Варианты расположения реквизитов на бланке документа. Бланки документов: понятие, виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления
Что вы обычно делаете как только открываете чистый лист MS Word: сразу же начинаете печатать, или тратите несколько секунд на то, чтоб привести в порядок размеры полей и установить в качестве шрифта по-умолчанию не стандартный Calibri, а более привычный Times New Roman? Если первое — могу вас поздравить, вы хорошо знаете текстовый редактор в котором работаете. А если второй? Тогда тоже примите поздравления — вы наконец-то нашли статью, которая позволит вам раз и навсегда избавиться от целого ряда раздражающих мелочей перед началом работы.
Изменяем размер полей в текстовом документе MS Word
Кому как, а мне стандартный размер полей в документах MS Word кажется чрезмерным. 3 сантиметра слева, по 2 сантиметра сверху и снизу — чем-то в таком духе я буду пользоваться только если решусь написать роман, а платить мне будут за каждую дополнительную страницу. Настроить поля под себя совсем не сложно, программа предполагает для этого сразу два режима: ручной и автоматический.
Настраиваем поля вручную — тащим мышь в эту часть листа, и тянем поя туда-сюда
- При ручном режиме, нужно поднести указатель мыши к «линейке» над листом (или справа-слева-внизу), поймать момент когда курсор примет форму двунаправленной белой стрелки, а затем зажать левую кнопку мыши, и удерживая её, движением мыши уменьшить или увеличить ширину поля.
Предустановленный набор заготовок полей. Обратите внимание на самый верхний тип — последний документ которым я пользовался имел указанные в нем разеры
- В автоматическом режиме, достаточно перейти на вкладку «Разметка страницы» , и в группе «Параметры страницы» воспользоваться инструментом «Поля» . При щелчке по нем, раскроется небольшой список шаблонов, содержащий несколько стандартизованных форм полей документа. Щелкните на той из них, что больше понравилась, и выбранный размер полей установится для всего документа. Обратите внимание, самая верхняя строка шаблонов («последнее пользовательское значение») «запоминает» те параметры полей, которые вы использовали в последний раз при редактировании документа.
В общем, любой из способов достаточно прост и подходит даже новичку. Другое дело, что все наши мучения, по-сути, процедура одноразовая — они сохраняются только в этом конкретном документе, и при создании нового, нам снова придется начинать возню с полями.
Настраиваем размер полей заданных в MS Word по-умолчанию
Давайте же сэкономим себе лишние секунды, и покажем бестолковой программе, кто хозяин этого компьютера! Сейчас мы заставим MS Word раз и навсегда запомнить наши предпочтения относительно размеров полей, и сделаем так, что нужный нам размер будет устанавливаться в каждом новом документе с момента открытия, вообще без любых манипуляций с мышью и кнопками.
Да, есть и третий способ установки размеров полей в MS Word. Самый точный.
Первым делом, установим поля в соответствии с нашими представлениями о прекрасном. Для меня это 2-см слева, 1,5-см сверху-снизу, 1-см справа. Выше я уже говорил, что есть 2 способа изменения размера полей, и немного при этом лукавил. Есть и третий способ, я бы назвал его самым точным. Идем на вкладку «Разметка страницы» , выбираем инструмент «Поля» , и щелкаем по его самому нижнему пункту «Настраиваемые поля…» (тоже самое окно можно вызывать щелкнув по небольшой стрелочке расположенной в правом нижнем углу группы инструментов «Параметры страницы»).
Открывшееся окно нам . Пока нас интересует только верхняя группа под названием «Поля». Видите? Именно поэтому я назвал этот способ определения полей самым точным — здесь достаточно ввести нужные цифры в соответствующие окошки, и не придется ломать глаза, подстраивая ширину «по линейке».
По-умолчанию. Просто, да?
Все в порядке? Ну и отлично, нажимаем самую нижнюю кнопку: «По-умолчанию» и утвердительно отвечаем на вопрос о том, что внесенные изменения будут применены ко всем документам использующим шаблон NORMAL .
Вы собираетесь установить свой набор полей по умолчанию? Конечно.
Всё? Почти всё. Закройте ваш документ MS Word (с сохранением или без — не важно). Если больше ничего не произошло — поздравляю, вы только что избавились от проблемы с полями. Отныне и навсегда (вернее, до переустановки windows:)), размером полей документа в MS Word по-умолчанию будет только что введенный вами.
Главное запомните адрес папки где лежат шаблоны, на скриншоте он в самом верху
А если произошло? Вернее открылось окно «Сохранение документа», предлагающее вам переименовать шаблон Normal.dotm? Значит скорее всего у вас проблемы с правами доступа к файлам из приложения. Это не беда — переименуйте ваш шаблон в что-то вроде Normal1.dotm, и сохраните. Затем вручную перейдите в папку где хранятся шаблоны (путь к папке вы увидите в адресной строке), удалите старый Normal.dotm, а только что созданный вами новый Normal1.dotm, переименуйте в Normal.dotm
Вот теперь точно всё.
Также вас может заинтересовать:
1.1. Оформление реквизитов
Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.
Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.
Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Помните!
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.
Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о постановке документа на контроль;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати организации;
26 – отметка о заверении копии документа;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.
Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.
Реквизит 01. Государственный герб РФ
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
Президента Российской Федерации;
Палат Федерального Собрания;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного Суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
Федеральных судов;
Прокуратуры Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека;
Счетной палаты;
Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
Помните!
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.
Помните!
Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04. Код организации
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).
Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)
Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.
Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.
Реквизит 07. Код формы документа
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
Реквизит 08. Наименование организации
Помните!
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09. Справочные данные об организации
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.
Помните!
В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.
Порядок написания адреса адресата :
1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).
Реквизит 10. Наименование вида документа
Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Помните!
В письме вид документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа
Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:
2005.29.12
Допускается оформление словесно-цифровой даты:
Помните!
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
После написания дата, слово «год» не ставится.
Не допускается употребление римских цифр.
Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.
Дата может быть проставлена от руки.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № 03–15/ 45 от 29.12.2005
Реквизит 14. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
Москваг. Балаково Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Реквизит 15. Сведения об адресате
Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не
«В акционерное общество „Бизнесконсалт“
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А. П. Игнатьеву
При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
И.П. Карповой
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отделапо связям с общественностью
С.Б. Маркину
При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ
«Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Председателю садоводческого товарищества
«Заволжские дали»
Крюкину О.П.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:
Генеральным директорам предприятийгазового комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:
Ул. Тулупная, 10, кв. 32
пос. Алексеевка,
Самарской обл., 419108
И.С. Шептуну
При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.
Помните!
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Реквизит проставляется на бланке документа справа.
Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
На документе может быть указано не более четырех адресов.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается:
Должностным лицом (руководителем);
Изданием соответствующего распорядительного документа;
Коллегиальным органом.
При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подпись А. П. Игнатьев
29.12.2005
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.12.2005 № 178
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Помните!
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Реквизит 17. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
И.С. Боткину
Подготовить проект контрактак 26.12.2005
Подпись 12.12.2005
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
Реквизит 18. Заголовок к тексту
Заголовок текста – это краткое содержание документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.
Помните!
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа
Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.
Приложение 1
от 26.12.2005 № 76
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение 1
к приказу директора ЗАО «Атлант»
от 26.12.2005 № 76
Реквизит 22. Подпись
Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев
Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.
Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля
Реквизит 23. Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по связямс общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подписи С.Б. Маркин
29.12.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 26.12.05 № 08-124
Помните!
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.
Реквизит 24. Визы согласования документа
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
Замечания прилагаются
Директорзавода «Красная заря»
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати организации
Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
Помните!
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
6) справки, подтверждающие юридический факт;
7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Помните!
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа
Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Ю.П. Кондратьева
248 75 39
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
Слово «В дело»;
Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
Подпись исполнителя документа;
Дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.
Желательно указывать полный путь к файлу:
С: Приказы по личному составу Измайлов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).
Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2) бланк письма;
3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов
Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –
Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в
Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября
Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».
автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с
Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.
Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана6 Оформление отчета о НИР
Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин ЮрийПриложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными
Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об
Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,
Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий АвтондиловичОформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами
Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс УильямДокументы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:
угловой и продольный.Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Бланк условно можно разделить на три части.
1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
2. Рабочее поле документа включает реквизиты:
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.
Бланки документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение и место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «коммуникационные данные», «место составления или издания» показывают положение документа как в географическом , так и в иерархическом пространстве.
Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные , или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения - автора, дата, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: гриф утверждения. Печать, отметка о заверении копии. Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта , имеющего юридическое значение.
Реквизиты могут иметь продольное (реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.
Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты.
(1)Государственный герб Республики Беларусь . Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм .
Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам, иным государственным организациям . Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.
(2)Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) как правило, используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации. Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.
(3,4)Коды. Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) . Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.
Второй код – код документа . Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). П роставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.
(5-7)Наименование организации . Автором служебного документа выступает организация (предприятие). Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7). Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями , то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.
Министерства финансов Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь Республики Беларусь
(8)Почтовый адрес отправителя. На бланке для письманиже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.
(9)Коммуникационные и коммерческие данные . К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.
(10)Название вида документа. Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.
(11)Дата документа. Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу . Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) - дата утверждения. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.12.
(12)Регистрационный индекс. . Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации . Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).
Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
(13)Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. . Этот реквизит проставляется на ответных письмах.Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:
__________№_________
на №_________от_________
(14)Место составления или издания. . Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».
(15)Гриф ограничения доступа. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию . Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно». В коммерческих структурах надокументах подобного родапроставляются отметки«Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.
Например:
КТ или Конфиденциально
ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1
(16)Адресат. Данный реквизит проставляется на исходящих документах . Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.
Реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес . Например:
Национальный банк
Республики Беларусь
Начальнику финансового управления
Петрову П.П.,
Ул.Полевая, 2,
220000, г. Минск.
Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ .
Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:
Петрученко Е.В.,
Пр. Независимости, 45, кв. 52,
220086, г. Минск.
Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.
На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку, в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.
(17)Гриф утверждения . Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом , то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО
Директор предприятия Приказ министра финансов
Подпись В.И.Сидоров Республики Беларусь
05.03.2002 10.03.2002 № 22
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Резолюция. Этот реквизит пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. Она включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; личную подпись руководителя; дату составления резолюции.
При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Общие указания выражают с помощью предлога «к». Например, «К сведению», «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуют подчиненным лицам . Например:
Ледневу С.А
Срочно принять меры
к устранению последствий
аварии в цехе № 3 к 25.05.2002
Подпись Дата
(19)Заголовок к тексту . Его формулирует составитель документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Например: Приказ (о чём?), положение (о чём?), протокол (чего?) правила (чего?), акт(чего?), письмо (о чём?).
(20)Отметка о контроле . Проставляется на документах, исполнение которых контролируется. Состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ , которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным карандашом или краской.
(21)Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2-4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают с отступом в 5 печатных знаков от границы левого поля.
В тексте документа обычно выделяют две смысловые части . В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В тексте документа может быть три смысловые части : первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая – доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части , если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании.
Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объёму, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются. Разделы должны иметь заголовки.
(22) Отметка о наличии приложения. Этот реквизит располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатают, начиная от нулевого положения строчными буквами, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте , то отметка о наличии приложений оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте , то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:
Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.
2. Штатное расписание на 2 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы , то количество листов не указывается, а
только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано наименование приложения или нет.
Приложение: в 3 экз.
Приложение: Инструкция по делопроизводству в 3 экз.
(23)Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (причем инициалы ставят перед фамилией).
При оформлении документа на бланке организации в наименование должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.
Управляющий банком подпись Е.Л.Кротов
Если документ оформляется не на бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации .
Если документ подготовлен двумя и более организациями , его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Директор Подпись К.Н.Иванов
Главный бухгалтер Подпись И.Н.Петров
В документах, составленных комиссией , указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагают подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.
Председатель комиссии Подпись А.Г.Петров
Секретарь комиссии Подпись А.В.Сидоров
Члены комиссии: Подпись И.П.Арсенов
Подпись А.П.Николаев
Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарём
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.
При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.
При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.
(24)Гриф приложения. Проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция и др.). Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, печатается в 100 мм от границы левого поля.
Приложение 2
к постановлению
Министерства образования
Республики Беларусь
30.06.2005 № 55
Если приложение одно , порядковый номер не указывается.
(25)Гриф согласования. Это реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне её – с подчинёнными и неподчинёнными организациями (внешнее согласование).
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит изслова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); личной подписи; её расшифровки и даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ПО «Кристалл»
Подпись Л.В.Морозов
Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства образования
Республики Беларусь
20.01.2005 № 1
Если документ имеет два грифа согласования , они располагаются на одном уровне.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования . На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования прилагается
Заполненный лист согласования прилагается к документу.
(26)Визы. Это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату . Слово «Виза» не входит в состав реквизита.
Юрисконсульт
Подпись Д.М.Лозовая
Круг лиц , визирующих документ, и последовательность визирования определяется нормативными правовыми актами организации и зависит от вида документа и его содержания.
Визированию подлежат как внутренне документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.
Отказываться от визирования , а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.
При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Реквизит «визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату.
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Этот реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись».
(27)Печать . На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.Печати бывают гербовые и простые . Печать с гербом государства имеют только государственные организации, учреждения, предприятия .
Организации, учреждения, предприятия негосударственной формы собственности имеют печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могу иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.
Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.
Перечень документов, на которых ставится печать , определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.
Оттиск печати проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. При этом оттиск проствляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.
В учреждениях бывает и несколько простых печатей . На простой печати помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.
Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.
(28) Отметка об исполнителе . Реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от границы левого поля.
Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.
В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.
В состав отметки об исполнителе включают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.
Например:
Котова 88 00 08
(29)Отметка о заверении копии. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.
Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают без отступа от границы левого поля. В неё входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
Инспектор отдела кадров Подпись О.К.Лодова
При пересылке копии документа или выдаче ее на руки работнику заверительную подпись удостоверяют печатью . В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
На копиях документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
(30)Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит располагают на нижнем поле документа, слева, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело», номер дела по номенклатуре дел в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующие об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); личную подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения-исполнителя), дату .
В дело 05-35
Подготовлен ответ
15.02.2005 №11-10/130
Подпись В.В.Рожкова
Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).. Реквизит проставляется на входящих документа на нижнем поле первого листа документа справа. В состав реквизита входят полное или сокращенное наименование организации-получателя, дата поступления, и регистрационного индекса документа.
Например:
АО «Импульс»
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.
Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учёта количества поступивших документов.
(32) Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Он располагается на нижнем поле первого листа документа.