Увольнение по несоблюдению контракта со стороны военнослужащего. Как проходит увольнение по несоблюдению условий контракта
Заверение трудовой книжки в 2019 году может потребоваться во многих ситуациях. Работники организации обращаются в отдел кадров для этих целей в случае, если копию трудовой книжки необходимо предоставить банку для получения кредита или передать ее в различные организации социальной направленности (например, в Центр занятости населения).
Заверенная копия трудовой книжки используется для подтверждения уровня дохода человека и того факта, что он имеет постоянный заработок. Отдел кадров обязан выдать ее работнику спустя не более 3 дней после получения от него соответствующего заявления (или после устной просьбы). С 1 июля 2019 года в правила заверения трудовых книжек внесено одно существенное изменение .
Правила получения копии трудовой книжки
Трудовая книжка является собственностью работника, но на время трудовой деятельности она хранится у работодателя, в отделе кадров. Для получения оригинала этого документа, его копии или выписки необходимо передать ответственному специалисту отдела кадров соответствующее заявление. Заверенная копия трудовой книжки выдается работнику в течение последующих трех дней ().
Все документы, связанные с профессиональной деятельностью, в том числе и копия трудовой книжки, выдаются уже заверенными надлежащим образом и безвозмездно (бесплатно).
Заявление о получении заверенной копии трудовой книжки пишется от руки или печатается на компьютере на имя начальника предприятия, в свободной форме. Важно лишь соблюдать общие правила, которые используются для написания любых заявлений (кому и от кого оно написано, причины написания заявления и сопутствующие обстоятельства, дата написания документа и подпись заявителя).
В нашем случае основной текст заявления может быть следующим: «Прошу на основании статьи 62 Трудового кодекса РФ предоставить мне заверенную копию трудовой книжки для ее предоставления по месту требования».
В некоторых организациях для подобных заявлений создаются специальные бланки. В иных же компаниях вместо заявления ограничиваются устной просьбой. Хотя устное обращение для получения заверенной копии трудовой книжки и дозволяется в организациях малого бизнеса, все же лучше использовать именно письменную форму.
Как заверить трудовую книжку?
Заверение трудовой книжки, в том числе с пометкой «работает по настоящее время», происходит либо через организацию, в которой на данный момент трудится заявитель, или через нотариуса. Обращение к нотариусу требуется только в том случае, если владелец трудовой книжки нигде временно не работает.
Каким именно образом специалисты отдела кадров заверяют этот документ?
- Первым делом копируются все основные листы трудовой книжки (на которых имеются какие-либо записи). Начиная титульным листом документа и заканчивая последней записью о трудоустройстве на текущее место работы;
- Раздел, в котором описываются полученные работником вознаграждения, копируется при необходимости и только по просьбе заявителя. Это может потребоваться в случае предоставления копии в социальные органы. Например, для получения различных почетных званий;
- Все скопированные листы трудовой тщательно брошюруются, а на специальной наклейке (с задней стороны сброшюрованных листов) указывается общее их количество.
На крайнем скопированном листе, после последней записи указывается ряд важной информации:
- слово «Верно»;
- наименование должности сотрудника, который заверяет трудовую книжку, а также его инициалы с фамилией и личная подпись;
- дата создания заверенной копии трудовой;
- печать или штамп организации (если в организации нет собственной круглой печати, то разрешается обойтись и без нее).
Каждый лист скопированной или отсканированной трудовой книжки должен быть заполнен только с одной стороны . В противном случае этот документ могут не принять.
Сам текст должен быть очень четким, а право заверения имеется только у лиц, которым это доверено на основании локальных нормативных актов или специально составленной для этих целей доверенности. Если таких актов в организации нет, то сотрудник отдела кадров вправе отнести бумаги для заверения руководителю предприятия.
Бывает, что листы трудовой книжки не сшиваются, а выдаются работнику отдельно. Но в этом случае заверительные записи должны располагаться в конце каждого листа. Это может быть достаточно трудоемким процессом, если трудовая содержит очень много листов.
Некоторые банки или государственные органы требуют, чтобы помимо основной информации на последнем листе трудовой была сделана запись «работает по настоящее время». Однако нигде в законе такого требования не содержится.
Заверение трудовой книжки по новым правилам
С 1 июля 2019 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 , взамен устаревшего ГОСТ Р 6.30-2003. В новом государственном стандарте, который регулирует правила оформления организационно-распорядительной документации, а также устанавливает систему стандартов для библиотечного и издательского дела, появился новый пункт 5.26. Именно в нем и описывается новшество в порядке заверения трудовой книжки.
Речь идет о требовании проставлять в копии трудовой книжки одну дополнительную запись. Помимо других стандартных отметок, которые не были изменены. Это отметка о месте хранения подлинника трудовой книжки. К примеру, «Подлинник трудовой книжки работника ООО «Дельта» хранится в его личном деле № 69 за 2016 год».
Однако дополнительную запись следует делать только в том случае, если документ передается в стороннюю организацию . При использовании заверенной копии трудовой книжки внутри организации делать этого не нужно.
Образец заверения последней страницы копии трудовой книжки (как это должно выглядеть с 1 июля 2019 года) представлен на рисунке.
Частые ошибки при заверении трудовой книжки
Хотя процесс заверения трудовой и не отличается особой сложностью, многие работники отдела кадров все же допускают в нем ряд серьезных ошибок. Некоторые из них и вовсе не позволят использовать копию по назначению, то есть заставят полностью переделать документ.
Самые распространенные ошибки:
- печать организации стоит отдельно от записи о заверении копии, то есть не затрагивает своими краями основную надпись, включая подпись должностного лица;
- в записях допущены ошибки или сделаны исправления, присутствуют различные помарки (в этом случае необходимо заново скопировать или отсканировать нужные страницы);
- запись о том, что копия является верной, сделана только на последней странице (если документ не сброшюрован должным образом, то запись следует делать на каждой странице);
- в записи не указана должность сотрудника, заверившего копию, или не проставлена его подпись (расшифровка подписи);
- лицо, заверившее документ, не имело на то никаких законных оснований;
- в записи не указано, где хранится подлинник трудовой книжки (с 1 июля 2019 года).
В каких случаях может потребоваться копия трудовой?
В подавляющем большинстве случаев заверенная копия трудовой книжки предоставляется в банки или прочие кредитные организации для следующих целей:
- Форс-мажорные обстоятельства. Если получатель кредита однажды прекратит его погашение, то банк посредством постановления суда сможет снимать деньги напрямую из его зарплаты (точнее, делать это будут судебные приставы);
- Подтверждение официального и постоянного источника дохода;
- Подтверждение личных сведений, указанных в заявлении на получение кредита или ипотеки;
- Получение информации о том, как часто человек меняет работу (если редко, то шансы на получение кредита у него возрастают) или о причинах его увольнения с последнего места работы.
Копия трудовой книжки зачастую требуется для оформления заграничного паспорта, хотя по закону сотрудники миграционной службы сейчас и не имеют права ее требовать (но оспорить это на месте будет сложно). Требуется она порой и при трудоустройстве на новое место, когда человек еще не уволился с предыдущей работы. То есть у него нет возможности предоставить оригинал своей трудовой книжки.
Не стоит забывать и о самых разнообразных организациях социального обслуживания населения. Предоставление копии трудовой книжки в них может потребоваться для совершенно разных целей. Например, для получения почетного звания «Ветерана труда» или для оформления пособия по безработице.
В эпоху расцвета бюрократии без документации не получится заключить сделку, купить товар или получить кредит в банке, поэтому вопросы, как заверить трудовую книжку с пометкой «работает по настоящее время», где найти образец, становятся все актуальнее. В рабочей деятельности задействованы многие трудоспособные в стране. Бумага, гарантирующая соблюдение прав сотрудника, – трудовая книжка.
Если гражданин трудоустраивается впервые, оформляет его наниматель – человек из отдела по кадровому обеспечению или руководитель. Чтобы работник обзавелся трудовой книжкой, он должен проработать в организации как минимум 5 дней. Если работа является основной для него, а оформление происходит по Трудовому кодексу РФ, то на сотрудника заводится данная книжка.
В нее в течение рабочего периода будут вноситься сведения о приеме на должность, увольнении, бланки о поощрениях. По желанию сотрудника в ней можно разместить личные сведения о человеке. Главный смысл документа заключается в том, что он отражает трудовой стаж, который влияет на возможность получения социальных выплат, назначение пенсии и одобрение банковских кредитных продуктов.
В крупных организациях за все документы, связанные с приемом на работу, отвечает отдел кадров. Специалисты обязаны хранить все документы и предъявлять их по требованию сотрудника. Ими заверяется любой документ.
В более мелких фирмах, небольших ООО и ИП эти обязанности берет на себя заместитель директора по кадровой работе или бухгалтер. Это тот же самый человек, который проводил собеседование и оформлял документы.
Сама трудовая книжка на руки сотруднику не выдается (исключения – если ее запросили в отделении Пенсионного фонда и фондов соцстрахования, если сотрудник увольняется). В иных случаях получение недобросовестным работником своей книжки на руки может закончиться тем, что он устроится по трудовому кодексу на другое место, что запрещено законом. Разрешается лишь совместительство на договорной основе.
Если гражданин нигде не работает, но уже накопил стаж, то документ хранится у него дома. Как правильно заверить копию трудовой книжки, объяснят в нотариальной конторе.
Оформление на работе
Копию документа о трудоустройстве работники имеют право получить по заявлению без лишних объяснений. Порядок подачи просьбы:
- в свободной форме составляется заявление на имя руководителя или сотрудника, ответственного за хранение кадровой документации;
- в заявлении указываются ФИО и должность работника, сама просьба – предоставить копию оригинала трудовой книжки, заверенную работодателем, дата и подпись;
- сотрудник, принявший заявление, обязан сделать требуемую бумагу для работника за три дня – это максимально разрешенный срок;
- оплачивать саму ксерокопию владелец трудовой не обязан.
Работодатель может попросить у сотрудника в письменном заявлении указать повод, почему ему понадобилось заверение копии трудовой книжки. Но, как указано в законодательстве, он не обязан предоставлять эту информацию.
Получение заверенной копии у нотариуса
Если трудовой документ лежит у гражданина дома на полке (официально в настоящий момент на работу он не устроен), то в качестве заверяющего будет выступать нотариус.
Чтобы оформить у него эту услугу, необходимо явиться в контору с готовой ксерокопией книжки и с паспортом или другим удостоверяющим личность документом. Как заверить трудовую книжку и как должна выглядеть ксерокопия, там расскажут более подробно.
Процесс длится до часа. Возможно, копию с подписью и печатями выдадут на руки сразу. Копия трудовой, которая заверена у нотариуса, действует ровно до того момента, как в оригинал трудовой будет внесена новая информация.
В нотариальную контору не стоит обращаться с вопросом, как заверить трудовую книжку с пометкой «работает по настоящее время», даже если есть образец. Поставить такую подпись может лишь сотрудник в организации, но никак не юрист со стороны. Нотариус может лишь проставить «копия верна» на каждой отксерокопированной странице документа.
Вид документа
Чтобы ксерокопии важных документов были признаны действительными, они должны отвечать ряду требований. Это актуально в той ситуации, когда сотрудник запрашивает перепечатку трудовой книжки для банка. Если она будет изготовлена не по правилам, он не сможет оформить банковский продукт.
- Для каждого разворота трудовой необходимо выделить отдельный чистый лист формата А4.
- Данные с книжки должны быть качественно отксерокопированы, без пятен или пробелов, вся информация (особенно даты приема на работу и заметка о том, что он трудится по сегодняшний день) – четко пропечатана.
- После того как все листы скопированы, на последнем из них, где указана информация о приеме на работу, человек из отдела кадров или директор ставит отметку «работает по настоящее время», автограф и печать предприятия или кадрового отдела, если таковая имеется.
- Под этим ставится еще одна печать («копия верна»), далее – подпись заверившего, расшифровка, его печать или печать организации.
Важно! Если необходимы копии всех записей в трудовом документе, то сотрудник организации размещает печати и свой автограф на каждой странице. Только фраза о том, что человек числится в конторе по настоящий момент, ставится на последней странице. Неправильно оформленная копия – веская причина отказать гражданину в выдаче потребительского или любого другого кредита в банке.
В некоторых случаях сотрудник может потребовать сделать копию не трудовой книжки, а ее дубликата. Этот документ имеет равную с книжкой юридическую силу и выдается в нескольких случаях – если оригинал:
- пришел в негодное состояние;
- был утерян;
- содержит за предыдущий рабочий период сведения, которые впоследствии оказались недостоверными или были отменены.
Дубликат не является копией, но в него также вносится вся информация о владельце и сведения о текущем стаже. Законодательство разрешает заверять копию этого документа.
Срок работы у заверенных на работе или у нотариуса копий
Российское законодательство не предусматривает строгого «срока годности» для копии документа. Правила заверения таковы, что время действия выбирает работодатель или та организация, которая запросила данный документ. На предприятии могут принять любое решение о том, сколько времени после получения копии ее можно использовать по назначению. Тогда как банк, как пример, может затребовать документ не отходя от кассы.
Если копия трудовой книжки как идеальный образец оформлялась у нотариуса, то срок ее действия не ограничен.
В каких случаях копия книжки будет недействительна
При оформлении социальных выплат или выдаче кредита в банке сторона, принимающая документы от заявителя, чаще всего выставляет претензии именно по состоянию копии трудовой. Нужно сразу узнать, как заверить копию трудовой книжки, чтобы не было неприятных неожиданностей:
- все печати должны охватывать часть текста, а не находиться в стороне;
- в документе не должно быть посторонних подписей и заметок;
- чтобы правильно заверять полученный документ, необходимо ознакомиться с требованиями запрашиваемой стороны (иногда нужны все страницы).
Существуют две формы подачи заверенной копии – отдельная ксерокопия на листе или сшитые страницы. Во втором случае ксерокопии складываются как обычная книжка и подшиваются белыми нитками. На последнем листе ставится печать о том, что документ заверен, печать организации, подпись и расшифровка ответственного за это сотрудника.
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина. Работодатель обязан безвозмездно выдать его копию по письменному запросу работника (ст. 62 ТК РФ) в течение 3-х дней.
Внимание! Незаверенная ксерокопия не может применяться в качестве юридически значимого документа.
Для чего может потребоваться копия трудовой книжки?
Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:
- Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
- Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
- Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
- Сбор документов для оформления загранпаспорта;
- Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.
При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.
Где заверяют трудовую книжку?
От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:
- У работодателя . Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
- У нотариуса . Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.
Заверенная копия с надписью «работает в настоящее время»
Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.
Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.
Как правильно заверить трудовую книжку работодателю
Работодатель обязан на бесплатной основе выдать сотруднику копию трудовой книжки по запросу последнего.
Условия оформления и заверки:
- Двустороннее ксерокопирование не допускается . Сведения о трудовой деятельности должны находиться только на одной стороне листа А4;
- При оформлении документа и его удостоверении важно руководствоваться Указом ПВС №9779-Х от 2003 г.
- Достоверность сведений на каждом листе подтверждается подписью уполномоченного работника и печатью (штампом) фирмы.
Образец заверенной копии трудовой книжки
Образец заверенной копии трудовой книжки — все листы
Образец заверенной копии трудовой книжки — последняя страница
Последовательность действий для работодателя: как оформить?
Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.
Алгоритм:
- Получение письменного запроса от сотрудника
, где указываются такие сведения:
- Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
- ФИО заявителя и занимаемая им должность;
- Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
- Подпись заявителя и дата написания обращения.
Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.
- Издание приказа о выдаче копии . Осуществляется в продолжение 3-х суток после получения запроса от работника. За выполнением приказа устанавливается ответственный сотрудник (к примеру, специалист из кадрового отдела).
- Назначенное лицо делает копии с каждой страницы документа . Для этого им может применяться любая копировальная техника, но копируемая информация должна быть разборчивой – без полос, подчисток или исправлений.
- Заверка листов в соответствии с положениями Правил Госстандарта . Работодателем используется любая печать. На последней страничке указывается «Работает по настоящее время», рядом с подписью должна находиться роспись ответственность сотрудника.
- Листы документа пронумеровываются , затем скрепляются и передаются сотруднику.
Обязательные реквизиты, подпись и печать
Главным реквизитом копии трудовой книжки является печать либо штамп. Законодатель определяет, что в этих целях может применяться любая печать (по усмотрению работодателя), если иное не предусмотрено Уставом организации.
Обязательный реквизит – роспись и её расшифровка. Ответственное лицо прописывает на каждой страничке формулировку «Верно», после чего записывает свою должность, ФИО и время удостоверения.
Образец: «Верно. Старший специалист отдела кадров А.В. Татьянина. 30.10.2017г.».
Период действия копии
Срок действия копии определяется самостоятельно государственным органом или организацией, в которую требуется её предъявление. Так, банки обычно устанавливают «срок годности» в 14-30 дней. Период предоставления документа судье не ограничивается.
Если время было пропущено, то для дальнейшего использования ксерокопии потребуется удостоверить её повторно (проставляется роспись ответственного лица, прописывается другая дата и повторно ставится штамп).
Особенности заверки для банка
Если копия трудовой книжки требуется для передачи в банк (в целях получения займа, выступления в качестве поручителя и т.д.), то порядок выдачи документа работодателем не будет отличаться.
Внимание! Главное – соблюсти сроки, потому что некоторые банки могут определить «срок годности» документа в 7 дней.
Наряду с копией может запрашиваться выписка из трудовой книжки и трудового договора, подписанного с работодателем при приеме. Работник обладает правом их получения (ст. 89 ТК РФ) в такие же сроки – 3 суток.
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Ксерокопия трудовой книжки – это подтверждение официального трудоустройства гражданина. Органы социальной защиты населения обращают внимание на рабочий стаж, кредитные учреждения оценивают платежеспособность лица и т.д.
Копия документа с заверенной последней страницей – это возможность работника реализовывать свои права, связанные с осуществлением им трудовой деятельности (например, получать льготы от ПФР, оформлять заграничный паспорт, получать заём и др.).
Образец заверенной трудовой книжки с записью «работает по настоящее время»
Новые нормативные требования к созданию официальных документов, в том числе и трудовой, диктуют необходимость изложения доступной для понимания большинства людей информации в открытых источниках. Несмотря на то, что кто-то приступает к зарабатыванию денег уже с ранних лет, а кто-то начинает свой трудовой путь в зрелом возрасте, все факты трудоустройства отражаются в трудовой книжке, начиная с самого первого официального места работы. Поэтому не должно вызывать проблем получение необходимых сведений о профессиональной деятельности, которые иногда можно подтвердить не иначе, как заверить трудовую книжку.
На протяжении жизни люди не раз испытывают необходимость в подтверждении стажа или иных данных, касающихся характера труда. Потребоваться копия трудовой может как человеку занятому, так и оставшемуся без работы. От этого будет зависеть, к кому обращаться за ксерокопией документа.
Заверение трудовой книжки работающего гражданина является прерогативой работодателя. Как правило, в структуру средних и крупных организаций входит отдел кадров или отдел по труду, сотрудники которого отвечают за все операции с кадровыми документами.
Если фирма небольшая и в штате не предусмотрена единица кадровика, то обязанность по ведению и хранению трудовых книжек и выдаче их заверенных копий по приказу возлагается на:
- главного бухгалтера;
- помощника руководителя.
Не будет ошибкой, если документ будет подписывать непосредственно руководитель организации. Если физическое лицо трудоустроено к индивидуальному предпринимателю, то обычно запись, доказывающую достоверность сведений о трудовой стезе, делает сам предприниматель.
Копия трудовой книжки подготавливается и подлежит предоставлению в течение 3 рабочих дней с момента её затребования. Подтверждать соответствие копии трудовой книжки подлиннику и выдавать её может исключительно ответственное лицо, имеющее доступ к личной информации.
Просить плату за оформление данного документа противозаконно. Это следует иметь в виду и трудящемуся, и должностному лицу. И, что важно, отнюдь не каждый, изъявивший желание, может получить информацию о трудовой деятельности другого человека.
К данным личного характера свободный доступ не может быть открыт, поэтому и официальная бумага, содержащая такие сведения, выдаётся только лицу, которого они касаются и по заявлению. Но есть и исключения. Официальный запрос различных государственных структур является основанием для выдачи, а также наличие у лица доверенности на получение.
Что касается письменного оформления просьбы, то это регламентируется статьёй 62 Трудового кодекса. Однако у ИП, да и во многих более крупных фирмах это требование не выполняется, чтобы не разводить бюрократии. Мотивируют несоблюдение закона тем, что главное, не забыть удовлетворить запрос сотрудника и тем самым не нарушить прав подчинённых.
Одни организации принимают заявления на заверение книжки в произвольной форме, другие же предоставляют специальный бланк для заполнения.
Существенным является указание:
- Информации об адресате (например, генеральный директор или начальник кадрового подразделения).
- Сведений о заявителе (ФИО и занимаемую должность).
- Суть самого запроса.
- Дата написания.
- Подпись.
Нередко можно услышать требование озвучить цель предоставления, что само по себе незаконно. Если сотрудник не намерен посвящать всех в подробности получения на руки копии своей трудовой, то отказать в её выдаче не могут.
После того как заявление принято, работнику остаётся ждать отведённый срок на оформление запрашиваемого документа.
Когда речь идёт о безработном гражданине процедура выдачи копии трудовой книги существенно отличается. Нужно подчеркнуть, что оригинал находится у самого человека, и обращаться к бывшему нанимателю за копией трудовой книжки не имеет смысла.
По последнему месту трудоустройства имеют право засвидетельствовать лишь период, когда обратившийся трудился в данной организации, выдав соответствующую справку. В данном случае правом заверения копии документов наделены нотариусы. Они удостоверяют соответствие скопированных листов оригиналу трудовой книжки и делают необходимые записи с целью придания копии законной силы. При этом в нотариальной конторе лишь подтверждают факт идентичности, в обязанность нотариуса не входит проверка достоверности внесённых в трудовую сведений.
Чтобы заверить информацию о стаже работы нотариально, необходимо предоставить в данную контору (любую, на своё усмотрение) паспорт и трудовую книжку, а также все отксерокопированные листы трудовой. Паспорт необходим для сличения данных владельца трудовой книжки и лица, запрашивающего заверение, ведь защиту персональных данных никто не отменял.
Случается, что нотариусы не принимают сделанные собственноручно копии ввиду плохого их качества или неправильного оформления (например, когда копия сделана с двух сторон). Также вообще может быть отказано в заверении указанного документа при имеющихся исправлениях, затёртостях и прочего. Обычно вся процедура занимает немного времени, и гражданин уже в этот день забирает интересующий его документ.
Основное отличие нотариального оформления копии от сделанной работодателем состоит в сроке действия. Так, при получении у нотариуса копия трудовой книжки действует до момента внесения в оригинал документа новых записей. Оформленную по месту работы копию нужно успеть отдать в месячный период, при этом данный срок может быть и меньше, так как банки сами определяют, в течение какого времени будет считаться действительным подобный документ. Ещё одной отличительной особенностью является платный характер нотариальных услуг. Сумма, подлежащая уплате, формируется из госпошлины и цены по прейскуранту.
За время своей профессиональной деятельности кадровый работник много раз заверяет копии документов по персоналу, к коим относится и копия трудовой книжки. Ведь именно в организации на протяжении всего периода работы сотрудников хранятся подлинники их трудовых книжек. Поэтому специалистов всегда интересуют все изменения, касающиеся правил подготовки запрашиваемых копий. И сейчас становится актуальным вопрос, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам, применяемым с 1 июля 2019 г.
Чтобы документ был надлежащим образом оформлен, необходимо следовать установленному стандарту, а именно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно ему все страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая страницей с последней записью о работе, копируются с помощью оргтехники на листах формата А4. Причём позволительно размещать по два разворота трудовой книги на одном листе, но не с двух сторон.
Заверение делается двумя способами:
- Каждый лист отдельно.
- Весь документ в целом.
В первом случае листы скрепляются подручными средствами (например, канцелярским степлером) и на каждой странице делается завершительная надпись «Верно» или «Копия верна», под ней указывается должность уполномоченного лица, проставляется его подпись с расшифровкой и календарная дата.
Данную отметку необходимо размещать, чтобы она захватывала и часть откопированного документа, и чистый фрагмент листа. При наличии печати (кадровой или гербовой) она должна быть проставлена таким же образом, при этом, не затрагивая подпись заверяющего.
Последний лист, касающийся работы, имеет свои особенности. Именно в его заверении и состоит разница вновь принятого нормативного акта от предыдущего. Как правильно заверять страницу трудовой книжки, на которой есть запись «работает по настоящее время», нужно разобраться с учётом недавно принятых положений.
Обычно такая формулировка используется, когда документ предоставляется во внешние организации, а значит, согласно нововведениям, копия трудовой должна содержать дополнительный атрибут. Но всё по порядку.
Вслед за крайней записью о работе (был то приём или, например, перевод) под следующим порядковым номером прописывается фраза «Продолжает работать по настоящее время», которая удостоверяется ответственным работником и печатью.
Данное словосочетание призвано дополнительно засвидетельствовать факт трудоустройства в настоящий момент, хотя неимение записи об увольнении уже говорит об этом. Следовательно, её отсутствие не является причиной для признания документа недействительным.
В обязательном порядке на последней странице необходимо зафиксировать место хранения оригинала трудовой книжки. В качестве примера можно привести подобную надпись: «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Ястреб» в личном деле № 7». Раньше такого требования при предоставлении копии в сторонние организации не было. К хранению документов строгой отчётности, к которым относится трудовая книжка, предъявляются серьёзные требования. Книжки должны быть размещены в сейфах и быть в ведении ответственных за то людей.
Заверение многостраничной копии осуществляется по тому же принципу, то есть проставляются аналогичные отметки. Различие состоит лишь в способе скрепления путём сшивания листов по краю, необходимости их нумерации и заверения всего одного листа (завершающего с текстом или просто отдельного) с обратной стороны, где помимо упомянутых элементов заверительной отметки и места хранения первого экземпляра документа должна присутствовать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов».
Копии объёмных документов делаются часто и не только кадрами, но и другими отделами, например, бухгалтерией. Это обуславливает использование специального штампа, который заказывается именно с целью облегчения подготовки таких документов по требованию.
Причин, по которым устроенному гражданину необходимо оформлять копию документа о работе, великое множество. Ниже приведены некоторые из них:
- Запрос на выдачу копии трудовой может поступить от будущего пенсионера, собирающего документы в Пенсионный фонд для назначения пенсии, например, по льготному стажу.
- Получить социальные выплаты и льготы, такие как детское пособие на ребёнка и субсидия на коммунальные услуги, реально при направлении данного документа в органы социальной защиты населения.
- Чтобы стать мамой или папой малыша, от которого отказались биологические родители, нужно опять же предъявить копию своей трудовой книжки, но уже в органы опеки.
Данные примеры имеют в своей основе возможность реализации социальных прав, но этим не ограничивается круг запросов граждан.
Экономическая направленность требований на выдачу ксерокопии книжки о трудовом пути также распространена. Ведь сейчас практически ни одна семья не обходится без привлечения заёмных средств. И для того, чтобы одобрили необходимую сумму, потенциальный заёмщик должен подтвердить свою жизненную стабильность и возможность своевременного внесения платежей по кредиту. Отсутствие официального заработка может свести к нулю шанс на получение займа.
Среди официальных органов, которые также принимают заверенные копии трудовых книжек, можно выделить миграционную службу. Для оформления заграничного паспорта служащие продолжают требовать от граждан рассматриваемый документ, несмотря на отсутствие на то необходимости и законных оснований. Может понадобиться она и в суд при рассмотрении трудовых споров и другим адресатам.
При поиске нового места работы зачастую у нового работодателя вызывает интерес прежний трудовой стаж соискателя. Демонстрация копии трудовой в этом случае будет весьма уместна. Конечно, непосредственный начальник будет изучать занимаемые кандидатом должности, периоды занятости, частоту смены мест работы, основания увольнений и прочие моменты.
Однако жизненный опыт показывает, что не всегда требуется предоставление копии самой трудовой книжки. Ведь для многих понятия копия трудовой, выписка из трудовой книжки и её дубликат равнозначны. В связи с этим отделу кадров приходится выяснять, что же от них требуется на самом деле.
Иногда запросы бывают абсурдными, когда при наличии подлинника трудовой книжки начинают просить её дубликат. А данный документ может быть выдан только при уничтожении или утере оригинала трудовой. В другой раз из-за отсутствия соответствующих знаний в терминологии специалист вынужден тратить значительное время на подготовку копии всего документа, когда можно было обойтись лишь отдельными листами (выпиской из трудовой).
Если раньше внедрение электронных трудовых книжек казалось событием далёким, то сейчас перспектива скорого перехода на виртуальное ведение основных кадровых документов более чем реальна.
Сегодня идёт работа над соответствующим законопроектом. Уже осторожно озвучивается возможное время перехода на виртуальные трудовые – 2020 год, при этом акцентируют внимание общественности на постепенном вхождении цифрового документа. Ясно одно – процесс неизбежен. Однако ещё предстоит много сделать и в законодательном плане, и в техническом вопросе.
К преимуществам ведения трудовых книжек в электронном виде можно отнести:
- защиту личных данных;
- высокую скорость получения сведений;
- отсутствие необходимости подачи информации о трудовой деятельности для получения государственных услуг.
Главной причиной смены бумажного носителя трудовых данных на электронный называют неэффективность традиционного способа фиксации сведений о труде, характеризующуюся сложностью восстановления такого документа при его потере, и, как следствие, лишением граждан полагающихся им выплат.
Обобщая изложенное, можно сказать, что копия трудовой книжки - это распространённый вид кадрового документа, назначение которого многогранно. Он имеет неоспоримую социальную значимость, поскольку является основой приобретения гражданином определённых льгот и получения желаемых услуг. Поэтому так важно иметь достаточные и необходимые знания для качественного ведения кадрового делопроизводства.
Ошибаются все, и при формировании копий кадровых документов ошибки тоже не исключены. А последствия неправильного заверения плачевны: рабочему или служащему приходится повторно собирать кипы документов на выплаты или услуги, поскольку пока переделывается копия книжки, срок действия остальных документов истекает.
Бывает, что необходимый документ надлежаще и вовремя подготовлен, однако не был предъявлен в установленный срок в соответствующее учреждение. Тогда представитель кадровой службы, несмотря на своевременность подготовки запроса, обязан повторно совершать те же действия по заверению. Радует, когда люди приносят устаревшие варианты копий. Это экономит время на копирование трудовой книжки и остаётся всего-навсего продублировать заверительную отметку с проставлением новой даты.
Трудовая книжка — это официальный документ, что удостоверяет рабочую деятельность человека, занимаемую должность, стаж работы, а также непосредственное место работы. Она не выдается пока человек продолжает трудиться. Поэтому надобно сделать удостоверенный дублирующий документ. Как стоит правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой будет соответствовать аналогу.
Для чего нужна копия
Наличие работы для любого человека является фактом подтверждения своей платежеспособности , это в свою очередь предоставляет больше возможностей в экономическом плане. Для чего нужна копия трудовой книжки? К примеру, для оформления и других льгот, получение кредитов требуется наличие документа, подтверждающего рабочую деятельность. Также она нужна, если сотрудник планирует пойти еще на одну работу или .
Важно! Нормами права удостоверено, что работающему человеку может предоставляться копия трудовой книжки, заверенная работодателем.
Трудовая книгаПродублированный документ, свидетельствующий о месте работы, зачастую берется для оформления заемных средств. Как же тогда заверить трудовую книжку для банка? Она выдается согласно обозначенных законодательных норм, то есть, изготавливается дубликат требуемого документа, в иных случаях производится выписка сведений за обозначенный период времени.
Одним из немаловажных нюансов наличия дубликата ТК является то, что в случае утраты оригинала обозначенная копия будет просто необходима для его восстановления, и, соответственно, будет свидетельством удостоверения наличия рабочего стажа .
Правила заверения копии
Когда трудящемуся надобно документ, удостоверяющий рабочую деятельность, то он может сделать запрос к начальству с просьбой заверить дубликат, поскольку подлинник на руки не может выдаваться.
Что нужно учитывать:
- Сотрудник должен подать запрос директору в виде заявления о предоставлении ему дубликата ТК.
- Выдача должна производится не позже 3-х рабочих дней.
- Уполномоченное лицо должно сделать ксерокопии всех страничек, не исключая титульную на отдельном листке А4.
- Все страницы непременно нумеруются.
Данные, что должны быть:
- на всех скопированных страницах прописывается слово «верно» , поставленное рабочим;
- фирменная печать компании, где трудится работник;
- ФИО и занимаемая должность лица, что вправе оформлять бумаги;
- на последней страничке непременно отмечается — «работает по настоящей время в должности»;
- дата удостоверения и подпись с полной ее расшифровкой.
В случае, когда подчиненный трудится на маленьком предприятии или у ИП, то копия трудовой книжки, заверенная работодателем может быть запрошена устно.
Заявление о предоставлении копии трудовой книги
Заверение дубликата: пошаговая инструкция
Заверение трудовой книжки можно сделать по месту прямой работы. Засвидетельствовать ее вправе директор, кадровик, или служащий, занимающийся ведением документации. Как заверяется копия трудовой книжки:
- Надо направить запрос начальству, и в 3-дневный срок должна быть предоставлен дубликат документа.
- Сотрудник обязуется ознакомиться с предоставленной ксерокопией ТК, и подтвердить записью, что «копия верна» на всех сделанных страницах. Кроме этого, подпись с расшифровкой также обязательна.
- После директор или уполномоченное лицо ставит свою роспись (расшифровав ее) и печать.
- На последней страничке должна непременно располагаться запись «работает по настоящее время», наличие этой записи указывает, что трудовая книжка, а вернее, образец дубликата считается неподдельным.
Заверение копии трудовой книжки также удостоверяется в нотариате. Процедура осуществляется, когда гражданин безработный, и трудовая имеется у него на руках. Удостоверяется дубликат по месту фактической работы бесплатно, если запрос произвести через нотариуса, то потребуется оплатить
предоставляемые им услуги.
Сколько действует копия трудовой книжки для получения льгот, субсидий или кредита? Продублированный и заверенный дубликат в нотариате обладает длительным периодом действия, но если в подлиннике не указывались свежие записи.
Непременно трудящийся, которому делается дубликат ТК, обязуется прописывать, что копия верна на всех документах и сверить образец с оригиналом.
Надлежит знать, что когда копия трудовой книжки для кредита требуется пенсионеру, то для ее заверения рекомендуется направить запрос по месту, где он раньше работал.
Ошибки при заверении
Если знать, как правильно заверить копию трудовой книжки, то можно избежать основных ошибок. Следует придерживаться выполнения требуемого правила заверения , но весьма часто в процессе такой процедуры допускаются огрехи, к примеру:
- Отсутствие надписи «верно».
- Печать расположена отдельно (должна находится на росписи ответственного лица и охватывать часть отксерокопированной страницы ТК, но при этом не перекрывать их).
- Отсутствует дублирование титульной страницы.
- Подпись не расшифрована.
- Ксерокопии сделаны с двух сторон листа А4 (нужно на каждом отдельном листе).
Если в документе нет надлежащих сведений он будет недействительным и, соответственно, юридической силой не обладает.
Обязательно должна быть запись «копия верна»
Особенности заверения ТК
К главным особенностям касательно заверения дубликата считается его правильное заверение, если это не учтено, то документ не будет соответственно недействительным. Также стоит учитывать и такие нюансы:
- Как заверить трудовую книжку для банковского учреждения или иных целей? Это можно сделать у главы отдела кадров или же непосредственно у директора. Если компания, где трудится сотрудник небольшая, то удостоверить верность дубликата может главный бухгалтер.
- Продублированные страницы должны четко просматриваться, это же касается поставленной печати организации, что предоставляет дубликат документа.
- Допускается заверение только последней продублированной страницы ТК, но для этого надо ее сшить, а нить вывести на последнюю страничку и запломбировать бумажной наклейкой. На ней прописывается, сколько страниц и проставляется подпись ответственного лица и печать юридического лица.
- Если после изготовления дубликата ТК в нее внесены дополнения и изменения, то ранее заверенный дубликат попросту будет недействительным.
- Создание дубликата может производится при помощи сканера или ксерокса, но если сведения в документе прописаны неразборчивым почерком, то можно его распечатать на компьютере.
- Очень важно, чтобы при издании дубликата не менялась его структура, то есть, размеры строк и данные должны соответствовать оригиналу.
- Заявление должно быть непременно изготовлено в 2-х экземплярах. Один из них остается у его составителя, но при этом его должен заверить либо главный кадровик, либо секретарь работодателя. Другой направляется самому главе.
Но стоит отметить, что начиная с 1 июня 2017 года, внедряется новый ГОСТ Р 7.0.97-2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов». В нем отмечено, что помимо главных реквизитов, проставляемые в выдаваемом дубликате, прописывается данные о месте, где сохраняется оригинал, с которого производилась дублирование документа, то есть, «Подлинник документа находится в (название организации) в деле №…за..год», и непременно удостоверяется печатью, той компании, где трудится человек. Таковы правила заверения соответствующей копии ТК на нынешний день.
Образец верно заверенной трудовой книжки
Как правильно заверить требуемую копию трудовой книжки, если необходим образец для банка? Неизменным условием является заверение всех страниц ТК . Если же имеется много записей, то разрешается произвести выписку нужных данных. Поэтому заверяется титульная страница и те, где располагается надобные сведения. Но сколько времени действует заверенная копия ТК непосредственно для кредита? Кроме случаев заверения дубликата у нотариуса, ее действительность составляет 1 месяц.
Должностное лицо, на имя которого пишется заявление о выдаче трудовой книжки, образец ее дубликата выдает в кратчайшие сроки. Руководитель не вправе отказать трудящемуся в этом, поскольку это прямое нарушение прав работника, и последний вправе составить жалобу в инспекцию по труду. Руководство обязуется в 3-х-дневный срок изготовить копию или поручить это специалисту по кадрам.
Важно! Срок действия копии трудовой книжки составляет всего 1 месяц, если она подтверждена ответственным сотрудником организации.
Полезное видео: Как оформить дубликат трудовой книжки?
Представленные сведения дают возможность понять, для каких случаев нужна копия ТК, а также, как ее правильно заверить копию трудовой книжки, чтобы она располагала юридической силой.