Номенклатура дел закон. Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации
Ответственность за подготовку номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на его руководителя, который организует составление номенклатуры и принимает участие в ее разработке. Непосредственно разрабатывает проект номенклатуры секретарь или работник, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением других специалистов этого подразделения. Работники службы делопроизводства и архива учреждения (лицо, ответственное за архив) оказывают методическую помощь в ее составлении и оформлении, в частности в редактировании заголовков дел, проверке и уточнении сроков их хранения. Для уточнения сроков хранения отдельных категорий документов привлекают соответствующих специалистов.
Номенклатура дел на следующий календарный год составляется на основании изучения документов по всем вопросам деятельности структурного подразделения. Руководитель вместе с работниками определяют круг вопросов, которыми будет заниматься подразделение следующего года, а также категории документов, которые будут отражать эту деятельность, уточняют сроки хранения отдельных групп документов.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться основными организационными документами учреждения (устав, положения, штатное расписание, положение о подразделении), а также планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения. Номенклатура дел должна охватывать всю документацию структурного подразделения, в т. ч. внутреннюю документацию и получаемую извне. В номенклатуру дел включаются также электронные документы. Переходящие дела, которые ведутся в течение нескольких лет, вносят в номенклатуру дел под одним индексом.
Вместе с тем, в номенклатуру дел не включаются:
o печатные издания;
o брошюры;
o справочники;
o реферативные журналы;
o экспресс-информацию и т.д.
Не следует механически переносить из старой номенклатуры, а также примерной номенклатуры названия дел, которые фактически не заводят.
Требования относительно формы и содержания номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел структурного подразделения состоит из пяти граф (см. приложения 60,61).
Графа 1 - индекс дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения по штатному расписанию или по классификатору структурных подразделений учреждения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например, 04-12 означает, что 04 - это индекс отдела кадров, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Вторая 2 - заголовок дела (тома, части).
Документы после их исполнения группируют в дела, которым придают названия (заголовки), в сжатой, обобщенной форме отражают состав и содержание помещенных в них документов. Не разрешается применение в заголовках дел неконкретных формулировок ("материалы", "общее переписки", "входящая корреспонденция", "исходящая корреспонденция", "дело с отчетностью" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
При формулировании заголовков дел используют такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируют в дела на основе отдельного признака или сочетания признаков.
Номинальная признак указывает на вид документов, подшиваются в их дела. автора определяют на основании таких реквизитов документа, как название учреждений и-а втора, подпись (в письмах, обращениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "получатель" и чаще всего используется при составлении заголовков дел с перепиской. Основным признаком, что должно быть отражено при составлении заголовка, является предметно-питальна, то есть из заголовка должно быть понятно, о чем говорится в документах дела. Хронологическая признак предполагает указание на то, за какой период времени сгруппированы документы. Как правило, к делам подшивают документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходные, то есть такие, к которым подшиты документы за несколько лет. Географическая признак используется реже, как правило, в тех случаях, если в деле группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных по территориальному признаку.
Заголовок дела состоит из элементов, размещаемых в такой последовательности:
o название вида дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т.п.);
o корреспондент или адресат (название организации, которой адресованы или от которой получены документы);
o название региона (территории), с которым связано содержание документа;
o даты (период), к которому относятся документы дела;
o указание на наличие в деле копий документов (в случае необходимости). В некоторых случаях разрешается изменять порядок размещения элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г. Киева по проведению вступительных экзаменов" географическая признак (м. Киев) предшествует предметно-вопросительной.
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью ведения делопроизводства по одному конкретному вопросу, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Личное дело", "ваше дело".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например:
Документы (планы, акты, справки) о подготовке железнодорожных станций к работе в зимних условиях.
Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо законодательного, нормативного или распорядительного акта, например:
Документы к протоколам заседаний ученого совета института.
В данном случае расшифровка видов документов не является обязательным. Применение таких терминов, как "материалы" и "документальные материалы", государственными стандартами не предусмотрено.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например,
Протоколы заседаний экспертной комиссии.
В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например:
Переписка с Министерством финансов Украины об утверждении и изменении штатов.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с автотранспортными предприятиями области о техническом состоянии машин и механизмов.
В заголовках дел с перепиской с разными корреспондентами, последние не указываются, например:
Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников служб делопроизводства.
В одно дело могут быть сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, которые находятся на определенной территории (область, район), например:
Отчеты высших учебных заведений Одесской области о стажировке молодых специалистов.
В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полгода, год), в течение которого создано документы, например:
Полугодовые планы финансовых мероприятий.
Годовой отчет о бронирование военнообязанных.
При группировании к делу статистических форм в заголовке указывают название формы, а в скобках - ее номер или условное обозначение (шифр), например:
Годовые отчеты предприятий о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях (ф. № Й-ПВ).
Размещение заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать степени важности решаемых вопросов и учитывать взаимосвязь документов, включенных в конкретных дел. Такая систематизация необходима для быстрого поиска конкретного дела на основе установившегося порядка их расположения.
Как правило, первой размешивают группу дел, что включает документы органов высшего уровня (указы, постановления, приказы, поручения); далее обычно придерживаются следующего порядка: группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (устав, положения, приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), организационные документы, относящиеся к деятельности структурного подразделения (положение о подразделении, должностные инструкции), планово-отчетная документация, переписка; завершают номенклатуру учетно-справочные виды документов (книги, журналы, картотеки).
В каждой из этих групп документы также желательно размещать по степени их важности. Сначала отмечают заголовки дел постоянного хранения, затем - длительного, и в конце - временного срока хранения. В планово-отчетной группе заголовки также размещают по степени их важности, например: годовые планы, далее - квартальные, месячные. В группе переписки первыми размещают дела, содержащие переписку с органами высшего уровня, затем - переписка со сторонними и подведомственными учреждениями. При наличии значительного количества корреспондентов переписки размещается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных (географических) названий.
В номенклатуре дел не разрешается вместо полного или частичного заголовка применять слова "то самое".
Графа 3 номенклатуры - количество дел, томов, частей их заполняют в конце календарного года.
В графе 4 указывают сроки хранения документов на основании Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов) , а также ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками их хранения.
Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых документов, для удобства пользования которым составлен указатель видов документов.
Напротив каждого заголовка дела в номенклатуре указывают срок хранения со ссылкой на определенную статью Перечня типовых документов с учетом всех примечаний, например: 5 г. ст. 406; 75 г. в. 519.
Для дел, сформированных из копий (вторых экземпляров документов), всегда устанавливается срок хранения - "пока не пройдет потребность" независимо от срока хранения оригиналов документов (в т. ч. и для документов постоянного срока хранения).
При трудностях с определением срока хранения дела из-за разнородности ее документов допускается делать ссылки на ряд статей (в т. ч. различных перечней, если используются ведомственный и типичный).
В случае указания нескольких статей они отделяются друг от друга запятыми, а срок хранения указывают согласно статье, устанавливает наибольший срок хранения.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения документов определяются на основании их изучения ЭК учреждения, которая согласовывает сроки с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного архива или ЭК органа высшего уровня, при он существует. При этом в номенклатуре дел делается примечание: "Срок хранения
установлено ЭПК (название государственного архива), протокол №_від_";
"Срок хранения установлен ЭК (название органа высшего уровня), протокол №_від_".
в графе пять "Примечание" делаются отметки о переходящих делах, о делах, которые ведутся в электронном виде, об открытии и включении новых дел, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив учреждения или других учреждений для их продолжения и т.д.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах не позднее 15 ноября каждого года секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, обязательно согласовывается с руководителем архива учреждения (лицом, ответственным за архив), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для подготовки сводной номенклатуры дел учреждения.
в Течение делопроизводственного года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатур дел, в частности при необходимости включают в них по согласованию со службой делопроизводства и архивом новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные индексы в конце номенклатуры.
в Конце года номенклатуру дел структурного подразделения обязательно закрывают итоговой записью, в котором указываются количество и категории фактически заведенных за год дел. Экземпляр итогового записи, подписан лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передается в службу делопроизводства.
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку-ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по-мещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож-ность использования нужной информации, документы класси-фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране-ния. Специальным классификационным справочником, позво-ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено-ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране-ния, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
Номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено-сятся затем на обложки дел;
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об-разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
Номенклатура дел используется при построении информа-ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис-пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав-ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Общие требования к номенклатуре .
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод-ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
Охват всех документов, получаемых и создаваемых в про-цессе деятельности организации;
Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот-ветствии со степенью важности и сроком хранения доку-ментации.
Виды номенклатур .
Различают типовые, примерные и кон-кретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од-нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв-ляется нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной но-менклатур, каждая организация должна составлять свою кон-кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного де-ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво-димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют-ся в сводную номенклатуру.
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно-стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на-звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла-туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример-ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
Составление номенклатуры .
Составлению номенклатуры пред-шествует изучение состава, содержания и количества докумен-тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга-низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре-ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте-ки). Но главным источником являются сами документы органи-зации. При определении сроков хранения дел основными посо-биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за-крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод-ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч-реждениями разработаны и методические пособия по составле-нию номенклатур дел.
К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при-влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по-следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа-ции — заново составляться и согласовываться.
Разработка номенклатуры дел
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
Определение круга документов для включения в номенк-латуру;
Составление заголовков (наименований) дел;
Разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
Определение сроков хранения дел;
Определение системы индексации и установление индексов дел;
Оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклату-ру.
Основное требование к номенклатуре — охват всех доку-ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа-ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче-та, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы вре-менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не окон-ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во-проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк-латуру каждого года на протяжении всего срока решения во-проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по-явления в деятельности организации новых вопросов. Для та-ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри-вают несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни-ки, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел.
Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком-плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку-ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули-ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе-чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку-ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след-ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно-стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На-пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче-ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа-щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до-кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб-ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла-ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные мате-риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст-венным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.
Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа-бетических препаратов».
Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор-респондентами, их название в заголовке дела дается обоб-щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
Если однородные корреспонденты находятся на одной оп-ределенной территории (край, область, район), целесооб-разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема-тической олимпиаде».
В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во-прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку-менты, должны включать указание на вид и характер доку-ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч-но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука-зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Разработка классификационной схемы .
После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос-нован на учете организационно-структурного построения аппа-рата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор-ганов, затем — дела, содержащие организационную документа-цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола-гают дела с распорядительной документацией самого учрежде-ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол-легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано-выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме-сячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис-тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере-пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере-писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст-венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес-пондентов или географических названий, например:
Переписка с фирмой «Арбель».
Переписка с фирмой «Информсервис».
Переписка с фирмой «Регана».
Переписка с вузами Астраханской области.
Переписка с вузами Вологодской области и т.д.
Номенклатура дел организации составляется на основе но-менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде-лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк-турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз-водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об-щественные организации или органы, действующие на общест-венных началах.
В организациях без структурного деления или с нестабиль-ной структурой разделами номенклатуры являются управленче-ские функции или основные направления деятельности, напри-мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга-низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк-турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Определение сроков хранения дел.
Сроки хранения дел ус-танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен-тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо-гут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения-ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра-жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани-рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
При определении сроков хранения документов могут ис-пользоваться несколько видов типовых перечней:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельно-сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государствен-ные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того, негосударственные коммерческие организа-ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче-ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми-нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер-жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране-ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку-ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до-кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
Индексация дел.
Для практического использования номенк-латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио-нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко-вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус-ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас-полагается под номером «2» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть посто-янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.
Но-менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото-рая разработана архивными органами и закреплена в Государст-венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но-менклатур дел организации и структурного подразделения при-ведены в приложениях 4 и 5.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра-нения и примечания.
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду-смотренных заранее дел в случае их появления.
Вторая графа — названия заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино-вания надобности» (например, инструктивные письма выше-стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме-ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс-пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку-ментов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия но-менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе-нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но-менклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел по-стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва-ется количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, соста-вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен-ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар-хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен-ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини-мающий дела данной организации, и только после этого утвер-ждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна со-ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк-турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять-ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк-земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто-рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет-вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде-ления для заведения дел.
Основы документооборота в организации: составляем номенклатуру дел и формируем документы в дела (Данченко С.П.)
Дата размещения статьи: 20.11.2015
Несмотря на бурное развитие электронного документооборота еще очень много документов представляется в бумажном виде. Бухгалтеры и кадровики, как никто, знают цену каждому документу. И для них вопросы организации делопроизводства особенно важны. Одним из существенных вопросов организации документооборота является вопрос хранения документов.
О том, как сформировать дела, сколько их надо хранить, как составить номенклатуру дел, читайте в предложенном материале.
Понятие номенклатуры дел
Номенклатура дел является документом организации, представляющим собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Правила составления номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например - канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Далее в рамках предусмотренных делений номенклатуры дел указываются конкретные дела, сформированные в организации. Их наименование должно соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558), или Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 (далее - Перечень N 1182).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 - 03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02 - 03, 03 - 03, 04 - 03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и при этом соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем N 558 или Перечнем N 1182.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания совета директоров".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Пример составления номенклатуры дел.
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
N _______ Наименование должности
Руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
На ___________ год подписи
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и N статей по Перечню |
Примечание |
Отдел кадров |
||||
Положение об отделе кадров. Копия |
3 года ПЗН, п. "б" ст. 56 |
Оригинал в деле 05-01-03 |
||
Должностные инструкции сотрудников. Копии |
3 года ПЗН, п. "б" ст. 77 |
Оригинал в деле 05-01-04 |
||
Приказы директора общества с ограниченной ответственностью "Эдельвейс" по личному составу (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, изменении фамилии, поощрении, оплате труда, премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы) |
75 лет (2) ЭПК, п. "б" ст. 19 |
|||
Приказы директора общества с ограниченной ответственностью "Эдельвейс" по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дисциплинарных взысканиях, дежурствах, командировках и прочие) |
5 лет (2) ЭПК, п. "б" ст. 19 |
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет |
||
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Порядок утверждения номенклатуры дел
Что касается порядка утверждения номенклатуры дел, то предусмотрены следующие особенности. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов), на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (Приложение 8 к Основным правилам работы архивов), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Составляет номенклатуру дел подразделение или лицо, на которое возложены обязанности по документационному обеспечению. Таким образом, номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или лицом, ответственным за документационное обеспечение, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, и после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Порядок формирования дел в организации
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. То есть документы, по которым необходимые действия совершены, помещаются в подходящую папку (архивный короб или другую подходящую папку), на которую наклеиваются титульный лист с указанием индекса и заголовка дела, подразделения, которым сформировано дело, даты начала и окончания формирования дела и подходящий по размеру листок на боковую сторону папки, на котором указываются индекс и заголовок дела.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (приема на работу, увольнения и перемещения, командировок и т.д.), группировать в отдельные дела;
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Сроки хранения документов и дел в организации
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также следующими документами:
Перечнем N 558;
Перечнем N 1182;
Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.
Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Например, для бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках, отчетов о целевом использовании средств, приложений к ним и др.) установлены следующие сроки хранения:
Сводной годовой (консолидированной) - постоянно;
Годовой - постоянно;
Квартальной - пять лет, при отсутствии годовой - постоянно;
Месячной - один год, при отсутствии годовой, квартальной - постоянно;
Правил внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации - в течение одного года после замены новыми;
Документов (информаций, справок, сводок, сведений, отчетов) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом - постоянно.
Целесообразно документы по одной статье утвержденного перечня с разными сроками хранения объединять в разные дела.
Документы в деле должны иметь одинаковый срок хранения, который определяется согласно указанным выше документам.
Состав документов, подлежащих передаче в архив
Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
Подшивку или переплет дела;
Нумерацию листов дела;
Составление листа-заверителя;
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам работы архивов организаций), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. При этом запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам работы архивов организаций), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам работы архивов), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется подразделением или лицом, ответственным за документационное обеспечение в организации, визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, и согласовывается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководителем на очередной календарный год.
В соответствии с номенклатурой дел формируются дела в организации. Сроки хранения дел и документов в них определяются правовыми актами и утвержденными в соответствии с ними перечнями. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу подлежат передаче в архив организации, в связи с чем к их оформлению предъявляются дополнительные требования.
Зачем нужна номенклатура дел?
Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:
- учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
- сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
- обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
- установить необходимые сроки хранения документов.
Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.
Обязательно ли составлять номенклатуру дел?
Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.
Когда нужно составлять номенклатуру дел?
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.
Что включать в состав номенклатуры дел?
В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.
Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.
Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.
С чего начать разработку номенклатуры?
Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.
Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.
Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:
- «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
- раздел 5 Постановления правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- пункт 3.5.1 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.
Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.
Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.
Составляем номенклатуру дел структурного подразделения
Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).
Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:
- индексы дел;
- заголовки дел (томов, частей);
- количество дел (томов, частей);
- сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
- примечание.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).
Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.
В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:
- штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
- локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
- приказы (по основной деятельности и по личному составу);
- документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
- трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
- учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
- персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
- планы и отчеты кадровой службы;
- переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
- документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.
К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:
- название вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
- автор документа (название организации или структурного подразделения);
- корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
- краткое содержание документов дела (суть документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- отметка о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.
Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».
Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».
Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».
В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).
Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.
При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).
В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).
Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:
- графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
- протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
- заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
- ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.
Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.
Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».
Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.
Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.
Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.
Составляем сводную номенклатуру дел
Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).
Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).
Согласование и утверждение сводной номенклатуры
Порядок согласования сводной номенклатуры:
- первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
- затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
- после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
- и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).
Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.
Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).
В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.
При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.
После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.
В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.
Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.
Приложение 1
Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)
Приложение 2
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел
![](https://i2.wp.com/delovoymir.biz/res/images/uploaded/articles/img/181516152108088.jpg)
Приложение 3
Образец оформления итоговой записи номенклатуры дел
![](https://i1.wp.com/delovoymir.biz/res/images/uploaded/articles/img/852531814947724.jpg)
Номенклатура дел организации в обычном режиме проходить корректировку на протяжении четвертого квартала каждого года. Как правило, если предприятие стабильное работает, то результатом такого процесс становится незначительно уточнение и, возможно, некие мелкие дополнения, необходимость в которых стала понятна в текущем периоде. Такой тип документа носит плановый характер, так как предполагает, что его составитель хотя бы примерно представляет себе последующий период работы компании, направление ее развития и иные элементы, которые могут потребовать уточнения. Во многих случаях, номенклатура составляется однажды и требует незначительных правок даже не каждый год, а раз 5 или 10 лет. Этот документ считается правильно составленным и учитывающим все возможные особенности развития. К сожалению, не у всех организаций есть такая сфера деятельности, позволяющая делать настолько долгосрочные прогнозы с абсолютной точностью.
Назначение номенклатуры
Составление номенклатуры дел имеет цель четкого закрепления определенной структуры документов компании и их группировки по некоторым признакам. Они собираются в конкретные дела, которые также известны под названием «первичные комплексы». Главным фактором в этом объединении являются заголовки, обязанные быть настолько понятные всем заинтересованным лицам, насколько это вообще возможно. Весь комплекс мер называется «формирование дела». После этого появляется возможность производить учет документов, их систематизацию, ускорять поиск нужных бумаг и обеспечивать их сохранность на протяжении определенного периода времени. Номенклатура дел учреждения, организации или другого юридического лица чаще всего является отправной точкой для разработки иных видов классификаторов, которые могут понадобиться для качественной дальнейшей работы. Кроме всего прочего, этот вид документа может становиться основанием для отправки бумаг в архив, их уничтожения и других видов обработки, которые только могут понадобиться в процессе деятельности компании. Если в частной компании или фирме номенклатура может не составляться вообще или составляться весьма условно, то для государственных предприятий или учреждений, она является очень важным документом, который в обязательном порядке обязан участвовать в процессе делопроизводства.
Структурный вид
Номенклатура дел — документ, который разделяется на несколько основных видов. Одним из них является как раз структурный вид. Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила. Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации. То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа. Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью. После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.
Пример правильно и неправильного вариантов составления:
Как можно заметить, в левом столбце выстроена достаточно понятная система. Именно в секретариате происходит формирование большинства документов. Входит сюда и номенклатура дел организации. В кадрах осуществляться подбор всех остальных людей, которые будут работать в компании, так что его значимость также нельзя не учитывать. Бухгалтерия очень важна, ведь именно она отвечает за работу с деньгами. Дальше могут идти все отделы, которые эти деньги зарабатывают или помогают зарабатывать. В самом конце идет структура, которая, с точки зрения компании, вообще не нужна (хотя сотрудники с этим могут не согласиться). Она не зарабатывает денег и только вводит фирму в расходы, требуя повысить заработную плату, обеспечить лучшие условия труда и так далее. Правый столбец выстраивался по алфавиту, что неудобно и неправильно.
Производственно-отраслевой вид
Этот вид подразумевает, что составитель будет в первую очередь ориентироваться на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага. Он является одним из самых понятных видов, которые может принимать номенклатура дел организации. Образец может выглядеть как перечень задач, решаемых компанией, разделенный по графам. На первом месте может стоять «Организация деятельности», следом за ней - «Управление персоналом и кадрами» и так далее. По названиям сразу можно будет понять, какие именно документы можно найти в том или ином деле, что и является одной из задач формирования номенклатуры. Следует отметить, что именно этот вариант является попутно одним из самых сложных, так как далеко не каждый человек обладает настолько развитой фантазией и пониманием абсолютно всех, даже самых мелких нюансов работы компании. При такой системе, несколько первых лет номенклатура представляет собой очень разобщенный документ, который постепенно выстраивается в элегантную структуру, понятную всем заинтересованным лицам.
Функциональный вид
Этот вид — самый простой. Номенклатура дел в школе часто создается именно подобным образом. Суть его заключается в том, к чему относится документ и кто его создал. То есть, если в предыдущем случае больший упор шел на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага, то в данном случае большее значение имеет что именно она делает или кто ее создавал. К примеру, на первом месте может стоять «Делопроизводство», дальше идти «Руководство» и так далее. Главным минусом подобного подхода является его небольшое удобство. В отличие от двух предыдущих вариантов, при таком решении проблемы не всегда можно обнаружить нужные документы именно там, где с точки зрения конкретного человека, они обязаны быть.
Индивидуальная номенклатура
Под таким видом фигурирует номенклатура дел отдела, подразделения или какой-то иной структуры, которая существует в организации. То есть, это конкретный перечень документов, с которыми работают именно тут и нигде больше. Она максимально конкретна и часто меняется, так как названия и типы бумаг, с которыми работают люди, также постоянно изменяются в ту или иную сторону. Составление номенклатуры дел такой разновидности по большей части возлагается непосредственно на сотрудников именно этого отдела, так как только они имеют возможность оценить, что именно и в каком порядке должно располагаться. Она создается на базе типовой формы, обязательной для всех отделов или некоторой их части.
Типовая номенклатура дел
Это основа основ. Она включает в себя базовые подразделы и разделы, на примере которых остальные отделы будут создавать свои собственные, более расширенные аналогичные документы. Эта номенклатура обязательна для использования всеми лицами, так или иначе, работающими с документацией. Но чтобы создать ее, необходима некая отправная точка, на основе которой и будет нарастать остальная часть. Таким документом выступает примерная номенклатура дел.
Примерная номенклатура
По своей сути, этот документ представляет собой черновик, используемый сотрудниками секретариата (или любого другого аналогичного отдела) для создания собственной схожей бумаги. Чаще всего берутся некие усредненные, общие для всех примеры, которые условно подгоняются под потребности текущей организации. Потом, уже с учетом имеющегося, ответственное лицо получает нужную информацию от заинтересованных структурных подразделений, изучает ее, и на основании всего этого создает такой документ, как типовая номенклатура дел. Сразу и с нуля ее сделать практически невозможно. Зачастую во многих новообразованных предприятиях, несколько раз меняется и структура и остальные особенности этого документа, пока не будет выбран оптимальный и самый удобный, причем не только для одного конкретного лица, но и для всех сотрудников в целом.
Данные для разработки
Вся процедура создания номенклатуры может создаваться на основании трех базовых документов, которые, в той или иной степени, имеют к ней отношение. Первым является перечень типовых управленческих архивных документов, который был утвержден Министерством культуры в августе 2010 года под номером 558. Второй документ — перечень типовых архивных НТД, утвержденный тем же органом в июле 2007 года. Имеет номер 1182. Последний полезный документ — основные правила работы архивов организаций. Он был одобрен 06.02.2002. Благодаря той информации, которая представлена в указанных выше государственных нормах, можно составить примерную или типовую номенклатуру. Далее, на их основании, каждый отдел создает свой аналогичный документ. К примеру, для главбуха это будет номенклатура дел бухгалтерии и так далее. Делопроизводитель, собрав все подготовленные бумаги, начинает их анализировать. На этой основе и создается общая номенклатура для всей организации в целом.
Последовательность разработки номенклатуры
Весь процесс формирования документа можно условно разделить на четыре основных шага. Подбор оптимальной схемы и вида, написание заголовков вместе со сроками, расположение заголовков правильным образом, который описан выше, и последнее — окончательное формирование и утверждение. К примеру, нужна номенклатура дел отдела кадров. Сначала определяем, как именно это будет выглядеть. Допустим, выбран функциональный вид. На его основе создает заголовки. Они необязательно сразу должны быть расположены в нужном порядке, но рекомендуется сразу же вписывать сроки хранения (в некоторых случаях на них также можно ориентироваться). Когда это выполнено, берем созданную информацию и логически расставляем ее по мере важности. В результате получаем стройную схему, которую осталось только должным образом оформить и подписать у руководства. Любые спорные вопросы лучше уточнять у заинтересованных лиц, чтобы кажущиеся одинаковыми документы не попали в одну строку, являясь, по сути, абсолютно разными по своему назначению, форме, составлению и уж тем более — по сроку службы.
Особенности оформления
В целом в самом оформлении ничего сложного нет. Допускаются некоторые изменения или дополнения, но вполне удобно пользоваться и базовой формой, найти которую не составляет труда. Номенклатура дел организации должна содержать название самого документа, организации, регистрационный номер и дату, год, на который утверждается и поле для руководства, в котором оно может поставить свою подпись с грифом «Утверждаю». Это все указывается в шапке. Дальше идет список с подходящими полями и другой подобной информацией.
Примерная таблица оформления номенклатуры:
В самом конце проставляется подпись лица, которое отвечало за создание документа и его руководителя. Как можно заметить, ничего сложного тут нет. Главное — правильно написать заголовки и верно определить срок хранения. Как сказано выше, допускается внесение изменений. К примеру, в некоторых случаях одного поля «Пометки» может быть недостаточно. Создатель номенклатуры может посчитать что для эффективности ее использования может понадобиться несколько других столбцов. По своей сути они могут быть похожи на те же «Пометки», но информация там будет указываться более специфичная, типа ответственно лица, срока замены копий на оригиналы или ещё чего-то подобного. Тут уже полностью и целиком все зависит как от самого предприятия, так и от создателя номенклатуры, его знаний, особенностей и умений.
Итог
Номенклатура дел организации — важный документ, необходимый для качественной и эффективной ее работы. Особенно — в части документооборота. Она может разделяться на несколько видов и типов, каждый из которых обладает собственными особенностями и может быть как удобен, так и неудобен в той или иной ситуации. Формирование номенклатуры не отличается особой сложностью, но требует аккуратного и вдумчивого подхода, вне зависимости от выбранной формы или типа. Процесс создания в первую очередь завязан на формулирование заголовков и определение сроков хранения документации. Все виды номенклатур обязаны быть согласованы в письменном виде у руководства во избежание возможных проблем в будущем. Все лица, которые, так или иначе, работают с документами обязаны учитывать особенности формирования дел и информацию, указанную в соответствующей номенклатуре. Правильный, точный и внимательный подход к созданию этого документа значительно облегчает дальнейшую работу каждого отдела и всей организации в целом что, в свою очередь, положительно влияет на экономические показатели и эффективность труда.