Составление маршрутного листа для водителя. Инструкция: оформляем маршрутный лист
Многие сотрудники — водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей . Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.
С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.
В дальнейшем маршрутный лист вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.
В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу. Посмотреть и скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) вы можете ниже
Образец: маршрутный лист
Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк)
Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Вы можете скачать бланк маршрутного листа, предложенный нами, или разработать свой шаблон самостоятельно на свое усмотрение. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.
Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)
Порядок оформления
Лист оформляется в таком порядке:
- Листок составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
- По ходу движения в листе делаются отметки.
- По возвращении лист сдается в бухгалтерию или отдел логистики.
К сданному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.
Расходы проверит бухгалтер организации, директор — подпишет, а затем на его основании работнику будут возмещены расходы (если он потратил свои деньги) либо бухгалтерия спишет деньги, которые были выданы подотчет.
Данные о выдаче документа заносятся в .
Правила заполнения
Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:
- вверху документа по центру строки пишется наименование организации. Ниже указываются населенный пункт и дата оформления;
- указывается Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется. Далее вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
- в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
- листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.
На что обратить внимание
Если вы решили скачать бланк маршрутного лист служебных поездок из нашего материала, то, пожалуйста, обратите внимание на следующие важные моменты
- Порядок работы с данным документом должен быть утвержден ЛНА, а также люди, ответственные за регистрацию, выдачу и хранение.
- Печать на данном документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не будет нарушением и добавит солидности документу.
- Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны быть обоснованными и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возмещать расходы.
- Маршрутный лист не является путевым листом, хотя и является его составной частью. Поэтому отметок медицинских работников там ставить не нужно, но если вы оформляете путевой лист, то отметка медика и техника там обязательны.
Порядок хранения
Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда — хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Чтобы зафиксировать перемещение водителя и понесенные им транспортные расходы, заполняется маршрутный лист. Документ понадобится для оформления командировок, курьерских доставок и других рабочих поездок. С его помощью можно оценить и компенсировать расходы как на собственный, так и на общественный транспорт. В конце статьи можно скачать бесплатно образец.
В законодательном порядке не установлена единая форма документа. Маршрутный лист составляется в соответствии с общими правилами. Порядок оформления фиксируется в Уставе организации.
Примерный план заполнения листа служебных поездок выглядит следующим образом.
- Название документа.
- Дата оформления и город.
- Данные работника, на которого оформляется маршрутного листа образец, а именно ФИО, должность, марка машины, назначение поездки.
- Сведения касательно поездки. В основном их вписывают в виде таблицы. В графах последовательно указывают дату поездки, пункт прибытия, точное время отъезда и возвращения, реквизиты документа, подтверждающего расходы, и сумма затрат.
- Подпись сотрудника, на которого оформлен бланк.
- Подпись бухгалтера.
Важно! Подтверждающими расходы документами могут быть чеки с автомобильных заправок или проездные билеты.
Правильно заполненная форма маршрутного листа содержит всю значимую информацию о поездке, в том числе даты отъезда и прибытия, произведенные выплаты, стоимость товарно-материальных ценностей. Бланк позволяет не только систематизировать данные, но и использовать их впоследствии для рационального планирования поездок.
Если важная информация была упущена во время заполнения бланка, на пустых полях вносят дополнения. В этих примечаниях можно сослаться на сопроводительные документы.
Для чего оформляют листы служебных поездок
Заполненный и подтвержденный подписями маршрутный лист служит основой для бухгалтерского и налогового учета. Эти документы проверяются контролирующими органами. Во время проверок обращается внимание на соответствие поездок должностным обязанностям работников.
Стоит выделить следующие цели подготовки документа.
- Рациональное планирование рынка сбыта.
- Достижение поставленных задач касательно отгрузки продукции и продаж.
- Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности.
Маршрутный лист содержит подробную информацию о пути следования, выполненных остановках и временных интервалах между ними. Учитывая все эти сведения, можно разработать самый оптимальный маршрут посещения всех точек. Будут приняты во внимание местонахождение зон сбыта, временные затраты на поездку и отгрузку продукции, расходы топлива.
Порядок заполнения и представления в бухгалтерию
Хотя единый образец листа поездок не предусмотрен, есть общие правила, которым нужно следовать при его оформлении и передаче:
- бланк заполняется в двух экземплярах: один остается у работника, второй направляется в бухгалтерский отдел;
- поездки за конкретный период времени вносятся в таблицу в хронологическом порядке;
- лист должен содержать ссылки на первичные документы.
Для печати можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Маршрутный лист (как дополнение к путевому листу) входит во внутренний документооборот, поэтому ставить на нем печать не требуется.
Чтобы расходы, указанные в бланке, были официально признаны, к нему следует приложить подтверждения. Помимо проездных билетов, к таковым относятся приказ и отчет сотрудника об осуществленных затратах.
Когда документ заполнен, он передается на проверку в бухгалтерский отдел, а затем подписывается работодателем. Впоследствии он служит основанием для погашения указанной в нем суммы. Подобные выплаты указываются в строке расходов организации. Эти показатели напрямую влияют на расчет налога на прибыль.
Дата добавления: 2011-05-22
Сегодня хотел бы поговорить с Вами о том, что из себя представляет маршрутный лист торгового представителя.
Ведение маршрутного листа является одной из обязанностей торгового представителя , о чем я уже рассказывал в предыдущих уроках .
Итак, маршрутный лист предназначен для облегчения работы торгового представителя, является частью отчетности, а так же является незаменимым документом в случае, если Вы в отпуске или на больничном, и Вас замещают на территории. Чтобы человек, который Вас замещает, проехал маршрут наиболее плодотворно, необходимо вносить в маршрутный лист как можно больше информации о торговых точках.
Здесь хочу привести наглядный пример своего маршрутного листа . Скачать его можно и поехали дальше.
Что здесь есть?
Поле Т/т - торговая точка. Это наименование всех торговых точек по сегодняшнему рабочему дню, которые нужно объехать. Кстати, отсортированы точки по очередности посещения, что опять же облегчает жизнь человеку в случае, если Вас замещают.
ЛПР - лицо, принимающее решение. Пишем сюда имя человека, с которым обычно делаем заказ.
Телефон - очень полезное поле. Знать контакты с каждой точкой важно и нужно. На случай, если заказ не сможет быть доставлен в оговоренный срок или еще что-нибудь, всегда можно отзвониться и предупредить о этом.
Следующий пункт - частота. Имеется ввиду частота посещений. Образно делим ТТ на 3 категории: А - посещение каждую неделю, В - раз в 2 недели и С - раз в месяц. Опять же эта колонка полезна будет для Ваших заместителей. Сами-то Вы уже и так знаете, когда и кого стоит посещать, а когда можно и пропустить посещение, а в освободившееся время подключить новую торговую точку.
Идем дальше. Продажи. Если Вы посещаете точки на еженедельной основе, то цифры от 1 до 8 будут недели. Вместо них лучше ставить дату посещения. И по мере проезда маршрута отмечать точки, которые сработали, например, плюсиком, а не сработавшие точки минусом. Удобно это тем, что Вы видите, посещали ли Вы точку категории В на прошлой неделе, не прикладывая лишних усилий по поиску истории продаж на эту точку и не напрягая мозг, вспоминая, что было на прошлой неделе. Еще эти плюсики подсчитываем в конце дня и сверяемся с данными оператора по количеству отгрузок, которому скидываем заказы. Бывает такое, что заказ приняли в ТТ, а скинуть оператору забыли. Вот такой самоконтроль получается.
Ну и поле Примечания служит для Ваших заметок по данной торговой точке. Допустим «Доставка строго до 15:00».
Смотрим ниже - свободные поля в маршрутном листе служат для записей о посещаемых новых торговых точках. Так же пишем туда адреса, телефоны и всю полезную информацию.
И заканчиваем данную статью о маршрутном листе торгового представителя полем Итоговая сумма. В конце дня у оператора спрашиваем количество заказов и общую сумму вывоза в данный день и заносим эту информацию. Удобно для самоконтроля. Видно, как срабатывает территория из недели в неделю и можно контролировать выполнение плана продаж на любом этапе в течение месяца.
Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.
Что такое маршрутный лист
Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:
- водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
- курьеры;
- сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
- сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).
Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.
Маршрутный лист: для чего он нужен
Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:
- подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
- подтверждать прибытие работника в то или иное место;
- служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
- служить для анализа и оптимизации маршрутов.
В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:
- в бухгалтерию;
- непосредственному руководителю сотрудника.
Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.
Маршрутный лист: образец
Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.
Как сделать маршрутный лист
Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:
- ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
- дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
- адреса, прибытия и убытия;
- время прибытия и убытия (при необходимости);
- стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
- отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.
По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.
Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.
Как заполнять маршрутный лист
Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:
- маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
- указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
- дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)
После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка