Как оформить прием сотрудника работу. Прием на работу: пошаговая инструкция для кадровика
Как принять работника на работу – пошаговая инструкция
Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция
Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда.
Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц.
Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.
Испытательный срок при приеме на работу
Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.
Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.
По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.
Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.
Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.
Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.
Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.
Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.
К таким работникам относятся:
- Сотрудницы в положении.
- Работники, не достигшие 18 лет.
- молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
- Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
- Выбранные по конкурсу
- И т. д.
Можно ли принять сотрудника в выходные дни
Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.
Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.
Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.
Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием
Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.
Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу
После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.
Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.
Скачать образец заявления о приеме на работу
Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами
Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.
Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.
Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.
Шаг 3. Оформить трудовой договор
ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей.
Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.
Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.
После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.
Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.
Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу
Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.
В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.
Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.
Скачать бланк приказа о приеме на работу
Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.
Шаг 6. Зарегистрировать приказ
После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.
Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.
Единой формы для журнала регистрации не существует - каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.
При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения - дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.
Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке
По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.
Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.
Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.
Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии - печатью.
Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию - наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.
Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.
Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек
После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.
Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.
По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.
Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.
На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2.
Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы.
Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.
Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.
Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.
Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк
Для внесения данных в карточку используются следующие источники:
- Приказ о приеме на работу;
- Документ, определяющий личность;
- Трудовая книжка;
- Бланки ИНН и СНИЛС;
- Документ воинского учета;
- Документ подтверждающий образование;
- Другие документы, предоставленные работником.
Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.
В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело.
Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер.
В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.
Личное дело должно содержать:
- Личную карточку с фотографией;
- Автобиографию;
- Копию документа об образовании;
- Заявления за все время работы;
- Копии приказов по работнику;
- Трудовой контракт с работником;
- Должностную инструкцию;
- Отзывы, рекомендации, характеристики;
- Иные другие документы.
Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.
Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:
- Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
- Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
- Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы - работодатель также оформляет его самостоятельно.
- Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
- Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
- Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.
Дополнительные документы
При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.
К ним относят:
- Справка об условиях труда на основном месте - если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
- Медицинское заключение о состоянии здоровья - нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
- Справка о размере доходов и имеющемся имуществе - если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.
Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:
- Справка об имеющейся беременности для женщин;
- Справка о составе семьи;
- Копии свидетельств о рождении детей;
- Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.
Какие документы работодатель не вправе требовать
Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать - не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.
К таким документам относят:
- Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
- ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.
Источник: https://buhproffi.ru/kadry/priem-sotrudnika-na-rabotu.html
Как принять сотрудника на основную работу: пошаговая инструкция
Для осуществления хозяйственной деятельности, компании требуется наличие трудовых ресурсов. Приемом сотрудников работодатель может заниматься самостоятельно или же привлекать для этого специализированные организации.
Оформление сотрудника на работу предполагает заключение трудового договора и соблюдение определенной процедуры, установленной на законодательном уровне. Поэтому каждому работодателю нужно знать как принять на работу сотрудника.
Порядок трудоустройства нового сотрудника
Порядок трудоустройство сотрудника осуществляется по следующим этапам:
Размещение предложения на рынке труда
Чаще всего работодатель обращается за помощью в центры занятости. В своем предложении он описывает основные трудовые функции, которые необходимо будет выполнять будущим работникам, требования, предъявляемые к их умениям и навыкам.
Размещать вакансии фирма может и в кадровых агентствах, путем подачи объявления в средства массовой информации и т.д.
Запрос у кандидатов на вакансию анкет, резюме
На этом этапе нужно собрать у соискателей вакансии анкетыАнкета при приеме на работу и резюме. Данный документ может быть разработан на предприятии, или же работник самостоятельно может представить собственное резюме.
В этих документах обязательно должны присутствовать контактные данные, по которым кадровые специалисты смогут пригласить кандидатов на собеседование.
Проведение собеседования и отбор новых сотрудников
После сбора анкет и резюме, для подтверждения достоверности содержащей в документе информации и знакомства с кандидатами желательно провести собеседование.
На него, как правило, приглашаются наиболее подходящие по документам кандидаты. С каждым человеком специалист беседует отдельно, при этом могут предлагаться решить определенные тесты, задачи и т. д.
Оценить соискателя и выявить из общего количества лиц, претендующих на вакансию, помогут правильно заданные вопросы на собеседованииВопросы на собеседовании при приеме на работу.
По результатам собеседованияСобеседование при приеме на работу – формы и порядок проведения выбирается кандидат, с котором руководство компании планирует оформить трудовой контракт.
Оформление с принимаемыми на работу трудовых контрактов
На этом этапе у выбранного будущего работника запрашивается установленный пакет документов, заявление о приеме.
При этом нужно помнить, что данный сотрудник должен добровольно на основе собственного желания заключить трудовое соглашение, принуждать его к этому запрещено.
Внимание! Будущий работник также имеет право обсудить свою работу с руководством фирмы и участвовать в составлении договора, внося определенные условия.
ТК РФ устанавливает обязательный перечень документов, которые будущему сотруднику нужно предъявить при трудоустройстве:
- Удостоверение личности работника , например, паспорт. Также можно подавать при отсутствии его справку 2П.
- Трудовая книжка - ее выписывают работнику при его первом трудоустройстве. Для этого он может самостоятельно купить такой бланк или же ему предприятие его выдает, а сотрудник компенсирует его стоимость. Если на работу устраивается совместитель, то наличие трудовой для него необязательно. При утере ее, работник может обратиться с просьбой о ее оформлении новым работодателем.
- СНИЛС - страховое свидетельство при пенсионном страховании.
- ИНН - свидетельство о постановке физлица на налоговый учет.
- Военный билет - для состоящих на учете в военкомате. Вместо него может быть использовано приписное свидетельство. Это связано с тем, что на работодателе лежит обязанность по организации на предприятии воинского учета.
- Документ об имеющемся образовании - его необходимо предъявлять только, если от кандидата на работу требуется наличие определенных знаний.
- Справка об отсутствии уголовного прошлого - она предоставляется в строго определенных законом случаях.
- Справка о прохождении медицинского осмотра – может требоваться в некоторых случаях.
Как правильно оформить новых сотрудников
Как правильно принимать на работу сотрудника обязательно должны знать кадровые работники организации или специалисты, на которых возложена такая обязанность. Процедура оформления установлена нормами ТК РФ. Рассмотрим подробнее ее.
Получить заявление о приеме на работу
После того как в результате собеседования выбрана кандидатура будущего работника, ему нужно составить заявление на прием на работу, и представить ряд документов.
Внимание! Подача заявления в обычных организациях не является обязательной, но, как правило, его все же применяют при трудоустройстве. Иначе обстоят дела с организациями и учреждениями бюджетной сферы, где нормативные акты закрепляют необходимость такой процедуры.
В любом случае для избежания спорных ситуаций, лучше всего попросить работника написать заявление о приеме на работу. Для него нет строго установленной формы, предприятия может использовать разработанные шаблоны, которые могут предлагаться работнику для заполнения.
Как написать заявление при приеме на работу
Перед подачей заявления в некоторых ситуациях, например, трудоустройство лиц, которому не исполнилось еще 18 лет, необходимо пройти медицинский осмотр. В этом случае также предоставляет медицинское заключение.
Внимание! Вместе с заявлением о трудоустройстве можно также взять у сотрудника заявление о предоставлении детских вычетов, если они ему полагаются.
Перед составлением контракта с работником, ему нужно дать прочитать внутренние акты предприятияС какими локальными актами необходимо ознакомить сотрудника?, определяющие правила его будущей работы, порядок начисления оплаты и т. д.
Для этого можно завести на каждого человека ознакомительный лист, в котором он будет после прочтения каждого документа проставлять свою подпись, или же дать ему расписаться в соответствующем журнале.
Данная процедура необходима для того, чтобы в случае необходимости доказать, что данный сотрудник был ознакомлен с действующими правилами в компании.
Такими актами выступают:
Оформить трудовой договор
Контракт с новым работником составляется, как правило, сразу же после подачи им заявления.
ТК РФ установлен период в течение трех дней с момента начала выполнения работником своих трудовых функций.
Если руководство компании этого не сделает, то договор все равно будет считаться заключенным, только в ненадлежащей форме.
Начало его действия начинается в срок, указанный в договоре. При его отсутствии началом трудовой деятельности считается следующий рабочий день.
Часто работодатели задают вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный. Законодательство отвечает на него утвердительно. Для этого нужно в трудовом договоре указать дату, с которой работник приступает к своей работе.
Зарегистрировать трудовой договор
После подписания сторонами трудовых отношений договора его фиксируют в журнале и присваивают ему очередной по порядку номер. Это осуществляется внутри предприятия.
В тоже время, если работодателем выступает физ лицо, у которого нет свидетельства предпринимателя, то нормы права требуют осуществление регистрации такого трудового договора в местных органах самоуправления по прописке работодателя. Это необходимо для проверки соответствия составленного соглашения ТК РФ.
Издать приказ о приеме на работу
При приеме нового сотрудника на работу в обязательном порядке должен быть составлен приказ об этом событии. На его основании в дальнейшем будет производиться внесение информации в трудовую работника, оформляться личная карточка и т. д.
При этом приказ должен содержать все условия, закрепленные в трудовом соглашении. Свое согласие с указанными сведениями сотрудник подтверждает личной подписью в соответствующей графе.
Для составления приказа о приеме на работуКак составить приказ о приеме на работу по форме Т-1 может использоваться унифицированная форма Т-1 (либо Т-1а при приеме нескольких работников), либо самостоятельно разработанный на предприятии бланк.
Как составить приказ о приеме на работу. Скачать бланк.
В приказе указывается дата, с которой работник должен приступить к своим обязанностям. В том случае, если он не вышел на работу, компания имеет право аннулировать его.
Зарегистрировать приказ
После оформления приказа, его нужно зарегистрировать в установленном порядке в журнале регистрации приказов.
В компании может быть открыт один единый журнал для всех видов распорядительных документов, или же отдельные книги для регистрации приказов по персоналу, ведению деятельности и т. д.
Оформление такого журнала является обязательным и закреплено законодательно. Однако не указано, что это должно выполняться только в бумажном виде, поэтому допускается вести и электронный учет.
Тем не менее, единой формы, которая была бы закреплена соответствующих законом, не существует. Каждая фирма может разработать свой собственный вид журнала, исходя из особенностей деятельности.
В журнал вносятся следующие данные:
- Дата и номер оформления приказа;
- Вид приказа;
- Полные Ф.И.О. работника;
- Его табельный номер (при необходимости);
- Документ, на основании которого вносится запись.
Внимание! Знакомить сотрудника с внесенной в журнал информацией не нужно.
Согласно ТК, работодатель обязан вести трудовые на всех своих сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Все записи вносятся только ручками с пастой темного цвета, аккуратно, обеспечивая четкое прочтение каждого слова. Никакие сокращения не используются.
Если данное место работы у этого человека первое, то компания обязана открыть ему трудовую самостоятельно.
Ее заполнение в таком случае начинается с титульного листа. Запись о приеме при этом выполняется в присутствии самого сотрудника.
Информация заверяется подписью кадрового работника и печатью компании (при ее наличии).
Важно! Очень часто кадровый сотрудник при внесении записи указывает там лишнюю информацию - к примеру, о наличии испытательного срока, продолжительности периода работы при срочном договоре, характере выполняемых работ и т. д. Однако, это делать нельзя.
Сведения должны содержать только данные о должности и структурном подразделении работника, их необходимо получить из приказа о приеме на работу. Этот же документ указывается как основание внесения записи в соответствующей графе.
Внести запись в книгу учета трудовых книжек
После того, как трудовая была передана работником в кадровую службу работодателя, последний несет ответственность за ее сохранность. Для обеспечения учета движения применяется специальный журнал - учета трудовых книжек.
Внимание! Обязанность вести книгу учета трудовых книжек установлена законодательно, форма закреплена постановлением Минтруда.
Записи, которые вносятся в журнал, позволяют фиксировать приход и выдачу книжку. Каждому имеющему на предприятии документу должна соответствовать одна строка.
На предприятии в любой момент времени может использоваться только одна открытая книга учета трудовых книжек.
Запись о приеме выполняется темной ручкой без сокращений в Ф.И.О., должности или других местах графы.
Следующую запись желательно вносить сразу на следующей строке. Тем не менее, допускается пропуск одной строки, однако с сохранением текущей нумерации.
Завести личную карточку на сотрудника
Кадровый сотрудник на нового работника открывает личную карточку по форме Т-2Личная карточка работника, форма Т-2.
Это обязательный этап, правильность выполнения которого периодически контролируется надзорными органами.
Форма также обязательна для использования, и не должна быть изменена.
Заполнить личную карточку можно как от руки, используя типографский бланк, так и на компьютере.
Поскольку сведения, которые содержатся в личной карточке, относятся к персональным данным, хранить их необходимо либо в специальных шкафах под замком, либо на компьютере с ограничением доступа при помощи пароля.
Конкретного срока, в течение которого нужно на нового сотрудника завести личную карточку, не предусмотрено. Но обычно кадровый работник делает это после оформления приказа на прием.
Для внесения данных используются следующие источники:
- Приказ на прием на работу;
- Документ, подтверждающий личность;
- Трудовая книжка;
- Свидетельства ИНН и СНИЛС;
- Документ о воинском учете;
- Документ по образованию;
- Устных сведений работника.
Важно! Со всеми данными, и внесенными в них изменениями, сотрудник должен знакомиться под роспись.
На нового сотрудника нужно завести личное делоЛичное дело работника – как его правильно оформить. Это действие выполняется в срок до 7 дней с момента его приема на работу, после чего личное дело ведут в течение всего срока работы на данном предприятии.
Все документы, которые относятся к конкретному сотруднику, прикрепляют в отдельную папку. На ее обложке нужно написать полные Ф.И.О. работника (строго посередине), дата начала дела (дата приема на работу), а также порядковый номер.
Всю информацию в документы личного дела вносят при помощи шариковой ручки, четко и без исправлений.
В деле должны содержаться:
Внимание! Перечень документов, которые находятся в личном деле, составляется в виде описи. Изъять какой-либо бланк допускается только с разрешения руководителя фирмы или кадрового отдела.
Источник: https://kadrypro.ru/priem-na-rabotu/oformlenie/oformlenie-sotrudnika-na-rabotu.html
Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция)
- Получение документов от работника.
- Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
- Заключение трудового договора.
- Оформление и регистрация документов на работника.
- Внесение записи в трудовую книжку.
Рассмотрим каждый из них более подробно:
1. Получение документов от работника
При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.
Обязательные документы:
- Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
- Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).
Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами.
В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.
Дополнительные документы:
- Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
- Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра
- Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
- ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
- Заграничный паспорт.
- Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
- Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
- Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
- Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
- Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
- Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.
Кому необходимо проходить медицинский осмотр при устройстве на работу
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами
Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами.
Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности.
С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.
Документы, обязательные для ознакомления:
Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:
- Должностная инструкция.В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора.
Унифицированной формы данного документа нет - она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.
Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.
- Положение о материальной ответственности.
- Положение о документообороте.
- Коллективный договор.
- Положение о социальном обеспечении работников.
- Иные, разработанные в организации документы.
После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней)
3. Заключение трудового договора
Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.
Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).
трудового договора
Образцы заполнения
Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).
Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).
Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).
Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).
4. Оформление и регистрация документов на работника
После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:
Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.
Личная карточка работника
Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.
Лицевой счет
Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.
Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.
Карточка индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов.
Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Образец заполнения карточки можно скачать здесь.
Налоговый регистр по доходам и НДФЛ
Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.
Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:
- ФИО сотрудника.
- ИНН или паспортные данные.
- Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
- Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
- Даты выплаты дохода.
- Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
- Даты удержания и перечисления НДФЛ.
- Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.
5. Внесение записи в трудовую книжку
Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.
Примечание : данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся. Общие правила заполнения трудовой книжки
Общие правила заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:
- cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
- данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
- сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
- заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
- после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
- в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
- в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
- в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;
Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2018 году?
Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.
Прием нового сотрудника на работу: основные моменты
Прохождение медосмотров новым сотрудником
Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст.213 ТК РФ:
- Работающие во вредных и опасных условиях труда;
- Работа которых связана с движением транспорта;
- Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
- Работники водопроводных сооружений;
- Медицинский персонал;
- Работающие в детских учреждениях;
- В возрасте до 18 лет.
Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать .
Должностные обязанности нового сотрудника
Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.
Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти .
Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.
Трудовой договор с работником
Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.
С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.
Договор о материальной ответственности
Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.
Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.
Договор коммерческой тайны
При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по .
После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).
Заявление на прием на работу
После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.
Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.
Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать .
Приказ о приеме на работу
На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной . Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.
Порядок оформления приказа можно посмотреть , где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.
Заполнение трудовой книжки
На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа.
Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.
Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.
После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него , при необходимости заводит и лицевой счет.
Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.
Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или . В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.
На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).
Кадровые вопросы регулируются большим количеством нормативно-правовых актов: кодексы (Гражданский, Трудовой, Налоговый, КоАП), специальные законы, постановления и приказы Правительства и министерств, множество инструкций и указаний других государственных органов и т.д. В разнообразии этих документов бывает трудно понять, как можно законным образом оформить трудовые отношения, чтобы защитить интересы и работодателя, и работника. В этой статье мы дадим общее представление о том, какие возможны варианты отношений лица, предоставляющего работу, с тем, кто ее выполняет.
Каким образом можно оформить отношения с работником?
Трудовые отношения - это только такие отношения работодателя и работника, которые имеют признаки, указанные в статье 15 ТК РФ :
- работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации;
- конкретный вид поручаемой работнику работы (трудовая функция);
- подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка;
- обеспечение работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Но кроме трудовых отношений на основе , взаимодействие с работником можно оформить и в рамках г , когда работодатель и работник выступают в роли заказчика и исполнителя. Такие отношения не подчиняются трудовому законодательству и снимают с заказчика значительную долю ответственности за условия труда исполнителя. При этом в статье 15 ТК РФ подчеркивается, что заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
Самые частые претензии со стороны контролирующих органов вызывает как раз попытка выставить реальные трудовые отношения под видом гражданско-правовых. Что выигрывает работодатель в этом случае? Он не только имеет возможность не платить за работника в ФСС страховые взносы по травматизму и профзаболеваниям, но и не должен предоставлять отпуск, больничный, декретные выплаты и пособия по увольнению. Но если работодатель здесь выигрывает, то работник проигрывает, поэтому с 1 января 2014 года у него есть право потребовать признать гражданско-правовые отношения трудовыми (статья 19.1. ТК РФ), если на то есть реальные основания.
Предлагаем подробнее рассмотреть, как строится взаимодействие работодателя и работника в рамках собственно трудовых отношений и в рамках гражданско-правовых, среди которых есть и вариант заемного труда (аренды персонала).
Трудовой договор с работником
По трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать , а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).
Трудовой договор максимально защищает права работника и, в то же время, возлагает на работодателя максимальную ответственность из всех возможных вариантов оформления трудовых отношений. О том, как заключить трудовой договор и какие условия надо в нем предусмотреть, мы рассмотрели , потому что при заключении такого договора надо учесть немало нюансов.
Что еще, кроме заключения трудового договора должен сделать работодатель при приеме на работу и дальнейшем взаимодействии с работником? Права и обязанности работника и работодателя прописаны в статьях 21 и 22 Трудового кодекса. Пройдемся вкратце по тем пунктам, которые должен обеспечить работодатель своему работнику:
- ознакомить с локальными нормативными актами, такими как правила внутреннего трудового распорядка, положение по оплате труда, положение по защите персональных данных;
- обеспечить безопасность и условия труда, а также оборудование, инструменты, техническую документацию и другие средства, необходимые для исполнения трудовых обязанностей;
- выплачивать работнику заработную плату в полном размере, при этом выплаты должны производиться не реже двух раз в месяц;
- ежемесячно за свой счет выплачивать страховые взносы за работника в ПФР и ФСС;
- обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;
- оплачивать нерабочие праздничные дни и ежегодный отпуск;
- возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей;
- оплачивать отпуск по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком до полутора лет;
- оплачивать дни нетрудоспособности.
А вот аутстаффинг как предоставление персонала, при котором работники поступают в непосредственное подчинение и распоряжение заказчику без заключения с ним трудового договора, является незаконным способом оформления трудовых отношений.
В мае 2014 года в ТК РФ была добавлена статья 56.1, в которой наложензапрет на заемный труд, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем физического или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника. Одновременно в Трудовой кодекс добавлена глава 53.1, регулирующая особенности труда работников, направляемых временно работодателем к другим лицам по договору о предоставлении труда работников.
Возможность направлять своих работников для выполнения работы к другим лицам получат частные агентства занятости, если работники будут направлены:
- к физическому лицу, не являющемуся ИП, в целях личного обслуживания, оказания помощи по ведению домашнего хозяйства;
- к юридическому лицу или ИП для временного исполнения обязанностей отсутствующих работников, за которыми сохраняется место работы;
- к юридическому лицу или ИП для проведения работ, связанных с заведомо временным (до 9 месяцев) расширением производства или объема оказываемых услуг.
Право на выбор варианта оформления трудовых отношений
Мы рассмотрели все варианты возможного оформления трудовых отношений:
- трудовой договор;
- гражданско-правовой договор с работником - физическим лицом;
- гражданско-правовой договор с работником, являющимся индивидуальным предпринимателем;
- удаленная работа на основании трудового договора или договора ГПХ;
- аутсорсинг услуг;
- временное направление работников работодателем к другим лицам в оговоренных законом случаях (такая возможность появится с 1 января 2016 года).
Вопросы, касающиеся права выбора работника между заключением трудового договора или договора ГПХ, не раз становились предметом споров: налоговых, с участием внебюджетных фондов, Государственной инспекцией труда и судебных инстанций. Кто имеет право на выбор варианта трудовых отношений, удовлетворяющих интересам и работника, и работодателя? Нам представляется, что это, прежде всего, сами стороны трудовых отношений.
На самом деле - где проходит граница, за которой благие желания надзорных органов защитить интересы работника нарушают его право на свободный выбор варианта оформления трудовых отношений? Ведь часто договор ГПХ, который проверяющие необоснованно считают незаконным, как раз отвечает интересам самого работника. Может быть, ему проще и выгоднее работать как исполнителю, чем быть штатным работником?
На свободу права выбора гражданином договорно-правовой формы взаимодействия с лицом, предоставляющим работу, указал Конституционный суд в Определении от 19 мая 2009 г. N 597-О-О: «Таким образом, договорно-правовыми формами, опосредующими выполнение работ (оказание услуг), подлежащих оплате (оплачиваемая деятельность), по возмездному договору, могут быть как трудовой договор, так и гражданско-правовые договоры (подряда, поручения, возмездного оказания услуг и др.), которые заключаются на основе свободного и добровольного волеизъявления заинтересованных субъектов - сторон будущего договора».
Было бы замечательно, если государственные органы, призванные защищать трудовые интересы гражданина, учитывали бы его личное мнение и оставляли право выбора за ним, без того, чтобы необоснованно, в некоторых случаях, обвинять работодателя в попытке нарушить законодательство о труде.
На вопросы отвечали Е.Ю. Забрамная, юрист, к. ю. н.,
А.К. Ковязин, юрист
Новый работник: трудности приема на работу
У нас накопилось немало вопросов от читателей о том, как оформить прием на работу.
Прием на работу - что оформить
В.Д. Пермяк, г. Подольск
Какие документы оформляются при приеме человека на работу?
: Вам нужно:
До подписания трудового договора не забудьте ознакомить работника под роспись со всеми локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности (правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и т. д.)ст. 68 ТК РФ .
Не имеющим свидетельства обязательного пенсионного страхования нужно его оформить
Е.В. Ушакова, г. Королев
У нас новый работник. Нам нужно оформить ему свидетельство обязательного пенсионного страхования. Как это сделать?
: Действительно, при заключении трудового договора впервые страховое свидетельство оформляет работнику работодательст. 65 ТК РФ ; п. 2 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» . Для этого в двухнедельный срок с даты заключения трудового договора с новым сотрудником вы должны подать на него в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 вместе с описью документов по форме АДВ-6-1. А ПФР обязан оформить свидетельство в трехнедельный срок со дня получения этой анкетыпп. 9, 11 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н ; Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .
С оформлением трудового договора лучше не затягивать
М.Е. Строганов, г. Калининград
Я принял на работу человека. На его оформление у меня было 3 дня. В первый его рабочий день пришла проверка из трудинспекции. Как я могу доказать, что он работает первый день и я еще не успел его оформить?
: В подтверждение того, что новый работник работает у вас только первый день, вы можете представить любые доказательства в зависимости от принятого документооборота в компании:
- его заявление о приеме на работу с указанием в нем даты начала работы, если, конечно, вы брали такое заявление от работника;
- показания самого нового работника и его коллег;
- табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или Т-13;
- заявку в отдел кадров на оформление трудового договора и приказа о приеме на работу.
Филиал иностранной компании не может быть работодателем
О.Б. Краснов, г. Москва
У нас - филиал иностранной организации, аккредитованный в России. Мы берем на работу сотрудника. Как правильно указать работодателя в трудовом договоре и заполнить трудовую книжку? В графе 3 «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки нужно указывать наименование самой иностранной компании или ее филиала? Можно ли в графе 3 писать: «Принят на работу в филиал организации... в г. Москве на должность...»? И какую печать ставить в трудовой книжке - печать филиала или головной организации?
: Работодателями по ТК РФ являются юридические, физические лица или иные субъекты (но только в случаях, прямо указанных в федеральных законах)ст. 20 ТК РФ . Филиал иностранной компании не является юридическим лицомп. 3 ст. 55 ГК РФ . Следовательно, работодатель - сама головная компания.
Полные тексты упоминаемых Кодексов, Положений и Инструкций вы найдете: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Версия Проф»)Поэтому в трудовом договоре, а также во всей кадровой документации в качестве работодателя вы указываете иностранную компанию. А в трудовом договоре конкретизируете место работы (российский филиал) и указываете его местонахождение. Если от имени работодателя (иностранной организации) с работниками российского филиала трудовые договоры будет заключать руководитель филиала на основании доверенности, то тогда шапка трудового договора будет выглядеть так.
ADSL CO, ltd, созданная в соответствии с законодательством Британских Виргинских островов (ЭйДиЭсЭль Компани), в лице руководителя аккредитованного Филиала в России, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Правды, дом 46, стр. 1, ИНН 7718530739,
Левина И.И., действующего на основании доверенности от 05.03.2010 № 3, именуемая в дальнейшем Работодатель, с одной стороны,
При внесении записи в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно указать наименование организациип. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . А в самой записи о приеме на работу конкретизировать, что работник принят в филиал этой компании, аккредитованный в России, и указать его местонахождение.
В результате запись в трудовой книжке будет такой.
В трудовой книжке можно поставить печать филиала иностранной компаниип. 35 Правил ведения трудовых книжек .
Из авторитетных источников
Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
“ Обычно трудовые книжки хранятся в головной организации, и тогда в них проставляется печать самой организации.
Но работодатель может делегировать полномочия по приему и увольнению работников руководителю филиала и назначить ответственного за хранение трудовых книжек в филиале. В этом случае в трудовых книжках работников филиала будет проставляться печать филиала” .
Предпринимательская деятельность - не работа по трудовому договору
Л.М. Куницына, г. Остров
Мы заключили трудовой договор с работником. Это для него основное место работы. Потом мы выяснили, что он зарегистрирован как индивидуальный предприниматель. Имеем ли мы право принимать предпринимателя на основное место работы или же нам нужно заключить с ним договор о совместительстве?
: Предпринимательская деятельность - это не работа по трудовому договору, и сам предприниматель для себя - не работодатель. Поэтому вы все сделали правильно, приняв работника на основное место работы: ваша компания - его единственный работодатель.
Место прописки для заключения трудового договора значения не имеет
Н.Б. Гундарева, г. Москва
Мы - московская компания. Хотели взять на работу гражданина РФ, а у него в паспорте - штамп о регистрации по месту жительства в Брянске. Можем ли мы отказать ему в приеме на работу, если у него нет даже временной регистрации в Москве, не говоря уже о постоянной?
И вообще, можем ли мы требовать у него справку о временной регистрации в Москве, если в его паспорте стоит штамп о регистрации по месту жительства в другом российском городе?
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Нельзя отказать соискателю в приеме на работу, мотивировав это тем, что у него нет регистрации. Если он обратится в суд и докажет, что ему отказали именно по этой причине, компанию могут обязать заключить трудовой договор с таким лицом. Так что отказывать надо по другой причине, например по причине недостатка опыта.
: Вы не можете мотивировать свой отказ отсутствием у соискателя регистрации по месту жительства (пребывания) в Москвест. 3 Закона РФ от 25.06.93 № 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации» . Это дискриминацияст. 3 ТК РФ , ст. 64 ТК РФ ; п. 10 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 .
Вы вообще не вправе требовать от работника документы, подтверждающие наличие у него регистрации по месту жительства или по месту пребывания в Москве. В ТК РФ закреплен закрытый перечень документов, которые работник обязан представлять при заключении трудового договора, и работодатели расширять этот перечень не вправест. 65 ТК РФ . Работнику достаточно предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт гражданина РФ.
Квалификационный разряд рабочего должен быть указан в трудовой книжке или в документе об образовании
Е.М. Петренко, г. Воркута
Разъясните, пожалуйста, каким документом должны подтверждаться квалификационные разряды рабочих различных специальностей, в частности сварщика, при приеме на работу?
: Присвоенный разряд указывается:
- <или> в документе (дипломе) о профессиональном образовании;
- <или> в трудовой книжке, если он был присвоен работодателемп. 10 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР (приложение к Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.85 № 31/3-30) , п. 21 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР .
Таким образом, если у принимаемого на работу рабочего есть квалификационный разряд, то об этом должна быть запись в его трудовой книжке или же он должен показать вам свой диплом.
Из-за отсутствия документа воинского учета можно отказать в приеме на работу
Н.П. Мухина, г. Тверь
К нам на работу устраивается сотрудник. Когда я стала его оформлять, то попросила у него военный билет. Он сказал, что у него была отсрочка, и обещал принести справку об этом. Принес он мне эту справку, но невооруженным глазом видно, что она липовая.
Я директору говорю, что не могу его принять, на меня вся ответственность ложится. А он отвечает, что никто, мол, тебя не просит проверять подлинность справки. Да и вообще, проверки военкоматов редко бывают. Как же мне быть? Я могу принять на работу работника в такой ситуации?
: Документами воинского учета, которые вы должны затребовать при приеме на работу у военнообязанного соискателя, являютсяст. 65 ТК РФ ; п. 28 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (далее - Положение о воинском учете) :
- <или> удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, если мужчина призывного возраста (18- 27 лет) и не находится в запасе;
- <или> военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), если он военнообязанный запаса.
Если ваш новый сотрудник освобожден от военной службы по какому-либо основанию на постоянной или временной основе (имеет отсрочку), то отметка об этом делается в самих документах воинского учета.
Таким образом, военнообязанный или лицо, подлежащее призыву, должны при приеме на работу предъявить один из упомянутых документов воинского учета. И, как нам разъяснили в Роструде, вы вправе отказать такому лицу в приеме на работу за непредставление документа воинского учетаст. 64 ТК РФ .
Из авторитетных источников
Заместитель начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда
“ Отказ в приеме на работу по причине отсутствия у соискателя документа воинского учета правомерен. Ведь согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, обязаны при заключении трудового договора представить работодателю документ воинского учета” .
В то же время вы можете принять такого сотрудника на работу и без документа воинского учета. Ведь такой отказ не мотивирован отсутствием у него деловых качествст. 64 ТК РФ .
А кроме того, за принятие на работу сотрудника без документа воинского учета никакой ответственности вы не несете. Но вам нужно обязательно уведомить военкомат о приеме на работу работника, подлежащего воинскому учетуподп. «а» п. 32 Положения о воинском учете ; подп. «а» п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ .
Если у принимаемого на работу временно нет паспорта
А.Б. Пименова, г. Самара
Подскажите, пожалуйста, как оформить прием на работу сотрудницы, у которой на данный момент паспорта на руках нет (в связи со сменой фамилии паспорт находится на оформлении)?
: Попросите у новой сотрудницы временное удостоверение личности по форме 2-Пприложение № 2 к Административному регламенту Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене и по исполнению государственной функции по учету паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, утв. Приказом ФМС России от 07.12.2009 № 339 . Этот документ подтверждает, что паспорт вашей сотрудницы находится на оформлении. Такое удостоверение ей должен выдать по ее заявлению орган ФМС, меняющий паспортп. 17 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 . Данные этого удостоверения внесите в трудовой договор.
Также попросите у нее свидетельство о браке, чтобы в кадровой документации указать ее новую фамилию. А для новых паспортных данных в трудовом договоре пока оставьте место.
Помните, что если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения (в том числе сведения о документе, удостоверяющем личность работника), то это не влечет признание трудового договора незаключенным или его расторжение.
Просто трудовой договор нужно потом (после получения необходимых сведений) дополнить недостающей информацией. Она вносится непосредственно в текст трудового договораст. 57 ТК РФ .
Предприниматель-работодатель регистрируется в фондах один раз
Ю.Д. Коршунов, г. Красноярск
Я - предприниматель, занимаюсь торговлей. Сейчас принимаю на работу первого работника. Нужно ли мне регистрировать трудовой договор с ним в налоговой инспекции, в Фонде социального страхования, в территориальном фонде медицинского страхования и ПФР?
: Если вы заключаете трудовые договоры с работниками, то вам нужно зарегистрироваться в качестве работодателя-страхователя в территориальных органах внебюджетных фондов по месту жительства:
- в ПФР для целей обязательного пенсионного страхования - в 30-днев -ный срок со дня заключения первого трудового договора с работникомп. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» ; п. 21 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей, производящих выплаты физическим лицам, в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, утв. Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п , а с 2011 г. - также для целей обязательного медицинского страхованияч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» , ч. 2, 4 ст. 17 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» ;
- в ФСС для целей обязательного страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний - в 10-днев -ный срок со дня заключения с первым из нанимаемых работников трудового договорап. 3 ч. 1 ст. 2.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ; ст. 6 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» ; п. 6 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей - юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 № 959н .
Отметим, что регистрация во внебюджетных фондах - это регистрация самого предпринимателя в качестве работодателя-страхователя. Встать на учет во внебюджетных фондах вам как работодателю-страхователю нужно только один раз. Регистрировать же трудовые договоры, заключенные с работниками, ни во внебюджетных фондах, ни в налоговой инспекции не нужно.
Оклад в трудовом договоре - с учетом налогов или нет?
М.С. Шишкина, г. Обнинск
В приказе о приеме на работу указан мой оклад 8200 руб. А на руки я получаю меньше (причем больше чем на тысячу рублей). Это правильно? Как вообще должен уплачиваться налог?
: Если в трудовом договоре при установлении размера зарплаты (оклада) прямо не сказано, что оклад не включает в себя НДФЛ, то это значит, что налог «сидит» внутри зарплаты. Поэтому работодатель, как ваш налоговый агент, правомерно удерживает и перечисляет в бюджет 13% НДФЛ из вашего дохода (зарплаты)п. 1 ст. 207 , п. 1 ст. 210 , п. 1 ст. 224 , п. 1 ст. 226 НК РФ . Ведь плательщик НДФЛ - вы как получатель дохода (зарплаты), а не ваш работодатель, который вам этот доход выплачивает.
Как оформить на полставки на основное место работы
М.Д. Басенко, г. Москва
Мы берем на работу студентов-очников на полставки. Как правильно оформить работника (не совместителя) на полставки, нужно ли указывать в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и в трудовой книжке, что он работает на полставки?
: В трудовом договоре такого работника нужно указать, что он принят на условиях неполного рабочего времени, прописать конкретную продолжительность его рабочего времени и часы работы, например 4 часа в день, с 10.00 по 14.00ст. 57 ТК РФ , ст. 93 ТК РФ .
Оклад в трудовом договоре укажите полностью, то есть установленный по должности исходя из полной ставки. Поскольку работник работает на полставки, то вы будете ему платить пол-оклада (при условии, что он полностью отработает свою норму). Труд работника будет оплачиваться пропорционально отработанному временист. 93 ТК РФ .
В приказе о приеме на работу по форме № Т-1утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 в графе «Условия приема на работу, характер работы» также нужно указать режим его работы и продолжительность рабочего времени.
Например, если вы договорились с работником, что его зарплата при условии работы на полставки будет 15 000 руб., то фрагмент приказа о приеме на работу будет выглядеть так.
Если же вы не хотите жестко фиксировать время начала и окончания рабочего дня работника, тогда установите ему гибкий режим работы. Для этого в трудовом договоре укажите суммарную продолжительность рабочих часов за учетный период (например, 20 часов в неделю)ст. 102 ТК РФ .
В трудовой книжке работника то, что он работает на полставки, никак не отражается. То есть вы делаете обычную запись о его приеме на работу.
Прием на работу с праздничного дня не противоречит ТК
В.М. Дрозд, г. Москва
Можно ли принять работника на работу с нерабочего праздничного дня?
: Можно. Если для вашей организации этот день нерабочий, то работник просто выйдет на работуст. 61 ТК РФ :
- <или> на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу;
- <или> в тот день, который указан в самом трудовом договоре.
Например, трудовой договор с работником датирован 31 декабря 2010 г. Тогда днем выхода на работу будет 11 января 2011 г. - следующий рабочий день после дня вступления трудового договора в силуст. 61 ТК РФ . В приказе о приеме на работу по форме № Т-1утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 указываете: «Принять на работу с 1 января 2011 года».
Кстати, в определенных случаях работа в нерабочие праздничные дни допускается, например, в непрерывно действующих организацияхст. 113 ТК РФ . И работник вполне может выйти на работу в этот день.
Аннулировать трудовой договор можно приказом
В.Б. Гривцов, г. Ставрополь
С сотрудником был заключен письменный трудовой договор, в котором указан день начала работы. Однако в этот день он на работу не вышел. Причины невыхода мы не знаем. Руководство приняло решение взять на эту должность другого работника.
Слышал, что в таких случаях можно аннулировать трудовой договор. Но как это оформить, если приказ о приеме на работу мы пока не издавали, заявление о приеме на работу сотрудник не писал и запись о приеме на работу в трудовую книжку не вносилась?
: Трудовой кодекс РФ действительно позволяет работодателю аннулировать трудовой договор, если работник не приступил к работе в день начала работыст. 61 ТК РФ . Причем работодатель не обязан выяснять причины невыхода работника на работу.
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Если новый сотрудник не вышел на работу в оговоренный срок, то можно издать приказ об аннулировании трудового договора с ним. Причем независимо от того, является ли причина невыхода несостоявшегося работника уважительной или нет. Более того, выяснять, что это за причина, вообще не обязательно.
Порядок аннулирования трудового договора не установлен.
На практике обычно составляется акт о невыходе работника на работу в первый рабочий день.
На основании этого акта руководитель издает приказ об аннулировании трудового договора и отмене приказа о приеме на работу (если к тому времени он уже был издан).
Акт о невыходе работника на работу в первый рабочий день можно составить в произвольной форме, например так.
Общество с ограниченной ответственностью «Республика»
АКТ № 1 о невыходе работника на работу в первый рабочий день
г. Москва
Время составления акта: 18.00
Мы, нижеподписавшиеся:
Чихачева Ирина Витальевна (начальник отдела кадров),
Матвиенко Игорь Юрьевич (начальник юридического отдела),
Зайкина Вероника Викторовна (секретарь),
составили настоящий акт о том, что юрисконсульт юридического отдела Черняев Петр Михайлович в нарушение заключенного с ним трудового договора от 12.12.2010 № 21 не приступил к работе в день начала работы - 13.01.2011.
Как определить период трудового договора без указания конкретных дат?
С.Ф. Некрасова, г. Санкт-Петербург
Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком. Мы берем на ее место нового работника по срочному трудовому договору. Как нам прописать срок срочного трудового договора, если точной даты выхода на работу основной сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком мы не знаем?
И еще: можно ли в таком договоре установить испытательный срок? Если да, то какой?
: Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, является срочнымст. 59 ТК РФ . Просто в этом случае срок договора определяется наступлением не конкретной календарной даты, а определенного события - выхода на работу основной сотрудницы.
В этом случае в трудовом договоре второго (замещающего) работника срок договора указывается так: «на период временного отсутствия сотрудницы такой-то (ф. и. о.) в связи с ее пребыванием в отпуске по уходу за ребенком»ст. 57 ТК РФ , ст. 59 ТК РФ . Такой трудовой договор прекратит свое действие в день выхода основной работницы на работу. При этом предупреждать временного работника за 3 календарных дня о грядущем увольнении работодатель в этой ситуации не обязанст. 79 ТК РФ .
Установление испытания при приеме на работу такому работнику вполне правомерно, если только он не относится к лицам, которым запрещено устанавливать испытаниест. 70 ТК РФ . Максимальный срок испытания определяется по общим правиламст. 70 ТК РФ :
- <если> работник «рядовой» - 3 месяца;
- <если> работник - руководитель компании, заместитель руководителя, руководитель обособленного структурного подразделения либо главбух - 6 месяцев.
На одну штатную единицу можно принять троих сотрудников
Т.М. Гусельникова, г. Коломна
На время отпуска по уходу за ребенком основного работника мы взяли сотрудницу, которая вот-вот тоже уйдет в декрет. Можем ли мы принять на работу еще кого-то третьего на эту должность? У нас острая потребность в кадрах, а, судя по всему, обе работницы в ближайшее время работать не смогут.
: В этой ситуации вы можете взять еще одного работника по срочному трудовому договору после того, как вторая сотрудница уйдет в отпуск по беременности и родам. В трудовом договоре с третьим работником укажите, что принимаете его на период отсутствия временного работника, но в любом случае до выхода на работу основного работника.
Согласно нормам действующего законодательства, ввод в штат новых сотрудников должен оформляться по типовой схеме. Это позволяет работникам пользоваться всеми преимуществами официального трудоустройства, а предпринимателю не иметь проблем с налоговыми органами. До сих пор имеют место случаи нарушения трудового законодательства в части неверного оформления трудовых книжек или искажения информации в контрактах или приказах о приеме на работу.
Между администрацией предприятий и новыми сотрудниками обязывает кадровые службы отражать изменения в системе учета работников. Только законное оформление на работу гарантирует гражданам своевременное получение заработной платы, получение выходного пособия, оплаты больничных листов и отпускных. Порядок трудоустройства в Российской Федерации контролируется соответствующими службами и надзорными органами. При наличии нарушений при приеме на работу, граждане всегда имеют право обратиться в связи с нарушением их прав в соответствующие инстанции.
ТК РФ
Действующее трудовое законодательство призывает руководящих лиц предприятий действовать согласно букве Закона при приеме и оформлении на работу новых сотрудников. За нарушения общепринятых норм и правил на соответствующих должностных лиц могут налагаться штрафы или дисквалификация. Незнание Закона не освобождает от ответственности, поэтому сегодня на каждом предприятии уделяется особое внимание ведению кадрового учета, существуют специальные подразделения, ответственные за оформление приема и перемещений специалистов, рабочих и начальников.
Основным руководящим документов, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации является Трудовой Кодекс. Процесс оформления договоров с сотрудниками и их персональных книжек, подтверждающих трудовой стаж, описывается в главах 10 и 11 норматива. Если в организации только планируется организация учета и хранения документов, относящихся к штатным работникам, следует обращаться к положению Постановления Правительства 2003 года № 225 . Образцы таких документов как личная карточка работника или приказ о приеме на работу доступны пользователям в соответствующем Постановлении Государственного комитета статистики, его номер 1 от 2004 года.
Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу
Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:
- Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
- Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
- Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
- Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
- Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
- Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.
Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу?
Работа с соискателем при рассмотрении его кандидатуры включает идентификацию и проверку трудовой истории. Подтвердить запросы представителя организации, нуждающейся в новых кадрах, можно по оригинальным документам или справкам, полученным в соответствующих ведомствах. Стандартный список документов, которые должен иметь при себе кандидат при приеме на работу, следующий:
- Паспорт или иное удостоверение личности. По этому документу можно проверить большинство основных параметров гражданина, включая его возраст, место прописки. При поступлении на гражданскую государственную службу необходимо быть в готовности к тому, что паспорт могут проверить на предмет законности его получения;
- Документы, подтверждающие уровень квалификации и образования. К заявлению приема на работу или прохождение конкурса прикладываются дипломы и свидетельства об окончании учебных заведений;
- Поступление на работу подразумевает продолжение работником не только трудовой деятельности, но и продление истории в государственных фондах. Для подтверждения нахождения на учете в фондах граждане предоставляют страховое свидетельство и справку о доходах с предыдущего места работы ();
- В настоящее время за работодателями закреплена обязанность представления сведений по гражданам, стоящим на учете в военных комиссариатах. Поэтому лица, уклоняющиеся от прохождения воинской службы, устроиться на работу, не смогут.
К числу дополнительных документов, которые может затребовать кадровая служба от соискателя при оформлении, относятся характеристика с прошлого места работы (рекомендация), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и даже справки о прохождении медицинской комиссии или отсутствии судимости. Как видно, трудоустройству в настоящее время уделяется особое внимание. Представление заведомо подложных документов или «липовых» справок является прямым нарушением законодательства. В лучшем случае, работодатель при выявлении таких случаев, произведет увольнение по статье 81 Трудового Кодекса . В худшем, может отправить материалы в прокуратуру для проведения дальнейшего разбирательства.
Оформление трудовой книги
Трудовая книжка является основным документом, который подлежит оформлению при регистрации трудовых отношений. Записи в бланке осуществляются на свободном месте последовательно. Содержание текста включает полное и сокращенное наименование юридического лица (индивидуального предпринимателя), должность при успешном прохождении конкурса . Если работник оформляется переводом или ему присуждается соответствующая рабочему месту категория, это отражается записью. В трудовой обозначаются . Все записи в книжке заверяются лицом, ответственным за ведение кадровых документов
Образец оформления приема на работу
Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.
Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:
- В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
- Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
- Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
- Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
- Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
- Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.
Заключение трудового договора
Основным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и его наемного работника, является договор. Согласно гражданскому праву форма контракта при оформлении на работу чаще всего является свободной, однако в ней администрация предприятия использует не всегда выгодные для сотрудника условия. В своих действиях, организации опираются на практику, в том числе судебную.
Как бы то ни было именно трудовой договор обеспечивает гражданам гарантии и компенсации, а также определенные преимущества. Действующее законодательство в области охраны трудовых отношений обязывает работодателей заключать договора в письменном виде, в двух экземплярах для каждой из сторон. Основное назначение такого контракта – оформление соглашения между сторонами об условиях сотрудничества.
Внимание
Работник всегда имеет право отконтролировать свой прием на работу, запросив у кадровой службы выписку о включении в штат сотрудников. Вполне уместно будет попросить такой документ через три дня, - это срок, в течение которого уже бывшего кандидата должны ознакомить с выпиской из приказа по предприятию. Если гражданин обнаруживает отсутствие такого приказа, он вправе потребовать его издания от администрации либо обратиться в курирующие органы – трудовую инспекцию или органы прокуратуры.
Все возникающие споры по трудовым отношениям, в том числе ведущиеся в судебных инстанциях, основываются именно на договоре.
Прием на работу с испытательным сроком
В нормах трудового законодательства предусмотрены положения, защищающие как прав потенциальных работников, так и их потенциальных работодателей. Так, администрации предприятий имеют полное право устанавливать для граждан . В течение этого периода человек является полноценным сотрудником, получает положенные выплаты, но при этом результаты его деятельности находятся в зоне особого внимания. Этой нормой часто пользуются работодатели, которые решают перестраховаться даже в случае, если образование и опыт работы кандидата являются подходящими для заполнения вакантных должностей.
В Трудовом Кодексе предусмотрены несколько типов испытаний (по продолжительности), которые могут быть установлены принимаемым на работу новичкам:
- До двух недель;
- До трех месяцев;
- Не больше, чем на полгода;
- На год.
Последние две продолжительности испытательного срока устанавливаются только по согласованию с профессиональными объединениями. Чаще всего такое ограничение устанавливается для лиц из состава высшего менеджмента, например, главным бухгалтерам или директорам компаний. Также большая продолжительность испытания устанавливается для граждан, поступающих на государственную службу.
Вместе с тем существуют категории кандидатов, которым испытательный срок при приеме на работу не устанавливается. В числе таких лиц:
- Поступившие на работу согласно результатам конкурса;
- Беременные женщины;
- Поступающие на работу впервые сразу после окончания высшего учебного заведения;
- Устраивающиеся н работу не более чем на 2 месяца;
- Избранные кандидаты;
- Лица из запаса.
Согласно общей практике испытательный срок используется для того чтобы принять окончательное решение о трудоустройстве граждан. Со стороны работодателя идет оценка способностей к труду, морально-деловых качеств и, главное, соответствия занимаемой должности. Работник же в свою очередь, также может принять окончательное решение о том, стоит ли ему оставаться в данной организации.
В период исполнения трудовых обязанностей запрещается не выплачивать заработную плату или иным способом ущемлять права нового сотрудника. Также запрещается устанавливать содержание в меньшем размере. Вместе с тем, законодательно не запрещается изменение штатного расписания. Так, например, в отделе продаж могут быть две аналогичные должности, но с разными окладами, правда проводить такие изменения необходимо заблаговременно.
Как и любой случай приема на работу, должен быть оформлен согласно действующим нормам законодательства. Информация о проведении испытания обязательно отражается в соответствующем приказе, но не заносится в трудовую книжку.
Нюансы
Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.
Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.
К сведению
Для случаев, когда кандидаты не представляют особенных документов, согласно которым можно бы было причислить их к льготной категории сотрудников, последние принимаются на общих основаниях, являющихся стандартными. Работодатели не несут ответственности в случае, если документ по какой-либо причине не был представлен соискателем.
Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса
Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.