Программа электронного согласования договоров. Согласование договоров в электронном виде
Система согласования - компонент UPE, позволяющий организовать и автоматизировать сложный процесс последовательно-параллельного принятия решений и совместной согласованной обработки информации. Перейти от устаревшей практики бумажного документооборота к более прозрачной и структурированной системе электронного согласования различных документов.
Система согласования разработана на основе концепции Workflow
(процессное управлениеорганизацией/управление бизнес-процессами – BPM (Business Process Management)
) и позволяет осуществлять в электронном виде согласования следующих документов:
- согласование договоров
- согласование заявок оплату
- согласование бюджетов
- согласование прочих документов
Согласование представляет собой процесс прохождения задачи (заявки) по маршруту, этапы которого определяются в соответствии срегламентом согласования и задаются в шаблоне системы согласования. На каждом этапе производится обработка заявки ответственными за этап лицами - выполнение действий, требуемых регламентом процесса, в т. ч. принятие решений, от которых зависит дальнейший маршрут заявки (в соответствии с заданной в шаблоне схемой).
Система электронного согласования UPE предоставляет инструментарий для двух основных классов задач процессной деятельности:
- разработка моделей (сценариев) процессов - шаблонов системы согласования
- выполнение процессов по заданным сценариям
Важным преимуществом Системы согласования является её полная интеграция в информационную среду PD & UPE, что обеспечивает доступ в ней ко всем средствам управления данными и их анализа, и в т. ч. – возможность обмена данными с системами проектного (КСП) и ситуационного (СПУ) управления. Например, шаблон системы согласования может быть создан на основе диаграммы КСП, в т. ч. из реального проекта. При этом из диаграммы КСП берутся этапы согласования и связи между ними, из неё же можно задать, например, временные характеристики этапов (промежутки времени, по истечении которых возникают события). Связи между этапами могут быть выключены с возможностью обратного включения, или сделаны вычисляемыми с использованием мощного математического аппарата UPE (SQL-функции и т. п.).
Задача (заявка) содержит контекст процесса согласования – информацию, необходимую для её обработки. На каждом этапе согласования задаче может соответствовать:
- строка в Z-листе
- представление Z-листа
- срез куба PD
Таким образом, Z-лист может содержать контекст как для одной заявки, так и для их множества – если задан режим согласования «по строкам».
Для определения лиц (пользователей системы), участвующих в процессе электронного согласования, используется механизм ролей. Роли служат для объединения пользователей по функциональному признаку с возможностью взаимной замены в рамках роли (по причине болезни, увольнения, выхода из проекта и т. п.). Можно настроить временную замену одного пользователя другим с указанием временного отрезка (на период отпуска, командировки и т. п.).
Процесс электронного согласования может сопровождаться рассылкой сообщений лицам, участвующим в процессе. Факт отсылки и содержание сообщения определяются наступившим событием, контекстом заявки и набором настраиваемых сообщений, связанным с выбранной ролью получателя. Это позволяет дифференцировать рассылку по уровням ответственности и сообразно требуемой полноте информации.
Доступ на объекты согласования и получение сообщений настраивается в шаблоне согласования на основе ролей. При этом возможно изменение доступа временно, на период нахождения заявки на определённых этапах, и установка очередности применения доступов и выполнения макросов.
Главным инструментом разработки процесса и управления его выполнением является диаграмма шаблона согласования (блок-схема процесса). Она показывает схему переходов – графическое представление этапов и связей между ними. На этой же схеме предусмотрены отображение множества настроек процесса (например, указание на временное изменение доступа на объекты UPE и PD, включенные, выключенные и вычисляемые связи и т. п.) и средства установки настроек.
В ходе процесса общего согласования диаграмма отображает его состояние с использованием цветокодирования – пройденные и текущие этапы (текущих этапов может быть несколько при параллельном согласовании) помечаются цветом в соответствии с результатами их выполнения. При необходимости процесс общего согласования может быть отменён (полностью остановлен).
Для эффективного использования базы созданных процессов имеется возможность создания шаблонов подпроцессов согласования. Это позволяет провести декомпозицию сложных процессов на набор более простых и повторно использовать наработанные процессы.
Таким образом, этапу согласования, определённому в шаблоне процесса, может соответствовать либо единичное согласование, либо составное, определяемое шаблоном подпроцесса. Например, этап "Согласование договора с юридическим отделом" может иметь составной характер и определяться отдельным шаблоном подпроцесса, детализирующим схему этапов внутри отдела. При этом для основного процесса эти детали значения не имеют и могут быть изменены отдельно.
Подпишитесь , чтобы получать анонсы новых материалов.Согласование документа в электронном виде помогает сэкономить время на его подготовку, делает процесс удобным для каждого участника документооборота. Важную роль в переводе согласования документов в электронный вид играет секретарь или помощник руководителя компании, который заинтересован в том, чтобы документы быстрее проходили положенный им маршрут. Кроме того, помощник первого лица часто инициирует нововведения и контролирует, как в компании соблюдают правила делопроизводства. Рассмотрим, как перевести процесс внутреннего согласования на электронные рельсы и регламентировать его в Инструкции по делопроизводству.
В чем преимущества электронного согласования
Сэкономить время на подготовку документа можно, если перевести его согласование в электронный вид. Согласующие лица точно так же будут просматривать проект документа и выносить свой вердикт «Согласовано» или «Не согласовано», но организовано все будет иначе:
– проект документа будет доставлен на согласование по электронной почте или другим средством онлайн-коммуникаций;
– принять на согласование и обработать документ можно в удобное время;
– электронное средство согласования не только напомнит согласующему лицу о необходимости просмотреть документ, но и сообщит автору о результатах рассмотрения;
– автор документа сможет отправлять документ всем согласующим лицам сразу или выбирать последовательность по своему усмотрению;
– обрабатывать замечания и устранять недочеты в документе автор сможет в то время, когда остальные согласующие лица продолжают изучать проект.
Как видим, преимуществ у электронного согласования множество. Только поэтому стоит наконец отойти от согласования на бумаге.
Главное в статье Скрыть Какие есть средства электронного согласования документов
СЭД. Система электронного документооборота (СЭД), идеальный вариант перевода документооборота компании в электронную форму. Благодаря СЭД в электронном виде можно: рассматривать документы, выносить резолюции по ним, контролировать исполнение и др. Однако внедрить электронный документооборот в компании непросто. Это комплексный процесс, который требует значительных затрат и серьезной предварительной подготовки.
Электронная почта. Компании, которые пока не могут позволить себе СЭД, активно пользуются электронной почтой. Организовать внутреннее согласование средствами e-mail очень легко. Например, в Microsoft Outlook есть функция «Голосование», которая была создана для того, чтобы получатель сообщения мог выразить свое мнение просто нажав на кнопку. На рис. 1 показаны кнопки голосования функции голосования во вкладке «Параметры» в версии Microsoft Outlook 2013.
Облачные средства Google. Бесплатный способ не просто оценивать документ, но и совместно с коллегами работать над ним в реальном времени – облачное решение Google Drive. Единственный нюанс: чтобы работать с этой системой, все участники процесса должны иметь аккаунт в Google.
Google предоставляет другим пользователям доступ к документу, причем доступ разного уровня: можно редактировать документ, просматривать и комментировать или просто просматривать. Для согласования отлично подходит второй вариант доступа, когда замечания по проекту согласующее лицо оставляет в комментариях. На рис. 2 показан момент направления письма с просьбой согласовать проект документа.
Рис. 2. Согласование документов в Google
Мы перечислили только готовые, существующие решения. Процессы согласования по электронной почте и средствами Google секретарь может изучить и выстроить самостоятельно, не прибегая ни к чьей помощи. Предлагаем читателям попробовать оба способа, чтобы сделать вывод о том, какой из них удобнее.
Какие бывают виды электронных согласований
Если обход согласующих лиц с проектом бумажного документа не оставляет авторам документов выбора и проводится всегда по одной схеме, то электронное согласование может осуществляться тремя разными способами: параллельно, последовательно или комбинированным способом. Для каждого документа может быть выбран свой способ.
Маршрут согласования каждого документа определяет его автор. Зная документы организации, можно легко составить типовые маршруты, то есть список обязательных согласующих лиц для каждого вида документа. Все эти маршруты фиксируются в Инструкции по делопроизводству. Например, Положение о службе делопроизводства компании может проходить согласование по маршруту, описанному в таблице 1 ниже.
Главное в статье
Скрыть
Таблица 1. Маршрут согласования Положения о службе делопроизводства
Этапы | Способы | Согласующие лица | |||
---|---|---|---|---|---|
1 этап | |||||
2 этап | Параллельное согласование | Административный директор | Начальник службы безопасности | Главный бухгалтер | |
3 этап | Последовательное согласование | ||||
4 этап | Последовательное согласование | Заместитель генерального директора по стандартизации |
Второй пример: согласование внесений изменений в штатное расписание. Возможный маршрут приказа о внесении изменений в штатное расписание показан в таблице 2 ниже.
Таблица 2. Маршрут согласования приказа о внесении изменений в штатное расписание
Этапы | Способы | Согласующие лица | ||
---|---|---|---|---|
1 этап | Последовательное согласование | Начальник управления по персоналу | ||
2 этап | Параллельное согласование | Начальник структурного подразделения, в котором изменяется штатная структура | Главный бухгалтер | Помощник генерального директора |
3 этап | Последовательное согласование | Начальник юридического отдела | ||
4 этап | Последовательное согласование | 1-й заместитель генерального директора |
Из примеров видно, что в условной компании в первую очередь (последовательно) проект документа согласует начальник ответственного за его подготовку структурного подразделения, затем (параллельно) – должностные лица, к компетенции которых относятся положения будущего документа. Помощник генерального директора оценивает, соответствует ли проект документа стандартам и внутренним правилам делопроизводства. Начальник юридического отдела предпочитает получать проекты документов на правовую экспертизу после того, как их одобрили все согласующие лица (последовательное согласование), но и он не является последней инстанцией: завершает процесс согласования (последовательно) топ-менеджер, в чьем ведении находится конкретный вопрос. Затем согласованный документ передают на подпись генеральному директору.
Шпаргалка
При параллельном согласовании документ отправляется сразу нескольким участникам согласования. Способ реализуют с помощью СЭД. Электронную карточку согласования можно распечатать и приложить к документу.
При последовательном способе документ можно отправлять от одного участника согласования к другому согласно маршруту согласования или относить лично.
Комбинированный способ ускоряет последовательный процесс. Документ в электронном виде можно отправить нескольким согласующим или сделать бумажные копии документа. Дата согласования – не раньше даты на предыдущем этапе.
Как использовать электронную подпись при согласовании
Электронная подпись или ЭЦП как аналог собственноручной уже прочно вошла в деловой обиход. Электронный документ, подписанный такой подписью, равен такому же документу на бумажном носителе, подписанном собственноручно. Вопросы применения ЭЦП регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В законе различаются усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые ЭЦП. Первые регистрируются в специализированных центрах сертификации и могут использоваться, чтобы подписывать любые документы. Простые ЭЦП действуют только на локальном уровне – внутри организации.
По закону «Об электронной подписи», простой электронной подписью «является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом». Другими словами, внутри организации простой электронной подписью могут быть логин и пароль к корпоративному аккаунту, с которого пользователь осуществляет действие. В нашем случае это будут аккаунты в MS Outlook или Google, а действие – согласование документа. Все это работает только при условии, что будет отражено в локальном нормативном акте компании.
Главное в статье Скрыть На рис. 3 показан лист согласования, сформированный по результатам голосования в MS Outlook. Фамилии, имена и отчества пользователей в графе «Получатель» и являются их простыми электронными подписями, ведь чтобы попасть в свои аккаунты, они вводили логин и пароль от них. В Инструкции по делопроизводству вы можете прописать, что простая электронная подпись при согласовании равносильна собственноручной.
Рис. 3. Лист согласования в MS Outlook (версия 2013)
Как перевести согласование документов в электронный вид: алгоритм процесса
Алгоритм перевода внутреннего согласования документов в электронный вид показан на схеме ниже. В первую очередь выберите платформу для электронного согласования. Мы привели в статье самые доступные: MS Outlook и Google. Затем составьте перечень типовых документов организации, которые проходят процедуру согласования, и спланируйте для каждого маршрут. Маршруты документов зафиксируйте в Инструкции по делопроизводству. На этом подготовка заканчивается, теперь протестируйте новый способ согласования.
Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т.д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т.д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т.д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т.д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.
Согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования договоров и снизить затраты на печать и бумагу. Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях внедрение электронного согласования договоров позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы.
Согласование договоров в электронном виде имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при принятии решения о внедрении системы электронного согласования договоров.
Согласование договоров делится на согласование исходящих и согласование входящих договоров. Исходящие договора, это, как правило, доходные договора, которые готовятся в организации. Входящие договора, это, как правило, расходные договора, которые поступают в организацию в бумажном или электронном виде. В системе электронного документооборота необходимо отдельно регистрировать и согласовывать входящие и исходящие договора. Для этого необходимо завести отдельные карточки и отдельные журналы договоров.
При необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. При больших объёмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличия специального оборудования в местах первичной регистрации документов. Использование специального оборудования необходимо для быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. Если мест ввода договоров в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьёзным препятствием на внедрении системы электронного согласования. Поэтому необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Это даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке договоров и других документов, что снизит затраты на внедрение системы электронного согласования.
Хранение больших объёмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требования на серверное и сетевое оборудование. Необходимо предусмотреть возможность масштабирования, например, увеличения дисковой памяти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивирования и восстановления.
Передача больших объёмов информации требует обеспечения высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. Иначе пользователям работать с медленной системой будет неудобно, и внедрение электронного согласования документов может потерпеть неудачу.
Одним из важнейших аспектов успешного внедрения системы электронного согласования договоров является обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Без качественной подготовки пользователей эффект от внедрения электронного согласования договоров будет сведён к минимуму, и даже может быть отрицательным. Неумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатываться, исправления делаться на бумаге, а к работе в системе электронного согласования будут привлекаться дополнительные ресурсы, для переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. Такое положение дел ни только не сократит время и затраты, но и ухудшит ситуацию за счёт дополнительной нагрузки на сотрудников.
В виду специфики электронного согласования договоров к автоматизированной системе электронного документооборота предъявляются особые требования. Необходимо чтобы система электронного документооборота позволяла использовать для каждого вида согласуемого договора специальный шаблон, определяющий состав участников согласования, последовательность их участия в согласовании и сроки проведения согласования. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.
Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от настроек прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.
Система электронного согласования договоров должна уведомлять участников текущего этапа согласования о назначении им заданий по согласованию договора и информировать об оставшемся сроке.
Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого документа. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки согласуемого договора. Выполнить согласование договора за отсутствующего сотрудника может его заместитель.
Для сокращения сроков согласования система электронного согласования договоров должна обладать принципиальной возможностью выполнять параллельное согласование договора в разных службах. Например, согласование договоров на подключение к электрическим сетям может выполняться одновременно в четырёх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). Согласование договора в каждой из служб может выполняться по собственной схеме. В ходе каждого согласования могут уточняться те или иные параметры договора, создаваться новые версии. В каждой службе может выполняться повторное согласование независимо от состояния согласования в других службах. После успешного завершения согласования должен создаваться итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.
При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система электронного согласования договоров должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.
Немаловажным значением для ускорения электронного согласования договоров является возможность предоставления согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. Для этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласования должна направлять согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечаниями данного согласующего лица.
Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы электронного документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи.
Система электронного документооборота должна блокировать возможность изменения согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом.
Система электронного документооборота полностью соответствует вышеперечисленным требованиям и обеспечивает весь необходимый набор функций для выполнения электронного согласования договоров.
Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т. д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т. д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т. д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т. д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.