадровиков иногда просят сделать в трудовой книжке фиктивную запись о работе. Насколько это безобидно, рассмотрим на примере.
Согласно законодательству, ИП имеет статус работодателя. Поэтому он не может заключить трудовые отношения с самим собой, поскольку в них будет отсутствовать вторая сторона (работник). Поэтому ИП запись в трудовой книжке самому себе не делает (ст. 56 ТК РФ).
Читайте также: Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете проводки 2019
Трудовая книжка — это главный документ работника. В ней фиксируется данные о стаже и карьерном росте человека. Впоследствии сведения из бланка пригодятся при оформлении пенсионного обеспечения. Поэтому так важно, чтобы бланк был оформлен согласно установленным правилам. В этой статье мы расскажем вам о том, как правильно делать записи в трудовой книжке.
Иногда, по разным на то причинам, сотрудники принимают решение уйти из организации. Или расторжение контракта происходит по инициативе работодателя. Информация об этом вносится в бланк сотрудника. О том, как сделать правильную запись в трудовой книжке об увольнении, расскажем в статье.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна? Ответ на этот непростой вопрос зависит от того, кто несет ответственность за утрату документа — работодатель или сам гражданин. В первом случае восстановлением должен заняться наниматель. Во втором — владелец бланка. Подробнее о способах восстановления мы расскажем вам далее.
Как правильно оформить исправления, дополнения или другие неточности в трудовой книжке
Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?
Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.
Некоторые общие правила
- В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
- Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
- Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
- Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.
Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений
- Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
- Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.
Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.
Главные разделы трудовой книжки
Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.
Изменения, вносимые на титульном листе
Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.
При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:
- старые данные зачеркиваются только одной чертой>
- далее записываются новые данные>
- на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.
Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:
- Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
- Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.
Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.
Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.
Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.
Новые записи о профессии или специальности, образовании
Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.
Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.
При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.
Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу
При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:
- После неправильной записи в разделе «Сведения о работе» сначала указывается следующий порядковый номер, далее – текущая дата записи, а в графе 3 следует вписать фразу «Запись за номером … недействительна».
- Вносится уже правильная запись, в которую следует внести повторно ссылку на номер и дату приказа, из которого была сделана та самая неправильная запись. Либо указывается номер и дата документа, на основании которого теперь вносятся изменения.
Читайте также: Отпуск по уходу за ребенком до 14 лет в 2019 году изменения
В таком случае все исправляется без особых проблем.
Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:
- В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
- Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
- Указывается дата исправления.
- Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.
Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.
Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу
Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.
- Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
- Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».
Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.
Перемены в данных компании или сотрудника
При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.
Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.
Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.
Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:
- Пишется неправильное название, указанное раньше.
- Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).
Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку
В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.
Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд
В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:
- Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
- Ставится дата.
- Запись заверяется уполномоченным лицом.
- Пишется следующий порядковый номер.
- Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
- Ставится дата, и запись снова заверяется.
То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.
Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.
Неправильно записан порядковый номер
Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:
- Ставится следующий правильный номер по порядку.
- Пишется фраза «Считать ошибочно пронумерованную запись номер … недействительной». Но в случае, если нумерация дублировалась, чтобы не перепутать, какая именно запись считается недействительной, внутри этой фразы обязательно нужно цитировать в кавычках недействительную запись.
- Ставится дата, и запись заверяется.
- Делается запись со следующим правильным номером.
- Ставится дата, и запись заверяется уполномоченным лицом.
Другие неточности
Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.
Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.
Исправление записей в трудовой книжке
Права трудящихся в области их деятельности в России строго регламентируются Трудовым кодексом. Для подтверждения периодов работы, уже многие годы применяется трудовая книжка. Кадровый документ оформляет каждый руководитель, если работающий исполняют обязанности по основному месту деятельности. Этой теме отводится отдельная статья в законодательстве.
Правила исправления ошибок в трудовой книжке
Государством определен порядок внесения записей в трудовые книжки. Чтобы избежать неточностей при заполнении кадровых документов, специалист отдела кадров обязан изучить правила ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством РФ в 2003 году. Информация о деятельности вносятся на протяжении многих лет. Даже опытные кадровики допускают неточности и исправления при их оформлении.
Ошибки в трудовой книжке и способы их исправления
Ошибки, требующие обязательного исправления, квалифицируются следующим образом:
- Неточности при оформлении титульного листа;
- Ошибочные записи о деятельности;
- Исправление даты и номера приказа;
- Ошибочное написание названия предприятия.
Неточности можно обнаружить в записях прошлых лет, они требуют корректировки и уточнения. Разные виды ошибочных записей имеют свои особенности. В правила заполнения трудовых книжек включен раздел номер три. Он предусматривает все основные случаи исправления записей с ошибками.
Как исправить дату увольнения в трудовой книжке
Ошибка в указании даты увольнения может привести к уменьшению сроков работ, что недопустимо.
Исправить такие надписи можно путем отмены ошибочных. Под следующим номером вписывается правильная информация. В этом случае не допускаются зачеркивания и исправления отдельных слов или предложений.
Исправление в трудовой книжке записи внесенной ошибочно
Чаще всего встречается следующие ошибки – ошибочное написание названия должности работающего и дат кадровых перестановок, увольнений, приемов. Встречается неточная формулировка причин увольнения. Увольнительная запись должна включать причину увольнения и статью ТК РФ. Текст пишется без сокращений. Обязательно должна стоять дата увольнения.