Прошу вас принять необходимые меры. Письмо-просьба: образцы и примеры, правила составления
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Составители деловой документации допускают ошибки следующих типов: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические.Структурные ошибки
Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: лаконичного введения, основной части и краткого заключения. В основной части излагается существо проблемы, аргументируется точка зрения автора письма, поэтому ее объем больше, чем объем введения и заключения вместе взятых. Важно, чтобы аргументация осуществлялась последовательно, полно, без повторов и нарушения логической связи.
Структурные ошибки связаны с неверным построением делового письма, несоразмерностью его частей, например: отсутствие введения или заключения, излишне многословное введение, сложная и лишенная логической связи система аргументов.
Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в пред-ложении
Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, становящегося причиной для вариативного понимания написанного.
Так, например, из предложения: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по регионам непонятно: показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года.
По-видимому, это предложение должно иметь следующий вид: Для формирования отчетности показатели по регионам уточняются в конце года.
Нарушение норм употребления деепричастных обо-ротов
Деепричастие называет дей-ствие, происходящее одновременно с действием, названным глаголом-сказуемым, или предшествующее ему.
Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект был рассмотрен ранее;
Внимательно рассматривая представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект рассматривается сейчас.
Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учиты- вая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.
Следует помнить, что в правильно построенном предложении деепричастие и сказуемое должны называть действия, совершаемые одним и тем же деятелем.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не-трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительны-ми.
Неправильно: Изучая проблемы организации службы, были получены интересные результаты.
Правильно: При изучении проблем организации службы были получены интересные результаты.
Или: Изучая проблемы организации службы , проверяющие по- лучили интересные результаты.
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
При построении сложных предложений следует учитывать, что чаще всего употребляются следующие союзы и союзные слова что; который; если; чтобы; где; как.
Придаточные предложения могут быть для краткости заменены синони-мичными причастными и деепричастными оборотами.
Например : Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государствен- ной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом... (вместо: которые одобрены ).
Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили боль-шое распространение словосочетания с предлогом о и зависи-мыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве... и т.д. Однако наблюдаются случаи использования предлога о со словами, которые не управляют предложным падежом или требуют при управлении другого предлога.
Неправильно : Начальник Департамента отме тил о важности поставленной проблемы.
Правильно: Начальник отметил важность поставленной проблемы.
Неправильно : Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Правильно:
Это показывает, что мы терпимо
относимся к недостаткам.
Неправильно
:
Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа
большая и важная.
Правильно: Нет сомнений в том, что про водимая отделом работа большая и важная.
Неправильный падеж
Составители деловых писем иногда неправильно употребляют падежные формы. Часто встречается ошибочное использование существительного в родительном падеже вместо дательного или наоборот.
Неправильно : Согласно Вашей просьбы..., Согласно при каза..., Согласно решения ....
Правильно: Согласно Вашей просьбе..., Согласно приказу..., Согласно решению... .
Неправильно : МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектору …
Правильно: МВД России ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации инспектору... или МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектора…
Морфологические ошибки
Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый автомобиль-лаборатория, универсальная программа-редактор . Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа начальник Департамента т. Иванов, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник управления Петров; старший инспектор т. Яковлева; новый начальник Серов.
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на оперативном совещании заместитель начальника управления Си-дорова...; принимавшая участие в подготовке проекта приказа стар-ший инспектор Алексеева...
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что крат-кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах ока-зываются неуместными.
Неправильно : Выводы комиссии обоснованные и справедливые.Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Неправильно : Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное.
Правильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.
При употреблении форм кратких имен прилагатель-ных на -енен и кратких причастий на -ен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно использование форм на -енен.
Правильно: Окончательный результат тождественен предварительным расчетам.
Каждый сотрудник отдела ответственен за качество работы.
Лексические и стилистические ошибки
Неправильное использование слов и терминов
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают известны лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тек-сте. Использование же разговорных слов и оборотов речи вообще неуместно в официальных документах, например:
Обеспечьте ежедневную строевку отдела.
Принадлежностью канцелярского стиля являются обороты, которые в стилистике имену-ются расщеплением сказуемого. Вместо такого рода оборотов лучше использовать глаголы: не производить премирование , а премировать; не произво-дить контроль, а контролировать.
В деловых письмах встречается много отглагольных существи-тельных, оканчивающихся на -ание, -ение. Увлекаться образованием слов по этой модели не стоит, особенно если речь идет о словах с отрицанием, например: некомандирование, недополучение, недоперевыполнение.
Неуместное или неоправданное употребление иностран- ных слов
Стремлением придать тексту большую значимость, выразившись «покрасивее», объясняется злоупотребление иноязычными словами.
Например: срок выполнения может быть пролон- гирован вместо продлен; презентовать вместо представить.
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффектив- ность режима экономии во многом зависит от того, насколь- ко лимитируются финансовые расходы.
Слово лимит означает «предельная норма», поэтому лимитируют-ся выделяемые средства, а не расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значени-ем (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) ча-сто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы:
как форма вежливого обращения к одному лицу;
в анкетах.
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.
1. Для писем-просьб
А. Основные формулировки:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой …
Об отправке в наш адрес...
О направлении в мой адрес...
О высылке в адрес нашего подразделения...
О скорейшей передаче нашему полномочному представи-телю...
О предоставлении...
Просим (прошу) Вас (вас) ...
Сообщить (нам)...
Выслать (мне)...
Срочно представить (министру) ...
Немедленно доложить (научно-техническому совету) ...
Известить (руководство Департамента) о...
Проинформировать меня о...
Прошу Вашего согласия на …
Отправку в адрес (вверенной мне организации)...
Предоставление нам...
Ознакомление (начальника Н) с...
Просим Вашего содействия в ...
Получении...
Скорейшей отправке...
Предоставлении дополнительной информации относитель-но...
Проведении...
Прошу Ваших указаний ...
... на заключение договора о... с...
На выдачу со склада предприятия... представителю...
На оформление документов о... (на кандидата В)...
На пересмотр (лимитов)...
Б.
В связи с (обращением в наш адрес)...
В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью) ...
Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)...
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
Учитывая (долговременный и плодотворный характер на-ших деловых связей)...
Согласно (действующему соглашению о...)...
Убедительно...
Настоятельно...
Пожалуйста...
В виде исключения...
Были бы весьма признательны Вам за...
Ввиду чрезвычайных обстоятельств...
Ссылаясь на Ваше письмо от...
Позвольте сослаться в этой связи на Ваше сообщение по электронной почте от...
Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...
Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между... и... (... числа)...
2. Для писем-сообщений
А. Основные формулировки:
Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …
Об имевшем место...
Об изменениях в...
О необходимости...
О фактах...
О предпринятых нами мерах по...
О предварительных результатах...
О достижении окончательной договоренности с...
Представляю ...
Сведения о...
Проект (плана, программы)...
Предложения о...
Перечень...
Материалы...
Отчет о...
Акт о...
Доклад о...
Направляю …
Указания о...
Распоряжение...
Выписку из приказа...
Копию директивы...
Экземпляр соглашения...
Решение...
Протокол...
Резолюцию...
Высылаю …
Методическое пособие...
Формуляр...
… копию…
Описание...
Документацию...
Б. Вспомогательные формулировки:
Доводим до Вашего сведения, что...
Направляем для использования в работе...
Высылаю для руководства в повседневной деятельности …
Представляю во исполнение Ваших указаний...
К сведению Вашего руководства сообщаем о...
Считаем своим долгом сообщить...
Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...
3. Для писем-запросов
А. Основные формулировки:
... представляю запрос...
Направляю запрос...
Запросить у Вас следующую информацию...
Обратиться к вам с запросом о...
4. Для писем-заявлений
А. Основные формулировки:
…уполномочен (уполномочены) заявить…
О намерении руководства...
О плане Департамента...
О стремлении нашего управления...
…имею (имеем) честь сделать следующее заявление ...
Относительно...
В связи с...
Касающееся...
По поводу...
Б. Дополнительные формулировки:
В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях...
Учитывая характер сложившихся взаимоотношений меж-ду нашими подразделениями...
5. Для писем-подтверждений
А. Основные формулировки:
Подтверждаем (подтверждаю) …
Факт получения...
Получение...
Участие...
Прибытие...
Отправку...
Настоятельную необходимость в...
Я (мы) получил(и) ...
С благодарностью подтверждаем...
С удовлетворением подтверждаю...
Настоящим письмом подтверждается...
Направляем вам подтверждение...
В подтверждение... направляем в Ваш адрес...
Мы только что получили...
Мною до сих пор не получен...
Получены нами в полном объеме...
Указанные образцы нас полностью удовлетворяют...
Присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для...
Переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям...
К большому сожалению, принятое в эксплуатацию обору-дование более не соответствует нормам...
6. Для писем-дополнений
А. Основные формулировки:
В дополнение к нашему исх. от … № ...
Сообщаю...
Высылаю...
Представляю...
Направляю...
Прошу дополнить …
Текст переданного Вам на подпись проекта договора...
Раздел... договора о...
Имеющееся в Вашем распоряжении соглашение...
Б. Вспомогательные формулировки:
Считаю необходимым дополнить...
Предлагаю дополнить проект...
Предлагаются следующие дополнения к тексту действую-щего...
Полагаем целесообразным внести в содержание... следую-щие дополнения...
7. Для информационных писем
А. Основные формулировки:
Информируем Вас…
Позвольте проинформировать Вас…
Мы намерены проинформировать Вас…
Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...
Благодарим за интерес к нашему предложению...
Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от...
Мы признательны за внимание, проявленное Вами к наше-му письму от...
Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...
Настоящее информационное письмо имеет целью...
Решение1.1. Настоящая редакция Устава Открытого акционерного общества «Центральный научно-исследовательский институт по переработке штапельных волокон», именуемого в дальнейшем – «Общество», разработана в соответствии с действующим законодательством
Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?
В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.
Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.
Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):
В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.
Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:
Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.
Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:
Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):
По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.
Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:
Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.
В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:
Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.
В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.
Например:
В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.
Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:
В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.
В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.
Например:
Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.
Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.
Это служебное письмо, в котором в вежливой форме обращаются к партнеров, клиентов, инвесторов с определенным просьбой Письмо-просьба является одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции. От умения убеждает нливо высказать свою просьбу во многом зависит и его выполнение. Напримерад:
. Уважаемые господа! ин раз в квартал.
. Другие наши поставщики в. Вашей стране уже согласились на эти условия. Надеемся получить от. Вас положительный ответ на нашу просьбу. С ..
. Уважаемые господа!
. Обращаемся к. Вам с просьбой продать из нашего пакета такие ценные бумаги: акций по цене. Лимит действует до (дата). Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета. Просим также кредитовать эквивалент на наш счет
. С уважением .
. Уважаемые господа! (название страны). Считаю необходимым лично обсудить с. Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов. Хотел бы предложить. Вам дату встречи: (дата) в час
. Пожалуйста, сообщите, устраивает ли. Вас дата и время встречи. Остаюсь с уважением ..
. Уважаемые /
. Недавно мы построили овощеперерабатывающий комбинат, и, к сожалению, у нас не хватает средств на приобретение оборудования для переработки овощей
. Мы были бы благодарны, если бы. Вы предоставили нам долгосрочный кредит на сумму 200000 (двести тысяч) гривен. Добавляем к письму необходимые документы: договор на приобретение оборудования; технико-экономическое обоснование возврата кредита. Поскольку эта проблема требует немедленного решения " вязания, убедительно просим. Вас ответить как можно скорее. Сою ...
. Уважаемые господа!
. Один из наших клиентов сделал запрос на поставку крупной партии (название товара). К сожалению, в нашем ассортименте этого изделия нет, и мы хотели бы попросить. Вас сделать нашему клиенту соответствующее предложение, а также отправить копию письма нам
. По. Ваши услуги просим начислить комиссионные в размере %
. Пожалуйста, сообщите, сможете ли. Вы уже отгрузить заказанные товары и согласны. Ь предложенными нами комиссионными
только получим от. Вас положительный ответ, немедленно сообщим адрес нашего клиента
. Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество между нашими фирмами
. С уважением и наилучшими пожеланиями
. Уважаемые /
. Нас заинтересовала новая продукция, которую. Вы рекламируете, поэтому будем благодарны, если. Вы пришлете нам подробную информацию и иллюстрированный рекламный каталог
. Будем рады сотрудничать с. Вами
ТИПОВЫЕ оборот
1. Просим сообщить (прислать, оплатить, подтвердить, рассмотреть)
3. Просим передать нам через. Вашего представителя рекламные проспекты и каталоги, представляющих. Ваши новые товары
4. Мы не обнаружили ошибки в нашем последнем счете от (дата). Будем благодарны, если. Вы проведете повторную проверку
5. Просим отгрузить заказанные товары сразу после их изготовления
6 будет. Вам весьма признательны, если. Вы
7. Любой пожалуйста, как можно скорее телеграфируйте нам ответ
8. Просим. Вас внимательно изучить наши новые условия оплаты, которые изложены в. Общих условиях соглашения (текст документа добавляем), и дать окончательный ответ
9 будет рады, если. Вы согласитесь сотрудничать с нами
10. В соответствии с п и нашего договора просим. Вас
11. Любое добры оплатить счет в ближайшее время (срочно, без промедления)
12. Мы будем очень признательны, если. Вы согласитесь продать нам свои товары на пробной основе
13 будет. Вам обязаны, если. Вы рассмотрите наши поправки к
15. Если будет возможность просим. Вас сообщить все исходные данные
16. Просим ознакомить нас. С техническими характеристиками (название товара)
17 еще ли не могли бы. Вы сообщить цены на (название товара)?
18. Нам было бы приятно узнать
19. Сделайте одолжение, поверните заполнены страховые документы
20 *. Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного договора
21. Просим внимательно проверить добавлен контракт
22. Просим подтвердить свой приезд на совещание
23. Если. Вас устраивают наши условия, телеграфируйте, пожалуйста, о готовности подписать контракт между нашими фирмами. Надеемся на быстрый ответ и желаем успехов
24. Просим как можно скорее (в ближайшее время) рассмотреть наши предложения и сообщить о своем решении
25. Просим. Вас обратить особое внимание на
26. Обращаемся к. Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд
27. Прежде просим сообщить, какие меры могли бы помочь. Вам преодолеть эти трудности
28. В связи с трудностями, возникшими, просим направить к нам нескольких опытных специалистов, которые могли бы проконсультировать. Надеемся, что. Вы не откажете нам в помощи
29. Было бы хорошо, если бы. Вы письменно подтвердили свое решение
31. Будем благодарны, если. Вы письменно сообщите нам об
32. Убедительно просим. Вас позвонить нам
33 будет признательны, если. Вы рассмотрите наши предложения в ближайшее время и сообщите о своем решении при первой же возможности
34. Если это предложение. Вас не устраивает, указать причину
35. Для нас очень важно получить подробную информацию о компании (название), поскольку мы хотели бы сотрудничать с ней
36. Вы сделаете нам неоценимую услугу, если предоставите объективную информацию о компании (название)
37. Поскольку эта информация очень важна для нас, будем. Вам благодарны за подробные объяснения
38 для подготовки подробного отчета о проделанной работе нам необходимы. Мы хотели бы получить. Ваш ответ в ближайшее время. Заранее выражаем свою признательность
39. Извините за дополнительные заботы. Не были бы. Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения о
40 будет благодарны, если. Ваш представитель приедет, чтобы выполнить необходимую процедуру
41. Просим. Вас придерживаться всех пунктов нашего соглашения и выполнять заказы клиентов на должном уровне
42. Просим. Вас внимательно изучить это письмо, прислушаться к нашим советам и принять все необходимые меры, чтобы решить возникшую
43. Просим внимательно просмотреть и проверить все списки оплаченных счетов
44. Просим предоставить нам% снижение на поставку материалов и оборудования для строительства (сооружения) (название объекта)
С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Свернуть Показать
Пример 2
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)
Свернуть Показать
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.
Пример 3
Различные способы указания наименования приложения в тексте письма
Свернуть Показать
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Пример 4
Описание сброшюрованного приложения
Свернуть Показать
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Пример 5
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи
Свернуть Показать
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6
Приложение к письму имеет собственное приложение
Свернуть Показать
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Пример 7
Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких
Свернуть Показать
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Пример 8
Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения
Свернуть Показать
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).
Пример 9
Сопроводительное письмо
Свернуть Показать
Пример 11
Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц
Свернуть Показать
Сюрприз для заявителей - физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Пример 10
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Свернуть Показать
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Сноски
Свернуть Показать
ПИСЬМО-ПРОСЬБА
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
- причина обращения
- В связи с неполучением...
- Учитывая социальную значимость...
- Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
- Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
- Ввиду задержки получения груза...
- Исходя из результатов переговоров по вопросу
о...
и т. п.
- цель обращения
- В целях выполнения распоряжения...
- В целях скорейшего решения вопроса...
- Для согласования вопросов...
- В целях обеспечения безопасности прохождения груза...
- Во избежание конфликтных ситуаций...
и т. п.
- ссылки на основание для обращения
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- В связи с обращением в наш адрес...
- На основании устной договоренности...
- На основании нашего телефонного разговора...
- Согласно постановлению правительства...
- Согласно протоколу о взаимных поставках...
и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба . Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок .
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу... "), от первого лица множественного числа ("Просим... "), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит... ", "Администрация просит... ", "Совет трудового коллектива просит... " и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят... ).
Если письмо-просьба является многоаспектным , то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу...
(Просим...
)
...
Одновременно прошу...
(Также
просим...
)
...
А также прошу...
(А
также просим...
)
...
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации :
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность
или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2.
Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу...
"
- тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае,
когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить
адресата заранее
. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение.
Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
- Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
...об отправке в наш адрес...
...о направлении в мой адрес...
...о высылке в адрес нашей организации...
...о предоставлении мне... - Просим (прошу) Вас (вас)...
...сообщить (нам)...
...выслать (мне)...
...срочно представить...
...немедленно доложить...
...известить (руководство предприятия) о...
...проинформировать меня о... - Прошу Вашего (вашего) согласия на...
...отправку в адрес...
...предоставление нам...
...ознакомление... с...
...передачу... следующего оборудования... - Просим Вашего (вашего) содействия в...
...получении...
...скорейшей отправке...
...предоставлении дополнительной информации относительно...
...проведении... - Прошу Ваших (ваших) указаний...
...на заключение договора о...
...на выдачу со склада предприятия... представителю...
...на оформление документов о...
...на пересмотр... - Просим Вас не отказать в любезности и... .