Общие положения номенклатуры дел. Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации
3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.
Общая терминология
Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.
Теория и повседневность
Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.
Зачем это нужно?
Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.
На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.
Особенности вопроса
В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.
Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.
Система как основа порядка
Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.
Основные цели введения номенклатуры
Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.
Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.
Индекс, система и базовая информация
Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.
Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.
Учет и дальнейшая разработка
Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.
Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.
Как это выглядит?
Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.
При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.
Это важно!
Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.
Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.
Формы номенклатуры
В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.
Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.
Реальность и план
В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.
Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.
Специфика некоторых типов организаций
Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.
Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.
Введение
Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.
Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. В этом случае разрабатывается номенклатура дел предприятия.
Данный реферат на тему «Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел» выполнен с целью изучения классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, и приобретения навыков составления и оформления номенклатуры дел.
Понятие номенклатура дел
Одним из узловых вопросов организации работы с документами в кадровой службе и в организации в целом является разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел (лат. потепсlaturа -- перечень, роспись имён)- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке (форма номенклатуры дел приведена в Приложении 1).
Основные функции номенклатуры
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна выполнять следующие основные функции:
Охватывать все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации;
Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
Конкретно и четко формулировать заголовки дела, которые полностью отражают состав и содержание документов в нем и исключают возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
Систематизировать дела внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Основные типы номенклатуры
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
- Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
- Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления
Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления - ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел и т.д. при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на лицо, ответственное за архив (как правило, на секретаря). В составлении номенклатуры дел организации принимают участие представители всех структурных подразделений, в том числе и работник отдела кадров.
Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями (в том числе кадровой службой) заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом (при необходимости) и утвердить у руководителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к нарушению существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени.
Во вновь созданном учреждении номенклатура составляется в любое время года, а затем к началу каждого делопроизводственного года. Точно так же при реорганизации учреждения (если функции его значительно изменились, а номенклатура не отражает настоящего состояния дел) номенклатура должна быть составлена в любое время года.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларусь, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел и др. Среди конкретных нормативных правовых и методических документов, которыми необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел, следует назвать два основных:
Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5);
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).
Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об организации и ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников учреждения, штатные расписания, отчеты и другая документация, схема классификации служебных документов, ведомственный и/или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
Принципы построения номенклатуры
Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.
При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров и др.). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:
1. Канцелярия
2. Планово-экономический отдел
3. Договорно-правовой отдел
4. Управление бухгалтерского учета и финансов
5. Отдел кадров
6. Производственно-технический отдел
7. Архитектурно-строительный отдел
8. Отдел генплана и теплоэнергетических технологий
9. Электротехнический отдел
10. Отдел смет
Структурно-функциональный принцип используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:
1. Руководство
2. Планирование
4. Бухгалтерия
5. Отдел кадров
6. Профсоюзный комитет
В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:
1. Руководство
2. Планирование
3. Организация производственной деятельности
4. Финансирование
5. Учет и отчетность
В данном случае в организации нет самостоятельного отдела кадров и его функции возложены на одного или нескольких работников организации. Поэтому названием раздела номенклатуры дел является название выполняемой функции («Кадры»).
Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре и систематизации заголовков дел в номенклатуре
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.
К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Заголовки составляются из следующих элементов:
Указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
Название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
Обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
Указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
Период (даты), к которому относятся документы дела;
Указание копийности (наличия копий документов) дела.
В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:
Название вида дела или вида документа;
Указание на наличие копий, например, «Приказы вышестоящей организации. Копии». (Указание на подлинность документов дела в заголовок не включают).
Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.
Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу.
Образование индекса дела в номенклатуре
Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. номенклатура дело документ делопроизводство
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.
Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве
В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является «Типовой перечень». Его полное название - «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения»
Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.
Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.
При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).
На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.
У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
Требования при формировании дел
1) В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
2) Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
3) Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
4) Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.
5) Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.
6) Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.
7) Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.
Список использованных источников
1. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 2010.
2. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учеб.-практич. руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. Мн., 2005.
3. Интернет ресурс http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk0701.htm
Эта статья была опубликована в нашем журнале "Секретарь-референт" в 2005 годуНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
Распределение исполненных документов в дела;
Систематизация дел;
Закрепление индексов дел;
Установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
Служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;
Является основой для составления актов на уничтожение дел;
Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.
Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения
Составляется работниками этого подразделения,
Согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,
Подписывается руководителем этого структурного подразделения,
Направляется в службу ДОУ.
Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.
Сводная номенклатура дел
Подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,
Визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,
Согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,
Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),
Утверждается руководителем организации.
Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.
Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
Руководителя организации
N ________ Подпись Расшифровка подписи
(место составления) Дата
На _____________ год
Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание
Название раздела
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения
От __________ N _______
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.
Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.
Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;
Затем – с планово-отчетной;
Затем – с распорядительной документацией;
Затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);
Следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.
Внутри каждого выделенного комплекса документов:
Вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;
Затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;
В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).
В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.
В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
Условного обозначения (индекса) структурного подразделения,
Порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Например: 04-07.
07 - порядковый номер дела в номенклатуре.
Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.
Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.
Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.
По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);
Корреспондент (название организации, от которой получены документы);
Вопрос или краткое содержание документов дела;
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов.
Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").
При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".
Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"
Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.
Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.
Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.
Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.
В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.
Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».
Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.
Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».
Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.
Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».
В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).
Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».
В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».
Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».
В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими, они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.
К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.
Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).
В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».
Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
О заведении дел,
О переходящих делах на следующий год,
О передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,
О выделении дел к уничтожению,
О лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.
При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.
В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.
Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!
АО «Эврика»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
А.А. Беляев
20.12.2003 № 01 25.12.2003
На 2004 год
Ин-декс дела Заголовок
(тома, части) Количество
Дел (томов,
Частей) Срок хранения
Дела, тома, части
И номера статей
По перечню Примечания
01- Служба документационного обеспечения управления
(Служба ДОУ)
01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,
Ст.13, 14 Типовой
Перечень
Дело заведено
01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,
Ст.16 дело заведено
01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,
Ст.5-а дело заведено
01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,
Ст.5-а дело заведено
01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,
Ст.5-ж дело заведено
01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,
Ст.5-д дело заведено
01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,
Ст. 6-в дело заведено
01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,
01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,
Ст. 67 дело заведено
01-10 Резервный номер
01-11 Резервный номер
02 – Финансовый отдел
02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,
Ст. 135-а дело заведено
02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,
Ст. 135-в дело заведено
02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,
Ст. 135-г дело заведено
02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,
Ст. 113 дело заведено
02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,
Ст. 112-а дело заведено
02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,
Ст. 112-б дело заведено
02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,
02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,
Ст. 114-б дело заведено
02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,
Ст. 114-в дело заведено
02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,
Ст. 118 дело заведено
02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,
Ст. 121 дело заведено
02-12 Резервный номер
02-13 Резервный номер
03 – Служба персонала
03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,
Ст. 1 «б»
Дело заведено
03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,
Ст. 35 «а» переходящее
03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,
Ст. 6 «б» дело заведено
03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,
Ст.358-а дело заведено
03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,
Ст. 32 "а" дело заведено
03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,
Ст. 281 дело заведено
03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,
Ст. 356 дело заведено
03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,
Ст. 6-в дело заведено
03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,
Ст. 358-г дело заведено
03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,
Ст. 343 дело заведено
03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,
Ст. 337 «6» переходящее дело
03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,
Ст. 358-д переходящее
03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,
Ст. 339 переходящее
03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,
Ст. 358-д переходящее
03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342
03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,
Ст. 358 «е» переходящее
03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,
Ст. 358 «д» дело заведено
03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,
Ст. 407 После замены новыми
Переходящее
03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,
Ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии
Дело заведено
03-20 Резервный номер
03-21 Резервный номер
Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова
Зав. архивом
И.И. Орлова
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
От 21.12.2003 № 15
В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.
Итоговая запись составляется по следующей форме:
По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих с отметкой "ЭПК"
Постоянно
Временно (свыше 10 лет)
Временно (до 10 лет включительно)
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
Передавшего сведения
Подпись
Расшифровка подписи
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку-ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по-мещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож-ность использования нужной информации, документы класси-фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране-ния. Специальным классификационным справочником, позво-ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено-ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране-ния, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
Номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено-сятся затем на обложки дел;
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об-разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
Номенклатура дел используется при построении информа-ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис-пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав-ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Общие требования к номенклатуре .
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод-ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
Охват всех документов, получаемых и создаваемых в про-цессе деятельности организации;
Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот-ветствии со степенью важности и сроком хранения доку-ментации.
Виды номенклатур .
Различают типовые, примерные и кон-кретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од-нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв-ляется нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной но-менклатур, каждая организация должна составлять свою кон-кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного де-ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво-димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют-ся в сводную номенклатуру.
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно-стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на-звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла-туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример-ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
Составление номенклатуры .
Составлению номенклатуры пред-шествует изучение состава, содержания и количества докумен-тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга-низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре-ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте-ки). Но главным источником являются сами документы органи-зации. При определении сроков хранения дел основными посо-биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за-крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод-ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч-реждениями разработаны и методические пособия по составле-нию номенклатур дел.
К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при-влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по-следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа-ции — заново составляться и согласовываться.
Разработка номенклатуры дел
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
Определение круга документов для включения в номенк-латуру;
Составление заголовков (наименований) дел;
Разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
Определение сроков хранения дел;
Определение системы индексации и установление индексов дел;
Оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклату-ру.
Основное требование к номенклатуре — охват всех доку-ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа-ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче-та, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы вре-менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не окон-ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во-проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк-латуру каждого года на протяжении всего срока решения во-проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по-явления в деятельности организации новых вопросов. Для та-ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри-вают несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни-ки, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел.
Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком-плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку-ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули-ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе-чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку-ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след-ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно-стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На-пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче-ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа-щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до-кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб-ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла-ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные мате-риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст-венным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.
Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа-бетических препаратов».
Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор-респондентами, их название в заголовке дела дается обоб-щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
Если однородные корреспонденты находятся на одной оп-ределенной территории (край, область, район), целесооб-разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема-тической олимпиаде».
В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во-прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку-менты, должны включать указание на вид и характер доку-ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч-но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука-зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Разработка классификационной схемы .
После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос-нован на учете организационно-структурного построения аппа-рата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор-ганов, затем — дела, содержащие организационную документа-цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола-гают дела с распорядительной документацией самого учрежде-ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол-легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано-выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме-сячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис-тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере-пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере-писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст-венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес-пондентов или географических названий, например:
Переписка с фирмой «Арбель».
Переписка с фирмой «Информсервис».
Переписка с фирмой «Регана».
Переписка с вузами Астраханской области.
Переписка с вузами Вологодской области и т.д.
Номенклатура дел организации составляется на основе но-менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде-лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк-турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз-водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об-щественные организации или органы, действующие на общест-венных началах.
В организациях без структурного деления или с нестабиль-ной структурой разделами номенклатуры являются управленче-ские функции или основные направления деятельности, напри-мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга-низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк-турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Определение сроков хранения дел.
Сроки хранения дел ус-танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен-тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо-гут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения-ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра-жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани-рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
При определении сроков хранения документов могут ис-пользоваться несколько видов типовых перечней:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельно-сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государствен-ные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того, негосударственные коммерческие организа-ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче-ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми-нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер-жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране-ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку-ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до-кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
Индексация дел.
Для практического использования номенк-латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио-нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко-вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус-ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас-полагается под номером «2» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть посто-янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.
Но-менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото-рая разработана архивными органами и закреплена в Государст-венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но-менклатур дел организации и структурного подразделения при-ведены в приложениях 4 и 5.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра-нения и примечания.
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду-смотренных заранее дел в случае их появления.
Вторая графа — названия заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино-вания надобности» (например, инструктивные письма выше-стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме-ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс-пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку-ментов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия но-менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе-нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но-менклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел по-стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва-ется количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, соста-вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен-ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар-хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен-ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини-мающий дела данной организации, и только после этого утвер-ждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна со-ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк-турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять-ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк-земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто-рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет-вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде-ления для заведения дел.