Как правильно оформить выписку из штатного расписания. Выписка из штатного расписания образец
Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.
Понятие штатного расписания
Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки. Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников. В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.
Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».
Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:
- подтверждения предоставляемых сведений в судебные инстанции, когда разбираются производственные конфликты;
- в качестве ответа на соответствующие требования в налоговые учреждения, инспекции по труду, пенсионные фонды и фонды страхования от несчастных случаев на производстве. Такие случаи в основном возникают при проверке предприятия, когда необходимо выяснить соответствие фактического количества работников, расчету. А также для правильного подсчета трудового или страхового стажа;
- в комиссию для участия в торговых конкурсах.
Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.
Формирование и подписание выдержки из списочного расписания
Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование назначаются приказом руководителя и к ним относятся:
- трудящийся отдела кадров. В его компетенцию входит грамотное указание наименований филиалов или подразделений организации, название должностей и профессий, которые необходимы на предприятии, а также их зарплаты;
- бухгалтерский работник, который в свою очередь несет ответственность за точное написание предусмотренных окладов, тарифных ставок и дополнительных выплат.
Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.
Формирование выписки
Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.
Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:
- полное название организации и его филиала (если таковой имеется). Данные сведения необходимо разместить в верхней части документа по центру;
- заглавие справки, то есть по центру напечатать крупными буквами словосочетание «выписка из штатного расписания»;
- число, когда была сформирована выдержка;
- дату и номер приказа, каким было утверждено списочное расписание;
- дату вступления в действие и дату окончания срока действия справки;
- главную часть. Предполагает точного копирования данных из исходного документального акта;
- фамилии и инициалы ответственных лиц, которые формировали справку, а также их подписи.
Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.
Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.
Составление выписки для тендера
Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.
Для нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:
- справку с информацией о штатном расписании;
- ксерокопии трудовых соглашений и конкретных трудовых книжек, которые в обязательном порядке должны быть подписью нотариуса.
Формат выдержки из списочного расписания «Т – 3»
Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.
Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:
- название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
- номер справки и дата ее составления;
- период, по который действует оригинал штатного расписания;
- основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.
В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:
- идентификационный шифр налогоплательщика;
- наименование филиала или подразделения основной организации;
- профессии и должности, существующие в подразделении, а также их категории и разряды;
- общее число трудящихся, в том числе требующихся сотрудников, и работающих по совместительству;
- общая сумма заработной платы за прошедшие месяца, которая включает оклады или тарифные ставки, плюс существующие надбавки и премии. При этом установленный напрямую зависит от исполняемых должностных обязанностей, а надбавка является дополнительной суммой, которая выплачивается по результатам качества, безопасности и производительности труда;
- дополнения и рекомендации, которые вносятся главой организации.
Подписание и заверка выдержки
Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.
Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:
- вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
- рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется справка;
- указать должность, с полной ее расшифровкой;
- поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
- если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.
Если соблюсти все нюансы и правила , то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.
Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.
Вконтакте
Многие документы на предприятии хранят коммерческую тайну. К ним относится табель учёта рабочего времени. Однако помимо секретных данных, он содержит важную информацию для позиционирования фирмы на торгах, ее вступления в СРО или защиты имени предприятия на проверках. Предоставлять оригинальный бланк учёта, для ознакомления третьим лицам, сотрудники кадровой службы права не имеют. Для подобных случаев был разработан специальный документ, именуемый выпиской. Как его составить, чтобы не нарушить ничьи права.
Для чего нужна выписка
Штатное расписание можно сравнить с географической картой, но только в рамках предприятия и составленной на языке цифр, а не условных обозначений. В нем подробно отражаются данные о фирме : количество структурных подразделений, сотрудников, сведения о денежных средствах, которые каждый из них получает и другие важные факты из ее жизни.
Документ составляется по форме Т-12 или Т-13. Однако для удобства фирмы также предусмотрена возможность разработать подходящий бланк самостоятельно. Обязательный перечень информации, который должен быть указан в штатном расписании :
- данные о предприятии;
- основная информация (подразделение, должность, квалификация, количество сотрудников, ставка, сумма надбавки и др.);
- подписи ответственных лиц.
Практически все данные, отражённые в штатном расписании, относятся к коммерческой тайне.
Ознакомиться с ними могут лишь те сотрудники, кто разрабатывает документ или имеет доступ к такой информации.
В зависимости от размера фирмы ими могут быть бухгалтера или работники отдела кадров, а также руководители. В отдельных случаях информация из штатного расписания может быть передана третьим лицам. Однако не вся, а лишь та ее часть, которая касается определённого сотрудника или деятельности организации.
Право требовать выписку имеют:
- сотрудники предприятия. Эта возможность регламентирована трудовым кодексом. в частности, статьи 62 и 88. чаще всего такая необходимость возникает при решении трудовых споров, защите прав работника в суде. Также при смене работы сотрудник с помощью выписки может подтвердить свою высокую квалификацию;
- представители пфр;
- сотрудники фсс;
- работники инспекций — налоговой и трудовой;
- организаторы онлайн-торгов;
- участники саморегулируемых организаций.
Однако каждому из указанных предприятий, выписка служит для различных целей. Инспекции обычно запрашивают документ при проведении проверок (как камеральных, так и выездных). Что касается ПФР, обычно выписка необходима для проверки точности исчисления стажа, социальных выплат, стразовых взносов и др.
Что касается тендеров — это новая «буква» в законе. Согласно правилам их проведения — выписка обязательный документ, который необходим для участия . Наряду с копией трудового договора и книжки. Таким образом, участник подтверждает, что является сотрудником предприятия .
Также нововведением является членство организации в СРО , которое представляется группу фирм, объединяющихся на основании вида деятельности или товара, который выпускают. Основная цель — разработка стандартов качеств а. Подобные ассоциации могут создаваться как на добровольных, так и на обязательных началах. Как и в случае с тендером, одним из обязательных документов для вступления в СРО является выписка из штатного расписания .
Чем отличается от копии
На практике предусмотрено две разновидности выписки :
- Ксерокопия.
- Печатный документ.
Копией документа является его отксерокопированное изображение без внесения правок и изменений. Таким образом, копия табеля учёта будет являться ничем иным, как вторым экземпляром указанного табеля.
В то время как выписка, это часть формы Т-12 или Т-13 . В этом кроется их главное отличие.
Также в сети немало сообщений, что при увольнении сотрудники требуют предоставить им копию табеля учёта рабочего времени.
Право получить заверенные копии документов, подтверждающих их работу на предприятии прописана в статье 62.
Табель разрабатывается на всё структурное подразделение, содержит персональные данные всех сотрудников . И снять его копию и отдать третьему лицу – значит нарушить право на защиту личной информации . Поэтому в такой ситуации делают выписку, она содержит перечень, относящийся лишь к одному работнику .
Таким образом, копия табеля и выписка — совершенно разные документы.
Кто выдает документ?
В связи с тем, что выписка является официальным документом , поводом для ее разработки должно быть заявление.
После этого уполномоченный сотрудник вносит необходимые данные в бланк. Как показывает практика, чаще всего он идентичен форме Т-12 или Т-13. В зависимости от размеров предприятия, право составлять документ имеют :
- Сотрудник кадровой службы.
- Бухгалтер.
- Руководитель.
Если фирма крупная, то выписка должна быть утверждена начальником отдела кадров, непосредственным руководителем структурного подразделения, начальником, а также заинтересованным в ней сотрудником. Чем меньше фирма — тем меньше людей участвуют в утверждении.
Выписки из нескольких страниц требуют особого оформления. Все листы подшиваются нитью, нумеруются, сверяются, а узел консервируется бумажным треугольником. На нем указываются данные о количестве страниц, и ставится подпись исполнителя.
Затем сотрудники отдела кадров/бухгалтерия фиксирует выписку, как «исходящий» документ . Присвоив ему номер, и уточнив время и дату. Соответствующая отметка проставляется в журнале.
Если выписка необходима для использования внутри фирмы, то к ее оформлению как «исходящий» не прибегают.
Общие правила составления
Официального бланка с рекомендациями для выписки не существует , как, к примеру, формы Т-12 или Т-13 для табеля учёта. Ее вид и содержание зависит от информации, которая будет представлена в документе. По общему правилу в выписке указываются личные данные сотрудника. Остальная информация добавляется по запросу , причём может быть представлена не последовательно, как в оригинальном табеле.
Обычно фирмы разрабатывают бланк выписки или инструкцию ее заполнения.
Срок, на который данные выписки актуальны — не больше года . Это обусловлено тем, что само штатное расписание разрабатывается обычно не больше чем на 12 месяцев . Храниться документ должен не менее 5 лет.
Образец заполнения формы
Документы разрабатывается по общим правилам:
- В шапке указываются данные организации, информация о структурном подразделении и период времени, за который составляется документ.
- В основной части уполномоченное лицо отражает информацию, которую требует заказчик. Обычно это данные о сотруднике, его квалификация, а также информация об отработанных днях, прогулах, размер должностного оклада.
- В заключительной части документа свои подписи ставят уполномоченные лица. У зависимости от размера фирмы их число
может быть разным.
По мнению многих кадровиков, выписки без указания размера оклада являются недействительными . Так как требование указывать сумму указано в постановлении Госкомстата.
Однако в практике нередки случаи, когда кадровики составляет документ без указанной информации. Чтобы в организации, куда адресована выписка, не сочли ее недействительной, следует уточнить о необходимости указывать сумму оклада .
Выписка в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации относится к типу: справки . Расположение реквизитов на них допускается угловое и продольное. Однако первое предпочтительнее. Поэтому если вы работаете с государственными предприятиями, лучше последовать данной рекомендации. Иначе документ может быть признан недействительным.
В данном видео содержится информация о том, как правильно сделать штатное расписание.
Скачайте документ по теме:
Правила выдачи документа
Нередко копию документа выдать невозможно или нецелесообразно. Так бывает из-за содержания в ней конфиденциальной информации или большого объема данных, из которого сотруднику требуется подтвердить только определенную часть. Когда может потребоваться справка, читайте ниже.
Законодательством не установлены какие-то особые или специальные требования к оформлению информации из документов, в том числе и к выписке из штатного расписания.
Какой бланк использовать
Документ можно составить на фирменном бланке организации. В нем полностью или частично воспроизводят информацию из оригинала штатки. Внизу указывают реквизиты должностного лица, ответственного за выдачу справки. Личную подпись ставить нет необходимости.
Если в компании применяют специальные бланки, вопрос о том, как сделать выписку из штатного расписания, не возникнет. В соответствующие разделы вносят сведения по определенному сотруднику. При отсутствии стандартных формуляров и регламентов проведения документ составляют в произвольной форме, соблюдая все указанные правила.
Выписка из штатного расписания, образец которой составлен по всем правилам, передается работнику или по месту требования, например, в ГИТ. Правила регламентируются п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016.
Кто должен выдать документ
Штатку хранят в отделе кадров. Выдачей выписки занимается кадровик, уполномоченный для проведения такого вида работ руководителем отдела кадров. Выданная справка о штатном расписании, как правило, фиксируется в специальном журнале учета с обозначением порядкового номера и даты выдачи.
Нужно ли заверять документ печатью
Заверять печатью выписку нет необходимости, если организация не использует печать. С 2016 года юрлица наравне с индивидуальными предпринимателями вправе не использовать при осуществлении своей деятельности штемпели для удостоверения документов. В учетной политике организации может быть условие о применении штампов. В этом случае выписку следует заверить печатью.
★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет,
Выписка из штатного расписания без окладов: образец
Выписка из штатного расписания без окладов составляется в соответствии с общими правилами. Кадровик указывает только ту информацию из штатного расписания, которая требуется. Установленные оклады по должностям не вносят в оформленный документ.
Когда может потребоваться выписка из штатного расписания: образец
Выписка из штатного расписания может потребоваться для предъявления:
- в фонд социального страхования;
- в трудовую инспекцию;
- в пенсионный фонд;
- в налоговую службу;
- в суд;
- в банковское кредитное учреждение;
- в саморегулируемые организации для вступления и так далее.
Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или на бланках, которые разработаны в организации. В такой документ входят сведения о штатных единицах, точные данные о распределении их по структурным подразделениям организации, информация о зарплате сотрудников и так далее. При проведении проверок надзорные ведомства могут потребовать представить оригинал штатки. Информацию из штатного расписания работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него письменного заявления или по запросу суда.
★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,
Как сделать выписку из штатного расписания: образец
: пошаговый алгоритм заполнения
Шаг 1. Внесите наименование организации.
Шаг 2. Укажите код по ОКУД, код по ОКПО.
Шаг 3. Проставьте номер документа.
Шаг 4. Укажите дату составления.
Шаг 5. Внесите название с формулировкой: «Выписка из штатного расписания ».
Шаг 6. Внесите номер и дату приказа, которым был утвержден документ.
Шаг 7. Внесите наименование структурного подразделения.
Шаг 8. Впишите должность сотрудника, полученный разряд, установленный класс или категорию, полученную квалификацию.
Шаг 9. Проставьте количество штатных единиц.
Шаг 10. Укажите установленную тарифную ставку (или оклад).
Шаг 11. Пропишите установленные надбавки за ученую степень, за ответственность, за особый режим работы.
Скачать выписку из штатного расписания
Сколько времени действительна выписка из штатного расписания
Срок действия выданной выписки специально не ограничивается. Отметим, что и штатное расписание может не иметь ограничения по действию.
В некоторых случаях срок действия документа меньше, если проставлена пометка с периодом действия в самом документе.
Чем отличается копия штатного расписания от выписки
Копия штатного расписания полностью идентична оригиналу. Выписка отличается тем, что в ней содержится небольшая часть оригинала. Если сотруднику требуется информация, которая касается его трудовой деятельности, следует выдать справку. Этим два документа и отличаются друг от друга.
Выписка из штатного расписания может потребоваться сотруднику в самых разных ситуациях. При составлении документа необходимо соблюдать определенные правила. Оформление документа возложено на уполномоченного специалиста отдела кадров. Срок действия справки составляет один год, если иное не указано в самом документе.
Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
О сроках хранения кадровых документов читайте .
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье
Для чего нужна выписка из штатного расписания
Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:
- При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
- Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
- При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
- При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
- При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.
Кто делает выписку из штатного расписания
Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание? .
Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:
- инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
- главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
- офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
- генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.
Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).
Как сделать выписку из штатного расписания
Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:
- надпись: «Верно»;
- должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
- дата, когда произошло заверение.
При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.
Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.
Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:
- приказам о приеме на работу;
- выпискам из трудовых книжек и т. п.
Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.
Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов
Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:
- Полное название предприятия.
- Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
- Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
- Информация о лицах, подписавших исходный документ.
- Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
- Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.
Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов .
О собенности составления выписки в отношении отдельного работника
Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.
Такая выписка будет иметь следующую структуру:
- название предприятия;
- данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
- информация о подписантах основного документа;
- полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
- подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).
Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.