Командировочные расходы документы. Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку
Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.
Оформление документов
Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:
- приказ на командировку Т-9, Т-9а – скачать образец заполнения можно ;
Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте .
Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.
Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы. Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников. Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.
Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10. Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого. Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.
Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.
На период командировки за работником сохранятся средний заработок – .
Продолжительность командировки
Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки. При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.
Учет расходов
К командировочным расходам относятся:
- суточные;
- оплата за проживание;
- транспортные расходы;
- прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.
Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.
Суточные
Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.
Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать , или в локальных актах организации.
В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ. Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб. Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в .
На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.
Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.
Проживание
Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.
Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание. Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.
Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?
Транспорт
В этой статье вы найдете
- Наглядную инструкцию по оформлению служебных командировок сотрудников
- Разъяснения, что делать, если ваш сотрудник командируется за границу
- Советы, как оптимизировать расходы на командировку
Оформление командировки должно соответствовать всем законодательным нормам. Сотруднику, отправляющемуся в командировку, должны быть предоставлены все гарантии, закрепленные трудовыми нормативными документами:
- сохранение среднего заработка на период командировки;
- сохранение работа и должности;
- оплата расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса. Распространяются соответствующие гарантии также на совместителей. Совместителю средний заработок за время нахождения в командировке нужно сохранять лишь у работодателя, направившего его в командировку. Если сотруднику одновременно направляют в командировку и по основному месту работы, также и по совместительству, должен сохраняться средний заработок у обоих работодателей.
Необходимо учитывать, что некоторые категории сотрудников могут направляться в командировку лишь при их письменном согласии, также при отсутствии запрета на их командировку по медицинскому заключению. Действует данное правило в отношении:
- женщин с детьми возрастом до 3 лет;
- матерей (отцов), которые без супруга (супруги) воспитывают ребенка возрастом до 5 лет;
- сотрудников с детьми инвалидами;
- сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи (если имеется медицинское заключение).
У работодателя нет права направлять в командировку сотрудников следующих категорий:
- беременные женщины;
- работники в период действия ученического договора. Исключениями становятся лишь случаи, когда связана командировка с ученичеством;
- работники, не достигшие 18 лет. Исключениями становятся лишь спортсмены и творческие профессии. Определен список должностей и профессий творческих работников Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;
- граждане, работающие по гражданско-правовым договорам.
Продолжительность командировки
У работодателя есть право устанавливать любой срок командировки в зависимости от сложности, объема и других особенностей поездки. При этом не обозначается максимальная длительность поездки. Следовательно, длиться командировка может сколь угодно долго.
При этом не урегулирован вопрос минимальной продолжительности поездки. Можно признавать командировкой поездку длительностью более 1 дня. При этом не считается командировкой поездка менее 24 часов.
Однако предприниматели и компании на практике нередко направляют сотрудники на поездки в течение 1 дня, оформляя их в качестве стандартных командировок – с выплатой суточных, компенсацией проезда и др.
- Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год
Документы для оформления командировки
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесло некоторые изменения в требования к оформлению командировочных документов. Согласно подпункту е) пункта 26 Поставления с работника не требуется предоставление командировочного удостоверения. При направлении сотрудника в командировку следует оформить пакет следующих документов:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- табель учета рабочего времени;
- журнал учета командированных сотрудников;
- авансовый отчет;
- служебная записка, если сотрудник отправляется на место командировки и обратно на своем личном транспорте. l&g t;
- 3 способа снизить производственные расходы на 20% в течение одного года
- Правила мотивации: 15 способов заставить персонал работать на полную
Наглядная инструкция по оформлению командировки
Шаг 1. Оформите приказ о направлении в командировку. Для отправки сотрудника в командировку для начала требуется оформление приказа. Можно использовать форму Т-9 (либо форму Т-9а, если несколько сотрудников отправляются в командировку), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Однако данная форма обязательной не считается, у компании есть право разработки своей Есть образец Если работаете с унифицированной формой Госкомстата, следует удалить строку с упоминанием служебного задания. Поскольку с 2015-го года это оформлять не требуется.
Шаг 2. Зафиксируйте факт отправки сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Утверждена форма журнала согласно приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. Необходимо заполнить в данном журнале следующие данные – ФИО командировочного сотрудника, название компании, в которую отправляется, пункт назначения. Учитывая отмену командировочных удостоверений с 2015-го года, то ставьте прочерк в строке о командировочном удостоверении. Заслуживает внимания тот факт, что вскоре Минздравом будет утверждена новая форма журнала.
Шаг 3. Заполните табель учета рабочего времени. Также возможно использование унифицированных форм табеля Т-12 и Т-13, есть образец утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Дни командировки, в течение которых сотрудник на рабочем месте отсутствует, необходимо заполнить кодом К. При работе сотрудника в свой выходной день, необходимо указать в табеле учета рабочего времени 2 кода: К и РВ. Необходимо помнить – работа в выходной день, согласно статье 153 ТК РФ, подлежит оплате в двойном размере.
Шаг 4. Оформите авансовый отчет. При возврате из командировки, работнику в течение 3 рабочих дней необходимо заполнить авансовый отчет, сдав его в бухгалтерию. Советуем ему напомнить про сроки, ведь сотрудник после командировки часто переходит сразу на накопившуюся текущую работу. Работник в авансовом отчете по форме АО-1 есть образец указывает суммы, которые были потрачены в рамках поездки. Следует учитывать, что распространяется 3-дневный срок для сдачи финансового отчета в отношении и внутренних, и зарубежных командировок. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной либо праздничный день, должен отсчитываться указанный срок с 1-го рабочего дня, который следует за днем возвращения.
Работнику необходимо приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие свои затраты. Такими доказательствами могут быть приходные ордера, чеки, квитанции, договоры и пр. Больше не требуется оформление командировочных удостоверений. Они использовались для подтверждения факта и времени нахождения сотрудника в месте командировки. Теперь свидетельством действительного нахождения сотрудника в командировке становятся проездные документы – железнодорожный билет, авиабилет и пр.
Как подтвердить сроки командировки, если сотрудник ездил на своем автомобиле? В таком случае должна быть составлена служебная записка в произвольной форме, с отражением физического срока командировки, приложив документы для подтверждения использования автомобиля – квитанции, счета, путевой лист, кассовые чеки и пр.
Компенсация расходов в командировке
Суточные полагаются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, в том числе праздничные, выходные дни, дни нахождения в пути. Каждый работодатель может устанавливать размер суточных, который считает подходящим.
Суточные в налоговом учете списываются на расходы без ограничения. Суточные освобождаются от НФДЛ в пределах лимита – при командировке в стране 700 рублей за день, при заграничных командировках – 2.5 тыс. рублей за каждый день. Если установлена в компании величина суточных более указанных сумм, то необходимо будет уплата с превышения налога на доходы физических лиц.
При служебных поездках длительностью менее 24 часов суточные не полагаются. Хотя большинство компаний производит их выплату. Минфином был предложен такой вариант учета. Если сотрудником предоставлены подтверждающие документы, необходимо расценивать суточные в качестве возмещения других расходов, которые связаны с командировкой. Они в данном случае полностью освобождаются от НФДЛ. Если отсутствуют документы, необходимо применение лимита, подобно более продолжительным командировкам.
Встречаются в арбитражной практике примеры, когда судьи подтверждали – при однодневной командировке суточные освобождаются от взносов в ПФР.
Оплата проезда. В стоимость переезда к месту командировки и обратно могут входить затраты на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Можно применять «входной» НДС к вычету. При возмещении командировочному работнику затрат на дорогу не требуется удержание НДФЛ и плата страховых взносов.
Но применяться указанные нормы могут лишь в случае подтверждения затрат на проезд первичными документами. Если сотрудник добирался к месту на рейсовом транспорте, необходимо предоставить проездной билет. Необязательно, чтобы предоставлялся билет установленной формы. Основное требование – указание на билете реквизитов, печати и подписи перевозчика, наименования пунктов отправления и прибытия, цены.
В случае с такси, то в качестве подтверждающих документов используются заказ-наряд на предоставление транспорта для перевозки пассажиров и багажа, и квитанция на оплату услуг легкового такси.
При авиаперелетах необходимо предоставление 2 первичных документов – билет с указанием цены, и посадочного талона.
Оплата жилья. Потраченные на жилье для командировочного сотрудника средства могут учитываться компанией при налогообложении прибыли. У компании при этом есть право списания стоимости дополнительных услуг гостиницы (кроме ресторанов, баров, саун, фитнес-центров, обслуживания в номерах).
При возмещении сотруднику затрат на жилье не нужно удержание НДФЛ.
Но указанные нормы могут использоваться лишь в ситуации, когда подтверждены расходы на жилье первичными документами – бланк строгой отчетности, который самостоятельно разработан отелем. Обязательно требуется указание в нем реквизитов, перечисленных пунктом 3 положения постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Необходимо при этом указание в бланке и суммы НДС.
Налоговики на практике часто выдвигают претензии, если указан на гостиничном документе «чужой» либо несуществующий ИНН. Однако по этому вопросу арбитражная практика положительна для налогоплательщиков.
Оплата питания. По мнению налоговиков, необходимо оплачивать питание в период командировки за счет суточных. Следовательно, если сотрудник возмещает затраты на питание отдельно, нельзя учитывать подобные затраты при налогообложении прибыли, с них требуется уплата НДФЛ и страховых взносов.
Даже если компания вовсе не производит выплату суточных, а лишь компенсирует расходы на питание, подобные траты не будут уменьшать прибыль, включаются в базу по НДФЛ и взносам.
При этом следует отметить противоречивую практику по данному вопросу. Некоторые дела компании выиграли, однако порой выигрывают и инспекторы. Всё же безопаснее предотвратить конфликт, не отражать затраты на питание в налоговом учете, лучше заплатить НДФЛ и взносы.
Рассказывает практик
Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting
Несмотря на революцию на рынке телекоммуникаций, сложно представить нынешний бизнес без проведения командировок. За счет оптимального распределения бюджета удается добиться оптимизации своего тревел-бюджета.
Сначала предстоит сформировать регламент деловых поездок. Полезным данный регламент будет даже при условии нескольких командировок в год. Следует указать в документе правила перелета, проживания, планирования тревел-бюджета. Внутренние перелеты в некоторых компаниях организуются только эконом-классом. Для международных компаний может быть установлено следующие правило – до 3 ч. полета в эконом-классе, для более продолжительного перелета предпочитается бизнес-класс. Часто зависит размер затрат также от должности специалиста.
Не нужно жалеть времени на анализ бюджета деловых поездок. Благодаря этому возможно выявление неэффективных решений при организации командировки с оптимизацией затрат.
Командировка за границу
Зарубежные служебные поездки предполагают некоторые особенности. Предоставленные в валюте суточные следует пересчитывать в рубли по курсу в день их выдачи. Размер суточных, которые освобождены от НДФЛ, за день, при выезде за рубеж, составляет не 2.5 тыс. рублей, а 700 рублей.
Если командировочные расходы оплачены валютой, необходим перевод их стоимости в рубли. Использовать в таком случае нужно курс, который указан документами на покупку валюты.
Средний заработок, который сотруднику выплачивался за период командировки, будет считаться его доходом, который получен от источника в РФ. Если работник находился в зарубежной поездке недолго, сохранив при этом статус налогового резидента, считаться НДФЛ с его среднего заработка будет по ставке 13%. При утрате статуса налогового действует ставка 30%.
Как оптимизировать расходы на командировку
1. Определите стратегические принципы организации командировок. Основное условие – получение максимальной отдачи от нахождения сотрудников в командировках. Необходимы следующие приоритеты – результативная работа в отъезде, с быстрым возвращением в офис. Поэтому авиаперелеты более предпочтительны железнодорожных переездов, несмотря на большие расходы. Не стоит покупать работникам в поезде билеты лишь в купе, чтобы обеспечить для них комфортную поездку.
Следует заранее определить основные планы сотрудников на командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитать таким образом, чтобы работник в течение одной поездки смог справиться с максимально возможным объемом работы. Компания может помочь сотруднику, предлагая не только корпоративную связь, но также мобильный Интернет.
Другим важным обстоятельством становится – рабочие процессы не должны страдать, пока работник находится в отъезде. Для безболезненного выстраивания совместных планов следует ввести «график отсутствий» на корпоративном электронном портале. Укажите в нем все плановые поездки минимум на неделю вперед – отмечая имя, место командировки, даты отсутствия.
2. Ведите виртуальные переговоры. Если необходимости в физическом присутствии на переговорах нет, либо вы ограничены в бюджете, можно задуматься над вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные полезные технологии, в том числе услуга видео-конференц-связи public telepresence с высокой четкостью графики и эффектом присутствия.
3. Назначьте ответственного. Отвечать за организацию командировок может офис-менеджер. Он займется планированием поездок, заказом наиболее экономичных билетов, подборов времени планирования, поиском гостиницы, с оформлением виз и пр.
Сам работник не отстраняется от подготовки к поездке. Если планируется командировка в другую страну, либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник может сам узнать прогнозируемую погоду, подготовить карту местности, изучить местные особенности, чтобы лучше понимать ситуацию и избежать возможных проблем.
Главное в планировании командировок – по возможности раньше сообщить ответственному сотруднику о поездке и оформить документы для командировки.
Говорит Генеральный Директор
Андрей Медведев, Генеральный Директор «Промышленные силовые машины», Москва
Действуют в нашей компании такие лимиты на командировки в пределах страны. Суточные установлены в размере 1500 рублей. Гостиница – не дороже 5 тыс. рублей в день. Практика подтверждает, это средние затраты на участие в деловой поездке, обеспечивая достаточный комфорт для сотрудников без излишеств. Также предусмотрено возмещение услуг такси, если работник едет с багажом. Максимальные суточные для заграничных командировок установлены в размере 2.5 тысяч рублей.
Расходы на командировки можно контролировать с помощью виртуальных банковских карт, которые не имеют материального носителя, предназначаются для интернет-покупок. Данные карты могут быть привязаны к единому корпоративному счету с централизованным управлением.
4. Контролируйте расходы и отчетность. Руководителю нужно контролировать поездки своих работников, обоснованность трат. Важно, чтобы работники понимали список необходимых документов в рамках отчета о командировке.
Сотрудники в течение 3 дней после поездки должны сдать офис-менеджеру соответствующие документы (счета, билеты). Если сотрудник не предоставляет какие-либо из подтверждающих документов, к примеру, не везде могут выдать чек из такси, можно поверить на слово.
Сотрудники по результатам командировки должны предоставить отчет о сделанной работе, с детальным описанием результатов проведенных переговоров и встреч. Сотрудники, которые были на обучении, могут предоставить и копию сертификата для отчетности.
Составление авансового отчета по итогам командировки следует поручить бухгалтерии, такой вариант более надежен.
Рассказывает практик
Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва
По моему мнению, тревел-политика (положение о служебных командировках) является обязательным условием для успешного управления корпоративными поездками. Рекомендую в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, с жесткой регламентацией верхних пределов цен проживания в гостинице, регламентируя категорию авиабилетов, сумму представительских трат, наличие трансферта и пр. При этом должны действовать единые стандарты для всех уровней специалистов, чтобы не возникло эффекта демотивации.
Лишь при документальной регламентации стандартов классов удастся аргументировано объяснить сотруднику, почему он вынужден проживать в такой гостинице либо летит эконом-классом.
Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.
Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины».
ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников.
Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг.
К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.
Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.
Что такое командировка?
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Кого отправить в командировку?
В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.
К сведению
Свернуть Показать
На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).
Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:
- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).
Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:
- женщины, имеющие ребенка до трех лет;
- матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
Свернуть Показать
ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.
Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:
Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.
Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
К сведению
Свернуть Показать
Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.
Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.
Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.
На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.
В документе следует отразить:
- информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
- название структурного подразделения, где он работает;
- цель, время и место командировки;
- источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.
Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.
Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.
Свернуть Показать
Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.
Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.
Свернуть Показать
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
К сведению
Свернуть Показать
Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:
- если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).
Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
Журналы учета
Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).
Свернуть Показать
Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:
- фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
- наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
- дата прибытия и дата выбытия.
Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).
Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.
Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.
В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.
Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:
- Женщин, с которыми заключен , ожидающих появления ребенка.
- Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
- Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.
К ним относятся:
- Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
- Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
- Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
- Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
- Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.
Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников, запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.
Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.
Положения закона запрещают в этот период оформлять ему или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.
Длительность служебных поездок
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.
Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.
Документы для командировки
Обязательные
С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:
- Приказ или распоряжение работодателя - основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
- - документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.
Дополнительные документы
Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:
- Командировочное удостоверение - содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
- Служебное задание - содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
- Отчет о выполнении задания - документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
- Журнал работников, уезжающих в командировку - служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
- Служебная записка - необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.
Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера
Шаг 1. Составить приказ на командировку
Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.
Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.
Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.
Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.
Шаг 2. Выдать деньги подотчет
При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.
Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.
Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.
При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.
Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства - в его валюте.
Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)
Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить . В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.
Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.
Как правило, в журнал включаются следующие сведения:
- Личные данные о работнике;
- Наименование компании, в которую он отбывает;
- Название населенного пункта;
- Даты отбытия и прибытия;
- Отметка о получении отчета бухгалтерией.
Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.
Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет
В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.
Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.
К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:
- Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке - счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
- Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно - билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
- Документы, подтверждающие найм такси - чеки, билеты, бланки.
- Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт - путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
- Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
- Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).
Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.
Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)
Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен .
По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.
Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.
Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)
Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по .
Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:
- Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
- Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
- Правильность написания авансового отчета.
Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.
Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.
Можно ли отправить сотрудника в выходной день
Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.
Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником - чтобы выполнить оформление , необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня - этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.
Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления - старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно - ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Можно ли совместить отпуск с командировкой?
Закон определяет, что - это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.
Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.
Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:
- Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
- На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
- Оформить приказ о направлении в командировку.
- Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.
Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в . Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.
Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать - пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.
Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному руководителя.
Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.
Сотрудникам, направляемым в командировку, нужно понимать, что получение гарантий и компенсаций, оговоренных в Трудовом Кодексе, возможно лишь при наличии трудового договора.
В статье 11 ТК РФ говорится, что те работники, которые заключили договор ГПХ, также не имеют право претендовать на определенные выплаты, предусмотренные правовыми актами.
В конце командировки подразумевается составление , который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке.
Документы для командировки
Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов.
Перед поездкой
Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.
В ней должна быть указана:
- цель поездки;
- обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
- срок командировки.
Приказ
Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.
Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.
Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.
Маршрутный лист
Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.
В данном документе прописываются:
- дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
- дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
- наименование предприятия, которое выдала данный документ;
- данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
- должностная категория командированного работника;
- данные о машине (марка, госномер);
- маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.
Служебная записка
В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.
В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.
На личном транспорте
Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.