Название шрифта в ворде для документов. Требования к текстам документов, изготовляемых с помощью технических средств
В статье расскажем, каким шрифтом печатаются официальные документы, как установить правила относительно шрифтов в организации и какие шрифты лучше не использовать.
Скачайте материалы по теме:
Требования к шрифтам в официальных документах
То, как должна выглядеть документация организации, выбирает руководитель компании. Это может быть сложившаяся практика или новый разработанный при участии профессиональных дизайнеров брендбук, утвержденный локальными нормативными документами компании как обязательный для всех информационных материалов. Шрифты официальных документов при этом выступают как часть имиджа компании. Если же такие требования не установлены или только разрабатываются, следует учесть несколько требований.
Шрифты заголовков и текстов в документах должны легко читаться. Для официальных документов не подходят экзотические вычурные шрифты со множеством дополнительных линий. Следует выбирать шрифт из стандартного набора: Arial, Times New Roman . Размер шрифта должен быть читабельным, для этого нужно также учесть интервал между строками.
Шрифты бывают с засечками и без. Считается, что шрифты без засечек (Arial) больше подходят для чтения сразу с экрана, а с засечками (Times New Roman) - для чтения на листе бумаги. Но такое восприятие текста можно считать субъективным.
Какие требования устанавливает ГОСТ
Система государственных стандартов содержит рекомендации относительно того, каким шрифтом должны печататься официальные документы. Рекомендации для исполнения не обязательны, но выполнение нормативов позволит создавать качественно оформленные документы, с которыми удобно работать.
Официального шрифта для документов в России нет. ГОСТ рекомендует оформлять документы таким образом :
- реквизиты - шрифтами Times New Roman, размер 13 - 14, Arial, 12–13; Verdana, 12–13; Calibri, 14 ( п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- через один-полтора интервала с абзацным отступом 1,25 см ( п. 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Конкретные правила оформления бланков документов в вашей организации, в том числе тип шрифта и его размер, закрепите в локальном акте, например в положении о документообороте.
Нюансы оформления документов в компании
Когда составляете документ, учитывайте:
- Насколько читабелен текст.
- Удобно ли воспринимать его с листа/монитора/экрана смартфона.
- Соответствует ли шрифт формату бланка.
Какие шрифты лучше использовать в официальных документах
Название |
Кегль |
Пример шрифта |
Если добавляете в документ таблицу, не меняйте шрифт - он должен быть таким же, как и в основном тексте. Можете уменьшить размер текста на один или два пункта.
Обратите внимание на интервалы. От них тоже зависит восприятие текста. Проставляйте интервалы так:
- в абзацах - отступ 1,25 см;
- в многострочных реквизитах - межстрочный интервал;
- в основном тексте - одинарный или полуторный интервал.
Оформление документов компании: пошаговый алгоритм
Следуйте инструкции по шагам, чтобы правильно оформить договор или деловую корреспонденцию.
Шаг 1. Изучить стандарты в компании. Запросите документы, касающиеся делопроизводства компании. Найдите в них требования к оформлению документов, если их нет, самостоятельно разработайте стиль документа. Впоследствии получите одобрение руководства относительно этого оформления и внедрите как обязательный стандарт для всех документов компании, внесите описание стиля в инструкцию по делопроизводству компании. Удобнее всего сохранить стиль в соответствующем модуле офисной программы, чтобы не настраивать отдельные его части каждый раз.
Шаг 2. Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он содержит перечень правил, по которым нужно создавать документацию любой организации. Документ исчерпывающий и простой в использовании.
Шаг 3. Выберите формат листа. Откройте офисную программу для редактирования текстов и создайте новый документ или шаблон документа. Выберите настройки листа в меню программы. Для создания документов компании подойдет формат А4 с книжной ориентацией листа (большая сторона по вертикали).
Шаг 4. Настройте поля документа. Выберите в меню настроек документа поля. Настройте их размеры в соответствии с таблицей:
Шаг 5. Выберите шрифт и размер текста. Для официальных документов компании подойдет Times New Roman или любой другой простой офисный шрифт для текста - Arial, Verdana, Calibri. Предпочтительные размеры для каждого шрифта смотрите в таблицах выше.
Шаг 6. Настройте интервал между строками. Зайдите в соответствующий пункт меню программы для редактирования текстов и установите полуторный межстрочный интервал. Он считается наиболее удобным для чтения.
Шаг 7. Вставьте номера страниц. В разделе меню, где можно вставлять нумерацию на страницы, выберите нужный пункт и настройте расположение этих элементов. Нумерация должна идти арабскими цифрами (1,2,3…) со второй страницы, находиться на нижнем колонтитуле посередине страницы. Сделайте размер номеров страниц несколько меньше, например, выберите 10 кегль. Проверьте, чтобы на титульном листе номер страницы отсутствовал.
Шаг 8. Настройте оформление заголовков документа. Настройте стиль заголовков. Они должны находиться посередине страницы, то есть выравнивание должно быть по центру. Между заголовком и текстом настройте межстрочный интервал с множителем 3. Начинайте новый раздел документа с новой страницы, размещая в конце текста предыдущего раздела разрыв страницы.
Шаг 9. Распечатайте документ. Распечатайте примерный документ, в котором использованы все элементы с их стилями.
Шаг 10. Опишите и утвердите. Опишите оформление и шрифт в официальных документах вашей компании и утвердите разработанный стиль у руководства. С этого момента не будет возникать вопросов, как оформить тот или иной документ. Стандарт оформления обязаны будут учитывать все работники вашей компании.
Большинство шрифтов используется для деловой переписки разного рода, а значит, шрифт должен соответствовать писаным и неписаным правилам корпоративного мира. Текстовой набор для бизнеса должен выглядеть абсолютно серьёзно и отвечать поставленным целям незаметным и солидным образом. Гарнитуры вроде Times New Roman
и Helvetica
прекрасно подходят под это описание, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Небольшое послабление строгому дресс-коду могут составить Palatino
или Frutiger
.
В целом несложно различать области бизнеса по принятым у них шрифтом: чем ближе профессия к технике, тем более холодным и строго спроектированным шрифтам отдают предпочтение (Univers
для архитекторов), чем более традиционно ремесло, тем более классицистические шрифты применяются (Bodoni
у банкиров).
Составляя каталог деталей машины или инструкцию по пользованию огнетушителем, вы не слишком заботитесь об изящно изогнутых засечках или классицистическом контрасте. Главное, чтобы буквы были хорошо различинмы, компактны, чтобы их побольше уместилось в ограниченном пространстве (если вообще места когда-нибудь бывает достаточно), чтобы они выдерживали суровые условия печати и копирования.
Что требуется от рабочей гарнитуры:
- Хорошая насыщенность нормального начертания — не очень светлая, чтобы не исчезнуть при копировании (сегодня все печатные тексты неоднократно копируют), и не очень жирная, чтобы формы букв не расплывались.
- По крайней мере одно жирное начертание, такое, чтобы выделялось в тексте, в дополнение к нормальному начертанию.
- Хорошо различимые цифры — они должны быть особенно тщательно спроектированы, поскольку неразборчивые числа могут быть просто опасны.
- Экономичность — шрифт должен быть достаточно плотным, чтобы иметь хорошую ёмкость, но не слишком узким, чтобы текст было удобно читать. Гарнитура, удовлетворяющая этому описанию, также будет пригодна для передачи по факсу.
- Frutiger, первоначально созданный в 1976 году Адрианом Фрутигером для системы ориентации в аэропорту Шарля де Голля под Парижем, стал одним из самых популярных шрифтов для корпоративного применения. Лукас де Гроот спроектировал супергарнитуру Thesis в 144 начертаниях. Thesis Sans стал альтернативой шрифту Frutiger в деловых кругах благодаря нейтральности рисунка. Узкие начертания шрифта Frutiger также являются полезной, но недостаточно применяемой альтернативой.
- ITC Bodoni — одна из многочисленных вариаций классицистических шрифтов Джамбаттисты Бодони конца восемнадцатого века. Эта гарнитура отличается большим разнообразием по цвету и контрасту штрихов по сравнению с другими современными вариациями Bodoni. Разработано три различных верии рисунка для трёх различных кеглей (для набора заголовков, основного текста и мелких примечаний).
- Гарнитура Lucida (Крис Холмс и Чарльз Бигелоу, 1985), один из первых цифровых шрифтов, остаётся одним из лучших вариантов шрифта для деловой переписки, распечатки на лазерном принтере и передаче по факсу.
- FF Meta — «Helvetica 1990-х годов» — тёплая гуманистическая альтернатива классическим гротескам. Множество деталей делают её удобочитаемой в мелких кеглях и скорее «холодной», чем нейтральной.
- Tornado, разработанный в 1998 году Алексеем Чекулаевым, — один из современных гротесков.
- Необходимо отметить также Myriad, разработанный Кэрол Твомбли и Робертом Слимбахом в 1991 году. Гарнитура Myriad вполне нейтральна и не бросается в глаза, но при этом обладает определённым своеобразием.
- Если бы News Gothic (Моррис Фуллер Бентон, 1908) был немного насыщеннее, он стал бы любимой «рабочей лошадкой». В гарнитуре ITC Franklin Gothic, современной цифровой версии оригинального шрифта Бентона 1904 года, разработано больше насыщенностей, так же как узких, сжатых и капительных начертаний.
- Palatino (в версии фирмы Bitstream называемый Zapf Calligraphic 801 ) был разработан в 1952 году Германом Цапфом и получил особенную популярность в США. Это хорошая альтернатива другим антиквенным шрифтам.
- Адриан Фрутигер создал шрифт Univers в 1957 году. это была первая системно спроектированная гарнитура, включающая двадцать одно начертание, которые были скоординированы между собой по насыщенности и пропорциям. Недавно гарнитура была развита до 59 начертаний.
Как добиться того, чтобы сообщение по факсу выглядело прилично и читаемо?
Для факса следует выбрать устойчивую чёткую гарнитуру (без тонких штрихов и изящных форм). Шрифт должен выдержать сканирование с последующей печатью при низком разрешении в 200 dpi и с искажениями от передачи сообщения. И с искажениями от передачи сообщения. Большинство гарнитур, происходящих от машинописных шрифтов, например Letter Gothiс
и светлый Courier
, не очень подходят для факсов. Не годятся и традиционные книжные шрифты вроде Caslon
или Garamond
, если они набраны кеглем ниже 14 пунктов.
Кроме того, следует избегать жирных линеек и рамок (они искажаются при передаче), шрифта мельче 9 пунктов; толстых линеек для письма (они лишь искажают рукописный шрифт, которому должны помочь); набора в самом низу страницы (иначе факс будет сканировать весь лись даже при небольшом размере текста). Постарайтесь оживить текст небольшими картинками: например, используйте изображение телефона, стрелки для обозначения "кому" и "от кого", маленький домик для адреса, указующий перст или треугольник как указатели в списках.
Многое из того, что говорилось о факсах, относится и к служебным запискам.
Поскольку их обычно не передают по факсу, можно использовать более изящный шрифт. По сути дела, все книжные, журнальные и газетные шрифты прекрасно выглядят при качественной лазерной печати, если кегль набора не слишком мелкий.
Можно тряхнуть стариной и воспользоваться машинописными шрифтами, которые выглядят не так уж плохо. Попробуйте один из шрифтов с мощными засечками - Exelsior, Rockwell
- или выберите нейтральную, объективную гарнитуру вроде FF Meta, Bell Gothiс или ITC Officina Serif.
Если вы предпочитаете традиционный вид документа, используйте ITC Charter, Rеdeigh или Adonis
.
Правила удобочитаемости применимы и к деловой переписке. Позаботьтесь о том, чтобы строки были относительно короткими (не более 10-ти слов), размещайте узкую колонку ближе к основному тексту в заголовках и адресе. Первое, что должен увидеть ваш адресат, - кому адресован документ, от кого он, о чём он и когда написан.
Существую цифры, более убористые и лучше читаемые, чем цифры из Helvetica, Times или другого встроенного системного шрифта. Цифры для таблиц должны иметь одинаковую ширину, иначе колонки из них не будут правильно выравниваться. В большинстве современных цифровых шрифтов имеются маюскульные (без верхних и нижних выносных элементов) цифры, которые так иногда и называют - табличными.
Обратите внимание на шрифты с более узкими, чем обычные, пропорциями: News Gothic, узкие начертания гарнитур Univers, Minion, Frutiger . Эти шрифты сделают ваши отчёты и таблицы необычными: они будут не только лучше смотреться, но и станут лучше читаться.
1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК
При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).
Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.
Вид шрифта: Times New Roman.
Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.
Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.
Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).
При наборе текста учитывайте правила ввода текста:
1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).
2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).
3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).
4 После заголовков точки не ставятся.
2 Разделы и подразделы
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Типы и основные размеры
Нумерация пунктов первого раздела документа
2 Технические требования
Нумерация пунктов второго раздела документа
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
3 Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа
3.2 Подготовка к испытанию
Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа
3 Таблицы
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:
Таблица 1 – Температура плавления материалов
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.
Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается.
Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части
Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы.
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.
4 Иллюстрации (рисунки)
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1".
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 - Детали прибора.
5 Формулы
Формулы записываются по центру листа.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.
Пример - Плотность каждого образца , кг/м, вычисляют по формуле
, (1)
где m - масса образца, кг;
- объем образца, м.
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "".
Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).
Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.
6 Приложения
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в документе одно приложение, то оно обозначается "Приложение А".
Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.
Для составления разного рода документации обязательно нужно пользоваться законодательными нормами.
В отношении большинства предпринимательских бумаг не созданы никакие ограничения и они оформляются в свободной форме.
Что же касается официальных, технических позиций, то здесь проведение настройки состоит в установленных критериях ГОСТа.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Общие требования
В России действует определенное количество правил по оформлению документации. Установление новых позиций оговаривается с 1 июля 2020 года.
Предполагается размещение позиций по отношению к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который должен был вступить в силу еще в 2017 году.
До этого периода все пользовались положениями, прописанными в документе ГОСТ Р 6.30-2003. И потому следует понимать, какие есть схожие моменты и отличия. В новом правовом документе основные изменения находятся в сфере реквизитного оборота.
В стандартных же положениях, в государственном акте размещена информация в таких областях:
Для отчетности, которая оформляется в бумажном или электронном вариантах | Устанавливаются позиции по:
|
Требования относительно создания документации | Работает несколько важных моментов:
|
К официальным бумагам
Шрифт используется в документах по ГОСТу не для основного документооборота. Но все же опираться на некоторые структурные моменты стоит учитывать. К примеру те, которые прописаны в нормативных локальных актах компании.
Область применения отчетности также важна. Для работы с бухгалтерскими бланками нужно подбирать те шрифты, которые хорошо читаются.
Отличия между ними должны быть даже в системе применения исходя из формата составления — одни удобны для применения на бумаге, а другие при чтении бумаг с экрана.
Наиболее популярным методом является оформление документации с использованием программы Microsoft Word. Эта утилита предоставляет возможность правильно структурировать информацию .
Лучше всего для составления текста подходит Times New Roman. Для русской версии информационного потока применяется Calibri — начиная с 2007 года.
В то же время, после развития работы и применения компьютерной техники в банковской системе, начали получать распространение другие шрифты. Лучше всего подходят для этих целей Arial, Helvetica — исходя из их рубленной, гротескной формы.
Для официальных бумаг нет определенных норм. Согласно ГОСТу прописаны те параметры, которые максимально подходят и допустимы относительно всех символов.
Размер, используемого шрифта 12 или 14
Относительно гарнитур и размеров шрифтов в документе размещены нормы только предпочтительного характера. Изменения в таких позициях зависят от того, какой вариант документа выбран.
Рассматривать стоит следующий алгоритм значений:
Документом допускаются и вариации, приближенные к таким размерам. Опираться при выборе необходимо на несколько факторов:
- насколько читабелен текст;
- отражение информации, восприятие ее с листа и экрана;
- формат используемого бланка — А4, А5, А2.
Лучшим способом определения является распечатать и посмотреть на удобство чтения, рассмотрения отчетности.
Влияют на эффект и параметры по интервалам. Они визуально разделяют текст и потому совместно со шрифтом создают картину текста в таких рамках:
Между словами стандартно работает один пробел, а между буквами интервал устанавливается информационной программой в обычном режиме.
На уровне государственного стандарта предполагается только размещение рекомендаций. И потому в документе прописана возможность составителя бумаги применять к тексту более мелкие шрифты.
Стиль информации будет зависеть от конкретных нужд и сферы, направления действия.
Особое внимание обращают на электронную подпись. У нее нет установленного размера, потому намного сложнее контролировать правильность бланков.
Но прописан ГОСТ относительно того, что цифровое визирование должно быть различимым, читаемым и соответствовать натуральной величине.
Имеется в виду и вариант распечатки такой нормы как шаблон, на котором должно быть видно все перечисленные параметры.
Распределение величины относится и специфично к каждой отчетной позиции. Если необходимо выделить информацию, то выбирают более крупные символы. Все в данном случае подстраивается под оформление соответствующего внешнего вида.
Техническая документация
В области проведения такого рода бумаг существуют конкретные государственные разработки.
Дело в том, что здесь фиксируются важные данные относительно строительства, архитектурных решений и других бланков в области технического сопровождения.
Опираться в плане необходимости разработки таких бумаг, стоит на несколько правовых актов. В Российской Федерации на 2020 год актуальны следующие позиции:
В данных нормативно-правовых актах размещаются общие положения относительно формирования технических бумаг.
Но вместе с тем, в них нет четких указаний по выбору стиля и размера информации, определенных гарнитур.
Этот правовой сборник оговаривает, что преимущественно возникает необходимость установления своих позиций по стилистике. Ведь нужно выделить информацию, подчеркнуть ее значимость.
Сделать это можно только на основании того или иного вида и размера текста, начертаний применения в бланках.
В таблицах
Когда в документе применена такая позиция организации информационных сведений как таблица, стоит разрабатывать ее вид правильно. Особых указаний на счет шрифтов и их размеров в актах типа ГОСТ нет.
Последний принятый контролирующий все позиции государственный регулятор содержит всего одно упоминание по поводу размеров и стиля в таблице.
Указания относительно размера оговариваются в рамках определения составителем удобных конфигураций.
Они должны соответствовать тем же пунктам, которые прописаны для основного наполнения. В то же время, государственные отчеты разрешается заполнять таблицами и там снижать кегль.
Обратить внимание стоит на то, что все сведения должны находиться в одной плоскости. А вот при создании структуры в системе Word уже существуют стандартные параметры и построить ее не сложно.
Основные позиции по внутренней организации текста можно разделить на такие группы:
- не нужно изменять название стиля — он должен быть таким же как и по тексту в целом;
- возможно снижение кегля на один или два пункта;
- заголовки в шапках стоит размещать по центру;
- в отношении названия строчек используют выравнивание по левому краю;
- цифры прописывают арабскими значениями — на стандартных основаниях.
Видео: из какой группы шрифтов лучше выбрать шрифт для документа
Оформление чертежей
В этой области опираются на ГОСТ 2.304-81, где прописано несколько типов шрифтов:
Для того, чтобы разобраться с наклонными плоскостями, параметрами фиксирования букв, существует несколько таблиц:
Фото: таблица по оформлению чертежей-шрифт типа А
Фото: таблица по оформлению чертежей-шрифт типа Б
Какие должны быть параметры страницы в ворде
- при распечатке применяют белую бумагу в формате А4;
- книжная ориентация с положением переплета с левой стороны;
- отступают для полей — слева 30 мм, сверху и снизу 20 мм, справа 10 мм;
- используют черный шрифт в размере не менее 12 пунктов.
Отступы предполагаются в следующих пределах:
- абзац — от 15 до 17 мм;
- слева и справа отступы не делают;
- перед и после абзацев интервалы не применяют;
- между строк — 1,5 пункта;
- выравнивают по ширине — для равномерного распределения сведений.
Обязательность исполнения действует только в отношении к научным и исследовательским работам. К остальным же применяется рекомендательность параметров.
Оформление ряда требований по таким позициям как шрифт, нумерация и структурирование стиля. Все параметры стоит соотносить с положениями соответствующего ГОСТа.
Важно быть информированным исходя из актуальных подтвержденных правовых документов. Хотя для большинства бумаг нормы являются рекомендательными, а не обязательными к выполнению.
Эти моменты и стоит учитывать и рассматривать в верном направлении использования, и по закону России.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Сегодня мы рассмотрим такую тему, как требования к текстам документов, изготовляемых с помощью технических средств. Ей посвящена глава 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).
Тема более чем важна, поскольку в наше время подавляющая масса документов изготавливается именно с помощью технических средств. Поэтому тем, кто занимается подготовкой документов, а это чаще всего секретари, нужно раз и навсегда запомнить несколько простых, но очень важных требований.
Итак, пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта - 15 пт.
Определено, что оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:
- наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
- поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
- поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.
Как известно из практики, всегда особые сложности вызывает оформление документов в виде таблиц. В инструкции предусмотрены и эти моменты, в частности, говорится, что при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.
Может это покажется кому-то и странным, но кое-где документы еще оформляются на пишущей машинке. Инструкция предусмотрела и этот нюанс. Так, согласно пункту 80 при оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами. Приводится следующий пример:
СОГЛАСОВАНО |
|
Директор Департамента |
|
по архивам и делопроизводству |
|
Министерства юстиции |
|
Республики Беларусь |
|
Подпись В.И.Адамушко |
|
СОГЛАСОВАНО |
|
Протокол заседания |
|
экспертного совета |
|
01.02.2008 № 9 |
Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Приводится следующий пример:
СОГЛАСОВАНО |
|
Одинарный |
|
Министр юстиции |
Точно 14 пт |
Республики Беларусь |
|
Одинарный |
|
Подпись В.Г.Голованов |
|
Одинарный |
|
Полуторный |
|
СОГЛАСОВАНО |
|
Одинарный |
|
Министр экономики |
Точно 14 пт |
Республики Беларусь |
|
Одинарный |
|
Пунктом 82 Инструкции установлена максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
Определено, что при печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
- 0 – граница левого поля;
- 1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
- 2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
- 3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
- 4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
- 5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
- 6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
- 7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
- 8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
- реквизит «Название вида документа»;
- реквизит «Заголовок к тексту»;
- реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
- реквизит «Отметка о наличии приложения»;
- реквизит «Отметка об исполнителе»;
- реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
- реквизит «Отметка о заверении копии»;
- реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
- слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
Согласно пункту 84 Инструкции от нулевого положения печатаются:
От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».
От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».
От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 × 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).
Установлено также, что при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом.
Согласно пункту 86 Инструкции, если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля). Пунктом 87 установлено, что если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
Имейте в виду, что в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.
Пункт 90 Инструкции запрещает в документах текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. Установлено, что прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
Также важно знать, что при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах госуправления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.
И последнее. Согласно Инструкции документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов, должны соответствовать следующим требованиям:
- быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
- создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
- содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь;
- содержать одну или несколько ЭЦП, а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.
Установлено, что в случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.
Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.