Скачать форму расчетного листка по заработной плате. Что такое расчетный листок по заработной плате? Как должен выглядеть расчетный листок по заработной плате: бланк и образец заполнения
Расчетный листок - это письменное извещение (выписка), которое должно выдаваться работнику на руки при получении заработной платы.
Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.
В связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.
Выдача расчетного листка – не право работодателя, а обязанность. Извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников. Расчетные листки должны выдаваться в любом случае – при выплате наличными деньгами, при перечислении на банковскую карту или в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.
Унифицированной формы расчетного листка нет , поэтому форму листка каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации в локальном нормативном акте. А это, в свою очередь, служит дополнительной гарантией прав работников.
Обычно в организациях, где бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме, утверждается та форма расчетного листка, формирование которой предусмотрено возможностями программы.
Если в организации действует профсоюз или есть выбранные представители от работников, то следует учитывать его позицию. В этом случае на листке указывается: «Мнение представительного органа учтено, протокол №… от …».
Если представительного органа нет, то делается такая запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листа представительный орган работников организации не создан».
При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение) руководителя, поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).
Об утверждении расчетного листка установлен ст.19 б "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет.
Что должно быть в расчетном листке?
Порядок извещения работников о выплате заработка и ответственность работодателя за нарушение законодательства о труде
В расчетном листке нужно указывать:
- Ф.И.О. и табельный номер работника;
- период начислений;
- отработанные часы и дни;
- составные части заработка;
- основания и размеры удержаний;
- сумма к выдаче работнику.
Если заработная плата работников предусматривает много составных частей (надбавки за вредность, сверхурочные, работа в выходные, премиальные и т.п.), то они все должны прописываться в листке отдельно. Объединение разных видов выплат приравнивается к ошибке. При наличии на предприятии социального пакета, выплаты в натуральной форме также включаются в расчетный листок.
К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:
- алименты и иные взыскания по исполнительным документам;
- суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;
- профсоюзные взносы;
- неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
- неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;
- суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок, и пр.
Все виды удержаний также расписываются отдельно, например: НДФЛ (округляется до целых рублей), алименты, невозвращенные подотчетные суммы, удержание за неотработанные дни отпуска, дополнительные страховые взносы на пенсию и т.п.
Порядок извещения работников о выплате заработка
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выдавать работникам расчетные листы, поэтому факт передачи их работникам должен быть подтвержден. Но Трудовой кодекс РФ не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.
Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи , в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем.
Можно в ведомости добавить столбец, и при выдаче распечатанного расчетного листа одновременно с выплатой заработной платы работник будет расписываться о получении расчетного листа. Проставление подписи в ведомости подтверждает факт получения расчетного листа и, как следствие, выполнения обязанности работодателя по ст. 136 ТК РФ.
Ответственность работодателя
В ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение законодательства о труде возможно наложение штрафа в размере:
- от 1 000 до 5 000 руб. – на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);
- от 30 000 до 50 000 руб. – на юридические лица.
Кроме этого, в качестве меры административного воздействия может быть выбран не штраф, а приостановление деятельности индивидуального предпринимателя или организации на срок до 90 суток. Чтобы уберечь себя и свою организацию от штрафов, разработайте и утвердите в организации форму расчетного листка и именно его передавайте работникам при выдаче заработной платы.
Расчетный листок - документ, связанный с доходами работника и относиться к нему необходимо серьезно. Даже если организация выплачивает «белую» и полностью рассчитывается и с работниками, и со всеми налогами и отчислениями во внебюджетные фонды, необходимость выдавать своим сотрудникам данный документ является обязательной, причем делается это не по запросу работника, а регулярно и без напоминаний.
Своевременное выполнение данного требования важно для обеих сторон трудовых отношений: для работника это информирование о размерах/составных частях причитающейся ему оплаты, для работодателя – гарантированная защита от административной ответственности за невыдачу листка.
Что такое расчетный листок?
Расчетный листок – специально оформленный документ, содержащий информацию о размере и составных частях заработной платы работника за определенный период (как правило, месяц).
Выдача такого листка регулируется ст. 136 Трудового кодекса РФ, согласно которой работодатель при выдаче зарплаты должен оповестить сотрудника (в письменной форме) о:
- составляющих частях зарплаты;
- размерах начисленных сумм (компенсаций, отпускных, других выплат работнику);
- размерах удержаний;
- общей сумме, причитающейся к выплате.
Установлено, что форма листка утверждается в организации локальным актом, при обязательном учете мнения представительного органа работников.
Назначение и функции данного документа
Именно из этого документа работник может узнать о составных частях своей зарплаты, о том, все ли причитающиеся доплаты ему сделаны, а также может отследить размер налоговых отчислений (), а также других удержаний и перечислений, если они производятся по закону (например, выплаты по исполнительным листам), или по заявлению самого работника.
Для работодателя принципиален и сам факт выдачи листков коллективу и правильность их заполнения.
Важно помнить об административной ответственности за:
- невыдачу листков;
- оформление листков неустановленной формы.
Соблюдение всех правил, связанных с расчетными листками позволит организации избежать таких негативных последствий, как увеличение срока обжалования в суде дел, связанных с трудовыми спорами и увольнением. По делам об увольнении граждане могут подать в течение 1 месяца со дня выдачи /приказа об увольнении, а по другим трудовым спорам – в течение трех месяцев с даты нарушения права работника.
При этом, если расчетные листки не выдавались, либо выдавались нерегулярно, время обращения за судебной защитой практически не ограничено – ведь работник может заявить, что узнал о нарушении своих прав недавно, а суд, скорее всего встанет на его сторону. Если же листки выдаются по закону, ежемесячно, у работника есть срок только в три месяца на споры о заработной плате.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Обязанность работодателя
Трудовой кодекс РФ однозначно устанавливает обязанность работодателя выдавать работникам расчетные листы (ст. 136 ТК РФ).
Это правило распространено в одинаковой степени на все организации, независимо от форм собственности и индивидуальных предпринимателей.
Если работодатель имеет в штате хотя бы одного наемного сотрудника, он обязан исполнять положение ст. 136 ТК РФ об информировании работников о составных частях и размере заработка.
О необходимости выдачи расчетных листов на предприятии рассказано в следующем видеоматериале:
Форма и процедура утверждения
Интересно, что установив обязанность выдавать расчетные листки, законодательство не содержит нормативно утвержденного образца (формы) такого листка. При этом трудностей даже самая небольшая организация с формой листка испытывать не должна - в любой бухгалтерской программе имеется образец «расчетки» (так же, как и в справочно-правовых системах).
Кроме того, при желании организация/предприниматель могут самостоятельно разработать такой документ.
Однако, мало выбрать форму листка, необходимо ее утвердить согласно нормам ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК).
Делается это в порядке, установленном в ст. 372 ТК РФ следующим образом :
- Подготовленный проект приказа и самого листка направляется в профсоюзную организацию (если она создана на предприятии/в учреждении). Направление фиксируется в письменном виде.
- В срок не более 5 дней (рабочих) профсоюз изучает поступивший проект и направляет работодателю мотивированное (обоснованное) мнение также в письменном виде. Мотивированное мнение может содержать как согласие с проектом локального акта, так и предложения по его доработке.
- При необходимости доработки документа ТК РФ устанавливает срок в 3 дня для консультаций и переговоров сторон с целью достижения обоюдного соглашения. Также работодатель вправе принять замечания профсоюза в целом и учесть их.
- Если согласие по итогам обсуждения не достигнуто, работодатель имеет право принять устраивающий его вариант локального акта, а профсоюз – обжаловать его в Госинспекцию труда или в суд. В случае если по результатам обжалования будут выявлены нарушения, принятый локальный акт будет отменен.
Само утверждение расчетного листка производится приказом (распоряжением) по организации, согласно которому с определенного числа/даты вводится в действие форма расчетного листка, назначаются ответственные лица за его выдачу и т.д.
Описанный порядок регулирует правила утверждения листка в организациях, где создана первичная профсоюзная организация, или другой орган, представляющий интересы коллектива (всего или его части). Если указанных органов не имеется, утвердить форму листка можно, обсудив этот вопрос на общем собрании (конференции) коллектива.
Имеется точка зрения, что при отсутствии в организации органа, представляющего интересы коллектива, достаточно в приказе об утверждении расчетного листка сделать запись об отсутствии таковых.
Утвержденный расчетный лист можно включить как приложение в , в , или издать в виде отдельного локального акта. Но в любом случае, применять не утвержденную форму документа не стоит во избежание проблем как с работниками, так и с проверяющими органами.
Составные части и содержание документа
Применяемые в большей части организаций расчетные листы взяты из распространенных бухгалтерских программ, и имеют незначительные отличия. Как правило, листок имеет табличную форму, изготавливается компьютерным способом.
В любом случае, в нем можно выделить разделы :
- Общий. Содержит наименование организации, подразделение (отдел), ФИО работника, должность (профессию), размер окладной части (тарифную ставку), период, (месяц), за который представлены сведения о зарплате.
- Сведения о начислениях. Здесь указана собственно оплата за отработанное время, премии, компенсации, оплата временной нетрудоспособности и проч. Все суммы сопровождаются данными о периоде/времени/часах, за которые начислены.
- Сведения об удержаниях, если они производятся (НДФЛ, профвзносы, алименты и т.д.). Указывают суммы и период, за который проведено удержание.
- Сведения о выплаченных суммах и причитающихся к выплате на дату составления листка (здесь могут указываться аванс, перечисления на «зарплатный» счет в банке, а также даты этих перечислений).
С 2012 года (с учетом принятых поправок в трудовой кодекс) в расчетные листы обязательно включают сумму , выплаченной работнику , отпускных, сумм, причитающихся при увольнении (согласно ст. 256 ТК РФ).
Дополнительно в расчетном листе указывают размер, необлагаемый налогом на доходы физлиц.
Печать не проставляется, подписи лица, ответственного за расчет зарплаты также не обязательны.
Расшифровка
Главное назначение расчетного листка – информирование о заработной плате за определенный период (месяц). Листы на подавляющем большинстве предприятий/организаций читать достаточно легко.
Любой работник, обладая данными об отработанном за истекший период рабочем времени, днях, когда он находился на больничном, и т.д., в состоянии проконтролировать правильность заполнения граф расчетного листка. Сминусовав от начисленных сумм размер удержаний получается итоговая на дату выдачи листка сумма, причитающаяся конкретному работнику на руки (или на карту).
При возникновении вопросов работник вправе обратиться в бухгалтерию за разъяснениями.
Следует помнить, что в ряде организаций применяются специальные шифры (коды) , обозначающие ту или иную позицию начислений/удержаний. Например, зарплата за отработанное время может сопровождаться кодом «001», премия по положению о премировании – кодом «002», и т.д. Кодировка облегчает составление документов в бухгалтерии, а работники должны иметь возможность расшифровки указанных кодов.
Порядок выдачи документа
Расчетный лист выдается в день выплаты зарплаты , но хотя она должна выплачиваться не реже 2х раз в месяц, Минтруд считает, что достаточно выдавать листок один раз, при окончательном расчете за период (письмо от 18.03.10 № 739-6-1). При этом Трудовым кодексом не установлено, каким именно образом следует это осуществлять.
На практике порядок выдачи закрепляют в правилах трудового распорядка или другом локальном акте. Их может быть несколько:
- При выдаче заработной платы через кассу;
- В день зачисления зарплаты в банк;
- Выдача листков через специально уполномоченное (назначенное приказом) лицо в определенный день месяца.
Хотя закон не устанавливает, что выдача листков ведется под роспись, лучше, если в организации будет предусмотрено письменное подтверждение факта получения этого документа работниками.
Особенности составления и выдачи электронного расчетного листка
В условиях информационного общества и компьютерных технологий у ряда работодателей возникает желание перейти на выдачу безбумажных расчетных листков - в электронном виде. Однако делать это можно только в дополнение к основному способу выдачи.
Статья 312.1 ТК РФ позволяет направлять листок по электронной почте только дистанционным работникам. Любая бухгалтерская программа имеет возможность формировать сведения о заработной плате в виде расчетного листа и направлять его по e-mail работникам.
Если же сотрудник не работает дистанционно, выдача «расчетки» - обязанность работодателя, и должна быть произведена в установленный срок в бумажной форме.
Ответственность за нарушения
Виновные в нарушении трудового законодательства лица привлекаются к различной ответственности: от дисциплинарной и материальной, до уголовной.
За нарушение порядка и правил ведения и выдачи расчетных листков установлена административная ответственность (статья 5.27 КоАП РФ, части 1 и 4):
Аналогичная ответственность установлена за применение расчетного листка не утвержденной формы.
Оформление и выдача за рубежом
Интересен вопрос, связанный с применением расчетных листков за рубежом. При этом, если работодатель является российским, даже если территориально он находится за пределами Российской Федерации, на него в полной мере распространяются нормы и требования ТК РФ. Поэтому, расчетные листки оформляются/выдаются согласно общим правилам.
Необходимо сказать, что в подавляющем большинстве государств практикуется оповещение со стороны работодателя о заработной плате, по аналогии с нашими расчетными листками.
Расчетный листок играет важную роль в отношениях работника и работодателя. Его оформление и регулярная выдача не слишком затруднительны для организации и при этом снимает множество вопросов со стороны контролирующих организаций.
Как оформить данный документ с помощью программы 1С, показано в данном видео уроке:
Работодатель сегодня на основании действующего законодательства обязан осуществлять выдачу своему работнику специального листа, где отображается начисленная заработная плата.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
При этом не имеет значения, каким именно образом осуществляется начисление выплат – наличными или же безналичным путем.
Расчетный лист может представлять собой уведомление о прямом зачислении заработной платы на его расчетный счет или же просто часть расчетного чека.
При этом в данном документе в обязательном порядке прописывается не только величина выплат, но также сумма НДФЛ, страховые взносы и иные отчисления.
Общие сведения
Выдача расчетного листка по заработной плате связана с очень большим количеством самых разных нюансов.
При этом процедура выдачи (сроки и другое) жестко регламентируются действующим на территории РФ законодательством.
Если возникнут какие-либо нарушения, работодатель может понести за это достаточно серьезное наказание.
Именно поэтому стоит избегать подобного рода прецедентов. Также необходимо вести по специальной форме журнал выдачи расчетных листков по зарплате.
Но прежде всего как самому работнику, так и его работодателю следует разобраться со следующими вопросами, напрямую затрагивающими выдачу расчетных листов:
- основные понятия;
- когда выдается документ (сроки);
- законные основания.
Основные понятия
Данный нормативно-правовой акт внес достаточно существенные изменения в .
Именно в данной статье указывается, что выдача расчетного листа должна осуществляться одновременно с начислением заработной платы. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже, чем 2 раза в месяц.
Следовательно, работодатель обязан формировать расчетный лист столько же раз, сколько выплачивается зарплата. Но чаще всего дело обстоит несколько иначе – работодатель оформляет данный документ 1 раз в месяц.
Роструд допускает подобного рода порядок выдачи, данный момент отражается непосредственно в
При этом бухгалтеру и самому работодателю необходимо понимать, что данный документ не является нормативным актом – потому информация в нем юридической силы не имеет.
Исходя из действующего законодательства, выдача расчетного листа может осуществляться в любой день месяца. Но он обязательно должен быть закреплен в нормативной документации внутри организации.
Хотя многие работодатели практикуют оформление всего одного документа раз в месяц, подобное может послужить причиной повышенного внимания со стороны трудовой инспекции. По возможности стоит избегать создания подобного рода прецедентов.
Законные основания
При возможности стоит в обязательном порядке изучить законодательную базу, затрагивающую порядок формирования и выдачи расчетных листов.
Это позволит свести к минимуму или же вовсе избежать возникновения спорных ситуаций между работодателем и работником, а также трудовой инспекцией.
К нормативной базе по данному вопросу можно отнести следующее:
Работодателю необходимо помнить, что нарушение действующего законодательства в обязательном порядке приведет к серьезным проблемам.
Согласно обозначенной выше статье КоАП, может быть наложено наказание в следующей форме:
Если же трудовая инспекция обнаружит повторное нарушение, то наказание будет в разы более серьезным. Потому работодателю не стоит лишний раз попадать во внимание трудовой инспекции.
Во избежание различного рода неприятных прецедентов стоит заранее утвердить формат расчетного листа в соответствующем нормативно-правовом акте.
Стоит заранее подготовить образец в ворде, и включить его в локальные акта организации.
При этом имеется всего одна сложность – формат такого документа, как расчетный лист, не утвержден в действующем на территории РФ законодательстве.
Потому работодателю следует самостоятельно его сформировать. В некоторых случаях именно это вызывает достаточно большое количество самых разных сложностей.
Оптимальным решением будет использование уже подготовленного в базе документов от 1С образца. Работодатель обязан расшифровать для работника по его требованию все обозначения в листе.
Правила выдачи расчетных листков по зарплате
Работодателю, а также соответствующим должностным лицам следует обязательно предварительно ознакомиться с основными правилами выдачи расчетных листков, различными нюансами данного процесса.
Так как в противном случае велика вероятность нарушений, за которыми последует штраф. К наиболее важным моментам по этому поводу можно отнести следующее:
- каково назначение расчетных листков?
- содержание документа?
- порядок формирования;
- пример заполнения (образец);
- журнал выдачи.
Каково их назначение
Основным назначением расчетного листка является информирование по средствам него работника о величине выплаченной заработной платы, а также вычетов из неё в пользу государства или же детей.
При этом расчетный лист имеет юридическую силу, потому может использоваться в качестве подтверждения наличия:
- перечисления НДФЛ в размере 13% в пользу государства;
- каких-либо премий, выплаченных работнику;
- иных обозначенных в нем данных.
Примером подобного применения рассматриваемого документа является Решение Ленинградского областного суда №7-478/2011 от 04.08.11 г.
В нем освещается разрешение вопроса по поводу жалобы ОАО «Экотранс» на решение городского суда. Данная организация была оштрафована на сумму 50 тыс. рублей за нарушение, предусмотренное .
Решение инспектора надзорного органа осталось в силе, и штраф был выплачен. При этом работодателю не стоит стараться изобретать какие-либо новые формы оповещения работника о величине его заработной платы, а также иной информации.
Например, многие работодатели по причине введения у себя электронного документооборота, создают специальный электронный каталог.
В нем содержится список работников с обозначением должностей и величиной заработной платы, отчислений от неё. В таком случае работодатель считает, что выполняет требование ст.№136 ТК РФ.
Но в конкретно данном случае это является ошибкой, так как таким образом происходит нарушение не только норм Трудового кодекса РФ, но также ст.№85 и (охрана персональных данных).
Следует заранее разработать формат расчетного листа и именно его передавать под подпись своим работникам. Таким образом, можно будет избежать наложения штрафов и иных наказаний.
Согласно новой редакции ст.№136 ТК РФ, работодатель обязан уведомлять своего работника при выплате заработной платы о следующем:
- обо всех составных частях причитающейся сотруднику заработной платы (аванс, основная часть);
- о величине различных иных сумм, которые были начислены – выплаты при увольнении, различного рода ;
- о величине и основаниях для различного рода удержаний из заработной платы;
- о денежной сумме, которая в конечно итоге должна быть получена работником на руки.
Так как сам формат данного документа не установлен законодательством, работодатель имеет право в произвольном порядке располагать все обозначенные выше данные.
Необходимо лишь помнить, что формат расчетного листка должен быть в обязательном порядке установлен непосредственно действующим на территории Российской Федерации законодательством.
Причем следует помнить, что старая редакция ст.№136 ТК РФ несколько отличается.
Потому работодателям, сформировавшим расчетные листы в своих нормативных документах ранее, до 24.04.12 г., необходимо обязательно проверить их на соответствие новой редакции соответствующей статьи.
В противном случае первая же проверка трудовой инспекции может выявить какие-либо серьезные нарушения.
Отсутствие хотя бы одной обязательной графы может привести к достаточно серьезному штрафу и даже приостановке деятельности предприятия. Подобные прецеденты в судебной практике уже имеются.
Порядок формирования
Процедура формирования расчетного листка максимально упрощена в автоматизированных продуктах 1С.
Данный процесс осуществляется следующим образом:
- открываем панель навигации;
- жмем на «сотрудники и заработная плата»;
- находим и кликаем на «ответ по зарплате»;
- открывается список разных отчетов;
- находим «расчетный листок»;
- потребуется выбрать следующие данные — отчет, период, сотрудника.
После выполнения всех обозначенных выше действий листок будет полностью сформирован. После этого для распечатки его на принтере достаточно нажать на иконку «Принтер».
Расчетный лист будет готов. При необходимости можно задать алгоритм печати сразу большого количества различных листов.
Пример заполнения (образец)
Во избежание ошибок и при наличии такой возможности стоит обязательно заранее ознакомиться с образцом составления документа рассматриваемого типа.
Необходимо помнить, что перед утверждением формы расчетного листка необходимо будет запросить мнение представительных органов работников – профсоюзов, иных.
Чтобы сделать это, потребуется отправить проект расчетного листа на утверждение.
Журнал выдачи
Многие работодатели ведут журнал выдачи расчетных листков. При том необходимо помнить, что формирование его совсем не обязательно и на законодательном уровне не закреплено.
Но при этом стоит знать, выдача расчетного листа является не правом, но обязанностью работодателя и при их отсутствии полагается серьезный штраф.
Именно поэтому, чтобы подтвердить сам факт выдачи данного документа, необходимо в обязательном порядке вести .
Так как в противном случае подтвердить факт выдачи данного документа попросту не удастся. Потому журнал выдачи расчетных листков стоит вести в обязательном порядке.
Он позволит избежать штрафов в случае жалобы работника в трудовую инспекцию или же при рядовой проверке данными органами.
Как разобраться в расчетном листке работникам
Работодатель должен в обязательном порядке проконсультировать своего работника по поводу всей информации, имеющейся в расчетном листе.
Также сотруднику стоит самостоятельно ознакомиться со всеми наиболее важными нюансами, связанными с рассматриваемым листком. Это позволит самостоятельно проконтролировать работу своего работодателя.
К наиболее важным моментам по данному поводу можно будет отнести следующее:
- расшифровка кодов;
- срок хранения.
Расшифровка кодов
Бухгалтерский учет всегда ведется непосредственно с использованием специальных кодов. Причем их формат всегда сугубо индивидуален и зависит от деятельности, которую ведет какое-либо конкретное предприятие.
Понятие и форма расчетного листа по заработной плате
Расчетный листок — это уведомление (информирование) работодателем работника о расчете и сумме выплачиваемой последнему зарплаты.
Его форма законом не установлена, она утверждается локальным нормативным актом, который предварительно согласуется с выборным органом профсоюза, представляющим интересы всех или большинства сотрудников (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Если соответствующего полномочного органа профсоюза нет, то работодатель составляет образец расчетного листа самостоятельно. Отсутствие требуемого согласования с профсоюзом и т. п. нарушением законодательства не является (п. 3 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1).
По умолчанию считается, что расчетный лист составляется только в письменной форме, но организация может предусмотреть и электронную форму оповещения и отправлять расчетку на электронную почту работника (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
ВАЖНО! Обязанность работодателя по выдаче расчетных листков есть реализация работником права на получение достоверной информации о своей зарплате для осуществления им контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда (апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013).
В случае спора работник может ссылаться на содержание расчетного листа как на доказательство нарушения его прав (например, определение ВС РФ от 12.12.2016 № 56-КГ16-28).
Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате
Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате ТК РФ не установлен, этот вопрос решается на локальном уровне.
Письмом Минтруда РФ от 18.03.2010 № 739-6-1 подтверждается необходимость закрепления в локальных нормативных актах сроков и способов выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении ЗП на счета работников, открытых в банке. Невыдача листка, в том числе при перечислении ЗП на карту работника является нарушением трудового законодательства (письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-459.)
Особенности выдачи расчеток в следующем:
- Согласно письму Минтруда России от 26.02.2015 № 17-3/В-83 ученический договор трудовым не является, так же как и выплаты по нему — оплатой труда. Поэтому выдавать расчетный листок работодатель не обязан.
- Сколько раз должна осуществляться выдача расчетного листка по заработной плате в случае перечисления или выплаты денег 2 раза в месяц (аванс и расчет), можно определить исходя из правил удержания НДФЛ.
Согласно п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ НДФЛ исчисляется в дату фактического получения дохода, т. е. зарплаты. Такой датой является последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ).
При выплате аванса невозможно точно указать основание и сумму удержания налога, т. к. месяц еще не кончился, поэтому выдавать расчетку не имеет смысла.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Когда выдаются расчетные листы по заработной плате, а когда сама зарплата, устанавливается отдельными положениями локального акта. Эти дни могут как совпадать, так и нет.
Нужно ли регистрировать выдачу/получение расчетных листов в журнале
Невыдача расчетных листов является нарушением трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Кроме того, работник может взыскать компенсацию морального вреда за неполучение расчетки (апелляционное определение Иркутского областного суда от 15.06.2016 № 33-7932/2016).
Отсюда может возникнуть вопрос о необходимости регистрации выдачи и получения работником расчетных листов, поскольку на законодательном уровне эта обязанность за работодателем не закреплена.
Если организация решила фиксировать выдачу бумажных расчеток, то у нее есть 2 варианта:
- Разработать, утвердить и вести специальный журнал регистрации выдачи/получения работниками расчетных листков, где будут проставляться подписи всех сотрудников при получении ими расчеток.
- Добавить в расчетно-платежные ведомости, заполняемые бухгалтером для отчетности, столбец, где работники своими подписями будут подтверждать получение расчетки.
Таким образом, вопрос о необходимости фиксации факта информирования работников об их зарплате решается на локальном уровне. Но следует учитывать, что, если работник отправил письменное заявление о представлении копий расчетных листов за предыдущие периоды, отказать ему в этом работодатель не может. Согласно ст. 62 ТК РФ в течение 3 дней со дня получения заявления работодатель должен представить любые запрашиваемые работником документы, связанные с его работой.
Как читать расчетный листок по заработной плате: расшифровка
При разработке образца расчетного листа по заработной плате комиссия или работодатель (если представители работников отсутствуют) должны учесть требования ч. 1 ст. 136 ТК РФ об информации, необходимой для представления работникам, т. е. о том, что обязательно должно содержаться в расчетке. Это:
- составные части выплачиваемой зарплаты;
- выплаты, совершаемые помимо зарплаты (компенсации, выплаты при увольнении и т. п.);
- удержания из зарплаты и основания этого;
- итоговая сумма, которая выдается/перечисляется на счет работника.
На практике, кроме вышеизложенного, в расчетке содержится информация о количестве отработанных дней/часов/периодов, тарифная ставка (если система оплаты труда сдельная) и редко код дохода.
Расшифровка расчетного листка по заработной плате особых сложностей не вызывает, его содержание и структура стандартны во всех случаях. Подробнее см. в следующем разделе.
Расчетный листок по заработной плате: образец, скачать бланк
Итак, стандартный расчетный лист выглядит следующим образом:
- Сверху указывается месяц и год, за который начисляется зарплата.
- Под ним пишется название организации, Ф. И. О. и должность работника.
- Расчетка может содержать наименование отдела, где трудится работник, его табельный номер.
- Далее идет табличка из 5-6 столбцов. Внутри таблички отдельно группируются все начисления и удержания.
- В начислениях перечисляются все выплаты: оклад, премия, компенсация и т. д., за какой период времени идет расчет (с разбивкой на фактически отработанные дни/часы) и начисленная сумма.
- В удержаниях указывается основание производимых удержаний и их размер.
- Отдельной строкой прописывается фактически уплачиваемая/выдаваемая на руки сумма.
Если расчетка содержит коды выплат, как в справке 2-НДФЛ, то они расшифровываются так:
- код 2000 — оплата труда;
- код 2001 — оплата труда директоров и иных членов управления предприятием;
- код 2012 — отпускные;
- код 2300 — больничное пособие и т. д.
Таким образом, то, когда выдается расчетный листок по заработной плате, как и в какой форме, определяется на локальном уровне и указывается в локальном акте.
Расшифровка расчетного листка происходит стандартным образом, и проблемы, как читать расчетный листок по заработной плате, как правило, не возникает.
Когда работодатель выплачивает зарплату, он должен извещать сотрудника, из чего складывается его вознаграждение за труд. Для доведения до работника необходимой информации Трудовой кодекс предлагает использовать расчетные листки по зарплате. Читайте в статье, что должен содержать этот документ и как утвердить образец расчетного листка по зарплате 2017.
Из статьи вы узнаете:
Расчетный лист
Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника о:
- составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;
- размерах иных начисленных сумм;
- размере и основаниях произведенных удержаний;
- общей денежной сумме, подлежащей к выплате.
Свою обязанность об информировании работника работодатель должен выполнять посредством выдачи работнику письменного документа (часть первая ст.136 ТК РФ). Для этого законодатель предлагает использовать так называемый расчетный листок. Ни унифицированной, ни рекомендуемой формы расчетного листка по зарплате 2017 не существует.
Образец расчетного листка:
Учет мнения представительного органа работников
Представительным органом работников может быть:
- первичная профсоюзная организация (статья 372 ТК РФ);
- иной представительный орган, избранный на общем собрании (конференции) работников в соответствии со статьей 31 ТК РФ.
Порядок учета мнения представительного органа работников прописан в статье 372 ТК РФ и состоит из следующих этапов:
Направление проекта расчетного листка в представительный орган работников.
Получение мотивированного мнения представительного органа работников.
Если представительный орган работников согласен с предложенным проектом, то работодатель утверждает образец расчетного листка по зарплате .
Если мотивированное мнение представительного органа работников не содержит согласия с формой расчетного листка или содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может:
- согласиться с ним;
- в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом работников. Это необходимо для достижения взаимоприемлемого решения.
Возможно, что стороны так и не достигнут согласия. В таком случае разногласия оформляются протоколом, и только после этого расчетный листок может быть утвержден работодателем.
Если на момент утверждения расчетного листка 2017 представительный орган работников в организации не сформирован, работодатель утверждает форму указанного документа самостоятельно. Такое право дано ему частью 3 статьи 8 ТК РФ.
Скачайте документы по теме:
Способы утверждения формы расчетного листка
На практике существует два способа утверждения документа, в нашем случае расчетного листка:
Первый способ
Форма расчетного листка утверждается путем издания работодателем приказа. В нем фиксируется факт утверждения и дата введения формы расчетного листка в действие. При утверждении формы расчетного листа 2017 приказом гриф утверждения будет состоять:
- из слова УТВЕРЖДЕН;
- наименования утверждающего документа в творительном падеже;
- даты и номера утверждающего документа.
Например:
УТВЕРЖДЕН приказом ООО «Рассвет» от 05.04.2017 № 18
Гриф утверждения необходимо расположить в правом верхнем углу документа.
Второй способ
Приказ не издается. Форма расчетного листка утверждается путем проставления на документе грифа утверждения. При утверждении формы расчетного листка по зарплате 2017 должностным лицом гриф утверждения будет состоять:
- из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
- наименования должности лица, утверждающего документ;
- личной подписи должностного лица;
- расшифровки личной подписи (инициалы и фамилия);
- даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Рассвет" Личная подпись В.Р. Романов 05.04.2017
Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам
В части первой статьи 136 ТК РФ говорится, что извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, работодатель должен при выплате заработной платы.
При этом работодатель должен выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца (часть шестая ст.136 ТК РФ). Естественно, возникает вопрос, каковы сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам. Неясно, необходимо ли выдавать расчетный лист при выплате заработной платы за первую половину месяца (аванса) или можно выдавать его один раз в месяц при окончательном расчете.
На этот счет высказываются разные мнения. Иногда положение статьи 136 ТК РФ понимают буквально, что нужно выдавать расчетный лист два раза в месяц. Но превалирует точка зрения, что достаточно выдать расчетный лист при окончательном расчете за отработанный период (месяц).
В пользу второй точки зрения говорит следующее. Помимо составных частей заработной платы работник, получая расчетный листок, должен быть извещен и о размерах произведенных удержаний. К таким удержаниям относится, в том числе, и НДФЛ. Но, выплачивая заработную плату за первую половину месяца (аванс), работодатель еще не может сформировать базу по НДФЛ. Следовательно, он не может и рассчитать сумму налога на доходы физического лица.
Такая возможность у работодателя появится только в последний день месяца, когда будет начислена заработная плата за весь отработанный период. Поэтому, начисление и удержание НДФЛ производится только один раз в месяц. Такую позицию чиновники ФНС и Министерства финансов России неоднократно излагали в своих письмах (письмо ФНС России от 15.01.2016 № БС-4-11/320, письмо Минфина России от 22.07.2015 №03-04-06/42063).
Когда выдавать расчетные листки
Очевидно, что, получив расчетный лист при выплате заработной платы за первую половину месяца (аванс), работник просто не может получить полной и исчерпывающей информации ни о заработной плате, ни об удержаниях за указанный период. Поэтому, сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам следующие - расчетные листки правильней выдавать один раз в месяц при окончательном расчете за отработанный месяц.
При этом форма выдачи заработной платы (наличными в кассе организации или перечислением на банковскую карту) не имеет значения. В любом случае расчетный листок по зарплате 2017 должен быть передан работнику.
В каком порядке выдавать расчетные листки
Работодателю нужно понимать, в каком порядке выдавать расчетные листки. В статье 136 ТК РФ используется словосочетание «при выплате заработной платы». Если данные слова понимать буквально, то вместе с денежными средствами работник должен получить и листок.
Все ясно, если заработная плата выплачивается наличными. Но когда именно выдавать расчетный лист, если она перечисляется на банковский счет работника. Трудовой кодекс не дает ответа на данный вопрос. В письме от 18.03.2010 № 739-6-1 Федеральная служба по труду и занятости предлагает определить этот срок в документе, устанавливающем форму расчетного листка.
Поскольку, как правило, форма расчетного листка устанавливается приказом, в нем можно прописать и конкретный порядок выдачи. Данный ЛНА все чаще стал разрабатываться и утверждаться у работодателя. Также имеет смысл указать ответственное лицо и др.
Итоги
Подводя итоги, отметим, что информирование работника о составных частях заработной платы, размерах удержаний, а также общей денежной сумме, подлежащей выплате, является не правом, а обязанностью работодателя. Для этого используется расчетный листок по зарплате 2017.
Форма такого листка разрабатывается и утверждается работодателем самостоятельно или с учетом мнения представительного органа сотрудников, если таковой создан в компании. Расчетный листок утвержденной формы выдается на руки работнику один раз в месяц при выплате второй части зарплаты.