Как пользоваться факсом: подробная инструкция. Отправляем факс правильно через специальный аппарат или интернет Как отправить сообщение на факс с телефона
Привет всем! Казалось бы, в XXI веке отправка документов по электронной почте, в облака с общим доступом или через мессенджеры должна вытеснить старые способы передачи документов и изображений. Но нет же, старый добрый факс всё ещё востребован. Чаще всего этим способом пользуются государственные структуры, в которых процедура получения и отправки жёстко регламентирована. Суды многих стран также принимают факсы в качестве документов, имеющих силу, отказывая в этом статусе чисто электронным документам.
В бизнес-среде факсы тоже пока живут. Они по-прежнему удобны в местах, не покрытых широкополосным доступом к Интернету: для отправки и получения факса достаточно обычной телефонной линии.
Однако если вы не успели в своё время обзавестись факс-аппаратом, это не повод срочно вписывать его в смету на ближайший квартал. С помощью компьютера и обычного (в наше время) широкополосного доступа вы тоже можете воспользоваться всеми преимуществами факса.
Облачные факс-сервисы
Если отправлять факсы вам нужно редко, не больше одного-двух в день, то на помощь вам могут прийти факсовые сервисы. Они выглядят как сайты, на которых вам надо ввести номер получателя, загрузить документ и отправить его получателю. В качестве информации об отправителе достаточно просто адреса электронной почты.
Некоторые из этих сервисов предлагают небольшой набор бесплатных услуг, другие - платны полностью. Если для вашей организации услуги факса и правда важны, есть смысл приобрести платный аккаунт и воспользоваться услугой в полном объёме.
Мир факсовых сервисов так же динамичен, как и остальные. Так, популярный проект FreePopFax сейчас является частью сервиса eFax () и требует обязательной регистрации. Аналогичные услуги предлагает сайт myfax.com. Оба проекта предлагают месяц бесплатных услуг сразу после регистрации.
Отправить факс с компьютера через Интернет бесплатно тоже можно, если он небольшой. Для отправлений малого объёма подойдёт сайт pamfax.biz. Зарегистрировавшись там, вы сможете отправлять факсы объёмом до 3 страниц бесплатно. Если вам нужно больше, то решайте сами, что вас больше устроит: полноценная регистрация с абонплатой или оплата каждого отдельного большого факса.
Некоторые проекты предлагают своеобразную комбинацию старых факсовых технологий с новыми облачными. К примеру, премиум-подписка того же Pamfax ($8.71/месяц) включает неограниченное место для хранения отправленных и полученных факсов. На обычной подписке ($5.78/месяц) факсы хранятся 30 дней, а при бесплатном использовании удаляются сразу.
Кстати, не обольщайтесь скромными тарифами: это плата за обслуживание номера и облачные услуги, а за отправку факсов платить придётся отдельно (на том же Pamfax – 9-13 центов за страницу. На других сервисах цены сравнимы). Однако, если факс в вашем бумагообороте нужен, эти цены вполне разумны и окупаются эффективной коммуникацией.
Локальные факс-программы
Если вы не желаете загромождать рабочий стол реальным факс-аппаратом, однако пользуетесь факсом достаточно часто, вы можете воспользоваться программным факсом.
Наибольшую популярность приобрело приложение VentaFax, которое в состоянии заменить реальный факс-аппарат. Но при одном условии: у вас есть реальный городской телефонный номер, к которому подключен старый добрый модем. Нет, не обязательно быть подключенным к Интернету именно через этот модем. Но для отправки будет задействован именно он. В принципе, можно заменить реальный модем на виртуальный номер VoIP-оператора. Настройки в этом случае несложны. Тогда вам придётся платить отдельно за факс-сервис и отдельно за услуги VoIP.
Куда интереснее выглядит приложение того самого PamFax, которое интегрируется со Skype. Для полной интеграции вам, конечно, понадобится подписка на платные сервисы Skype и ненулевая сумма на счету. Зато получатель и отправитель смогут общаться в Скайпе, используя учётные записи PamFax.
В принципе, создать сообщение для отправки через факс можно даже в Microsoft Office или другом офисном пакете, выбрав нужный шаблон при создании нового документа. Даже для пакетов, где по умолчанию факсовые шаблоны не установлены (например, LibreOffice), можно скачать и установить шаблоны вручную. Но для отправки факсов всё равно придётся воспользоваться каким-нибудь из вышеуказанных сервисов (или аналогичным).
В любом случае, перед тем, как отправить факс с компьютера через Интернет, вам нужно позаботиться о сервисе отправки. Преимущество Skype – в том, что он может предоставить виртуальный номер общего назначения. С другой стороны, некоторые чисто факсовые сервисы (вроде RapidFAX) тоже предлагают виртуальный номер, плата за который уже входит в абонентную.
Мобильные приложения для факса
Да, существуют также мобильные приложения, предназначенные для отправки факсов. Документы, которые вы отправляете, можно создать прямо на устройстве, получить через почту или облако… или просто заснять на встроенную камеру. Разумеется, это также не будет бесплатно. Но это так же просто, как отправить факс с компьютера, только не требует самого компьютера.
В качестве примера можно рассмотреть сервис iFax. Он хорош тем, что приложение iFax существует и для устройств Apple, и для Android-гаджетов. С его помощью можно отправлять на факс документы PDF, DOC, изображения JPG, другие типы документов, как из локальной памяти, так и из Dropbox или Google Drive. В процессе отправки документ можно подредактировать. А сообщение об отправке или получении придёт в режиме Push.
Прямо в приложении вы можете либо купить подписку на услуги пакетом, либо оплачивать каждый отдельный факс принятыми в iTunes и Google Play методами.
Союз старых и новых технологий может прожить ещё достаточно долго. Так, ждём, что в Telegram или Facebook Messenger появятся боты для отправки сообщений на факсы. Разумеется, тоже платные.
Хотя сегодня большая часть документов отправляется посредством электронной почты, факс все еще пользуется популярностью. Часто у людей вопрос: как отправить факс, вызывает затруднение. Ничего сложного в отправлении бумаг посредством факса нет, данная процедура состоит из нескольких простых шагов, выполнить которые может любой.
Отправка факса
- В первую очередь, вы должны подготовить документ, который будете отправлять по факсу. Обычно нужную информацию распечатывают на листе А4, так как не все модели факсимильных аппаратов позволяют отправлять документы меньшего формата. В любом случае, листы формата А4 подходят. Если ваш аппарат поддерживает отправку документов различного размера, в нем должны быть регуляторы размера листа.
- Важно, чтобы ваш документ был качественно напечатанным, иначе у адресата могут возникнуть проблемы с разбором информации на нем. Если по каким-либо причинам текст или изображения на листе размазаны, лучше распечатать документ еще раз.
- После того, как вы подготовили к отправке документ, откройте лоток подачи документов в вашем факсе. Как правило он размещении на задней части аппарата. Документ нужно вставлять вниз лицевой стороной.
- Если вам нужно отправить несколько листов, процедура их заправки будет зависеть от типа вашего аппарата. Определенные факсимильные аппараты поддерживают массовую отправку документов, поэтому в лоток аппарата можно вставлять несколько листов, обычно не более десяти. Встречаются также модели факсов, которые не поддерживают отправку нескольких листов, поэтому документы нужно загружать поочередно. После вставки документа в аппарат вы должны услышать одинарный сигнал, после которого произойдет захват документа.
- Перед тем, как отправить через факс ваши документы, наберите на аппарате номер адресата и дождитесь, пока поднимут трубку. После этого нужно представиться и попросить собеседника принять факс. Обычно командой для отправления документа по факсу является «Стартуем», после чего и вы, и ваш адресат должны нажать кнопку «Старт» на аппарате. После этого будет запущена отправка факса, ни в коем случае не кладите трубку до ее завершения. Бывает такое, что у адресата стоит автоматический факс. В таком случае все гораздо проще: достаточно набрать номер, дождаться сигнала факса и нажать «Старт».
- После завершения отправки документа нажмите на клавишу «Связь» и спросите, дошел ли факс и не размазана ли информация. Если документ пришел в плохом качестве, вам нужно еще раз отправить его.
Где можно отправить факс
Некоторые фирмы сегодня требуют отправления определенных документов через факсимильных аппарат. Что же делать, если у вас нет ни факса, ни доступа к нему?
Отправить факс можно в почтовых отделениях. Там за определенную плату ваш документ отправят туда, куда нужно. Также вы можете обратиться за этой услугой в специализированные фирмы, которые занимаются отправкой факсов.
Конечно, есть и более простые варианты: попросить отправить факс из офиса или обратиться за помощью к знакомым. Наверняка у вас есть знакомые, у которых на работе есть факсимильный аппарат.
Если вам приходиться часто отправлять факс, вам стоит задуматься о покупке факсимильного аппарата. Тем не менее, не каждый человек хочет иметь дома еще один громоздкий аппарат, поэтому приходится задумываться о других путях решения проблемы.
Не все знают, что отправлять факс можно также с помощью компьютера. Конечно, для этого он должен быть подключен к Интернету, иначе ничего не получится. Также у вас должен быть сканер для того, чтобы сделать скан-копию документа, предназначенного для отправки.
Сегодня множество сайтов предлагают отправить факс через Интернет бесплатно. Иногда все же приходится оплачивать отправление документа, поэтому важно вначале ознакомиться с правилами работы сайта. На них обычно есть подробная инструкция, как отправить факс с компьютера, поскольку на разных сайтах эта процедура немного отличается.
Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.
Шаги
Перед отправкой факса
- Сопроводительное письмо включает в себя ФИО получателя, содержание факса и количество его страниц. Также в нем должна быть информация об отправителе, такая как ФИО и номер факса, благодаря чему получатель сможет отправить ответ при необходимости.
-
Наберите номер факса. Далее необходимо набрать номер факса, так же как вы обычно набираете телефонный номер. На большинстве новых факсимильных аппаратов нет необходимости вводить код для передачи документа в пределах города, однако для междугородней отправки это все еще необходимо. Некоторые факсимильные аппараты требуют ввод междугороднего кода вне зависимости от вашего местоположения. Выясните это самостоятельно или расспросите кого-то о вашем аппарате.
- Код страны (например, России соответствует цифра ”7” в начале номеров телефонов и факсов) также иногда применим для местных звонков, но только в сочетании с кодом региона. Использование кода страны необходимо почти всегда при использовании международной связи.
- Также для связи на дальние расстояния внутри страны вам часто придется набирать ”8”. Прочитайте инструкцию или узнайте у кого-то об особенностях именно вашего факсимильного аппарата.
- Убедитесь, что вы используете именно номер факса, а не телефона человека, с которым хотите связаться. Часто эти номера на визитке печатают рядом и их очень просто перепутать, посмотрев не на ту строчку.
-
Определите метод подачи бумаги. Нужно проконтролировать, что вы правильной стороной вставили в факс лист с материалами, которые необходимо отправить. Отсканировать содержимое документа возможно только при расположении бумаги определенным образом, и вы отправите пустой факс, если вставите лист не той стороной. Перед отправкой факса убедитесь в правильном положении листа.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
- Если линии расположены на стороне с подогнутым углом, в таком случае бумага должна вставляться таким образом, чтобы пустая ее сторона была обращена к вам.
- Если отогнутый угол пустой, в таком случае лист должен вставляться в факсимильный аппарат с обращенной к вам лицевой частью.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
-
Отправляйте факсом материалы правильного формата. Факсимильные аппараты предназначены для работы с листами стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить документ нестандартного размера, вам не удастся это сделать Более того, это может привести к застреванию бумаги или даже к повреждению факсимильного аппарата. Если все-таки есть необходимость отправки документа нестандартного размера, следует снять подходящего размера копию при помощи ксерокса и отправлять уже ее, а не оригинал.
- Самым распространенным форматом бумаги для факсов и принтеров является А4 и фирменный бланк.
Отправка факса
-
Используйте ваш факсимильный аппарат для отправки документа. После выполнения всех вышеописанных пунктов можно приступать к отправке факса. Теперь вставьте бумагу правильной стороной наберите нужный вам номер, после чего нажмите кнопку ”отправить”. Обычно это хорошо заметная и большая кнопка. Поздравляем! Вы отправили факс!
- Вы заметите, как после нажатия кнопки отправки аппарат несколько раз пикнет и немного пожужжит. Это нормально. Таким образом факсы осуществляют связь друг с другом. Спустя пару минут после удачной отправки факса вы услышите четкий, подтверждающий это сигнал. Если же при отправке появились проблемы и факс не прошел, вы услышите характерный неприятный звук. Теперь вам придется проверить факсимильный аппарат для определения возникшей проблемы.
-
Используйте интернет для отправки факса. Материалы с факса на факс также можно отправлять и с помощью интернета. Существует целый ряд предоставляющих помощь подобного рода компаний, услуги которых, в большинстве случаев, стоят денег. Это может оказаться мудрой инвестицией, но только при том условии, что вы редко отправляете факсы, и поэтому не хотите покупать для этих целей факсимильный аппарат или пользоваться услугами курьерских служб.
- PamFax является отличным сервисом для факсимильной связи посредством Skype. Правда в таком случае вам придется немного заплатить.
- HelloFax - это сервис, который очень хорошо интегрируется с Google Drive и позволяет легко отправлять факсом документы Google Docs. Вам предоставят возможность отправки некоторого количества факсов бесплатно в качестве тестовой услуги, однако в дальнейшем будет взиматься плата.
-
Используйте электронную почту для отправки факса. В зависимости от номера получателя факса, у вас может оказаться возможность бесплатной отправки документа. Но здесь стоит учесть, что такая возможность касается ограниченного количества факсовых номеров и позволяет отправлять информацию в ограниченных объемах.
- Всегда полностью вводите номер, включая код страны и региональный код.
- Большинство факсимильных аппаратов поставляются с инструкцией. Изучите ее досконально, прежде чем приступите к действиям.
Предупреждения
- При отправке конфиденциальной информации следует учитывать тот факт, что ЛЮБОЙ сможет прочитать печатающийся на принимающей стороне факс. Перед отправкой дважды проверьте номер, и убедитесь в том, что именно получатель находится возле факса.
Создайте сопроводительное письмо. Факсимильные аппараты часто используются всеми сотрудниками офиса или определенной группой людей. Так как прочесть факс может любой из находящихся поблизости работников, отправка сопроводительного письма может оказаться хорошей идеей. Оно будет гарантом того, что ваш факс получит нужный человек.
Довольно часто среди пользователей оргтехники возникает вопрос о том, как принять факс. В целом данную задачу можно смело отнести к категории простых, т.к. каких-то особых умений и навыков для её решения не требуется. Но для этого было бы неплохо разобраться в том, как работает факс. Углубляться в конструкцию данного устройства не будем, поэтому просто сравним работу принтера, модема и сканера с факсом для наглядного примера.
Когда осуществляется процесс отправки, данный девайс при помощи специальных датчиков светового типа производит сканирование листа бумаги. Затем полученное изображение преобразуется устройством в электрические сигналы, которые в зашифрованном формате отправляются по каналам факсимильной или телефонной связи. В режиме таких устройств, как принтер и модем, аппарат начинает функционировать тогда, когда он принимает документы. В дальнейшем осуществляется расшифровка данных и их распечатка на листе бумаги.
Таким образом, принцип работы телефакса является довольно простым. Безусловно, сегодня необходимые документы можно отправить на электронную почту, но бывают ситуации, когда выручить может именно старый добрый метод. Если вас интересует «инструкция факс», то ознакомьтесь с остальной частью данной статьи.
Как принять?
Задача, связанная с тем, как принимать факс может быть решена в автоматическом или ручном режиме. Последний вариант подразумевает такой порядок действия: вы поднимаете трубку и слышите просьбу о принятии документа или характерный сигнал аппарата, после чего отвечаете «принимаю» и нажимаете на кнопку Start/Fax и дожидаетесь полной распечатки отправленного документа. Но учтите, что класть трубку сразу не стоит, т.к. вам нужно проверить, правильно ли заполнен документ и не искажена ли на его листе читабельность текста. Если всё нормально, то сообщите об этом отправителю и только после этого, положите трубку на место.
Что касается автоматического режима, то в этом случае нужно будет произвести настройку количества гудков, после которого телефакс будет принимать документы самостоятельно. Для перевода устройства в данный режим, на его панели управления, как правило, имеется специальная кнопка. Данный режим удобен для любых моделей данных девайсов, которые на время праздников остаются без присмотра со стороны сотрудников.
Как отправить?
Что касается отправки документа с важной информацией посредством факса, то данная задача является немного более сложной. Для начала вам потребуется вставить лист бумаги в специальный приемник, делать это нужно, как правило, текстом вниз (зависит от модели аппарата). Дождитесь, пока устройство не захватит его и не подаст чуточку вперёд. Кроме того, решение задачи, связанной с тем, как вставить бумагу в аппарат может потребовать сдвига специальных ограничителей – это нужно в том случае, если размеры листа отличаются от стандартного.
Только с помощью ограничителей вы сможете избежать перекоса листа во время его отправки.
Далее наберите номер абонента, куда вы собираетесь отправить документ и дождитесь ответа с другой стороны. Если аппарат настроен на другом конце провода в автоматическом режиме, то в таком случае в качестве ответа вы услышите специальный сигнал. В противном случае вы услышите голос человека, которому предназначена отправляемая информация. В конце вам нужно нажать на кнопку старта и проследить за тем, чтобы аппарат «поглотил» вставленный документ.
Как можно поменять бумагу?
Что касается решения задачи о том, как поменять бумагу в факсе вам нужно открыть крышку устройства путем нажатия специальной кнопки, которая находится сбоку. Открыться крышка должна абсолютно автоматически. Внутри обычно имеется «инструкция факс» в виде рисунков относительно смены бумаги.
Чтобы заправить бумагу в факс вам потребуется вынуть трубочки из пластмассы или картона, на котором, в свою очередь, держался старый расходный материал. Откройте новый рулон, воспользовавшись обычными ножницами. Затем вам следует отмотать от него примерно 15-20 см бумаги и установить в углубление. Старайтесь заправлять факс бумагой предельно аккуратно, чтобы она не была слишком ослаблена/натянута.
В конце захлопните крышку устройства и надавите на него с обеих сторон. Услышав при этом действии характерный щелчок, нажмите на кнопку, приводящую аппарат в действие, чтобы он мог распознать новый рулон бумаги и приготовиться к дальнейшей работе. Таким образом, решить задачу, связанную с тем, как заправить факс бумагой не так уж и сложно. Учтите, если заправить факс неправильно, то сообщения о готовности он не выдаст и вам придётся выполнить описанные манипуляции с самого начала.
Некоторые распространенные ошибки и способы их устранения
Нередко случается так, что факс не отправляет документы. Причины подобной неполадки могут быть разными. К примеру, нормально и грамотно установленный факс просто не может захватить документ, который вы планируете отправить. Источник проблемы заключается в том, что в документоприёмник попал мусор или какая-нибудь канцелярская мелочь, к примеру, скрепка.
Достать инородные предметы можно, воспользовавшись магнитом, пинцетом или, аккуратным образом перевернув аппарат.
Кроме того, причина того, что у вас не отправляется документ, может заключаться в телефонной линии, на которой возникли проблемы. Устранить неполадку можно вызвав квалифицированных специалистов. Следует отметить, что эта же причина является источником проблемы того, что пользователь не может принять отправленный ему документ.
Бывает также, что отправляемый вами документ распечатывается у получателя в виде листа с чёрным фоном. Проблема неполадки находится на вашей стороне, т.к. у вашего аппарата перестал нормально работать блок сканера/сканирующая лампа. Если же факс приходит абсолютно пустым, то источником проблемы является закончившийся у собеседника тонер в устройстве или неправильная отправка документа, который был вставлен в устройство не должным образом.
В целом освоить работу с таким устройством, как факс, очень просто. Главное, внимательно изучить всю инструкцию и последовательность действий.
Приём и получение данных при помощи факсимильной связи - удобный и простой способ обмена информацией, распространённый в офисной среде. Передача документов осуществляется по телефонной линии посредством специальных аппаратов, обеспечивающих точное воспроизведение оригинального изображения.
Факсимильные аппараты, так же, как и заменяющие их компьютерные программы, понятны и просты в обращении. Однако у человека, впервые столкнувшегося с необходимостью самостоятельно отправить факс, могут возникнуть затруднения.
Быстрая навигация по статье
Телефакс
В том случае, если данные предполагается отправить с помощью телефакса (аппарата, объединённого с телефоном), необходимо:
- Удостовериться, что текст документа, подготовленного к пересылке, разборчив и чётко пропечатан. Убедиться в отсутствии потёков от чернил, а также скоб и скрепок на бумажных листах;
- Вставить документ в лоток аппарата лицевой стороной вниз. Если лист бумаги вставлен правильно, должен прозвучать короткий звуковой сигнал и произойти захват листа;
- Далее следует снять трубку телефона и набрать номер адресата;
- Представиться, попросить принять факс и указать, для кого он предназначен. После этого нужно произнести слово «Стартуем» и нажать кнопку «Старт»;
- Если необходимо отправить по факсу несколько листов, их следует отправлять поочерёдно, либо сложить в лоток автоматической подачи (если такая функция у аппарата присутствует);
- В том случае, если факс адресата работает в автоматическом режиме, после набора номера следует дождаться тонального сигнала аппарата и нажать кнопку «Старт»;
- После отправки документа связаться с получателем и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных строк. При необходимости следует повторить передачу.
Интернет
Отправить факс можно и без наличия факсимильного аппарата - воспользовавшись интернет-сервисами. Для этого необходимо:
- Для начала следует зарегистрироваться на одном из онлайн-сервисов по отправке факсов, например — Fax Service (faxservice.ru/ru);
- Создать факс-сообщение на компьютере, используя графические или текстовые редакторы. Оно должно быть в том формате, который допускается к пересылке выбранным онлайн-сервисом;
- Отправить факс-сообщение следует как обычное электронное письмо. В адресе или в специальной форме должен быть указан код страны, код города, номер факса адресата и, возможно, имя компьютера, который примет данное сообщение и перешлёт по назначению;
- Как правило, в течение 5-15 минут с момента отправки письма приходит сообщение, которое подтверждает удачную или неудачную (если номер адресата занят) пересылку.
Необходимо учитывать, что такие услуги могут предоставляться как на платной основе, так и бесплатно. В последнем случае сервис может ограничение на количество отправляемых станиц, а также ежедневную квоту.