Архив по трудовым книжкам. Трудовая книжка утеряна: что делать и как восстановить, если есть ксерокопия? Как восстановить записи в трудовой книжке, если она испорчена
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником или работодателем?
Подается заявление на имя руководителя предприятия, стаж подтверждается справками с других рабочих мест, из Пенсионного фонда или из архива, по этим сведениям, формируется дубликат.
Вопрос «как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» интересен всем, кто сталкивался с такой ситуацией.
Она относится к бланкам строгой отчетности, поэтому к ее восстановлению нужно подходить серьезно.
Сама процедура зависит от того, кто ответственен за потерю.
На самом деле восстановить утерянную трудовую книжку можно, хотя это и потребует определенных усилий.
Восстановление трудовой книжки: с чего начать
В самом начале нужно установить, по чьей вине произошла пропажа. Это может быть ответственность:
- работодателя;
- работника.
На самом деле, этот документ может находиться либо у работодателя (после официального трудоустройства), либо на руках у гражданина (если он еще не нашел подходящий вариант).
Соответственно и за потерю отвечает одна из сторон.
Со дня трудоустройства гражданина ответственность за хранение трудовой книжки целиком переходит на работодателя (организацию либо индивидуального предпринимателя).
Если он виновен в утере документа, то и восстановлением будет заниматься он сам.
Однако трудовая книжка может потеряться и у самого работника. Тогда восстановить записи придется ему.
В такой ситуации предыдущий работодатель может оказать ему содействие.
Когда произошла утеря трудовых книжек в массовом масштабе (например, после стихийного бедствия) информация будет заново собираться уполномоченной комиссией.
В ее число входят представители государственных органов, работодатели, члены профсоюзов.
Как восстанавливают информацию о стаже
Создавать дубликат книжки приходится не всегда. Если суммарный стаж составляет менее трех месяцев, по статье 65 Трудового Кодекса ему просто выдают новый экземпляр.
Для этого сотрудник пишет работодателю заявление, и получает документ.
Однако, когда у гражданина большой стаж, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? В такой ситуации создается дубликат.
Производится это также по заявлению на имя работодателя. Сбором сведений будет заниматься лицо, ответственное за утерю документа.
Самостоятельно проставлять отметки в трудовую книжку запрещено, это расценивается как подделка документов.
Важно: новая книжка выдается в течение 15 суток со времени подачи заявления.
Когда речь идет о трудовых книжках, восстановление – не совсем точное определение для этой процедуры.
Согласно нормативным актам, такой бланк строгой отчетности не подлежит восстановлению, можно только подготовить дубликат.
Он понадобится для предъявления в Пенсионный фонд для расчета стажа и в другие организации.
Способы создания дубликата трудовой книжки
Можно восстановить утерянную трудовую книжку следующими способами:
- подготовить заявление на имя работодателя;
- пойти в Пенсионный фонд;
- запросить в Государственном архиве;
- подать заявление в суд;
- пойти в специализированную фирму;
- собрать справки самостоятельно.
Даже если за утерю ответственен сам сотрудник, он может обратиться к работодателю за помощью.
Если такое случилось по вине последнего, оказать содействие – его обязанность.
Когда за восстановлением трудовой книжки гражданин обратился в организацию, предыдущим работодателям направляется запрос.
В ответ они посылают справки с обозначением продолжительности работы и занимаемой должности на данном предприятии.
Как быть при ликвидации предприятия-работодателя
Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, если предприятие-работодатель было ?
Даже если организация прекратила свою работу, и ответственные за деятельность сотрудников отсутствуют, ситуация не безвыходная.
Важно: для получения информации, потребуется обратиться в суд, в архив или в отделение Пенсионного фонда .
Первый вариант в такой ситуации – пойти за справкой в архив. Там хранятся сведения о стаже работника и занимаемой должности, реквизитах документов, на основании которых ставились отметки в трудовую книжку.
Взять сведения из архива непросто, на это может уйти вплоть до нескольких месяцев.
Проще пойти за справкой в отделение Пенсионного фонда. Там надо лишь оставить запрос и дождаться ответа.
Следующий вариант – обращение в суд. Оттуда будут посылаться запросы в другие государственные органы.
В качестве свидетелей привлекаются работники ликвидированного предприятия, чтобы подтвердить его существование и факт работы на этом месте.
Однако в суд обращаются только в тех случаях, когда других возможностей восстановить записи не остается.
Как происходит восстановление трудовой книжки через суд
Иногда получить информацию через архив не удается: сведения отсутствуют или к ним нет доступа.
Чтобы подтвердить факт трудовой деятельности в такой ситуации, приходится обращаться в суд.
Этот вариант потребует больше времени, но считается самым надежным.
Для установления факта работы на предприятии используются следующие методы.
- Отправка запросов предыдущим работодателям.
- Приглашение свидетелей для дачи показаний.
Суд будет отправлять запросы как прошлым работодателям, так и в другие государственные инстанции.
Ответные справки позволят подтвердить факт работы гражданина на конкретном месте и установить продолжительность.
Интересно, что на судебные запросы ответы приходят быстрее, чем на заявки от других организаций.
Поэтому в ряде случаев стоит обратиться в суд для получения дубликата.
Если предприятие было ликвидировано (в том числе имеется в виду ), в идеале приглашаются бывшие сотрудники.
Они подтверждают, что организация действительно существовала, и гражданин занимал одну из должностей. Помочь может также и , в котором может быть упомянут сотрудник.
Отправка заявления в Пенсионный фонд
Решая, как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ, можно выбрать вариант визита в отделение Пенсионного фонда.
Чтобы восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, нужно приложить подтверждающие документы. В перечне можно отметить:
- трудовые договора с предыдущих мест работы (в письменном виде, с и подписью работодателя);
- справки, фиксирующие, что гражданин действительно работал на этом месте (могут выдаваться как работодателем, так и другими уполномоченными организациями);
- внутренние документы предприятия, например, выписки из распоряжений и ведомости по зарплате;
- справки из банка о движении денег на счете, на который поступала заработная плата.
При наличии необходимых документов в отделении Пенсионного фонда будет создан дубликат.
Можно оставить запрос на получение данных при личном визите или отправить по почте в виде заказного письма.
Когда он будет получен Пенсионным фондом, в течение 10 дней гражданину выдается справка о трудовом стаже, рабочих местах и сроках пребывания на них.
При этом не требуется вносить оплату.
Стоит заметить, что такая система функционирует недавно. Обращаться в Пенсионный фонд лучше, если нужны сведения по последним годам.
В базе может не быть полной информации о конкретном работнике.
Получение справки из архива
Еще один вариант получить справку со сведениями о местах работы – пойти в Государственный архив, расположенный по адресу их регистрации.
Гражданину следует оставить письменный запрос. В ответ выдается справка с данными о сроках и местах работы.
Как написать заявление при восстановлении через предприятие
Когда трудовая книжка утеряна по вине самого работника, для оформления дубликата готовят заявление. Бланк оформляется в кадровом отделе.
Важно: если утеряна трудовая книжка безработным гражданином, ему следует отправиться на предыдущее место работы.
В заявлении прописывается просьба удержать из заработной платы сумму, равную стоимости нового бланка.
- Документ составляется от лица сотрудника.
- Адресуется либо организации, либо ее руководителю.
- В шапке прописывают название компании, местонахождение, ФИО руководителя и заявителя.
- По центру ставят наименование документа.
- В основной части прописывают, по какой причине требуется дубликат (ввиду утери, кражи и так далее).
- В конце ставится дата составления бланка и личная подпись заявителя.
Если заявление поступило от гражданина, уже уволившегося с этого предприятия, следует дополнительно вписать свой номер телефона или адрес электронной почты.
Тогда с ним можно будет связаться и известить о готовности дубликата.
Унифицированной формы для написания такого заявления нет.
Однако допускается, чтобы предприятия сами устанавливали фирменные бланки для заполнения.
Если же установленные руководством рамки отсутствуют, документ можно оформить в произвольном виде.
Заявление можно напечатать на принтере или написать от руки. Нужно составить простой и понятный текст.
При заполнении документа следует избегать помарок и исправлений.
Как зафиксировать подачу заявления
Когда утеря произошла по вине работника, ему придется самому собирать необходимые справки. Их названия следует перечислить в заявлении.
Также стоит зафиксировать факт подачи запроса. Сделать это можно одним из нижеперечисленных способов.
- При личной передаче бланка, можно попросить ответственного работника вручить расписку в получении.
- При отправке почтой, выбрать заказное письмо с уведомлением.
- При передаче через посредника – поручить ему взять документ, подтверждающий принятие заявления.
Запросить создание дубликата трудовой книжки можно только в письменном виде.
Как быть, если трудовая книжка утеряна работодателем
Бывают случаи, когда даже важные бланки теряются по вине работодателя.
Это может произойти в результате стихийного бедствия или невнимательности ответственных сотрудников.
Для воспроизведения документов собирается комиссия, которая устанавливает причины утери трудовых книжек и оформляет результат в виде акта. Затем будет выдан дубликат.
Сотруднику нужно лишь подать заявление.
Получать справки с предприятий, где он раньше числился, или приобретать бланк самостоятельно от него не требуется.
Новая книжка выдается в течение 15 дней.
Когда руководитель не планирует восстанавливать документацию, которая была утеряна по его вине, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, а затем в суд.
При нежелании руководства и ответственных лиц работать с документами, на них может быть наложен штраф:
- 1-5 тысяч для должностных лиц;
- 30-50 тысяч для юридических лиц.
Помимо создания дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, сотрудник вправе требовать возмещения ущерба.
Сумма за день может составлять среднедневной заработок.
Восстановление книжки при наличии копии
Возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется при перемене рабочего места.
При этом, на руках у гражданина остается ксерокопия. Ответ на вопрос «можно ли восстановить трудовую книжку» зависит от того, заверена ли эта копия.
Важно: заверение осуществляется уполномоченными лицами, в числе которых кадровые работники и главный бухгалтер. На такой копии стоит печать.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи на основании заверенной копии?
Нужно подойти с этим бланком на прошлое место трудоустройства и оставить заявление на восстановление, о котором говорилось выше.
При наличии заверенной копии, дополнительно собирать справки не потребуется.
Как можно восстановить утерянную трудовую книжку, если копия не была заверена? В алгоритме этой процедуры будет ряд отличий:
- понадобится собирать справки с предыдущих мест работы;
- наличие дат и другой уточняющей информации упрощает создание дубликата.
Таким образом, восстановить утерянную трудовую книжку возможно, и при наличии копии сделать это легче.
Какие данные вносятся в дубликат
Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.
Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.
В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:
- Стаж работника до оформления на новом рабочем месте (суммарный либо непрерывный).
- Поощрения и трудовая деятельность на последнем рабочем месте, зафиксированном в бланке строгой отчетности.
Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.
При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.
Чем отличается заполнение оригинала и дубликата
В оригинал информация вносится на основании приказа.
Отличие заполнения дубликата состоит в том, что здесь в качестве источника выступает другой документ (справка и тому подобное).
Относительно каждого места работы, в дубликат вносят следующие сведения:
- дата оформления на новую должность;
- наименование компании;
- должность работника, его профессия и, при необходимости, квалификация;
- данные о переводах между отделами (при наличии);
- причина и день увольнения;
- реквизиты документа, на основании которого вносятся эти сведения (его название, дата и номер).
Чтобы восстановить данные, нужно получить подтверждающие справки с предыдущих рабочих мест и передать их работодателю на текущем месте.
Информация из этих справок в хронологическом порядке переносится в бланк строгой отчетности.
Правила заполнения дубликата трудовой книжки
Заполнять дубликат нужно, ориентируясь на установленные правила.
- Для записей лучше всего подойдет шариковая ручка с пастой синего, фиолетового или черного цвета. Важно, чтобы она была устойчива к воздействию влаги и света. Тогда сделанная запись сохранится четкой надолго.
- Информацию записывают без использования сокращений.
- В России трудовые книжки ведутся на русском языке, этого правила также стоит придерживаться при создании дубликата.
При восстановлении, нужно четко следовать правилам оформления бланков строгой отчетности.
Требуется соблюдать порядок внесения записей и предоставлять достоверные сведения.
Что делать в случае порчи документа
Случается и так, что трудовая книжка повреждается. Здесь также стоит заняться созданием дубликата.
В Пенсионном фонде и прочих государственных органах не принимают документы в ненадлежащем виде.
Поэтому делать новый экземпляр обязательно.
Дубликат готовится следующим образом:
- В новый бланк переносится информация, которую легко прочитать по испорченному экземпляру.
- Те сведения, которые прочесть невозможно, подтверждаются справками с места работы.
- В дальнейшем старую трудовую книжку сохраняют, а на первой странице делают запись о том, что оформлен дубликат.
После замены бланка, первая трудовая книжка служит в качестве документа, подтверждающего его законность.
Что делать пенсионеру при утрате трудовой книжки
Так как пенсионеру восстановить утерянную трудовую книжку нужно при устройстве на работу, алгоритм действий в данном случае не отличается.
Ему также следует заполнить заявление и представить его работодателю на последнем предприятии.
Кто выступает в роли заключительного нанимателя?
- Если непосредственно перед утратой документа гражданин заключил договор с работодателем (к примеру, ), он и будет считаться последним.
- Если на день утери книжки пенсионер был безработным, то за восстановлением ему нужно обратиться к прежнему нанимателю.
Перед тем как восстановить утерянную трудовую книжку пенсионеру, работодатель принимает от него заявление.
Также гражданин представляет оригиналы документов, подтверждающих его рабочий стаж.
Дубликат формируется в течение 15 рабочих дней. В него вносятся сведения о суммарном и непрерывном стаже и подробности трудовой деятельности на последнем месте, в том числе информация о поощрениях.
Еще одна ситуация, которая может встретиться на практике: работающему пенсионеру нужно предъявить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения начислений.
Стоит отметить, что такое требование считается необоснованным.
Здесь работодатель может выдать сотруднику трудовую книжку под роспись.
Но даже в таком случае он остается ответственным за ее сохранность.
Важно: работодатель отвечает за хранение трудовой книжки до тех пор, пока продолжаются трудовые отношения.
Новые книжки выдаются в случае оформления на работу граждан стран СНГ.
Трудовой стаж учитывается и на российской территории. Однако иностранным гражданам следует получить трудовую книжку РФ.
Исключение составляют лишь те работники, у которых на руках бланк по форме 1974 года.
Типовые ошибки, встречающиеся в заполнении трудовых книжек
Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.
Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.
- Печать о приеме на работу (либо об увольнении) отсутствует или плохо просматривается.
- В отметке о приеме на работу не прописано наименование организации или занимаемая должность.
- Несоответствие между указанным наименованием организации и ее названию в печати рядом с записью об увольнении. Встречается при реорганизации компаний, когда пометки о переименовании не были своевременно внесены.
- Некоторые данные исправлены, при этом отсутствует заверение в установленном порядке.
- Титульный лист не содержит полной информации об изменении ФИО. Чтобы внести поправки, приводят реквизиты документа-основания, дополнение заверяют печатью организации, его подписывает работодатель.
- Не заполнена одна из граф книжки, например, не указано, на основании какого документа внесена отметка о принятии/увольнении.
- Повреждение записей ввиду неправильного хранения документации.
Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью.
Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.
Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.
Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.
Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.
Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.
Другие возможности подтвердить трудовой стаж
Если утеряна трудовая книжка, и восстановить записи (или их часть) не удалось, для подтверждения стажа могут приниматься другие бумаги. К их числу относятся:
- трудовой договор в письменном виде;
- справки от работодателей;
- справки из архивов;
- выписки из приказов;
- сведения по лицевым счетам.
Таким образом, можно восстановить утерянную трудовую книжку и воссоздать в дубликате наиболее важные отметки.
В новом бланке будет отражен суммарный стаж, подробности работы и поощрения на последнем рабочем месте.
Для восстановления потребуется представлять справки от прошлых работодателей, а при необходимости – из архива или Пенсионного фонда.
Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?
Согласно ТК РФ, трудовая книжка – обязательный документ при приеме на работу. Его наличие дает человеку право претендовать на получение трудовой пенсии. Поэтому потеря трудовой может повлечь за собой серьезные неприятности. Случаи утраты этого документа возможны как по вине работодателя, так и при чрезвычайных ситуациях. Также потерять книжку может и сам сотрудник.
В этой статье мы ответим на самые часто задаваемые вопросы: можно ли восстановить трудовую книжку при потере? Что грозит работодателю? ? Кроме того, расскажем, нужно ли подтверждать утрату трудовой и как правильно составить заявление о замене утраченного документа.
Зачастую сотрудники сталкиваются с необходимостью восстановления трудовой книжки, мотивируя это самыми разными причинами. Рассмотрим ситуации, в которых требуется дубликат документа:
- Книжка была утеряна работником;
- «Трудовая» была украдена;
- Утрата книжки в результате чрезвычайной ситуации (стихийные бедствия, техногенные и экологические катастрофы).
Утрата может произойти случайно или преднамеренно. Во всех вышеперечисленных случаях ответственность за восстановление книжки лежит на том лице, у кого она находилась в момент потери. Как правило, «трудовая» находится по основному месту работы, поэтому решение данного вопрос ложится на плечи работодателя. Но иногда работнику приходится заботиться о дубликате самостоятельно.
Порядок действий
Потеря трудовой книжки может случиться с каждым сотрудником. В подобной ситуации необходимо сразу предпринять все возможные меры для ее восстановления. Итак, что же нужно делать при утрате трудовой?
- Определить, где находилась книжка до ее утраты;
- Подать заявление работодателю об утрате трудовой книжки;
- Подтвердить стаж работы необходимыми документами;
- Обратиться в Пенсионный фонд;
- Написать заявление в территориальное отделение Госархива;
Сразу после того, как вы узнали об утрате документа, следует обратиться с письменным заявлением к вашему последнему работодателю. В течение 15 дней с момента получения заявления он обязан выдать вам дубликат. В нем должны содержаться обобщенные сведения обо всем .
Если работодатель отказывается восстанавливать «трудовую», можно . Для этого нужно составить и подать заявление лично с подписью о вручении либо отправить его заказным письмом. Через 10 дней после рассмотрения запроса пенсионные органы выдадут справку о вашем трудовом стаже. Восстановить трудовую можно и с помощью архива по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях хранятся все документы предприятий, в том числе и ликвидированных.
В том случае если , . В суде вы также можете потребовать восстановить утраченный документ, а также выплатить вам моральную компенсацию. Само судебное разбирательство не займет у вас больше двух месяцев.
При утере трудовой книжки работодателем вы можете привлечь его к административной ответственности. Ему могут выписать штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей. В том случае, если ваше начальство – юридическое лицо, сумма наказания составит от 30 до 50 тысяч рублей. Более того, за подобные правонарушения деятельность организации могут на время приостановить.
Как составить заявление?
Самый простой случай – если вы потеряли трудовую на своем первом месте работы . Для восстановления документа вам достаточно написать заявление на имя работодателя. К форме и содержанию такого обращения предъявляют ряд требований. Так, оно должно содержать:
- Заголовок . Здесь должно быть указано название организации, ФИО работника, а также полное название документа – «Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой»;
- Информационную часть . Этот пункт подразумевает причины утраты трудовой и выдержки из нормативных документов – обычно это Трудовой кодекс РФ. Предъявите требования о выдаче дубликата, а также не забудьте указать данные о вашем трудовом стаже;
- Перечень приложенных документов;
- Дату и подпись заявителя.
Какие документы нужны?
Для того, чтобы восстановить трудовую книжку, в которой указано несколько мест работы, вам придется подтвердить свой стаж соответствующими документами. Их нужно будет предъявить последнему работодателю вместе с заявлением о выдаче дубликата. Так, вам потребуются:
- , заверенная кадровиком или бухгалтером;
- Трудовые соглашения со всех предыдущих мест работы;
- Распоряжения о приеме на работу, увольнении, объявлении благодарности и т.д.;
- Справки и выписки о начислении зарплаты;
- Справка о трудовом стаже из Пенсионного фонда;
- Выписки из госархива;
- Решение суда о восстановлении трудового стажа.
Существует огромное количество способов потерять трудовую книжку. Это может быть вор, который вытащит ее из кармана в общественном транспорте, или же простая человеческая невнимательность. Потеря этого важного документа является достаточно сложной проблемой. Чтобы восстановить ее, потребуется много усилий и времени. Опытные работники кадровой службы предприятий знают, как восстановить трудовую книжку, если есть копия, или если она отсутствует. Сегодня существует множество организаций, способных восстановить трудовую книжку человека практически без его участия. Но и самому нужно знать, как происходит этот процесс.
Как происходит восстановление
Утеря трудовой книжки может возникать по двум причинам:
В зависимости от ситуации существуют определенные особенности восстановления документа. Восстановление трудовой по вине работодателя производится исключительно его силами и средствами. Сотруднику для этого ничего делать не нужно. Работники кадровой службы самостоятельно будут искать записи и их подтверждение, а также будут вносить их в новую трудовую книжку (дубликат), которая будет являться полным аналогом утерянной.
В случае, если трудовую потерял ее владелец, тогда он самостоятельно будет восстанавливать документ. Дело в том, что работодатель не имеет права давать трудовую книжку своему сотруднику на руки. Единственное исключение составляет запрос на этот документ из Пенсионного фонда. Во всех остальных случаях можно воспользоваться либо выпиской из трудовой, либо же правильно заверенной ее копией.
Существует еще один способ восстановления трудовой книжки. Он начал набирать популярность в последнее время, поскольку не каждый сегодня имеет достаточно свободного времени, чтобы ездить по предприятиям и получать необходимую информацию. Речь идет о заказе процедуры восстановления в специальных организациях. Такой способ куда более оперативный, нежели самостоятельные усилия, но он является платным, что не всегда и не каждому по карману. Так что пользоваться услугами специальных компаний или восстанавливать самостоятельно – решать непосредственно владельцу трудовой книжки.
Что делать, если восстанавливать нужно самому
В том случае, если человек был виноват в потере трудовой книжки, восстановлением всех записей в ней должен заниматься он сам. Для этого необходимо обойти все предприятия, на которых он ранее работал, и получать информацию касательно стажа, должности в виде справок. Если все предприятия находятся в одном городе, тогда восстановление может занять всего неделю, а если человек ранее работал в разных городах, тогда придется потратить значительно больше времени. Но это еще не все проблемы.
Случается так, что предприятие, где раньше работал человек, было ликвидировано или пережило реорганизацию. В таком случае забот становится еще больше. Кроме того, что владелец трудовой должен будет ходить по организациям, информацию касательно ликвидированных предприятий он сможет получить только в архивах. В таком случае может потребоваться много времени на поиски требуемой документации. В некоторых случаях в поисках требуемых данных может помочь Пенсионный фонд.
Случается, что даже в архивах нет сведений либо же человек не может получить доступ к информации. Но даже в таком случае отчаиваться нельзя. Каждый имеет право подтверждать свою трудовую деятельность, а если нет информации относительно ликвидированного предприятия и работы на нем человека, тогда поможет суд. Эта инстанция будет отправлять запросы во все необходимые государственные органы, которые позволят получить подтверждение работы человека и его стажа. Очень хорошо, если имеется возможность привлечь бывших сотрудников ликвидированного предприятия, которые могли бы подтвердить существование организации и факт работы в ней владельца утерянной трудовой книжки.
Если есть ксерокопия
Что же делать при утере трудовой книжки, когда есть копия, как поступить при восстановлении документа? Выше были перечислены все возможные варианты, когда нужно восстановить трудовую книжку, но человек не имеет при этом ксерокопии документа.
Если же владелец трудовой заблаговременно сделал копию и заверил ее, тогда восстановление существенно упрощается, а значит, и будет произведено гораздо быстрее. Заверять такие копии имеют право только уполномоченные на это сотрудники организации, которыми чаще всего выступают кадровики либо главный бухгалтер.
Если на руках у человека имеется заверенная ксерокопия трудовой книжки, все, что от него требуется, – подать заявление на последнее место работы о потере трудовой книжки и предоставить сотрудникам кадрового отдела ксерокопию. После получения заявления кадровики тут же могут приниматься за восстановление документа, при этом те сведения и записи, которые ранее были признаны недействительными, в дубликат трудовой книжки вноситься не будут.
Все это подтверждает, что лучшим вариантом является ксерокопия трудовой. Ведь она позволяет в считанные дни восстановить все сведения трудовой деятельности ее владельца, а также вернуть ему подтверждение достоверности стажа. Поэтому при возможности стоит сделать такую копию и правильно ее заверить.
Таким образом, в зависимости от того, кто виноват в потере трудовой книжки, ее восстановлением может заниматься либо работодатель, либо сам владелец. В случае утери трудовой книжки владельцем восстановить трудовую можно, обратившись:
- во все предприятия, где ранее работал человек}
- в госархивы городов, где ранее существовало предприятие}
- с запросом о стаже в Пенсионный фонд}
- в суд.
Работодатель восстанавливает трудовую книжку аналогичным образом, только при этом владелец трудовой не обязан заниматься обращениями в соответствующие организации и инстанции.
Можно ли завести дубликат трудовой книжки при утере? Да, можно. Но существует еще один вопрос: а нужно ли все это? Как заявляют представители правительства, отвечающие за кадровые вопросы и трудоустройство, если человек не достиг возраста 30 лет, восстанавливать трудовую книжку ему необязательно. В таком случае можно просто завести новый документ, получив его у последнего работодателя. Дело в том, что размер пенсий зависит не от того, какой стаж за свою жизнь смог наработать человек, а от того, какие отчисления получал Пенсионный фонд.
Учитывая, что восстановление трудовой книжки – это достаточно трудоемкий и сложный процесс, часто люди попросту получают новый документ. Правда, в таком случае теряется подтверждение опыта работы в солидных компаниях, а значит, и шансов получить хорошую работу не так уж и много. Владельцу утерянной трудовой нужно будет снова стараться, чтобы зарекомендовать себя с лучшей стороны и показать все, на что он способен.
Учитывая важность трудовой книжки как документа, подтверждающего все заслуги человека и его трудовой стаж, стоит хранить ее как зеницу ока. Тогда не нужно будет бегать по предприятиям, ведь не всегда человек покидает рабочее место по обоюдному согласию с работодателем. Отпадет необходимость обращаться в архивы или суд. А устроиться на работу будет проще, ведь хороший стаж, подкрепленный трудовой, практически всегда гарантирует получение хорошего рабочего места.
Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?
Причины утраты
Гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?
Прежде всего, трудовая книжка - документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:
- Работник потерял документ.
- Работодатель потерял документ.
- Документ был украден.
- Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.
Вина работника
В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.
Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.
Вина работодателя
Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.
Иные причины
Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.
Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?
Алгоритм если она была утрачена по вине работника, следующий:
- Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
- В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.
В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.
К заявлению необходимо приложить следующую документацию:
- приказы о зачислении в штат или об увольнении,
- старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
- копии ведомостей о начислении зарплаты,
- выписку со счета системы пенсионного страхования.
Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.
Если организация ликвидирована
Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.
Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.
Если имеется копия
Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.
Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя
Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:
- в отделение пенсионного фонда,
- в государственных архив,
- в суд.
В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.
Процесс через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.
Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.
Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?
Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.
Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.
А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:
- приказы о зачислении в штат,
- копию трудового соглашения,
- номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.
Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.
Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.
Материальная ответственность организации
Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.
Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.
Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы.
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.
Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.
Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)
Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.
За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.
Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:
- личное посещение и ожидание в электронной очереди;
Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.
При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.
Заполните пустые графы разборчивым почерком.
После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам,когда прийти в следующий раз за готовым документом.
МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.
Восстановление утерянной книжки через Пенсионный фонд России
Кроме подготовленных документов при обращении в Пенсионный фонд вам нужно иметь при себе СНИЛС – маленькую зеленую пластиковую карточку. Приходите в отделение ПФ РФ по прописке или по месту проживания.
Специалист на рецепшн выдаст вам бланк заявления, который нужно заполнить. Укажите в нем причину обращения в фонд и вашу контактную информацию. Передайте специалистам фонда подготовленные документы и заявление. После этого вам скажут, когда прийти за готовой трудовой книжкой.
Если трудовой стаж более 15 лет, сведения о месте работы могут отсутствовать в архиве.
Восстановление через суд
Один из самых надежных способов восстановления трудовой книжки – обращение в суд.
Главный минус этого способа – необходимость оплаты услуг суда. Сумма зависит от объема работ инстанции. Также у бывших работодателей может остаться негативное впечатление после участия в судебном разбирательстве.
В суде по месту жительства нужно заполнить заявление и представить подготовленные документы. В заявлении укажите, почему документ оказался утерян. Перечислите также наименования прежних работодателей и название вашей должности при работе у них.
Суд самостоятельно свяжется с каждым юрлицом. В случае ликвидации предприятия, суд связывается со свидетелями – вашими бывшим коллегами или представителями организации.
Восстановление через архив
Можно обратиться в архив самостоятельно. При этом учтите два нюанса. Во-первых, в архиве по месту жительства хранятся данные только об организациях вашего города. Во-вторых, за услуги архива придется заплатить.
Вам потребуется заполнить заявление и указать всех работодателей, у которых вы работали.
Сроки восстановления
Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.
- Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
- В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
- Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
- Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
- При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.
Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:
- Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже. Если нет, просто попросите оформить новую трудовую книжку при приеме на работу.
- Соберите нужные документы, если все же хотите восстановить все записи.
- Выберите подходящий способ восстановления.
- Обратитесь туда с заявлением и ожидайте результата.
- Получите дубликат трудовой книжки.
Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.